Hvad er din appetit på risici i forsyningskæden?

Det virker, som om der er risiko overalt i dag, uanset om du navigerer i en stærkt forstyrret forsyningskæde, prøver at booke en tid hos lægen eller bare stiger på et tog.

Det lader til, at risiko er det nye normale.

Som J.R.R. Tolkien engang skrev: “Det er en farlig affære at gå ud af sin dør. Man træder ud på vejen, og hvis man ikke holder sig på benene, er det ikke til at vide, hvor man kan blive ført hen.”

I de sidste par år har vi oplevet flere “once in a lifetime”-begivenheder, der har skabt risiko.

Covid-pandemien, verdensomspændende forsyningskæde kaos, krigen i Ukraine, udbredt inflation, den store resignation, ekstreme vejrbegivenheder forårsaget af global opvarmning, cyberangreb … listen er lang.

Nogle har defineret denne periode som en polykrise.

En ‘polykrise’ er en strøm af forskellige kriser, der har en dyb indvirkning på verden og din evne til at navigere uden om dem. Alt føles som en forværring af en allerede vanskelig situation og rejser spørgsmålet “er du forberedt?”.

Med de forskellige typer problemer på menuen, hvad enten det er geopolitiske, økonomiske eller klimatiske, vil et almindeligt svar på det spørgsmål selvfølgelig være “forberedt på hvad?”.

Er du klar til det næste, verden vil byde dig?

Det er du sandsynligvis ikke. Mange andre er i samme båd.

Men at mangle forberedelse, fordi man opfører sig, som om intet har ændret sig, er ikke godt nok. Man kan ikke stikke hovedet i sandet og håbe på det bedste.

Denne forældede tilgang til risikostyring hører ikke hjemme i nogen del af din virksomhed, og slet ikke i din forsyningskæde.

Når alt kommer til alt, kan disse forstyrrende begivenheder have varige effekter på din virksomhed og endda påvirke andre virksomheder eller verden som helhed.

Kan du huske Suezkanalens fiasko?

9,6 milliarder dollars i global handel på skrotbunken. Utallige virksomheder verden over blev forstyrret i ugevis. Og alt dette på grund af et containerskib, der gik på grund.

Man kunne argumentere: “Det er en af de ting, vi ikke kan kontrollere“. Men hvilken global begivenhed kan ikke beskrives på den måde?

Ja, du alene kunne sikkert ikke have gjort noget ved Ever Given’s skæbnesvangre rejse. Men måske er der skridt, du kunne have taget for at beskytte din virksomhed mod eftervirkningerne.

Derfor handler dagens artikel om beredskabsplanlægning og strategisk tænkning.

Hvor der er en vilje, er der en vej

Når det kommer til risikoplanlægning, ser mange virksomheder på deres evne til at håndtere den ved at analysere hver enkelt afdelings kapacitet.

Måske har du hørt lignende bekymringer udtrykt i din organisation:

• “Hvordan vil vores økonomiafdeling håndtere en ny recession?”
• “Hvordan kan salget fortsætte med at producere gode tal, hvis vi ikke kan få produkter fra vores leverandør i Østen?”
• “Hvordan kan vores kundeserviceteam holde folk glade, hvis der er en betydelig forsinkelse i leveringen?”

Denne indadvendte tilgang betragter ikke virksomheden som én enhed. Den ser på hver enkelt afdeling og forsøger at håndtere scenarier, som er umulige at håndtere individuelt. Problemet er imidlertid, at disse problemer ofte påvirker hele virksomheden.

Denne holdning ser ikke salg og marketing som forbundne. Eller forsyning og økonomi. Eller kundeservice og drift.

Du kan tydeligt se dette problem illustreret for øjnene af dig selv ved at bruge “stoplys”-diagrammer med røde, gule eller grønne felter, hvor risikoen er angivet for hver afdeling. Umiddelbart kan du se, hvor der er en iboende risiko for visse situationer, og hvor denne risiko føles stærkest.

Hvis du f.eks. afbryder forsyningen, vil det gå ud over din salgsafdeling, illustreret med en orange eller rød boks.

Men hvad disse diagrammer ikke fremhæver, er den indbyrdes forbundethed, som alle afdelinger i din virksomhed deler.

