Bestandsmanagement: Erreichen einer 360°-Perspektive mit S&OP

Frage: Was ist das am schlechtesten gehütete Geheimnis in jedem Unternehmen?

Die Antwort ist, dass die verschiedenen Abteilungen unterschiedliche Ziele verfolgen. Und wie jeder im Supply Chain Team weiß, stehen diese Ziele oft im Widerspruch zueinander.

Wer hat nicht schon einmal erlebt, dass jemand aus dem Vertriebsteam den fehlenden Bestand im Lager beklagt hat? Oder jemand in der Finanzabteilung, der eine Bestellung ablehnt, weil er der Meinung ist, dass das Betriebskapital schlecht genutzt wird? Oder dass die Einkaufsabteilung die Ablehnung der Finanzabteilung zurückweist, weil das Unternehmen letzte Woche einen großen Vertrag unterzeichnet hat, von dem noch niemand weiß …?

Das ist eine der großen Komplexitäten im Geschäftsleben. Wie können wir auch nur im Entferntesten profitabel sein, wenn jeder in verschiedene Richtungen rennt? Die Lagerhaltung ist das Herzstück vieler Unternehmen, und diese unterschiedlichen Perspektiven führen oft zu suboptimalen Entscheidungen.

Das Problem ist, dass die Abteilungen in Ihrem Unternehmen unterschiedliche Ziele verfolgen müssen. Um großartige Ergebnisse zu erzielen, werden sich die Ziele der Mitglieder des Finanzteams natürlich von denen der Mitarbeiter im Einkauf oder, offen gesagt, jeder anderen Abteilung unterscheiden.

Der Vertrieb will Umsatz … um jeden Preis. Das Marketing will ein größeres Budget. Ihr Lagerteam will mehr Platz. Und die Betriebsleitung möchte einfach weniger Brandbekämpfung betreiben.

Aber jedes Team in Ihrem Unternehmen muss besser in der Lage sein, sich über seine unterschiedlichen Erwartungen auszutauschen und seine Strategien zur Erreichung dieser Erwartungen aufeinander abzustimmen … zum Nutzen aller, einschließlich des übergeordneten Unternehmens.

Nur dann können Sie auf eine bessere Planung der Lieferkette hinarbeiten.

In unserem heutigen Blog gehen wir der Frage nach, wie Sie S&OP als Plattform nutzen können, um alle Mitarbeiter im Unternehmen zu vereinen und bessere Entscheidungen zu treffen.

Unterschiedliche Perspektiven für eine erfolgreiche Bestandsverwaltung

Erfolg in der Lieferkette bedeutet für jeden etwas anderes. Das gilt auch für die verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens.

Und das führt zu isolierter Planung, schlechter Kommunikation und negativen Ergebnissen. Wahrscheinlich verärgert es auch Ihren Chief Supply Chain Officer, der nachts um 3 Uhr in seinen Notizblock kritzelt, um seine Schlaflosigkeit zu lindern.

Lassen Sie uns einige unterschiedliche Perspektiven untersuchen.

Vertrieb

Für den Vertrieb bedeutet Inventar “Gelegenheit”.

Das ist das Schlüsselwort für den Vertrieb, wenn er an den Bestand denkt.

Wenn Sie es nicht auf Lager haben, werden Sie die Erwartungen Ihrer Kunden nicht erfüllen. Sie könnten Umsatzeinbußen erleiden, den Bekanntheitsgrad Ihrer Marke verlieren oder einfach nur den weiteren Verkauf erschweren.

Ihre Verkaufsabteilung wird oft durch kommerzielle Anreize angetrieben und nicht durch die Erfüllung von Margenzielen.

Dies kann zu unrealistischen Erwartungen an den Umfang Ihres Bestands führen. Oder noch schlimmer: Sie kaufen Bestände in Erwartung eines Großauftrags, der vielleicht nie eintrifft.

Da jedes Stück Inventar eine Chance ist, werden die Verkäufer regelmäßig nach mehr verlangen, ohne einen vernünftigen Plan zu haben, wie sie es in Gewinn verwandeln können.

Finanzen

Im Finanzwesen bedeutet “Inventar” “Geld”.

Vorräte sind ein Vermögenswert, der mit einem hohen Risiko verbunden ist.

Und obwohl Vorräte liquider sind als andere Vermögenswerte, wie etwa Immobilien, sind sie weniger liquide als Bargeld.

