S&OP i den digitale tidsalder

I flygtige og foranderlige miljøer hjælper S&OP virksomheder med at arbejde på en langt mere agil måde.

Hvis dit mål er at opnå operational excellence, giver S&OP virksomheder mulighed for at lukke kløften mellem deres strategi og de daglige operationelle mål. Men for at S&OP kan fungere effektivt, skal mennesker, processer og teknologi være problemfrit forbundet.

Med støtte fra en ekspertkonsulent og den rette uddannelse kan du opleve, at halvdelen af slaget er vundet. Men den virkelige udfordring ligger i at tilpasse og koordinere tværfunktionelle teams for at muliggøre et effektivt samarbejde.

Så hvordan kan teknologien integrere mennesker og processer i hele din virksomhed? Og endnu vigtigere, hvordan kan et avanceret planlægningsværktøj som Slim4 hjælpe dig med at frigøre det fulde potentiale af S&OP i din virksomhed?

I denne artikel vil vi gå i dybden med det grundlæggende i S&OP og de udfordringer, virksomhederne står over for, når de skal implementere det. Vi vil også undersøge, hvordan Slim4 kan understøtte hvert trin i din proces for at hjælpe dig og dit team med at høste frugterne af denne stærke strategiske ramme.

Strategi og taktik i S&OP-processen

I forbindelse med salgs- og driftsplanlægning (S&OP) er strategi og taktik indbyrdes forbundne komponenter, der spiller forskellige roller i den overordnede planlægningsproces. Og termerne Above the line og Bellow the line bruges ofte til at skelne mellem disse nøgleperspektiver.

Strategisk S&OP: Over stregen

Above the line (også kendt som top-down eller strategisk S&OP) henviser til planlægningsprocessen på højt niveau, der fokuserer på strategiske beslutninger relateret til produktportefølje, efterspørgsel og udbud. Det involverer diskussioner og beslutninger på ledelsesniveau om langsigtede salgsprognoser, forretningsstrategier, markedstendenser og ressourceallokering. Above the line S&OP dækker typisk en længere planlægningshorisont, ofte måneder eller endda år.

Taktisk S&OP: S&OP under linjen

På den anden side henviser Below the line S&OP (også kendt som operationel S&OP eller taktisk S&OP) til den detaljerede planlægningsproces, der finder sted på mere operationelle niveauer i organisationen.

Det handler om at omsætte strategiske beslutninger, der træffes over linjen, til handlingsplaner for specifikke produkter, regioner eller tidsrammer. Below the line S&OP fokuserer på kortere planlægningshorisonter, typisk uger eller måneder, og involverer overvejelser som produktionsplanlægning, lagerstyring, indkøb og distributionsplanlægning.

Strategi vs. taktik

De vigtigste forskelle mellem S&OP Above the line og Below the line kan opsummeres som følger:

Strategisk vs. taktisk tilgang

Above the line S&OP fokuserer på strategisk beslutningstagning og langsigtet planlægning, mens Below the line S&OP fokuserer på taktisk og operationel planlægning.

Oversigt vs. detaljeret visning

Above the line S&OP involverer diskussioner og beslutninger på højt niveau, mens Below the line S&OP involverer mere detaljeret planlægning og udførelse.

Kortsigtet vs. langsigtet planlægning

S&OP Above the line dækker normalt en længere planlægningshorisont, mens S&OP Below the line dækker en kortere tidshorisont.

Både Above the line og Below the line S&OP er vigtige komponenter i en effektiv S&OP-proces, da de hjælper med at tilpasse de strategiske mål til den operationelle udførelse og sikrer, at organisationen er godt forberedt til at imødekomme kundernes krav og samtidig optimere sine ressourcer.

S&OP’s vanskelige situation

Udfordringen for mange virksomheder er, at toplinjestrategien ofte er afkoblet fra den taktiske og operationelle udførelse under linjen. Og med forskellige værktøjer og processer mellem forskellige teams på tværs af organisationen vil det altid være en kamp op ad bakke at opnå en fuldstændig fælles planlægning.

I løbet af de sidste 30 år har vi udviklet vores Slim4-platform til planlægning af forsyningskæden til at være kernen i S&OP-processen. Ved at forbinde teams omkring en enkelt kilde til sandhed bliver kommunikationen pludselig problemfri og gennemsigtig. Men endnu vigtigere er det, at tilliden mellem teams øges, da alle forstår den afgørende indflydelse, deres beslutninger og handlinger har på de bredere forretningsmål.

Slim4: En komplet platform til S&OP-succes

Med Slim4 kan du optimere de grundlæggende trin i en S&OP-proces for at skabe synlighed og fremme samarbejdet mellem teams.