Ja, hvis du afbryder forsyningen, vil det påvirke salget. Men det vil kundeservicen også. Og økonomi. Og drift. Og marketing. Viser stoplysdiagrammer risikoen og de sandsynlige konsekvenser? Eller viser de, hvilke afdelinger der ikke arbejder godt sammen, og hvilken indflydelse virksomhedspolitik har?

En af hovedårsagerne til, at nogle virksomheder føler sig uforberedte på nye risici, der opstår, er deres historiske prioritering af finansiel modstandsdygtighed frem for operationel modstandsdygtighed. Så hvis arbejdskapitalen falder under de krævede standarder, er der en strategi til rådighed.

Men hvis de pludselig er ude af stand til at gennemføre kundeordrer, er der ingen.

Det rejser spørgsmålet…

Hvordan kan din virksomhed forberede sig på risici, så den forbliver fleksibel og modstandsdygtig?

Langt de fleste virksomheder har oplevet en afbrydelse af forsyningskæden inden for det seneste år. Det anslås, at 80% af virksomhederne harhvilket er et ganske svimlende tal.

Når en forstyrrelse i forsyningskæden dukker op, kan virksomheder opleve en stigning i udgifterne på 3-5 % og et fald i salget på 7 %. Se afsnittet om interkonnektivitet ovenfor.

Ifølge en nylig rapport sagde 65% af virksomhedsledere, at tab relateret til forsyningskæden var højere eller meget højere end forventet i løbet af de sidste to år.

I en periode, hvor risiko er det nye normale, skal din virksomhed have en ramme til at bedømme og håndtere den.

Det gør de fleste ikke.

Kun 35% af virksomhederne har en formaliseret erklæring om risikoappetit, og endnu færre (11%) har nået modenhedsniveauet for funktionsspecifikke erklæringer om risikoappetit.

Hvis du vil styre og undgå risici bedst muligt, er det en god idé at udarbejde og implementere en risikoappetit-erklæring. Det vil give dig mulighed for at evaluere risici i forsyningskæden, afbrydelser, kvalitetsproblemer og forsinkelser og finde afhjælpningsmuligheder ved at prioritere din indsats for at finde omkostningsløsninger. Nedenfor undersøger vi, hvordan du kan opbygge en sådan.

“Det lyder godt, men hvad er en erklæring om risikovillighed i forsyningskæden?”

En erklæring om risikovillighed vurderer din virksomheds evne til at håndtere risici i din forsyningskæde. Det er et enkelt dokument, der definerer risiko og det niveau, du er i stand til at håndtere. Det giver specifikke retningslinjer for, hvilke typer risici der kan accepteres, og hvilke der ikke kan.

En veldefineret erklæring om risikoappetit analyserer dine risikotoleranceniveauer, risikoprioriteter, risikostyring, kommunikation og rapportering.

Hvis du undrer dig over, hvordan det kan fungere sammen med dit stoplysdiagram, vil en erklæring om risikovillighed også se på forskellige områder af virksomheden og forsyningskæden.

Men når du ser på indkøb, produktion, transport og lagerstyring, kan du få et overblik over specifikke tærskler for faktorer som afbrydelser, forsinkelser, kvalitetsproblemer, økonomiske risici og compliance-risici.

En stærk erklæring om risikovillighed vil give din forsyningskæde en robust ramme for at træffe gode beslutninger. Du vil få en bedre forståelse af risikovurdering, risikostyring og strategier til at afbøde risici.

Du vil være bedre positioneret til at prioritere virksomhedens modstandsdygtighed, forbedre din forsyningskædes ydeevne og chancerne for, at din bredere virksomhed forbliver upåvirket af omvæltninger, uanset hvor de kommer fra næste gang.

Og som supply chain manager eller direktør vil du være i stand til at træffe langt bedre valg, informeret af fakta og stærke ræsonnementer. Og du kan træffe disse beslutninger i overensstemmelse med den bredere virksomheds evne til at håndtere risici og dens overordnede mål.

Hvad er fordelene ved en erklæring om risikovillighed i forsyningskæden?

At forberede en sådan vil hjælpe din virksomhed med at navigere i det ukendte. Så meget er klart. Men her er en oversigt over nogle af de andre fordele ved at udarbejde en erklæring om risikovillighed.

Risikogrænser bliver mere tydelige

En erklæring om risikovillighed viser, hvor stor en risiko forskellige afdelinger og områder i din virksomhed kan udsættes for.

