Lieferantenmanagement: Leitfaden für die Auswahl, Verhandlung und Leistungsbewertung von Lieferanten

Legen Sie die Gewichtung der einzelnen Kriterien fest. Technische und funktionale Merkmale sollten dabei mit mindestens 30 % gewichtet werden. Auf Grundlage dieser Bewertung erfolgt dann der fünfte und letzte Schritt des Auswahlverfahrens.

DIE AUFTRAGSVERGABE UND VERHANDLUNG MIT DEM LIEFERANTEN

Die abschließende Verhandlung zielt darauf ab, eine dauerhafte und produktive Beziehung mit dem Lieferanten aufzubauen. Der Schlüssel dazu ist:

• Einschätzung der Position jeder Partei und der eigenen Stärken gegenüber dem Lieferanten
• Festlegung einer Strategie, welche Zugeständnisse in jeder Phase der Verhandlung zulässig sind und welche nicht.

Es ist nicht empfehlenswert andere Lieferanten auszuschließen, bevor Sie nicht mit dem Favoriten einen Vertrag abgeschlossen haben. Beim Lieferantenmanagement geht es sowohl um das Management Ihrer bestehenden Supply Chain Partner als auch um mögliche zukünftige Lieferanten.

Die Verwaltung von Lieferantenverträgen

Bei der Ausarbeitung Ihres Vertrages können Sie vereinbaren, ob Sie Einzelbestellungen oder fortlaufende Bestellungen mit einer Laufzeit und einer Mindestbestellmenge verwenden. Bei der Festlegung der Beträge und der Vertragslaufzeit sollten folgende Parameter berücksichtigt werden:

• Absatzprognose
• Bestellprognose bis zum Ende der Vertragslaufzeit
• Deckung durch den vorhandenen Bestand
• Trend
• Produktlebenszyklus
• Produktrückrufe
• Bezugsquellen
• Preisnachlässe vs. Gesamtkosten

Sobald der Vertragsabschluss erfolgt ist, muss seine Einhaltung regelmäßig überwacht werden: Wurde die vereinbarte Menge überschritten oder die Vereinbarung nicht erfüllt, weil die Nachfrage geringer als erwartet war, oder muss ein weiterer Beschaffungsprozess bereits vor Ablauf der Vertragslaufzeit eingeleitet werden.

So können Sie feststellen:

• ob die vereinbarte Menge Ihren Bedarf unter- oder überschreitet
• ob der Vertrag ausläuft, weil Sie alle Mengen ausgeschöpft haben.

Wenn Sie all diese Punkte berücksichtigen, steht einem erfolgreichen Vertragsmanagement nicht im Wege.

EOQ im Lieferantenmanagement

Wir werden nun die Bestellmenge und ihre Beziehung zur wirtschaftlichen Bestellmenge (EOQ – Economic Order Quantity) näher beleuchten.

Bei fortlaufenden Bestellungen und Einzelaufträgen müssen Sie sich die folgenden drei Fragen stellen:

• Was soll ich bestellen?
• Wann ist der richtige Bestellzeitpunkt?
• Wie viel sollte ich bestellen?

Wenden wir uns zunächst dem letzten Punkt zu. Wenn wir wissen, welchen Lagerbestand wir wann benötigen, stellt sich die Frage, wie viel wir bestellen sollten. Kaufe ich genug, um den Bedarf für das ganze Jahr zu decken, oder kaufe ich eine Einheit nach der anderen?

Die EOQ (Economic Order Quantity, wirtschaftliche Bestellmenge) gibt Ihnen die Antwort auf diese schwierige Frage und gewährleistet, dass die gewählte Menge die günstigste ist. Betrachten wir zunächst den Unterschied zwischen der Mindestabnahmemenge (MOQ, Minimum Order Quantity) und der wirtschaftlichen Bestellmenge:

• MOQ ist die mit dem Lieferanten vereinbarte Mindestbestellmenge.
• EOQ ist die optimale theoretische Menge.

 WIE MAN DIE EOQ FINDET

Wie bereits erwähnt, ist die EOQ die Bestellmenge, bei der wir die Kosten minimieren. Für die Berechnung müssen die Lagerhaltungs- und die Bestellkosten berücksichtigt werden.

In der Praxis könnten wir, wenn wir zu Beginn des Jahres 360 Einheiten für den gesamten Zeitraum benötigen, entweder einen Auftrag über 360 Einheiten, einen Auftrag über 30 Einheiten pro Monat oder einen Auftrag über eine Einheit pro Tag erteilen.