Det er lettere at være konsekvent og engageret, når alle teams ved, hvad de skal gøre, og hvad der sker i organisationen. Ved at bringe alle sammen med en samlet planlægningsplatform hjælper Slim4 virksomheder med at tage strategiske, taktiske og operationelle handlinger med tillid.

Lad os se nærmere på nogle af de vigtigste S&OP-processer, og hvordan de understøttes af Slim4:

Dataindsamling og validering

For at S&OP kan fungere effektivt, har du brug for nøjagtige og pålidelige data.

Heldigvis skaber virksomheder enorme mængder af data. Og med kombinationen af data fra kunder, leverandører og andre partnere i forsyningskæden er der ingen mangel på datapunkter at udnytte.

Men mange kæmper med at indfange disse vigtige indsigter og validere dem. Uden adgang til de rigtige indsigter vil både synligheden og dine teams’ evne til at træffe beslutninger blive alvorligt hæmmet. Kort sagt, at køre din S&OP-proces med vores robuste data er som at køre i mørke uden lys.

Slim4 indsamler automatisk salgs- og lagerdata fra dit ERP-system. Ved at indarbejde eksterne data giver Slim4 desuden virksomheder mulighed for at skabe et omfattende overblik over hele driften og samtidig etablere et solidt grundlag for effektiv beslutningstagning.

Gennemgangsproces for produktledelse

At styre produktportefølje er ikke nogen nem opgave. Det tager tid og er ofte forbundet med stor risiko at afgøre, hvilke varer der skal være en del af sortimentet, og hvilke varer der skal udgå.

Medmindre du har et system på plads, der giver dig mulighed for at træffe disse beslutninger på en smidig og rationel måde, kan din virksomhed blive udsat for faldgruberne ved overskydende og forældet lagerbeholdning.

Fra sortimentsplanlægning, lancering af nye produkter, tilbagekaldelser, kampagner og eventplanlægning understøtter Slim4 hele produktstyringsprocessen i en enkelt samlet platform.

Den store fordel ved en S&OP-proces er, at den fremmer samarbejde og kommunikation. Ved at kommunikere ændringer i produktporteføljen rettidigt kan man ikke blot forbedre forretningsfordelene, men også skabe harmoni mellem tværfunktionelle teams.

Ved at muliggøre problemfri udveksling af information og indsigt mellem alle teammedlemmer trækker Slim4 salg, marketing og drift sammen for at træffe ensartede porteføljebeslutninger.

Ved at automatisere udførelsen af sortimentsprocesser og give dynamiske undtagelsesbaserede advarsler hjælper Slim4 desuden med at frigøre dit teams tid, mens dine beslutningstagere stadig sidder i førersædet.

Lad os dykke lidt dybere ned i det.

Introduktion af nyt produkt

Uanset om du overvejer at lancere et nyt produkt på markedet, introducere et nyt brand i kataloget eller bare udvide sortimentet generelt, er det alt sammen eksempler på strategiske beslutninger, der ligger over linjen. Men de har ofte en direkte indvirkning på din operationelle udførelse, dvs. under linjen.

Hvis du f.eks. er på en mission for at lancere et nyt produkt på et bestemt marked, er det en strategisk beslutning. Men der er også operationelle foranstaltninger, der skal træffes, såsom at justere mærkningen, fastlægge transportlogistikken, opfylde de lokale sundheds- og sikkerhedskrav og så videre og så videre.

For en produktchef er time to market det vigtigste, og det er afgørende at kunne forberede sig på at komme ind på markedet på forhånd og med de rigtige initiativer. Man er nødt til at vide, hvor meget man skal bestille hos leverandøren, eller hvor meget man skal producere, hvis man vil ind på markedet med en god margin og et kvalitetsprodukt.

Forud for nye produktlanceringer giver Slim4 dig mulighed for at forblive strategisk fokuseret og samtidig give dit team fleksibilitet til at reagere på markedsdynamikken. Ved at skabe synlighed over hele dit sortiment og advare dit team om produktfamilier, der taber salg, eller markedslanceringer, der overpræsterer, kan du tage proaktive skridt til at minimere risici og maksimere muligheder.

Planlægning af kampagner, events, produktintroduktioner og produkttilbagekaldelser

Uanset om det drejer sig om initiativer på produkt-, kategori-, salgskanal- eller endda markedsniveau, er planlægning af events og kampagner et centralt ansvar for brand- og produktchefer.

Fra planlægning af festlige kampagner, engangssalgsbegivenheder og Black Friday-tilbud til nye produktkampagner og endda styring af produkttilbagekaldelser hjælper Slim4 dit team med hurtigt at forudse virkningen af en sådan aktivitet. Ved at tage højde for tidligere kampagner og markedsforholdene hjælper Slim4 med at forudse uplift-faktoren for at bestemme den potentielle stigning i salgsvolumen.

