6 tips til ekspertise via effektiv leverandørstyret lagerbeholdning

Vendor Managed Inventory (VMI) er ikke et nyt koncept. Det har eksisteret i årtier. Men det er en proces, du bliver nødt til at kende til, hvis tendensen til, at fødevareforhandlere beder deres leverandører om at være mere proaktive, fortsætter.

Hvis du vælger denne tilgang, er der flere overvejelser, du skal gøre dig.

For det første skal du planlægge eksterne lagerbeholdninger omhyggeligt. For det andet skal du håndtere strenge krav til serviceniveauet, og endelig skal du have stram kontrol med omkostningerne.

Det er meget at håndtere. Men det kan sagtens lade sig gøre med de seks tips, vi giver nedenfor.

Efterhånden som konceptet vinder indpas i fødevareforsyningskæden, især hos supermarkedskæderne, kan leverandørerne bedre styre deres lagerbeholdninger mere præcist og med tiden på deres side.

Det positive ved en tilgang som VMI er, at du får et tættere forhold til dine kunder og måske også opnår bedre kommercielle muligheder. Men der er også faldgruber.

Hvis der ikke leveres den rigtige mængde varer, eller timingen er forkert, får du hurtigt problemer, og så er du nødt til at være reaktiv igen.

Hvis omkostningerne i forsyningskæden bliver for høje, eller svindet vokser, får du det på samme måde svært.

VMI kan være kompliceret. Du skal have den mest opdaterede information til rådighed og den bedste support.

Hos Slimstock forstår vi styrken ved VMI. Hvis det håndteres korrekt, kan det frigøre langt højere ydeevne i din forsyningskæde, især i fødevareindustrien. Vi har hjulpet mange virksomheder gennem overgangen. Så selv om vi ved, hvad der kan inspirere til succes, ved vi også, hvor processen kan gå galt.

Hvad er Vendor Managed Inventory (VMI)?

Det er ganske enkelt, når en leverandør administrerer lagerbeholdningen hos sin kunde. For eksempel administrerer en grossist eller producent lagerbeholdningen på stedet i et supermarkeds distributionscenter.

Det handler om at sikre en tilstrækkelig forsyning. Det er således en proaktiv tilgang, der eliminerer muligheden for fejltrin i den reaktive forsyning.
I stedet for at din forhandler sender dig indkøbsordrer, genererer du som fødevareleverandør dine egne genopfyldningsordrer baseret på opdaterede data og de tilhørende KPI’er.

KPI’erne aftales med forhandleren og styres i din serviceniveauaftale (eller SLA). Når de er defineret, skal du være meget opmærksom på dem og overholde de fastsatte betingelser.

Hver vare, hvert lagerpunkt og hver produktkategori har et minimumsserviceniveau og naturligvis en forventning om holdbarhed, før de tages ud af salg.

Du vil sandsynligvis blive straffet, hvis du ikke lever op til kravene, da forhandleren stræber efter at tilbyde slutkunden de friskeste produkter med den bedst mulige tilgængelighed.

Din kontrakt bør indeholde bestemmelser om, at de nødvendige data, såsom lagerbeholdninger, salgstal og forventede forbrugsmønstre (prognoser), gives til dig til tiden og med nøjagtighed. På den måde bliver aftalen et gensidigt fordelagtigt partnerskab.

VMI’s mange ansigter

VMI har flere facetter. Den form, din valgte proces tager, vil styre den strategi, du skal følge.

Det juridiske ejerskab er et af de vigtigste spørgsmål at stille.

Så hvem ejer varerne på lageret? Dig (leverandøren) eller detailhandleren? På hvilket tidspunkt overgår det fra den ene til den anden? Hvis det sker, når et produkt tages ud af lageret af forhandleren, kaldes det konsignation.

En anden faktor, der skal overvejes, er hyppigheden af opfyldningsleverancer. Er der faste tidspunkter, eller får du mere frihed?

Husk også, at måden, hvorpå der fyldes op, kan variere. Skal du levere direkte til distributionscentrets dørtrin? Eller skal du levere varerne til den lokale filial eller endda til slutkunden? Du er måske ansvarlig for at bringe varerne ud på hylderne.

