Er OTIF den rigtige måde at måle tilgængelighed på?

Hvad er fordelene ved OTIF?

Der er masser af scenarier, hvor måling af OTIF kan hjælpe din virksomhed. Her er blot et par eksempler:

Hvad nu, hvis halvdelen af din ordre forsvinder? Hvad hvis du får dobbelt så meget som aftalt?

Hvad hvis du får forsendelsen 2 uger tidligere end forventet? Ja, nogle gange er det en god nyhed. Medmindre du naturligvis ikke har lagerplads til at rumme en øjeblikkelig forøgelse af lagerbeholdningen.

Hvad hvis deres levering er forsinket? Hvor længe kan du dæmpe dine kunders forventninger, før de handler andre steder? Ikke længe, vil jeg tro.

Det er her, at OTIF-metrikken (On Time, In Full) kommer til sin ret.

Ofte kan vi se problemet med forsinkede eller manglende ordrer med det samme.

Selv om du måske hører driftsteamet brokke sig over at skulle finde plads på lageret til en uventet ordre, er dette hurtigt glemt.

Salgsteamet er måske lidt mindre overbærende i tilfælde af en lagerunderskud, der skyldes en manglende ordre fra en leverandør.

Men selv da har du brug for værktøjer til at spore, om det var en engangsfejl, eller om den skyldige er en serieforbryder.

Hvad er begrænsningerne ved On Time, In Full (OTIF)? 

Man skulle tro, at OTIF ville gøre præcis, hvad der står på dåsen.

Og til en vis grad har du ret.

Vi skal imidlertid overveje vores oprindelige udfordring.

Tilgængelighed, afsluttede ordrer… Disse enkle begreber betyder forskellige ting for forskellige mennesker.

Den anden udfordring består i at indfange nuancerne og kompleksiteten i din virksomhed.

Hvordan beregner du f.eks. “On Time”-metrikken for en vare, der allerede er i restordre? Restordrer kan trods alt aldrig være til tiden. Ellers ville de jo allerede være blevet leveret!

Hvad med leverandørordrer, der er spredt over flere uger eller måneder? Skal du tage hensyn til hver enkelt levering eller først når den endelige last ankommer?

Derfor er det ofte lettere sagt end gjort at følge denne måling effektivt!

Hvordan griber vi OTIF-spørgsmålet an hos Slimstock?

For at få et godt indtryk af både dine leverandørers præstationer og din service til kunderne har du brug for data, som du kan stole på.

Lad os starte med dine kunder…

Vi ønsker at opnå et gennemsigtigt billede af, om vi opfylder vores kunders behov eller ej.

Og det kan vi udforske:

Aktuel tilgængelighed – Hvor meget lager har vi i øjeblikket på lager? Og hvor i kæden opbevares dette lager?

Beregnet serviceniveauer – Hvis vi går ud af lageret, hvor stor en del af den forventede efterspørgsel vil vi så gå glip af? Vi kan også gennemgå dette med tilbagevirkende kraft og undersøge virkningen af tidligere lagerunderskud.

Og hvad med overvågning af leverandørers præstationer …

Leverandørparametre har stor betydning for, hvornår vi bestiller, og hvor meget vi bestiller.

Derfor er det spørgsmål, vi ønsker at besvare her, følgende: Gør vores leverandører, hvad de har lovet?

Og i den forbindelse er vi nødt til at forstå følgende:

Leveringstid variation – I hvilket omfang afveg den “reelle” leveringstid fra den leveringstid, der var aftalt med leverandøren?

Hvordan kan man forbedre OTIF?

Hvordan kan du bruge OTIF til at forbedre tilgængeligheden? Hvordan kan OTIF hjælpe dig med at løse dine udfordringer med leverandører?

Som med alle andre målinger er der ikke meget mening med at følge dem, medmindre du vil handle.

Der er flere måder at forbedre både den tilgængelighed, du tilbyder dine kunder, og den service, du modtager fra leverandørerne.

Men her er de 5 trin, du bør fokusere på for at forbedre dine OTIF-målinger:

1. Sikre total klarhed over alle KPI’er
2. ndsamle data konsekvent
3. Fastsæt realistiske mål
4. Opdag problemer og tag tidligt affære
5. Sammenligne og kontrastere med dine andre KPI’er
6. Forbliv nysgerrig

Lad os dykke lidt dybere ned i hvert af disse punkter…

Sikre total klarhed over alle KPI’er

Den allerførste startblok skal være bekræftelse af målingerne. Det er kun naturligt, at personer fra forskellige virksomheder har forskellige metoder til analyse. Men det er også ret almindeligt, at forskellige teams inden for samme virksomhed har forskellige perspektiver på, hvad målingerne egentlig betyder.

Uanset hvilken variant af On Time, In Full (OTIF) du bruger, eller om du bruger en helt anden målemetri, skal alle forstå og være enige om, hvordan målemetoden beregnes.

Indsamle data konsekvent

Hvis du sætter dig ordentligt op, vil du opleve, at det er meget nemmere at opnå de gradvise forbedringer. I skal simpelthen alle måle på samme måde. Ellers kan I lige så godt lade være med at begynde.