Alle disse planer tjener salgs- og marketingteamet som et værktøj til at stimulere produktefterspørgslen, styrke brandets image og fastholde og vinde kunder. Slim4 indfanger alle disse planer og omsætter dem til krav til distribution, produktion og/eller indkøb. Som et resultat er hele din opstrømsoperation gearet til at sikre, at varelageret ankommer til salgsstedet og dermed maksimerer den forventede salgsmulighed for kampagnen.

Desuden giver Slim4 på et enkelt skærmbillede et komplet overblik over status og performance for hver kampagne. Ved at sammenligne det realiserede salg med planen kan dit team evaluere kampagneeffekter som halo, kannibalisering og mætning for at optimere fremtidige kampagner.

Proces for gennemgang af efterspørgsel

Et af de grundlæggende mål med S&OP er at opnå et enkelt billede af den fremtidige efterspørgsel, som hele organisationen kan stole på. Hvis der kun er én version af sandheden, og den deles og forstås af alle, bliver det meget lettere at synkronisere strategier, taktikker og planer på tværs af alle afdelinger.

At opnå dette ene tal er lidt mere kompliceret. For at understøtte beslutninger både over og under linjen skal du trods alt forstå det forventede salgsniveau på det passende og relevante aggregeringsniveau, som vi vil sammenligne vores forventninger og ambitioner med som virksomhed eller budget.

Forstå den forventede efterspørgsel på alle niveauer, der er relevante for virksomheden.

Da hvert team har viden og information inden for sit ansvarsområde, skal “tallet” kunne skabes og sammenlignes på forskellige niveauer. For eksempel vil en eksportchef gerne se, hvordan salgsprognosen vil se ud på forskellige markeder eller i forskellige ekspansionslande.

Omvendt vil en regional salgschef gerne se sin salgsprognose grupperet efter lokale salgsområder. En global driftsleder vil måske endda have de samme oplysninger, men grupperet efter salg i regioner eller kontinenter.

En kanalchef vil gerne have overblik over efterspørgslen i forskellige kanaler som distributører, værksteder, store supermarkedskæder, detailhandlere, franchisetagere og online. Endelig vil brand managers, category managers og product managers gerne se aggregeret information efter brand, kategori og familie.

Med Slim4 er det muligt at skabe skræddersyede aggregeringer fra en matrix, der krydser flere geografiske komponenter og flere sortimentskomponenter. Derudover giver Slim4 mulighed for at tage højde for eller udelade salgsfremmende efterspørgsel fra planen. Som et resultat kan virksomheden skabe et robust billede af den fremtidige efterspørgsel på alle niveauer i virksomheden.

Definer planlægningshorisonten

Planlægningshorisonten er også en vigtig overvejelse. Fra et planlægningsperspektiv er vi nødt til at spørge os selv: Hvad er risiciene? Er de håndterbare? Er der en mulighed på markedet? Ændrer vores kunder adfærd?

Fra at forudse leveringstider og afbrydelser i forsyningskæden til at planlægge ændringer i vores produktionskapacitet, nye maskiner eller endda etablering af nye produktionsfaciliteter, er vi nødt til at planlægge i den rigtige horisont.

I Slim4 kan du bestemme den mest passende planlægningshorisont, hvad enten det er 12, 24 eller 36 måneder, og inkludere sæsonkomponenten i prognoseplanen.

Oversættelse af måleenheden

Det næste skridt er at oversætte “tallet” til de forskellige sprog, dvs. de forskellige måleenheder. Mens salgsteamet gerne vil se efterspørgselsplanen i euro, vil driften gerne se den i enheder, økonomien vil gerne se den i margin og logistikken i paller eller containere.

Slim4 gør det muligt at vise den samme efterspørgselsplan i op til 11 forskellige måleenheder, herunder POS-salgslinjens pris, så nettosalget er integreret i efterspørgselsprognoseplanen.

Organisk vækst og budgetskabelse

Årlige prislisteændringer og strukturelle salgsstigninger er en del af vores efterspørgselsprognoser. Slim4 giver os mulighed for at vurdere forventet organisk vækst ved prisstigninger og ved stigninger i salgsvolumen på alle aggregeringsniveauer.

Da det ikke er nemt at lave et årsbudget, er det ofte en procentvis stigning oven i det foregående års salg. Slim4 hjælper virksomheder med at skabe budgettet ved at beregne det procentvise bidrag på tidligere salg eller fremtidigt salg på alle niveauer, herunder den organiske vækstkomponent.

Slim4 evaluerer og overvåger salg og prognoser på månedsbasis og rapporterer gennem forskellige KPI’er. Ved altid at måle ud fra en baseline og sammenligne med det foregående år, kvartal eller måned er det muligt at vide, om vi har øget salget eller ej, og at opdage i tide, hvor tæt eller hvor langt vi er fra vores budget.