På grund af disse variabler er informationsudveksling en af de vigtigste faktorer for succes i en VMI-model. Jo mere informeret begge parter er, jo større er sandsynligheden for fremgang.

Et overvejelsespunkt på denne front er, om du kan få indsigt i lagerbeholdningen i realtid eller er afhængig af lejlighedsvise opdateringer. Er du afhængig af månedlige prognoser, eller kan du få adgang til detaljerede POS-data (Point of Sale) for at danne dig et billede af den fremtidige efterspørgsel?

Information er magtfuld i en VMI-model, især når det drejer sig om dine produkter og de forbrugere, der køber dem.

Udryddelse af sikkerhedslager

Fra et forsyningskædeperspektiv er VMI et strålende koncept. Du kan fjerne et led fra din forsyningskæde og yderligere eliminere usikkerhed.

Tænk på ikke at skulle opretholde sikkerhedslagre. Tænk på at udrydde uventede ordrer, der lander på din dørtrin—fordelen ved selv at beregne ordrer og fjerne bullwhip-effekten.

Du vil kunne styre dine forsyningskædeomkostninger bedre og balancere genopfyldningsordrekostnader mod produktions- og transportomkostninger.

Der er også mange fordele for detailhandlere ved VMI. Planlægningsarbejdet kan reduceres, færre ledere er nødvendige i lagerplanlægningsteamet, og med færre lagerudsolgte varer bliver deres lager bedre styret.

Det er dog ikke kun positivt, og VMI kan præsentere nye udfordringer for dig, da den reducerede planlægningsbyrde ikke nødvendigvis letter din arbejdsbyrde. Det kan være udfordrende at styre lagrene på flere detailhandleres lokationer.

Der er varierende salgstal at overveje, sammen med individuelle kampagner, påvirkningen af forstyrrelser på flere steder og forskellige leverandørkarakteristika.

Dette er den afvejning, du skal overveje. Har du teknologien til at understøtte din overgang til en VMI-model? Har du kapaciteten internt?

Hvis du kan forfølge en VMI-model, gør fordelene flytningen umagen værd. De øgede kommercielle muligheder er der for at blive grebet, men kun hvis du kan håndtere de tilføjede vanskeligheder.

Den effektivitet, hvormed du styrer din forsyningskæde, vil enten gøre eller bryde beslutningen om at overgå til en VMI-model for din virksomhed. Fremragende lagerstyring betyder at kombinere processer, systemer og mennesker effektivt. Du kan sænke dine omkostninger og generere langt højere indtægter, hvis det gøres godt.

Men du skal være forsigtig.

Her er seks tips, der kan hjælpe dig på vejen til succes med VMI.

Slimstock har oplevet stor succes inden for fødevareindustrien. Rådene nedenfor er baseret på vores mere end 30 års erfaring med at hjælpe leverandører gennem denne transformationsrejse.

Tip 1: Sæt realistiske mål

‘On time, in full’ er målet for ordreopfyldning. Men der er meget mere i VMI end det. Den detailhandler, du samarbejder med, vil sætte KPI’er og regelmæssigt analysere din succes. Fordi du har påtaget dig ansvaret, skal du vise, at du har leveret.

Ingen bryder sig om en partner, der lover for meget og leverer for lidt, og det er især sandt i en VMI-model.

Den vigtigste KPI er serviceniveauet.

Du skal vise, hvor ofte et produkt er på lager på det rigtige tidspunkt.

Detailhandlere kan sætte denne procent så højt som muligt. Men du skal nøje overvåge dine omkostninger. Hvilken risiko er der for svind? Og hvor meget lager skal du holde for at opfylde aftalen?

Vi anbefaler, at du analyserer alle dine omkostninger, før du indgår nogen aftale. Det er langt bedre at tage sig tid til den indledende aftale, end at skulle trække sig, bryde en KPI eller lukke VMI ned senere, fordi du handlede for hurtigt.

Hvis du ikke kan opfylde dine marginer, vil det påvirke både dig og detailhandleren.

Tip 2: Sørg for, at du har de korrekte data

I en VMI-model er dataene ikke dine. De ligger i et system, der administreres af en anden virksomhed, som du skal have adgang til. Hvordan får du adgang til disse data? Og hvor ofte?

