Lagerstyring: Opnå et 360° perspektiv med S&OP

Spørgsmål: Hvad er den værst bevarede hemmelighed i enhver virksomhed?

Svaret er, at forskellige afdelinger har forskellige mål. Og som alle i Supply Chain-teamet ved, er disse mål ofte i konflikt med hinanden.

Hvem har ikke set nogen i salgsteamet beklage sig over manglen på lagerbeholdning? Eller en i økonomiafdelingen, der afviser en indkøbsordre, fordi det efter deres mening er en dårlig udnyttelse af arbejdskapitalen? Eller indkøbsafdelingen, der afviser finansafdelingens afslag på grund af den store kontrakt, virksomheden underskrev i sidste uge, som ingen kender til endnu …?

Det er en af de store kompleksiteter i erhvervslivet. Hvordan kan vi være bare tilnærmelsesvis rentable, hvis alle løber rundt i forskellige retninger? Lagerbeholdning er kernen i mange virksomheder, og disse forskellige perspektiver fører ofte til suboptimal beslutningstagning.

Problemet er, at afdelingerne i din virksomhed har brug for forskellige mål. For at opnå gode resultater vil målene for medlemmerne af økonomiteamet naturligvis være forskellige fra dem, der arbejder i indkøbsafdelingen, eller helt ærligt, enhver anden afdeling.

Salg vil have salg … for enhver pris. Marketing vil have et større budget. Dit lagerteam vil have mere plads. Og Operations vil bare lave mindre brandslukning.

Men hvert team i din virksomhed skal være bedre til at dele deres forskellige forventninger og afstemme deres strategier for, hvordan de opnår dem … til gavn for alle, også den overordnede virksomhed.

Først da kan du arbejde hen imod en bedre planlægning af forsyningskæden.

I dagens blog undersøger vi, hvordan du kan bruge S&OP som en platform til at samle alle på tværs af virksomheden, så de kan træffe bedre beslutninger.

Forskellige perspektiver på succes med lagerstyring

Succes i forsyningskæden betyder forskellige ting for forskellige mennesker. Det gælder også de forskellige afdelinger i din virksomhed.

Og det fører til siloopdelt planlægning, dårlig kommunikation og negative resultater. Det gør sikkert også din Chief Supply Chain Officer vred kl. 3 om natten, når han skribler i sin notesblok for at dulme sin søvnløshed.

Lad os udforske nogle forskellige perspektiver.

Salg

For salg betyder lagerbeholdning ‘mulighed’.

Det er nøgleordet for salgsafdelingen, når de tænker på lagerbeholdning.

Hvis du ikke har det på lager, kan du ikke leve op til dine kunders forventninger. Du kan miste salg eller brandgenkendelse eller bare gøre det sværere at sælge længere nede ad linjen.

Din salgsafdeling er ofte drevet af kommercielle incitamenter og ikke af at opfylde marginmål.

Det kan føre til urealistiske forventninger til, hvad din lagerbeholdning skal være. Eller endnu værre, at man køber ind i forventning om en stor ordre, som måske aldrig bliver til noget.

Da ethvert stykke inventar er en mulighed, vil salget regelmæssigt bede om mere uden en fornuftig plan for, hvordan det kan omsættes til profit.

Finance

For Finance betyder lager ‘penge’.

Inventar er et aktiv med en høj tilknyttet risiko.

Og selvom varelageret er mere likvidt end andre aktiver, som f.eks. fast ejendom, er det mindre likvidt end kontanter.

Og selv da kan noget af varelageret være forældet og kan ikke omdannes til kontanter uden en betydelig indsats.

Fra et økonomisk perspektiv kan det føre til, at lageret bliver set som en omkostning, man skal styre.

Finans forstår mere end de fleste værdien af lagerbeholdning. Hvis det lykkes dig at have gennemsnitligt 1 enhed på lager og sælge 12 om året, er det mere rentabelt end at have 4 enheder på lager og sælge 12 gange.

På den anden side er finansafdelingen relativt ligeglad med afskrivninger og mere opmærksom på cash flow-problemer.

Du kan opleve, at de beder om at reducere investeringerne i arbejdskapital, og problemet er, at det er lettere at opnå reduktioner i arbejdskapitalen på lagerbeholdninger, der bevæger sig … hvilket ironisk nok er den lagerbeholdning, du ønsker.

En vigtig overvejelse, når man har problemer med likviditeten, er at se, hvor man kan skære ned.

Operations

Inventory to Operations betyder “effektivitet”.

Folk inden for logistik, lager og transport er født til at optimere.

Hvorfor gider du åbne en pakke, når det er meget nemmere at sende en hel palle?