Når du ved, hvor stor en risiko du kan påtage dig, kan du træffe bedre beslutninger. Og hvis du ved, at disse beslutninger ikke vil påvirke hele virksomheden, vil det sikre, at du er på den rigtige side af historien, hvis risikoen bliver til en faktisk situation. Dette bør hjælpe dig med at sikre, at de skridt, du tager som virksomhed, generelt er risikoaverse.

Risiko i forsyningskæden og forretningsjustering

Det er afgørende for en veldrevet virksomhed at sikre, at din forsyningskæde er i overensstemmelse med din bredere forretning. Det er et af de principper, vi jævnligt taler om i forbindelse med salgs- og driftsplanlægning (S&OP).

De strategiske mål, du har som virksomhed, skal være afstemt med din forsyningskæde og vice versa. En stærk erklæring om risikovillighed vil prioritere de risici, du tager, baseret på deres hypotetiske indvirkning:

• Hvor meget påvirker de dine strategiske mål?
• Hvordan påvirker de fordelingen af ressourcer og indsatser?
• Er de sat på de mest afgørende områder?

Hvis du sørger for, at de risici, du tager, er godt afstemte, vil det øge effektiviteten og relevansen af dine risikostyringsmål.

Proaktiv risikostyring

Ligesom når man går ud af sin hoveddør om morgenen, er nogle risici værd at tage. Men hvilke?

En erklæring om risikovillighed vil muliggøre proaktiv risikostyring i hele din forsyningskæde. Den vil vise potentielle risici, hjælpe dig med at skabe ideer til afhjælpning og installere kontroller, før de sker. At være proaktiv over for risici vil sjældent ikke kunne betale sig.

Træf bedre beslutninger

Nogle beslutninger i forsyningskæden er ikke indlysende. Der er ofte lige så stor risiko ved at træffe en strategisk beslutning, som der er ved ikke at gøre noget. Resultaterne af begge dele kan være komplekse og betyde negative forgreninger i andre områder af virksomheden.

Med en erklæring om risikovillighed får du en ramme til at analysere risici og en meget bedre forståelse af resultaterne af de valg, du træffer. Risikotolerance, risikoprioriteter og strategier for risikobegrænsning bør alle være lettere at finde.

Tillid fra interessenter

Du bør aldrig undervurdere den indflydelse, som tillid til dine evner kan have på forretningen.

Hvis dem, du ansætter og arbejder med, ikke har tillid til, at du kan imødegå risici og navigere uden om dem, vil der ikke gå lang tid, før de arbejder for nogen, de har tillid til.

En erklæring om risikovillighed vil skabe langt større tillid til dine og virksomhedens evner.

For det første viser det, at risici bliver overvejet. Hvilket er en god start for de fleste. Men det viser også, at der ikke bliver taget let på beslutningerne, eller at de ikke er baseret på fakta. Gennemsigtighed og god kommunikation er to vigtige faktorer, der bidrager til god supply chain management. En stærk erklæring om risikovillighed vil vise begge dele.

Som et resultat heraf vil relationerne til dine kunder, leverandører, investorer og myndigheder være baseret på tillid, samarbejde og fakta.

Hvordan kan du opbygge din risikoappetit?

For at indgyde teamet tillid til din evne til at navigere i risici, er du nødt til at vise dem, at du nøje overvejer dem. Uanset hvor den måtte komme fra.

Følg trinene nedenfor for at oprette din risikoappetit.

Første skridt: Tilskynd til opbakning til risikovillighed.

Det er afgørende at få din virksomheds interessenter med om bord.

Det betyder interne interessenter, eksterne partnere og leverandører. Du skal absolut have samarbejde om forretningsmål på tværs af alle funktioner i din virksomhed. Din virksomheds vækstambitioner og evne til at konkurrere afhænger af det. Du bør tænke på omkostningsoptimering, innovation og risikostyring.

Hvis du ikke gør det, vil din virksomhed skulle håndtere skæve prioriteter, programfejl, omkostningsstigninger og ineffektiv innovation og risikostyring.

Før du udarbejder din erklæring om risikovillighed i forsyningskæden, er dit mål at uddanne hele virksomheden. Definer konceptet, og fortæl, hvorfor det kan være så effektivt at lave en.