Prognose-nøjagtighed

En S&OP-proces er en holdsport, og succes eller fiasko afhænger i lige så høj grad af “tal” som af mennesker. Så vi bliver nødt til at måle, hvor god vores S&OP-proces er. Vi vil gerne vide, om vi deler nok information med vores kunder, leverandører og holdkammerater, og hvor god denne information er.

Slim4 måler prognosenøjagtighed automatisk på månedsbasis. Det betyder, at vi sammenligner det faktiske salg med det forventede salg og dermed kan vurdere, om alle de eksterne faktorer, som kun holdene kender til, er medtaget, såsom markedstendenser og tendenser hos vores vigtigste kunder, kampagner og begivenheder.

Integrer direktiver, langsigtede initiativer/leads

Vores vurdering af markedsforholdene og vores konkurrenter vil forme vores strategiske beslutninger. Let adgang til et nyt marked kan få os til at iværksætte et nyt initiativ eller åbne et nyt regionalt lager på et vækstmarked.

Eller omvendt, måske vil konkurrenternes indtog på et bestemt marked skubbe os i retning af initiativer, der involverer lancering af nye produkter og produktionslinjer eller nye aftaler med strategiske leverandører.

Slim4 viser på en enkelt skærm virksomhedens strategier eller direktiver og deres forskellige initiativer eller løftestænger. Ved at fokusere på forskellige swimlanes får vi et reelt billede af, hvordan det går med de aftalte planer under S&OP-processen, så vi kan styre ansvar og deadlines.

Slim4 gør det muligt hurtigt at oprette initiativer for hvert aggregeringsniveau, hvilket gør beslutningstagningen mere smidig. Slim4 oversætter den forventede effekt til prognosen i henhold til den planlagte eksekveringsplan. Dette giver synlighed om den årlige handlingsplan for at nå budgetmålene.

Derudover kan du beslutte, om du vil flytte effekten af initiativet til SKU-niveauet eller beholde det på det aggregerede niveau, hvilket letter forbindelsen mellem de højere planlægningsniveauer og de mere granulære (under linjen) niveauer.

Proces til gennemgang af lagerbeholdning og forsyning

Når processen med at gennemgå efterspørgslen er afsluttet, er det nødvendigt at vurdere, om vi har tilstrækkelig kapacitet til at opfylde planen. Denne proces omfatter en vurdering af vores leverandører og vores produktionskapacitet. Slim4 hjælper dig med at forstå dine leverandører, så du kan blive mere konkurrencedygtig. Når en leverandør ikke er i stand til at levere hele ordren på den aftalte dato, kan vi måle deres kapacitet for fremtidig forpligtelse eller OTIF.

Det er også nødvendigt at måle den faktisk leverede mængde i forhold til den oprindeligt bestilte mængde. På den måde ved vi, hvor stor en procentdel af den forventede volumen CVP (Confirmed Volume percentage), der er blevet opfyldt.

Ved hjælp af disse to indikatorer kan vi forudsige vores leverandørers fremtidige adfærd og vurdere fortiden og dermed handle: Skal vi lede efter nye leverandører, skal vi ændre den del af produktet, der gør det muligt for os at minimere risikoen for lagerudslip, skal vi øge indkøbsbudgettet, og i så fald, hvor stor en risiko er vi villige til at løbe? Hvis ja, hvor stor en risiko er vi villige til at tage?

Du kan også administrere dit købsbudget for hver region, land, familie, underfamilie. På den måde er købsbudgetterne i overensstemmelse med den risiko, du ønsker at tage.

Konklusioner om S&OP, og hvordan Slim4 kan hjælpe dig

Succes i forsyningskæden er kun mulig, hvis mennesker, processer og teknologi virkelig er forbundet. Ved at understøtte hvert trin i din S&OP er Slim4 designet til at understøtte både din strategiske og taktiske S&OP. Ved at forene processen i en enkelt platform kan du eliminere forskellige processer og værktøjer for at sikre, at alle i virksomheden er på samme side.

Hovedformålet med en S&OP-proces er at maksimere muligheder, minimere risici og træffe passende beslutninger baseret på den reelle forventede fordel for hele virksomheden. Det er netop denne overordnede fordel, som teams skal fokusere på.

Men at implementere en S&OP-proces er ikke uden udfordringer. At uddanne og motivere folk til det nye paradigme, designe en god proces, tilpasse teamets mål, ikke forstørre de forventninger, der skabes, og samtidig opnå hurtige gevinster… Det er ikke en let opgave.

Hvis du vil i gang med en S&OP-proces, skal du huske, at det er en rejse, der aldrig slutter, og at du skal vælge en god rejsekammerat.