For Operations er effektivitet en kerneoverbevisning, og det er nogle gange svært for dem at se, hvorfor nogle former for ineffektivitet er nødvendige, eller endda at bemærke, at deres effektivitet faktisk koster penge i det lange løb, fordi det fulde vognlæs måske står på lageret i månedsvis.

Indkøb

Inventory to Procurement svarer til “anskaffelsesomkostninger pr. enhed”.

“Kan vi tage en omvej for at købe smør hos købmanden 10 minutter væk? De kører noget af en kampagne.”

Det er sådan, indkøbsteams ofte opfattes af andre afdelinger. De finder den bedste aftale og er dygtige til at forhandle.

Det er deres naturtalent at presse alt ud af en leverandør. Men indvirkningen på forsyningskæderne? Det er sværere at kvantificere.

Store minimumsordremængder kan øge de samlede ejeromkostninger (TCO) for en vare enormt. Lange leveringstider øger behovet for mere lagerbeholdning.

Har du brug for at fylde en container? Det kan dreje sig om mellem 1-6 måneders lagerbeholdning.

Indkøbsteams motiveres ofte af overvejelser om udgifter. Jo mindre de bruger pr. enhed, jo bedre. Rabatter kan føre til forhandling af nye kontrakter.

Håndtering af konflikter med S&OP

Disse forskellige perspektiver kan føre til konflikter i din virksomhed … og har uden tvivl allerede gjort det … konflikter, der påvirker din bundlinje og bliver en hovedårsag til frustration og udbrændthed.

Derfor er din virksomhed nødt til at tilpasse sig bedre, ikke kun i forhold til jeres mål og forventninger, men også i forhold til den retning, I går, når der opstår problemer.

Dine teams skal være bevidste om de begrænsninger, som din virksomhed har lov til at operere under.

Så hvordan kan du opnå dette?

Sammenføjning af prikker med salgs- og driftsplanlægning

Sales & Operations Planning (eller S&OP) er en veletableret proces, hvor afdelingerne mødes en gang om måneden for at diskutere både tilpasningen af salg og efterspørgsel og den operationelle opfyldelse af denne efterspørgsel.

Nogle sammenligner S&OP-processen med et orkester.

Det kan bestå af mange talentfulde individer, som arbejder godt hver for sig, men et langt smukkere resultat opnås, når der er harmoni.

S&OP er en proces med harmonisering eller synkronisering.

Det er ikke hensigten med denne blog at diskutere S&OP-processen i detaljer, men jeg vil gerne understrege, at det er det mest sandsynlige sted, hvor du kan løse konflikter mellem dine afdelinger.

Alle, der er involveret i planlægning af forsyningskæden, bør indse, hvor vigtigt det er at have varer på lager til kunderne, når de vil have dem, og hvor nødvendigt det er at samarbejde med salgsafdelingen for at opnå det.

Enhver planlægger bør vide, hvornår der sandsynligvis vil opstå en likviditetsklemme. Sammen med salgsafdelingen kan finansafdelingen afbøde en likviditetsmangel ved at skille sig af med uønskede produkter i stedet for bare at flytte dem, så det fremtidige salg ikke kompromitteres.

Indkøbsafdelingen kan designe kontrakter ud fra de samlede ejeromkostninger.

Mange leverandører er sandsynligvis villige til at samarbejde med dine krav om at få varer solgt i mindre mængder og til højere priser … eller i større mængder og til lavere priser.

Med Operations må du nok acceptere, at dine økonomiske ordremængder nemt kan afrundes til enheder, der giver mening. Måske er det sådan, at det kun er lidt billigere at sende tre kaffekopper end en hel pakke.

Optimering til sidste decimal har ofte negative effekter. Og da de fleste parametre, du arbejder med, aldrig er 100 % nøjagtige, kan forskellen være ubetydelig.

Med Operations må du nok acceptere, at dine økonomiske ordremængder nemt kan afrundes til enheder, der giver mening. Måske er det sådan, at det kun er lidt billigere at sende tre kaffekopper end en hel pakke.

Optimering til sidste decimal har ofte negative effekter. Og da de fleste parametre, du arbejder med, aldrig er 100 % nøjagtige, kan forskellen være ubetydelig.

Hvordan kan S&OP give bedre lagerstyring?

Salgs- og driftsplanlægning (S&OP) er en afgørende del af lagerstyringsprocessen. Den spiller en central rolle i at forbedre samarbejdet mellem forskellige teams i din virksomhed.

Tilpasning på tværs af funktioner:

S&OP samler nøgleinteressenter fra forskellige afdelinger, herunder salg, drift, økonomi, marketing og forsyningskæde.

Ved at involvere repræsentanter fra disse forskellige teams sikrer S&OP, at alle er på linje med virksomhedens mål og målsætninger for lagerstyring.

