6 Tipps für Spitzenleistungen durch effektives Vendor Managed Inventory

Vendor Managed Inventory (VMI) ist kein neues Konzept. Es gibt es schon seit Jahrzehnten. Aber es ist ein Prozess, mit dem Sie vertraut sein müssen, wenn der Trend, dass Lebensmitteleinzelhändler von ihren Lieferanten mehr Eigeninitiative verlangen, anhält.

Wenn Sie sich für diesen Ansatz entscheiden, müssen Sie einige Überlegungen anstellen.

Erstens müssen Sie die externen Bestände sorgfältig planen. Zweitens haben Sie es mit strengen Anforderungen an das Serviceniveau zu tun, und schließlich müssen Sie eine strenge Kostenkontrolle haben.

Das ist eine Menge, die zu bewältigen ist. Aber mit den sechs Tipps, die wir Ihnen unten geben, ist es durchaus machbar.

Da das Konzept in der Lebensmittelversorgungskette, insbesondere bei Supermarktketten, immer beliebter wird, können die Lieferanten ihre Lagerbestände genauer und zeitsparender verwalten.

Die Vorteile eines Konzepts wie VMI liegen darin, dass Sie eine engere Beziehung zu Ihren Kunden aufbauen und möglicherweise auch bessere Geschäftsmöglichkeiten wahrnehmen. Aber es gibt auch Fallstricke.

Wenn der Bestand nicht in der richtigen Menge geliefert wird oder das Timing nicht stimmt, geraten Sie schnell in Schwierigkeiten und müssen erneut reaktiv handeln.

Wenn die Kosten in der Lieferkette in die Höhe schießen oder der Schwund zunimmt, werden Sie sich in einer ähnlich schwierigen Lage befinden.

VMI kann kompliziert sein. Sie brauchen die aktuellsten Informationen und die beste Unterstützung.

Wir bei Slimstock kennen die Vorteile von VMI. Richtig gehandhabt, kann es eine weitaus höhere Leistung in Ihrer Lieferkette freisetzen, insbesondere in der Lebensmittelbranche. Wir haben viele Unternehmen bei der Umstellung unterstützt. Wir wissen also, was zum Erfolg führen kann, aber auch, wo der Prozess schief gehen kann.

Was ist Vendor Managed Inventory (VMI)?

Einfach ausgedrückt: Ein Lieferant verwaltet den Bestand am Standort seines Kunden. Zum Beispiel verwaltet ein Großhändler oder Hersteller den Bestand vor Ort in einem Vertriebszentrum eines Supermarktes.

Die Sicherstellung einer angemessenen Versorgung ist das Gebot der Stunde. Es ist also ein proaktiver Ansatz, der die Möglichkeit von Fehltritten bei der reaktiven Versorgung ausschließt.

Als Lebensmittellieferant senden Sie keine Bestellungen mehr von Ihrem Händler, sondern generieren Ihre eigenen Nachschubbestellungen auf der Grundlage aktueller Daten und der damit verbundenen KPIs.

Die KPIs werden mit dem Einzelhändler vereinbart und in Ihrer Dienstleistungsvereinbarung (oder SLA) geregelt. Sobald sie definiert sind, müssen Sie sie genau beachten und sich an die festgelegten Bedingungen halten.

Für jeden Artikel, jeden Lagerbestand und jede Produktkategorie gibt es ein Mindestmaß an Service und natürlich auch eine Mindesthaltbarkeitsdauer, bevor sie aus dem Verkauf genommen werden. Wenn Sie die Anforderungen nicht erfüllen, werden Sie wahrscheinlich eine Strafe zahlen müssen, da der Einzelhändler bestrebt ist, dem Endkunden die frischesten Produkte mit der bestmöglichen Verfügbarkeit anzubieten.

In Ihrem Vertrag sollte festgelegt werden, dass Ihnen die erforderlichen Daten, wie z. B. Lagerbestände, Verkaufszahlen und erwartete Verbrauchsmuster (Prognosen), pünktlich und genau übermittelt werden. So wird die Vereinbarung zu einer für beide Seiten vorteilhaften Partnerschaft.