Und selbst dann kann es sein, dass einige Bestände veraltet sind und nur mit erheblichem Aufwand zu Geld gemacht werden können.

Aus finanzieller Sicht kann dies dazu führen, dass der Bestand als ein Kostenfaktor betrachtet wird, den Sie verwalten müssen.

Die Finanzwelt weiß mehr als die meisten anderen um den Wert von Lagerbeständen. Wenn Sie es schaffen, durchschnittlich 1 Stück auf Lager zu haben und 12 Verkäufe im Jahr zu machen, ist das profitabler als 4 Stück auf Lager zu haben und 12 Verkäufe zu machen.

Auf der anderen Seite ist die Finanzabteilung relativ unbeeindruckt von den Abschreibungen und nimmt mehr Rücksicht auf den Cashflow.

Es könnte sein, dass sie darum bitten, die Investitionen in das Umlaufvermögen zu reduzieren, wobei das Problem darin besteht, dass es einfacher ist, das Umlaufvermögen bei Beständen zu reduzieren, die sich bewegen … was ironischerweise die Bestände sind, die Sie wollen.

Eine wichtige Überlegung bei der Bewältigung von Cashflow-Problemen ist es, zu prüfen, wo Sie Einsparungen vornehmen können.

Betrieb

Inventarisierung bedeutet für Operations “Effizienz”.

Menschen in den Bereichen Logistik, Lagerhaltung und Transport werden geboren, um zu optimieren.

Warum sollten Sie sich die Mühe machen, ein Paket zu öffnen, wenn es viel einfacher ist, eine ganze Palette zu versenden?

Im operativen Bereich ist Effizienz eine Grundüberzeugung, und es fällt ihnen manchmal schwer zu erkennen, warum bestimmte Ineffizienzen notwendig sind, oder sogar zu bemerken, dass ihre Effizienz auf lange Sicht Geld kostet, weil eine volle Lkw-Ladung vielleicht monatelang im Lager steht.

Beschaffung

Das Verhältnis von Bestand zu Beschaffung entspricht den “Beschaffungskosten pro Einheit”.

“Können wir einen Abstecher in den 10 Minuten entfernten Lebensmittelladen machen, um dort Butter zu kaufen? Die machen gerade eine tolle Aktion.”

So werden die Beschaffungsteams oft von anderen Abteilungen gesehen. Sie finden das beste Angebot und sind mörderische Verhandlungspartner.

Es ist ihr natürliches Talent, alles aus einem Anbieter herauszuholen. Aber die Auswirkungen auf die Lieferketten? Das ist schwieriger zu quantifizieren.

Große Mindestbestellmengen können die Gesamtbetriebskosten (TCO) eines Artikels enorm erhöhen. Lange Vorlaufzeiten erhöhen den Bedarf an mehr Bestand.

Sie müssen einen Container auffüllen? Es kann sich um einen Vorrat für 1-6 Monate handeln.

Beschaffungsteams werden oft durch Ausgabenerwägungen incentiviert. Je weniger sie pro Einheit ausgeben, desto besser. Rabatte können bei der Aushandlung neuer Verträge eine Rolle spielen.

Konfliktmanagement mit S&OP

Diese unterschiedlichen Sichtweisen können in Ihrem Unternehmen zu Konflikten führen … und haben es zweifellos bereits getan … Konflikte, die sich auf Ihr Endergebnis auswirken und zu einer der Hauptursachen für Frustration und Burnout werden.

Deshalb muss sich Ihr Unternehmen besser abstimmen, nicht nur auf Ihre Ziele und Erwartungen, sondern auch auf die Richtung, die Sie einschlagen, wenn Probleme auftreten.

Ihre Teams müssen sich der Grenzen bewusst sein, in denen Ihr Unternehmen arbeiten darf.

Wie können Sie dies erreichen?

Verknüpfung der Punkte mit der Vertriebs- und Betriebsplanung

Sales & Operations Planning (oder S&OP) ist ein etablierter Prozess, bei dem die Abteilungen monatlich zusammentreffen, um sowohl die Ausrichtung von Umsatz und Nachfrage als auch die operative Erfüllung dieser Nachfrage zu besprechen.

Manche vergleichen den S&OP-Prozess mit dem eines Orchesters.

Sie kann aus vielen talentierten Personen bestehen, die auch einzeln gut funktionieren, aber ein weitaus schöneres Ergebnis wird erzielt, wenn Harmonie herrscht.