Kan du få adgang til alle de datapunkter, du har brug for til at styre operationen succesfuldt? Kan du problemfrit integrere disse data i dine egne IT-systemer og undgå flaskehalse?

Med forskellige lagerlokationer skal du kunne se aktuelle lagerniveauer, pipeline og fordeling til butik/kunder med det samme.

Selv mindre overvejelser, som forskellige varenummerkoder, kan skabe store problemer for din evne til at lykkes. Kommunikation er nøglen, ligesom med de fleste elementer i forsyningskæden. Med en problemfri dataudveksling bør du være klar.

Måden at sikre, at det er muligt, er at teste det, inden du officielt starter.

Tip 3: Forbedr dine forecastingsmuligheder

Pålidelige forecasts er fundamentet for en succesfuld forsyningskæde. De er ufravigelige for at opnå perfekt levering og optimale lagerniveauer.

For at have en pålidelig forecast, har du brug for en god proces.

For en god proces skal du have de bedste systemer til rådighed. Softwaresystemer med imponerende statistiske forecastmetoder og AI-teknikker er nu tilgængelige for at hjælpe dig med at skabe mere præcise forecasts.

Naturligvis, med VMI, er de data, du stoler på, fra detailhandleren. Så ovenstående råd bliver endnu mere afgørende.

Tip 4: Automatisér din genopfyldningsproces

Automatisering kan være en stor forskelsskaber i VMI-modellen. God forecasting hjælper, men at forstå de optimale genopfyldningsordrer for forskellige varer og lagerlokationer er kompliceret.

Din beslutningsproces kan være forskellen mellem profit og tab. Teknologi kan hjælpe, især AI og automatisering.

Hvordan håndterer du de små beslutninger, du skal træffe for hver detailhandler i et regneark? Kan du retfærdiggøre det manuelt arbejde, der er involveret i at minimere omkostningerne for levering, tider og holdbarhed?

AI kan træffe disse beslutninger for dig baseret på de kriterier, du sætter. Det handler om at opsætte et dynamisk forsyningskædeplanlægningssystem, der kan overvåge dine KPI’er og støtte din ledelse, ikke tære dens tid.

Tip 5: Forudse driftsmæssige begrænsninger

Jo mere du genopfylder, desto højere er dine omkostninger. De perfekte lagerniveauer skal balancere resultatet og omkostningerne ved at opnå dette resultat.

Det er ikke bare et spørgsmål om fri adgang til dine distributionscentre. Du skal overveje, at de er operationelle virksomheder; hver levering forstyrrer sandsynligvis deres arbejdsdag. Kommunikation om dine planer er altafgørende, da de skal håndtere de tidsrum, der er åbne for dig.

Der er også ofte forsinkelser i booking eller opbevaring af de varer, du leverer. Din fremragende tidsstyring er én ting, men du styrer ikke det operationelle team hos din kunde.

En integreret tilgang til forsyningskædeplanlægning er kritisk for at styre VMI.

Tip 6: Forvent ikke mirakler, og fortsæt med at forbedre dig

Kontinuerlig forbedring bør altid være en konstant overvejelse i din forsyningskæde. Det gælder også for VMI. Ja, det er en fantastisk mulighed for mange virksomheder, især inden for fødevareindustrien. Men det er ikke en sølvkugle, der løser alle dine problemer.

Der er en læringskurve med VMI.

Dit team kan udføre nye opgaver, de aldrig har gjort før, eller arbejde på en ny måde eller i et nyt team.

Giver præstationsmål mening, når du holder styr på alt, hvad du kan? At styre forventninger er nødvendigt for din virksomhed og de virksomheder, du leverer til.

Vi anbefaler ofte at gennemføre et pilotprojekt og lære sammen med din kunde for at justere forventningerne til den reelle implementering. Regelmæssige møder vil hjælpe dig med at rette op på forskelle og styre VMI-processen præcist.

Dette vil sikre, at dine kunder ser dig som en strategisk partner, de har brug for at beholde, snarere end en leverandør, der tester nye strategier for egen fordel og på deres bekostning.