Die vielen Gesichter des VMI

VMI hat viele Facetten. Die Form des von Ihnen gewählten Prozesses bestimmt die Strategie, die Sie verfolgen müssen.

Die Frage nach den Eigentumsverhältnissen ist eine der wichtigsten Fragen, die zu stellen sind.

Wem gehören also die vorrätigen Artikel? Ihnen (dem Lieferanten) oder dem Einzelhändler? Zu welchem Zeitpunkt geht das Eigentum von einem auf den anderen über? Wenn ein Produkt vom Einzelhändler aus dem Lager entnommen wird, spricht man von Konsignation.

Ein weiterer zu berücksichtigender Faktor ist die Häufigkeit der Nachschublieferungen. Gibt es feste Zeitfenster, oder haben Sie mehr Freiheiten?

Bedenken Sie auch, dass die Art des Nachschubs unterschiedlich sein kann. Müssen Sie direkt an die Haustür des Vertriebszentrums liefern? Oder müssen Sie die Artikel an die örtliche Filiale oder sogar an den Endkunden liefern? Möglicherweise sind Sie dafür verantwortlich, die Ware in die Regale zu bringen.

Aufgrund dieser Variablen ist der Austausch von Informationen einer der wichtigsten Faktoren für den Erfolg eines VMI-Modells. Je besser beide Parteien informiert sind, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass es gut läuft.

Ein wichtiger Punkt in diesem Zusammenhang ist die Frage, ob Sie Einblicke in den Bestand in Echtzeit erhalten oder sich auf gelegentliche Aktualisierungen verlassen können. Verlassen Sie sich auf monatliche Prognosen oder können Sie auf detaillierte Point-of-Sale-Daten (POS) zugreifen, um sich ein Bild von der künftigen Nachfrage zu machen?

Informationen sind in einem VMI-Modell von großer Bedeutung, insbesondere wenn es um Ihre Produkte und die Verbraucher geht, die sie kaufen.

Die Ausrottung der Sicherheitsbestände

Aus Sicht der Lieferkette ist VMI ein brillantes Konzept. Sie können ein Glied aus Ihrer Lieferkette entfernen und die Unsicherheit weiter beseitigen.

Denken Sie daran, dass Sie keinen Sicherheitsbestand vorhalten müssen. Denken Sie daran, dass Sie keine unerwarteten Aufträge mehr erhalten – ein Vorteil, wenn Sie die Aufträge selbst kalkulieren und den Bullwhip-Effekt vermeiden.

Sie sind in der Lage, die Kosten Ihrer Lieferkette besser zu verwalten und die Kosten für Nachschubaufträge mit den Produktions- und Transportkosten abzugleichen.

Auch für Einzelhändler bietet VMI viele Vorteile. Der Arbeitsaufwand für die Planung kann verringert werden, es werden weniger Manager im Bestandsplanungsteam benötigt, und mit weniger Fehlbeständen wird der Bestand besser verwaltet.

Es ist jedoch nicht alles positiv, und VMI kann Sie vor neue Herausforderungen stellen, da der geringere Planungsaufwand Ihre Arbeitsbelastung nicht verringert. Es kann eine Herausforderung sein, die Bestände an den Standorten mehrerer Einzelhändler zu verwalten.

Dabei sind unterschiedliche Umsatzniveaus zu berücksichtigen, ebenso wie individuelle Werbeaktionen, die Auswirkungen von Unterbrechungen in mehreren Betrieben und unterschiedliche Lieferanteneigenschaften.

Dies ist der Kompromiss, den es zu berücksichtigen gilt. Verfügen Sie über die Technologie, um Ihren Wechsel zu einem VMI-Modell zu unterstützen? Verfügen Sie über die entsprechenden Kapazitäten im Haus?

Wenn Sie ein VMI-Modell verfolgen können, lohnt sich der Schritt aufgrund der Vorteile. Die verbesserten kommerziellen Möglichkeiten können Sie nutzen, aber nur, wenn Sie die zusätzlichen Schwierigkeiten bewältigen können.