S&OP ist der Prozess der Harmonisierung bzw. Synchronisierung.

Es ist nicht die Absicht dieses Blogs, den S&OP-Prozess im Detail zu erörtern, aber ich möchte betonen, dass er der wahrscheinlichste Rahmen ist, in dem Sie Konflikte zwischen Ihren Abteilungen lösen können.

Jeder, der mit der Planung der Lieferkette zu tun hat, sollte sich darüber im Klaren sein, wie wichtig es ist, die Bestände für die Kunden bereitzuhalten, wenn sie sie brauchen, und wie wichtig die Zusammenarbeit mit dem Vertrieb ist, um dies zu erreichen.

Jeder Planer sollte wissen, wann ein Liquiditätsengpass zu erwarten ist. Gemeinsam mit dem Vertrieb kann die Finanzabteilung einen Liquiditätsengpass abmildern, indem sie unerwünschte Produkte loswird, anstatt sie nur zu verschieben, so dass künftige Umsätze nicht beeinträchtigt werden.

Das Beschaffungswesen könnte die Verträge nach den Gesamtbetriebskosten ausrichten.

Viele Anbieter sind wahrscheinlich bereit, mit Ihren Forderungen nach niedrigeren Mengen und höheren Preisen … oder höheren Mengen und niedrigeren Preisen zu kooperieren.

Bei Operations müssen Sie wahrscheinlich zustimmen, dass Ihre wirtschaftlichen Bestellmengen leicht auf sinnvolle Einheiten gerundet werden können. Vielleicht ist es so, dass der Versand von drei Kaffeetassen nur geringfügig billiger ist als der Versand einer ganzen Packung.

Eine Optimierung bis auf die letzte Kommastelle hat oft negative Auswirkungen. Und da die meisten Parameter, mit denen Sie arbeiten, nie 100 % genau sind, kann der Unterschied vernachlässigbar sein.

Wie kann S&OP eine bessere Bestandsverwaltung ermöglichen?

Die Absatz- und Produktionsplanung (S&OP) ist ein wesentlicher Bestandteil des Bestandsverwaltungsprozesses. Sie spielt eine zentrale Rolle bei der Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams in Ihrem Unternehmen.

Funktionsübergreifende Ausrichtung:

S&OP bringt die wichtigsten Interessengruppen aus verschiedenen Abteilungen zusammen, darunter Vertrieb, Betrieb, Finanzen, Marketing und Lieferkette.

Durch die Einbeziehung von Vertretern dieser verschiedenen Teams stellt S&OP sicher, dass alle an den Zielen der Bestandsverwaltung des Unternehmens ausgerichtet sind.

Gemeinsame Nutzung von Daten und Transparenz:

S&OP stützt sich auf genaue Echtzeitdaten aus verschiedenen Abteilungen. Dies ermöglicht den Teams einen transparenten Informationsaustausch und eine einzige Quelle der Wahrheit. Wenn Teams auf dieselben Daten zugreifen können, fördert dies das Vertrauen und die Zusammenarbeit bei der Entscheidungsfindung.

Integration von Angebot und Nachfrage:

S&OP ermöglicht es den Teams, ihre Bemühungen zu synchronisieren, indem sie die Bedarfsprognosen mit den Kapazitäten der Lieferkette abgleichen.

Die Vertriebs- und Marketingteams liefern wertvolle Erkenntnisse über die Marktnachfrage, während die Betriebs- und Lieferketten-Teams Daten über die Produktions- und Vertriebskapazitäten bereitstellen. Gemeinsam arbeiten sie daran, Angebot und Nachfrage auszugleichen und so das Risiko von Lieferengpässen oder Überbeständen zu verringern.

Szenarienplanung:

S&OP ermöglicht es den Teams, verschiedene Szenarien zu vergleichen, um auf unterschiedliche Marktbedingungen und Unwägbarkeiten zu reagieren.

Durch die gemeinsame Arbeit an diesen “Was-wäre-wenn”-Szenarien können Ihre Teams potenzielle Probleme vorhersehen und Strategien zur Risikominderung entwickeln. Dieser kollaborative Ansatz erhöht die Agilität und die Bereitschaft.