Trin to: Vurdering af risici i din forsyningskæde

Dette næste trin handler om at fremhæve de potentielle risici for din forsyningskæde, uanset om de er i form af skift i efterspørgslen (på grund af inflation), dine leverandørers pålidelighed (som følge af Covid), transportforstyrrelser (Suezkanalen), lovgivningsmæssige ændringer (Brexit) eller naturkatastrofer (klimaforandringer).

Hvor stor en forstyrrelse ville en anden begivenhed som ovenstående have på din virksomheds succes og strategi?

Trin tre: Udforsk risikopræferencer

Masser af ledere i forsyningskæden tager trin to for langt. De ser på hver eneste risiko, der kan ramme deres virksomhed. Det virker som god praksis at opremse alt, hvad der kan påvirke virksomheden, men det kan begrænse din evne til at analysere og prioritere de mest betydningsfulde risici.

For at give dine potentielle risici en vægtning kan det være en effektiv løsning at afholde en workshop.

En workshop giver dig mulighed for at tale potentielle risici igennem med hver enkelt afdeling og vurdere, hvor stort et problem den pågældende risiko kan være. Det vil også få afdelingsmedlemmerne til at tænke i risikobegrænsning og overveje, hvordan de kan navigere i en sådan risiko, hvis den skulle opstå.

På den måde flytter du risikoen fra den hypotetiske verden til det virkelige livs beredskabsplanlægning.

Trin fire: Virksomhedsinput og udarbejdelse

Når du diskuterer potentielle problemer, vil du opleve, at nogle teammedlemmer ikke ved, hvordan de skal gribe dem an. Det er naturligt, hvis risikoen virker usandsynlig, ikke er set før, eller der er mangel på erfaring i et bestemt team.

Når du udarbejder din erklæring om risikoappetit sammen med dit team, sikrer du, at alle medlemmer har fuld indsigt i og klarhed over, hvordan de skal reagere.

Spørg dig selv, om den erklæring om risikovillighed, du er ved at udarbejde, er nyttig? Er den klar og tydelig? Ved dine ledere, hvordan de skal reagere i den situation, der udspiller sig? Kender nuværende og potentielle leverandører den bedste fremgangsmåde?

Hvis ikke, er de nødt til det.

Trin fem: Kommunikation

Som mange andre strategier i erhvervslivet er der en top-down-tilgang. Din topledelse træffer en beslutning og informerer dem under sig om planen.

Det er ikke altid en dårlig ting, men en erklæring om risikovillighed kan føre til, at deling af information bliver overladt til tilfældighederne. Et dårligt informeret team er et dårligt udrustet team.

Og resultatet af det er, at der træffes forkerte beslutninger eller beslutninger af de forkerte grunde.

Dine medarbejdere er der for at træffe beslutninger til gavn for virksomheden, så de skal kende de parametre, der gælder. Og det starter med stærk og kontinuerlig kommunikation.

Trin seks: Løbende gennemgang

At gennemgå og opdatere din risikoappetit regelmæssigt er den eneste måde at sikre, at den hele tiden er relevant.

Er en risiko, som du opfattede som relevant og sandsynlig for 12 måneder siden, stadig i horisonten? Ser du Covid som mindre risikabel for din forsyningskæde, jo længere tid der går? Kunne en anden pandemi have samme forstyrrelsesniveau? Eller er du bedre forberedt nu?

Kun med regelmæssige gennemgange og vurderinger kan du sikre, at din risikoappetit er nyttig, og at de beslutninger, der træffes i din virksomhed, er fornuftige.

Så hvad er din risikovillighed?

Alt i livet indebærer en risiko. Din forsyningskæde er ikke anderledes. De risici, der kommer fra eksterne kilder, kan være en konstant hæmsko for din evne til at opnå succes.

Men at stikke hovedet i sandet er den mest risikable strategi af dem alle.

Med regelmæssig gennemgang kan en erklæring om risikovillighed være din superkraft til at afbøde ethvert potentielt problem i horisonten.

Og selv når en specifik risiko ikke er blevet overvejet og viser sit grimme ansigt, vil den organisatoriske ændring, du opnår ved at udarbejde en erklæring om risikoappetit, gøre dig bedre forberedt og få opbakning fra alle hjørner af din forsyningskæde.