Die Effizienz, mit der Sie Ihre Lieferkette verwalten, wird über die Entscheidung für ein VMI-Modell in Ihrem Unternehmen entscheiden. Hervorragendes Bestandsmanagement bedeutet, Prozesse, Systeme und Menschen effektiv zu kombinieren. Wenn Sie es gut machen, können Sie Ihre Kosten senken und weitaus höhere Einnahmen erzielen.

Aber Sie müssen vorsichtig sein.

Hier sind sechs Tipps, die Ihnen auf dem Weg zum VMI-Erfolg helfen.

Slimstock hat in der Lebensmittelindustrie einige große Erfolge erzielt. Die folgenden Ratschläge basieren auf unserer mehr als 30-jährigen Erfahrung in der Unterstützung von Lieferanten auf diesem Weg der Transformation.

Tipp 1: Setzen Sie sich realistische Ziele

Pünktlich und vollständig” ist das Mekka für die Auftragserfüllung. Aber VMI ist weit mehr als das. Der Einzelhändler, mit dem Sie zusammenarbeiten, wird KPIs festlegen und Ihren Erfolg regelmäßig analysieren. Da Sie die Verantwortung übernommen haben, müssen Sie nachweisen, dass Sie Ihre Ziele erreicht haben.

Niemand mag einen Partner, der zu viel verspricht und zu wenig liefert, und das ist bei einem VMI-Modell sicherlich der Fall.

Der wichtigste KPI ist das Serviceniveau.

Sie müssen zeigen, wie oft ein Produkt zum richtigen Zeitpunkt vorrätig ist.

Die Einzelhändler können diesen Prozentsatz so hoch ansetzen, wie sie nur können. Aber Sie müssen Ihre Kosten genau im Auge behalten. Welches Risiko birgt der Warenschwund? Und wie viel Bestand müssen Sie vorhalten, um die Vereinbarung zu erleichtern?

Wir empfehlen Ihnen, alle Ihre Kosten zu analysieren, bevor Sie etwas vereinbaren. Es ist weitaus besser, sich für die erste Vereinbarung Zeit zu nehmen, bevor Sie eine Vereinbarung nicht einhalten, einen KPI nicht einhalten oder die VMI später ganz abschalten, weil Sie zu übereifrig waren.

Wenn Sie Ihre Gewinnspannen nicht einhalten können, wird sich dies auf Sie und den Einzelhändler auswirken.

Tipp 2: Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Daten haben

In einem VMI-Modell gehören die Daten nicht Ihnen. Sie befinden sich in einem System, das von einem anderen Unternehmen verwaltet wird und zu dem Sie Zugang benötigen. Wie können Sie an diese Daten gelangen? Und wie oft?

Können Sie auf jeden Datenpunkt zugreifen, den Sie für eine erfolgreiche Betriebsführung benötigen? Können Sie diese Daten nahtlos mit Ihren eigenen IT-Systemen verknüpfen und Engpässe vermeiden?

Bei verschiedenen Lagerstandorten müssen Sie den aktuellen Lagerbestand, die Pipeline und die Zuordnung von Filiale und Kunde auf einen Blick sehen können.

Selbst kleinere Erwägungen, wie unterschiedliche Artikelcodes, können Ihre Erfolgsaussichten beeinträchtigen. Wie bei den meisten Elementen der Lieferkette ist Kommunikation der Schlüssel. Mit einem nahtlosen Datenaustausch sollten Sie gut gerüstet sein.

Um herauszufinden, ob das möglich ist, müssen Sie es vor dem offiziellen Start testen.

Tipp 3: Verbessern Sie Ihre Prognosefähigkeiten

Zuverlässige Prognosen sind die Grundlage einer erfolgreichen Lieferkette. Sie sind nicht verhandelbar, wenn es darum geht, eine perfekte Versorgung und optimale Lagerbestände zu erreichen.

Für eine zuverlässige Vorhersage braucht man ein gutes Verfahren.