Entscheidungsfindung im Konsens:

S&OP-Sitzungen beinhalten oft Diskussionen, Verhandlungen und Konsensbildung zwischen Ihren Teams. Entscheidungen werden gemeinsam getroffen, wobei die Beiträge und Bedenken der einzelnen Teams berücksichtigt werden.

Dieser gemeinschaftliche Entscheidungsprozess stellt sicher, dass Ihre Bestandsverwaltungsstrategie ausgewogen und für alle Beteiligten akzeptabel ist.

Kontinuierliche Verbesserung:

S&OP ist kein einmaliges Ereignis, sondern ein kontinuierlicher Prozess.

Ihre Teams müssen sich regelmäßig treffen, um Ihren Plan zu überprüfen und zu verfeinern. Es handelt sich um einen kontinuierlichen Verbesserungszyklus, der Ihre Teams dazu anregt, gemeinsam nach besseren Wegen zu suchen, um die Lagerbestände zu optimieren, die Kosten zu senken und die Kundenanforderungen effizient zu erfüllen.

Kommunikation und Rechenschaftspflicht:

S&OP schafft klare Kommunikationskanäle zwischen den Teams. Jedes Team ist für bestimmte Maßnahmen und Ergebnisse verantwortlich, und ihre Zuständigkeiten sind im S&OP-Prozess klar definiert.

Diese Verantwortlichkeit stellt sicher, dass die Teams motiviert sind, effektiv zusammenzuarbeiten, um ihre Ziele zu erreichen.

Kundenorientierter Ansatz:

Die Zusammenarbeit im Rahmen von S&OP konzentriert sich auf die Erfüllung der Bedürfnisse Ihrer Kunden. Indem Sie alle Teams auf einen kundenorientierten Fokus ausrichten, können Sie sicherstellen, dass Ihre Bestandsmanagemententscheidungen die Kundenzufriedenheit in den Vordergrund stellen, was auf den heutigen wettbewerbsintensiven Märkten unerlässlich ist.

Leistungsmetriken und KPIs:

S&OP umfasst häufig wichtige Leistungsindikatoren (KPIs), die gemeinsam verfolgt und überwacht werden. Ihre Teams können die Auswirkungen ihrer Aktionen auf den Lagerumschlag, die Servicequalität und andere relevante Messgrößen erkennen, was die kontinuierliche Zusammenarbeit fördert, um bessere Ergebnisse zu erzielen.

Bevor Sie jedoch die gesamte Unternehmensstrategie über den Haufen werfen, schlage ich nicht vor, dass Sie jeden einzelnen KPI in Ihrem Unternehmen angleichen.

Unterschiedliche Abteilungen bedeuten unterschiedliche Menschen und damit auch unterschiedliche Anreize zum Erfolg.

Es ist die magische Mischung, die Unternehmen erfolgreich macht. Sie müssen jedoch darauf hinarbeiten, eine vernünftige Ausrichtung zu erreichen, und S&OP ist ein großartiger Prozess, mit dem Sie dies erreichen können.

Abschließende Gedanken zu S&OP

S&OP ist eine der besten Lösungen im modernen Handel, um die oft unterschiedlichen Wünsche Ihrer verschiedenen Abteilungen in Einklang zu bringen.

Es ist zwar kein Allheilmittel für eine effektive Inventarisierungsstrategie, aber es ist eine unglaublich erfolgreiche Methode, um Ihr Unternehmen auf Kurs zu halten und Ihren Kunden eine sinnvolle Möglichkeit zu bieten, ihre Anforderungen zu erfüllen.

Das bedeutet, dass der Vertrieb ein Verständnis für die Beschränkungen der Finanzabteilung hat. Und die Finanzabteilung versteht, warum der Vertrieb so handelt, wie er es tut. Es wird Ihrem Einkaufsteam helfen, die Sichtweise der Marketingabteilung zu verstehen. Und es kann Ihrem Chief Supply Chain Officer helfen, nachts ruhiger zu schlafen.

Vor allem aber bringt es Ihr Unternehmen unter einem strategischen Dach zusammen, um gemeinsam auf ein einziges Ziel hinzuarbeiten. Es ist ein 360°-Vorschlag, der sicherstellt, dass Ihr Unternehmen das große Ganze im Blick hat, während Sie sich zunehmend auf schwierigen Märkten bewegen.

Wenn Sie weitere Informationen zu einem der im heutigen Artikel behandelten Themen wünschen, wenden Sie sich bitte an einen Slimstock-Experten, und zwar hier.