Wenn Sie sich dafür entscheiden, alle 360 Einheiten auf einmal zu kaufen, haben Sie zwar geringe Bestellkosten, da es sich um eine einzige Bestellung handelt, aber sehr hohe Lagerkosten, da Sie das ganze Jahr über einen sehr hohen Lagerbestand, durchschnittlich 180 Einheiten, halten müssen.

Im umgekehrten Fall, wenn ich eine Einheit pro Tag kaufe, sind meine Lagerkosten nahezu null, aber meine Bestellkosten sind sehr hoch, da ich jeden Tag eine Bestellung aufgeben muss.

Lassen Sie uns das ein wenig genauer aufschlüsseln.

BESTANDSKOSTEN

Obwohl es offensichtlich ist, vergessen einige Unternehmen, dass die Lagerhaltung nicht kostenlos ist. Selbst wenn man uns sagt: “Ja, aber das Lager gehört mir und ist bezahlt”, werden wir feststellen, dass ein volles Lager nicht dasselbe ist wie ein leeres. Auch wenn das Lager Ihr eigenes ist, entstehen Kosten.

Bei den Bestandskosten kann man zwischen zwei Arten unterscheiden:

KAPITALKOSTEN

Genauer gesagt handelt es sich um die Kosten, die mit den Finanzmitteln verbunden sind, die in den Kauf von Lagerbestand investiert wird. Schauen wir uns die beiden häufigsten Fälle an.

ZINSEN

Um sich die Investition leisten zu können, muss man oft einen Kredit aufnehmen. Dieser ist mit (je nach Zeitpunkt niedrigeren oder höheren) Zinsen verbunden, aber es sind Zinsen, die gezahlt werden müssen und daher zu berücksichtigen sind.

OPPORTUNITÄTSKOSTEN

Wenn ich mich entscheide, mein Kapital für den Einkauf von Waren zu verwenden, verliere ich die Möglichkeit, es in andere Bereiche des Unternehmens zu investieren.

NICHTKAPITALKOSTEN

Es handelt sich um Kosten, die getragen werden müssen, weil die Waren auf Lager sind, und wenn sie nicht auf Lager wären, würden keine Kosten anfallen.

LAGERHALTUNG

Wenn das Lager im Besitz eines Dritten ist und wir Miete zahlen müssen, sind diese Kosten offensichtlicher. Aber sie fallen auch an, wenn das Lager unser eigenes ist – zum Beispiel die Kosten für die Versorgungsleistungen am Standort, wie Strom oder Wasser.

OBSOLESZENZ

Dies sind die Kosten, die mit der Veralterung von Produkten verbunden sind, da sie im Laufe ihres Lebenszyklus an Wert verlieren.

BESTELLKOSTEN

Das sind die Kosten, die jedes Mal anfallen, wenn ich eine Bestellung aufgebe. Von dem Zeitpunkt, an dem ich den Bedarf feststelle, bis das Produkt in meinen Regalen steht, gibt es eine Reihe von Prozessen, die Zeit und Geld erfordern.

Die Bestandteile der Bestellkosten sind die Kosten, die mit der Bearbeitung der Aufträge verbunden sind. Einige der wichtigsten davon sind:

• Transportkosten
• Personalkosten (sowohl für das Verwaltungspersonal als auch für das Lagerpersonal, das den Bestand entgegennimmt, die Qualität kontrolliert und im System registriert).
• Kosten der Systeme (für Auftragsberechnung, Lieferscheinverwaltung, Kommissionierung usw.).

SCHWIERIGKEITEN BEI DER BERECHNUNG DES EOQ

Leider können die Berechnungen mit Einschränkungen verbunden sein, z. B. mit der Notwendigkeit, logistische Einheiten zu kaufen, z. B. Kisten, Lagen, Paletten oder ganze LKW-Ladungen.

Wie in der Grafik unten zu sehen ist, verläuft die Kurve flach. Um die EOQ-Berechnung abzuschließen, müssen wir die logistischen Einheiten berücksichtigen. Wenn sich die logistischen Einheiten eines Lieferanten ändern, müssen wir die EOQ entsprechend anpassen.

Außerdem müssen Sie Mengenrabatte in Betracht ziehen. Wir sprechen hier nicht von einmaligen Angeboten, sondern von Mengenrabatten auf unsere offiziellen Preise.

Bei der Analyse der EOQ gegenüber der MPQ (Minimum Purchase Quantity, Mindestbestellmenge) gibt es Fälle, in denen die EOQ kleiner als die MPQ ist und umgekehrt. Deshalb ist es wichtig die Mindestabnahmemengen (MPQ) immer mit den optimalen Bestellmengen (EOQ) zu vergleichen. Die Rechtfertigung “Wir kaufen viel, weil der Lieferant uns dazu zwingt.” ist nicht immer zutreffend.