Men hvad mener vi med at “indsamle data”. Vi mener at sikre, at alle dine stamdata omkring salgshistorik, restordrer, leverancer fra leverandører og kundeordrer er helt korrekte.

Fastsæt realistiske mål

Din præstation vil sandsynligvis ikke ændre sig meget, hvis du fortsætter med at gøre de samme ting, som du altid har gjort. For at komme videre og levere håndgribelige resultater er du nødt til at anvende nye taktikker og strategier.

Der er naturligvis masser af supply chain KPI’er , som du kan bruge til at spore resultater.

OTIF, aktuel tilgængelighed, beregnede serviceniveauer og variationer i leveringstiden er alle nyttige til at måle denne forbedringsbane.

Men først skal du have en klar forståelse af, hvor du er på vej hen. Hvis dine ambitioner er for høje eller ikke stemmer overens med dine overordnede forretningsmål, kan du risikere at stå på bar bund.

Toptip: Hvis du gerne vil læse mere om, hvordan du opstiller effektive mål, kan du læse vores guide til S&OP. I denne køreplan undersøger vi, hvordan du kan omsætte din strategi til en praktisk anvendelig taktisk plan.

Opdag problemer og tag tidligt affære

Du har dataene, alle forstår målene, og du har en plan på plads. Men hvad nu?

Problemet med næsten alle tilgængelighedsmålinger er, at når du opdager, at du har et problem, er det ofte alt for sent. Derfor skal du være proaktiv i forhold til at opdage potentielle problemer, før de rammer din virksomhed.

Hvilke problemer skal du være opmærksom på?

Når det drejer sig om at nå kundernes mål om “On Time, In Full”, er der kun én ting, vi skal bekymre os om:

Har vi tilstrækkelig tilgængelighed til at dække den forventede efterspørgsel, indtil lageret kan genopfyldes?

Den handling, vi vælger at foretage os, afhænger af situationen.

Måske kunne vi fremrykke den næste ordre til opfyldning af leverandørerne. Vi kunne endda fremskynde ordren og pådrage os de ekstra omkostninger til luftfragt.

Uanset hvad, jo hurtigere du kan opdage en mangel, jo flere muligheder har du for at rette op på problemet.

Men hvad med leverandøren OTIF?

Dette er lidt vanskeligere. Hvordan kan du vide, om dine leverandører svigter dig?

Vi kan overveje leverandørens track record.

Hvis de er evige syndere af forsinkede eller ufuldstændige ordrer, kan vi måske indbygge et bufferlager for at beskytte tilgængeligheden. Men igen, hvorfor skulle vi betale for en leverandørs dårlige præstationer?

Alternativt kan vi forsøge at samarbejde med leverandører.

Alene ved at have en solid KPI er vi bedre i stand til at tage fat på problemerne med præstationerne direkte.

Men ved at dele oplysninger om vores fremtidige lagerbehov kan leverandøren være bedre i stand til at opfylde din ordre.

Hvis leverandøren desuden kan give os indsigt i deres tilgængelighed, kan det hjælpe os med at opdage mangler meget tidligere.

Sammenligne og kontrastere med dine andre KPI’er

Det er tåbeligt at fejre en stor OTIF-præstation isoleret set.

Du skal tænke over, hvordan OTIF fungerer sammen med andre analyser, og hvor afgørende de er for vurderingen af virksomhedens resultater. Det er f.eks. fantastisk, hvis du indser, at du opnår en OTIF-præstation på 95 %.

Men ikke hvis du har overinvesteret arbejdskapital eller har en stor risiko for forældelse, hvilket kan skade din forretning på lang sigt.

Den anden ting, der skal nævnes her, er, hvordan din OTIF er sammenlignet mellem de forskellige produktgrupper?

Hvis du har næsten perfekt tilgængelighed for dine C-poster, er det fantastisk. Men ikke hvis dine A-elementer har en dårlig ydeevne.

Forbliv nysgerrig

Når din OTIF-levering eller tilgængelighed ikke er tilfredsstillende, skal du stille spørgsmålet: HVORFOR?

Er det, fordi din taktik er forkert? Er der andre faktorer, der påvirker dine resultater, som du ikke havde overvejet? Eller er dine oprindelige mål ikke længere relevante?

Og det drejer sig ikke kun om at identificere områder med utilstrækkelige resultater. Vi ønsker også at se efter, hvor vi langt har overskredet OTIF-målene. Måske kan vi anvende den samme taktik på andre områder af operationen.

Hele pointen med at sætte sig mål er jo netop at udfordre status quo! Og OTIF er ingen undtagelse.

Nogle afsluttende tanker om OTIF…

I denne artikel har vi udforsket oprindelsen af OTIF, dens fordele og begrænsninger, og hvordan du kan bruge denne måling til at få en positiv indvirkning på din virksomhed. Og vi har endda diskuteret, hvordan vi griber OTIF an her hos Slimstock.