Für ein gutes Verfahren brauchen Sie die besten verfügbaren Systeme. Inzwischen gibt es Softwaresysteme mit beeindruckenden statistischen Prognosemethoden und KI-Techniken, die Ihnen helfen, genauere Prognosen zu erstellen.

Bei VMI stammen die Daten, auf die Sie sich verlassen, natürlich vom Einzelhändler. Daher ist der obige Tipp umso wichtiger.

Tipp 4: Automatisieren Sie Ihren Wiederbeschaffungsprozess

Die Automatisierung kann im VMI-Modell ein massives Unterscheidungsmerkmal sein. Gute Prognosen sind hilfreich. Es ist jedoch kompliziert, die optimalen Auffüllungsaufträge für verschiedene Artikel und Lagerorte zu verstehen.

Ihr Entscheidungsprozess kann den Unterschied zwischen Gewinn und Verlust ausmachen. Technologie kann helfen, insbesondere KI und Automatisierung.

Wie bewältigen Sie die kleinen Entscheidungen, die Sie für jeden Einzelhändler treffen müssen, in einer Kalkulationstabelle? Können Sie den manuellen Aufwand rechtfertigen, der mit der Minimierung der Kosten für Liefermengen, Lieferzeiten und Haltbarkeiten verbunden ist?

KI kann diese Entscheidungen für Sie auf der Grundlage der von Ihnen festgelegten Kriterien treffen. Es geht darum, ein dynamisches Supply-Chain-Planungssystem einzurichten, das Ihre KPIs überwacht und Ihr Management unterstützt, statt dessen Zeit zu vergeuden.

Tipp 5: Antizipieren Sie betriebliche Zwänge

Je mehr Sie auffüllen, desto höher sind Ihre Kosten. Das perfekte Bestandsniveau muss ein Gleichgewicht zwischen dem Ergebnis und den Kosten zur Erreichung dieses Ergebnisses herstellen.

Es geht nicht nur um den freien Zugang zu Ihren Vertriebszentren. Sie müssen bedenken, dass es sich um operative Unternehmen handelt; jede Lieferung stört wahrscheinlich deren Arbeitstag. Die Kommunikation über Ihre Pläne ist von größter Bedeutung, da sie die Zeitfenster verwalten, die Ihnen zur Verfügung stehen.

Auch bei der Buchung oder Lagerung der von Ihnen gelieferten Waren kommt es sehr oft zu Verzögerungen. Ihr exzellentes Zeitmanagement ist eine Sache, aber Sie managen nicht das operative Team bei Ihrem Kunden.

Ein integrierter Ansatz für die Planung der Lieferkette ist entscheidend für das Management von VMI.

Tipp 6 Erwarten Sie keine Wunder und verbessern Sie sich ständig

Kontinuierliche Verbesserung sollte immer ein ständiges Thema in Ihrer Lieferkette sein. Das ist bei VMI nicht anders. Ja, es ist eine unglaubliche Option für viele Unternehmen, vor allem in der Lebensmittelbranche. Aber es ist kein Allheilmittel, das all Ihre Probleme lösen wird.

Die VMI erfordert eine gewisse Einarbeitungszeit.

Ihr Team führt vielleicht neue Aufgaben aus, die es noch nie zuvor gemacht hat, oder arbeitet auf eine neue Art und Weise oder in einem neuen Team.

Sind Leistungsziele sinnvoll, wenn Sie alles im Auge behalten, was in Ihrer Macht steht? Das Management von Erwartungen ist ein Muss für Ihr Unternehmen und die Unternehmen, die Sie beliefern.

Wir schlagen oft vor, ein Pilotprojekt durchzuführen und gemeinsam mit Ihrem Kunden zu lernen, um die Erwartungen an die Realität abzustimmen. Regelmäßige Treffen helfen Ihnen, Unstimmigkeiten zu beseitigen und den VMI-Prozess effizient zu verwalten.

So stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden Sie als strategischen Partner betrachten, den sie in ihrer Nähe behalten wollen, und nicht als einen Lieferanten, der neue Strategien zu seinem eigenen Vorteil und auf seine Kosten testet.