Wenn die Abweichungen zwischen dem Optimum und dem, was tatsächlich bestellt wird, zu Tage kommen, erhalten wir oft Antworten wie “Ich habe schon immer so bestellt.” und “Das wurde mit dem Lieferanten ausgehandelt.” usw. Wenn wir jedoch etwas tiefer nachbohren, stellen wir oft fest, dass die Konditionen schon vor Jahren ausgehandelt wurden und seither nicht mehr überprüft wurden.

Fast immer gehen die Mindestbestellmengen bei Lieferanten über das hinaus, was für unsere Interessen optimal ist. Ich möchte Sie dazu ermutigen, ihre eigene Analyse durchzuführen. Die Ergebnisse werden Sie vielleicht überraschen. Es gibt viele Fälle, in denen Ihre Bestellmenge unter dem Optimum liegt, weil Sie denken, dass dies in Ihrem Interesse ist. Das liegt in der Regel daran, dass Sie nur die Bestandskosten berücksichtigen und die Bestellkosten außer Acht lassen. Es ist also sehr wichtig, alle Kosten im Auge zu behalten.

HÄUFIGE BESTELLVORGABEN AUFGRUND VON LOGISTISCHEN ANFORDERUNGEN

Nachdem wir den EOQ analysiert haben, betrachten wir nun die Bestellmenge auf der Ebene des gesamten Produktportfolios des Lieferanten und prüfen, wie wir den Einkauf auf der Grundlage von Bestellumfang und -zeitpunkt optimieren können. Wenn wir eine Bestellung aufgeben wollen, werden wir oft mit Einschränkungen bei den Lieferanten, logistischen Anforderungen und Überlegungen zur Preisoptimierung konfrontiert.

Diese Bedingungen können auf Produkt- oder auf Lieferantenebene gelten. Auf der Produktebene haben wir bereits mögliche Einschränkungen vorgestellt – Artikel, die nur Kartonweise, in Palettenlagen oder als gesamte Palette bestellt werden können. Diese Einschränkung kann auch auf der Ebene des gesamten Portfolios des Lieferanten gelten.

Wenn Sie im Einzel- oder Großhandel tätig sind, werden Sie mit der Notwendigkeit vertraut sein, in vollen LKW-Ladungen einzukaufen, oder Sie werden sich der Notwendigkeit bewusst sein, im Fernen Osten volle Container zu kaufen, um “Lufttransporte” zu vermeiden.

Eine weitere mögliche Einschränkung besteht darin, dass eine Bestellung über einen Mindestbetrag in Euro aufgegeben werden muss, damit uns der Lieferant keine Versandkosten in Rechnung stellt (was ein versteckter Rabatt ist).

In all diesen Fällen ist es wichtig, die Bestellungen auf intelligente Weise zu erfüllen, indem wir die Container mit den Waren füllen, die wir bald wieder benötigen.

GENERELLE  ÜBERLEGUNGEN  ZUM RICHTIGEN BESTELLZEITPUNKT

Möglicherweise steht eine Werbeaktion an, die Sie dazu zwingt, das Datum der Produkteinführung zu ändern und zu überdenken. Können Sie mit der Bestellung bis zum Aktionszeitraum warten oder sollten Sie die Bestellung vorziehen, die nach dem Aktionszeitraum aufgegeben werden soll? Es ist wichtig, diese Überlegungen anzustellen, um Aufträge effizient erteilen zu können.

Andererseits kann es sein, dass Ihr Lager ausgelastet ist, sodass Sie Ihre Bestelldaten ändern sollten, um die Warenannahme nicht zu überlasten. Und im Zusammenhang von Werbeaktionen und Preisnachlässen, ist es wichtig, mögliche Mengenrabatte im Auge zu behalten und Ihre Bestellung ggf. an die dafür notwendigen Mengen anzupassen, ohne Ihr Lager aber mit Waren zu überfüllen.

WECHSELSEITIGE KOMMUNIKATION MIT DEM LIEFERANTEN

Auch Sie müssen Ihren Teil dazu beitragen, dass der Lieferant Sie optimal beliefern kann. Der Schlüssel zu Ihrem Erfolg besteht darin, dass Sie Ihre Vorstellungen mit ihm teilen. Kommunikation ist der Schlüssel für ein effektives Lieferantenmanagement.

Wenn Sie bereits einen Überblick über Ihren künftigen Bedarf haben, warum teilen Sie diese Informationen nicht mit ihren Lieferanten? Wenn Sie wissen, welche Bestellungen aufgeben werden oder Sie sogar den gesamten geschätzten Bedarf für ein ganzes Jahr kennen, warum geben Sie diese Informationen nicht im Voraus weiter? Sonst kann es passieren, dass Lieferanten uns nicht beliefern können, weil sie nicht mit unser Bestellung gerechnet haben. Und es gibt genug unvorhergesehene Ereignisse in unseren Lieferketten. Wenn wir eng mit dem Lieferanten kommunizieren und unsere Pläne teilen, hilft dies beiden Seiten.