Deling af data og gennemsigtighed:

S&OP er afhængig af nøjagtige data i realtid fra forskellige afdelinger. Det gør det muligt for teams at dele information på en gennemsigtig måde og opretholde en enkelt kilde til sandhed. Når teams har adgang til de samme data, skaber det tillid og tilskynder til fælles beslutningstagning.

Integration af udbud og efterspørgsel:

S&OP gør det muligt for teams at synkronisere deres indsats ved at tilpasse efterspørgselsprognoser til forsyningskædens kapacitet.

Salgs- og marketingteams giver værdifuld indsigt i markedets efterspørgsel, mens drifts- og forsyningskædeteams giver data om produktions- og distributionskapacitet. I fællesskab arbejder de på at balancere udbud og efterspørgsel og dermed reducere risikoen for udsolgte eller overfyldte lagre.

Scenarieplanlægning:

S&OP giver teams mulighed for at sammenligne forskellige scenarier for at håndtere forskellige markedsforhold og usikkerheder.

Ved at samarbejde om disse “hvad nu hvis”-scenarier kan dine teams forudse potentielle problemer og udvikle strategier til at afbøde risici. Denne samarbejdsorienterede tilgang øger smidigheden og beredskabet.

Konsensusbaseret beslutningstagning:

S&OP-møder involverer ofte diskussioner, forhandlinger og konsensusopbygning blandt dine teams. Beslutninger træffes kollektivt under hensyntagen til input og bekymringer fra hvert team.

Denne fælles beslutningsproces sikrer, at din lagerstyringsstrategi er velafbalanceret og acceptabel for alle interessenter.

Kontinuerlig forbedring:

S&OP er ikke en engangsforeteelse, men en løbende proces.

Dine teams skal mødes regelmæssigt for at gennemgå og finpudse din plan. Det er en kontinuerlig forbedringscyklus, som opmuntrer dine teams til at samarbejde om at finde bedre måder at optimere lagerniveauer, reducere omkostninger og imødekomme kundernes krav effektivt.

Kommunikation og ansvarlighed:

S&OP etablerer klare kommunikationskanaler mellem teams. Hvert team er ansvarligt for specifikke handlinger og resultater, og deres ansvarsområder er klart defineret i S&OP-processen.

Denne ansvarlighed sikrer, at teams er motiverede til at samarbejde effektivt for at nå deres mål.

Kundecentreret tilgang:

Samarbejde gennem S&OP er centreret omkring at opfylde dine kunders behov. Ved at tilpasse alle teams med et kundecentreret fokus kan du sikre, at dine beslutninger om lagerstyring prioriterer kundetilfredshed, hvilket er afgørende på nutidens konkurrenceprægede markeder.

Performance-målinger og KPI’er:

S&OP omfatter ofte key performance indicators (KPI’er), som spores og overvåges i fællesskab. Dine teams kan se effekten af deres handlinger på lageromsætning, serviceniveauer og andre relevante målinger, hvilket tilskynder til kontinuerligt samarbejde for at opnå bedre resultater.

Før du river hele virksomhedens strategi i stykker, foreslår jeg dog ikke, at du justerer hver eneste KPI i din virksomhed.

Forskellige afdelinger betyder forskellige mennesker, og derfor forskellige incitamenter til at lykkes.

Det er den magiske blanding, der gør virksomheder succesfulde. Man skal dog arbejde på at opnå en fornuftig tilpasning, og S&OP er en fantastisk proces, der gør det muligt at opnå dette.

Afsluttende tanker om S&OP

S&OP er en af de bedste løsninger i moderne handel til at tilpasse de ofte forskellige ønsker fra dine forskellige afdelinger.

Selvom det på ingen måde er en mirakelkur for en effektiv lagerstrategi, er det en utrolig succesfuld metode til at holde din virksomhed på sporet og tilbyde dine kunder en meningsfuld måde at opfylde deres krav på.

Det betyder, at salgsafdelingen har forståelse for økonomiafdelingens begrænsninger. Og finansafdelingen forstår, hvorfor sælgerne handler, som de gør. Det vil hjælpe dit indkøbsteam med at se marketingafdelingens synspunkt. Og det kan meget vel hjælpe din Chief Supply Chain Officer med at sove bedre om natten.

Men frem for alt samler det din virksomhed under ét strategisk tag, hvor I arbejder sammen mod et enkelt mål. Det er et 360°-forslag, der sikrer, at din virksomhed er opmærksom på det større billede, når du navigerer i stigende grad på vanskelige markeder.

Hvis du vil vide mere om et af de emner, der behandles i dagens artikel, kan du kontakte en Slimstock-ekspert lige her.