Machen Sie dem Lieferanten jedoch immer klar, dass es sich um Schätzungen handelt und die endgültigen Zahlen erst mit den bestätigten Aufträgen vorliegen.

Die Lieferantenbewertung

Dies ist die letzte Phase des Lieferantenmanagements.

Nehmen wir an, wir haben unsere Lieferanten ausgewählt und unter Vertrag genommen, wir haben die Bestellungen aufgegeben, alle notwendigen Informationen mit ihnen geteilt … und jetzt sind sie an der Reihe, die Bestellungen auf optimale Weise zu liefern.

Im Idealfall sollte dies der Fall sein, aber es ist wichtig, geeignete Mechanismen zur Überwachung der Leistung des Lieferanten einzurichten.

Die Leistungsbewertung sollte jedoch nicht auf einzelnen Ereignissen beruhen, sondern auf vollständige, konkrete und wahrheitsgemäße Daten stützen. In diesem Sinne sollten die Indikatoren, die wir in Betracht ziehen, folgendes erfüllen:

• Auf gemessenen Ergebnissen von wiederholten Prozessen oder Handlungen basieren
• Für alle Beteiligten verständlich und nachvollziehbar sein
• Auf einfache Art und Weise messbar sein. Wenn dies nicht der Fall ist, suchen Sie eine einfachere Alternative.
• Wahrheitsgetreu und korrekt sein. Es hilft nicht, zu täuschen
• Abgestimmt sein auf die globalen KPIs des Unternehmens

WELCHE KPIS KÖNNEN WIR BEI DER BEWERTUNG VON LIEFERANTEN HERANZIEHEN?

In erster Linie sollten wir die Qualitätsindikatoren des an uns gelieferten Produkts berücksichtigen, wie z. B. Ausschuss in jedem Teil des Prozesses, spezifische Qualitätsparameter, usw.

Zu den logistischen Parametern gehört OTIF (On Time In Full). Dieser KPI misst, wie viele Aufträge pünktlich und in der vereinbarten Menge geliefert wurden.

Nehmen wir das theoretische Beispiel eines Beschaffungsprozesses, bei dem Bestellungen mit einer Lieferzeit von 7 Tagen aufgegeben werden (ohne Berücksichtigung eines möglichen Sicherheitsbestandes), so haben wir bei einer Verspätung des Lieferanten von 7 Tagen einen Fehlbestand für diese Anzahl von Tagen. Dies beeinträchtigt unser Servicelevel und verärgert unsere Kunden. In diesem Fall ist es wichtig, sich die Frage zu stellen: Soll mein System die theoretische Vorlaufzeit berücksichtigen, oder soll es die historische Vorlaufzeit sein? Mein Rat ist, sich die tatsächlichen Details anzusehen und mit dem Lieferanten zu sprechen, um herauszufinden, was los ist.

Und warum ist es wichtig, zu analysieren, was wirklich passiert ist? Weil das Problem möglicherweise bei uns selbst liegt: Langsames Entladen oder langsame Warenerfassungsprozesse verursachen Verzögerungen. Auf diese Weise können wir erkennen, dass wir nicht nur die Vorlaufzeit des Lieferanten berücksichtigen sollten, sondern auch jeden einzelnen Prozess vom Zeitpunkt der Bestellung bis zur Verfügbarkeit des Materials in unserem Unternehmen.

Das Lieferantenmanagement – einige abschließende Gedanken

Lassen Sie uns ein kurzes Fazit ziehen. Welche praktischen Lösungen könnten Sie ab morgen einführen, um ein effizienteres Lieferantenmanagement zu gewährleisten?

• Beginnen Sie damit, Ihre wichtigsten Lieferanten zu befragen.
• Konzentrieren Sie sich bei der Analyse der Bestellmengen auf die Artikel, die hohe Stückkosten haben und einen größeren Beitrag zu Ihrer Gewinnspanne leisten. Konzentrieren Sie sich auf die ABC-Analyse Ihres Sortiments, um Prioritäten zu setzen.
• Legen Sie für den Einkauf klare Regeln für die Auftragserteilung fest.
• Arbeiten Sie mit Ihrem Lieferanten auf eine kooperative Weise zusammen.
• Legen Sie bei der Lieferantenbewertung ein oder zwei KPIs fest und berücksichtigen Sie nicht nur die Probleme auf Lieferantenseite, sondern auch die eigenen Schwachstellen.