Måling af en S&OP-proces’ succes, når resultatet kræver en indsats

At implementere en S&OP-proces er ikke ubesværet. Det kræver energi, disciplin og vedholdenhed. Virksomheden skal afsætte ressourcer og folk til at gøre det til en succes. De involverede teams fra alle virksomhedens funktionsområder vil bruge timevis af deres tid på at designe processen, indføre den og selvfølgelig vedligeholde den.

Der er ingen belønning uden indsats, ligesom der ikke er nogen virksomhed, der ikke forventer resultater. Men vi kan først påstå, at vi har opnået resultater, når vi rent faktisk kan se, at noget har ændret sig til det bedre.

Men hvordan ved vi, om vores S&OP-projekt opnår resultater?

Lad os tage et praktisk eksempel. Hvis du løber 5 minutter én dag om måneden, er du nok ikke den ideelle kandidat til at løbe et maraton. Men hvis du løber en time 3 gange om ugen, kunne du måske overveje at løbe et maraton i en ikke alt for fjern fremtid. Og hvis du deltager i et maraton og kommer i mål, kan du sige, at du virkelig har opnået et resultat.

Det samme gælder for resultaterne af en S&OP-proces. Hvis du er disciplineret og gentager den samme proces hver måned, øver dig og forbedrer den måned for måned, vil det være lettere at opnå de forventede resultater.

Hvilke resultater kan vi forvente af en S&OP-proces?

Et godt resultat betyder, at du kan demonstrere din evne til at levere værdi til dine kunder ved at forsyne dem med de rigtige produkter og tjenester. Men når du også leverer det rigtige produkt i den rigtige mængde på det rigtige tidspunkt, så får du glade og loyale kunder.

I en S&OP-proces betyder et godt resultat, at du er i stand til at identificere, hvad du kan forbedre, og hvad der tilfører værdi … uanset om det er håndgribeligt eller uhåndgribeligt.

Immaterielle resultater

En immateriel “vare” giver en fordel, men den er ikke let at kvantificere. Det er ikke en materiel “vare”, som vi kan placere på vores lager. Det er ikke let at omsætte til euro, og det kan ikke engang ses, røres eller føles.

Alle virksomheder har immaterielle aktiver. Et brand, organisationens dybdegående viden om et bestemt emne eller talentet hos mennesker og teams er alle immaterielle aktiver.

Forestil dig de store virksomheders brandstyrke – Coca Cola, Apple – eller den dybe viden hos de store medicinalvirksomheder, der reddede verden fra COVID-virussen – eller alle virksomheder, der har en enorm menneskelig kapital.

I en S&OP-proces er nogle af de resultater, vi opnår, uhåndgribelige. For eksempel forbedret teamwork og kommunikation. S&OP giver adgang til data og information og skaber mere gennemsigtige kommunikationskanaler, som gør det lettere at lære i virksomheden. På den måde træffes der bedre beslutninger, og lederskab på alle niveauer fremmes og opmuntres.

Håndgribelige resultater

Et resultat er håndgribeligt, når det er kvantificerbart, f.eks. en årlig nettoomsætningsstigning, en procentdel af besparelser inden for et bestemt funktionsområde eller en proces, en specifik engangsindtægt eller en direkte indvirkning på virksomhedens bundlinje.

Resultater skal måles. Det er måden at gøre dem synlige og demonstrere dem på. Når vi så rent faktisk demonstrerer dem, får vi teamets opmærksomhed, og hvis de er gode eller meget gode, får vi rigtige tilhængere af vores S&OP-projekt.

Hvordan man måler resultater: de vigtigste KPI’er i S&OP-processen

Hvis vi ønsker at måle resultater, er vores første skridt at definere vores KPI’er.

En KPI er et præstationsmål, der giver os mulighed for at kvantificere, om de handlinger, vi udfører i en forretningsproces, er effektive, og om vi opnår de forventede resultater.

Hvis vores mål for eksempel er at øge vores serviceniveau, kan vi bruge tid og kræfter på at forbedre vores lagerlogistik, men hvis vi ikke har de rigtige produkter i tilstrækkelige mængder og “til tiden”, vil vi næppe kunne forbedre vores service. Derfor bør vores mål ikke kun måle behandlingstiden for en ordre på lageret, men også antallet af nødsituationer i en given periode, vores leverandørers leveringsevne til tiden (OTIF) og nøjagtigheden af vores prognoser (forecast accuracy).

Ideelt set vil vi under implementeringen af en S&OP-proces designe et kontroltårn af vores vigtigste KPI’er, som vil gøre det muligt for os at knytte en præstationsindikator til hver aktivitet, vi udfører. For at gøre det skal vi omhyggeligt vælge de KPI’er, der er rimelige og mulige, da ikke alle mål og aktiviteter kan måles.

Hvilken strategi skal vi følge for at definere vores KPI’er?

Hovedformålet med at definere vores KPI-kontroltårn er at gøre det muligt for os at udføre følgende aktiviteter:

• Overvågning af KPI’ens udvikling gennem observation og dataindsamling, altid efter den samme målestandard.
• Kontrol af, om vi afviger fra vores mål. Derefter kan vi identificere, hvad årsagerne er, hvad der kræver mere opmærksomhed, og hvilke justeringer der skal til for at bringe os tilbage på linje med planen.
• At lede organisationen mod et fælles mål og fremme ledelse og motivation af de mennesker, der er en del af den.

Der er forskellige tilgange til at beslutte, hvilke KPI’er der er de bedste, men overordnet set bør vi være i stand til at identificere og måle:

1. Hvordan vores kunder ser os.
2. Hvad vi skal være bedst til.
3. Hvordan vi kan skabe værdi.
4. Hvordan vores aktionærpartnere ser os.

En god måde at gøre det på er at knytte en KPI til hver fase af S&OP, som har til formål at måle fordelen og det forventede resultat.

Vigtigste KPI’er for gennemgangen af produktkataloget

Under gennemgangen af vores produktportefølje kan vi komme frem til, at vi ønsker at øge salget og reducere antallet af forældede varer. Derfor bør vi forbedre succesen af vores kampagner, time to market og livscyklusstyring af produkterne. Så vores KPI’er kunne være Reduktion af forældede varer, Planlagt kampagnemængde vs. faktisk kampagnemængde, Planlagt salg af nye varer vs. faktisk salg af nye varer, Procentdel af den samlede beholdning i henhold til livscyklus.

Vigtige KPI’er til gennemgang af efterspørgsel

Under vores gennemgang af efterspørgslen kan vi måske konstatere, at vi ønsker at øge salget og øge kundefastholdelsesgraden. Derfor bør vi forbedre vores serviceniveau, reducere vores kunders gennemløbstid og reducere antallet af brud. Så vores KPI’er kunne være gennemsnitlig kundeledetid, restordrer, antal gentagne køb, antal kundehændelser.

Vigtigste KPI’er for lager- og forsyningsgennemgang

Under lager- og forsyningsgennemgangen vil vi være interesserede i at kende vores lagerniveauer, brudfrekvens, OTIF (en KPI, der måler vores leverandørers evne til at forpligte sig) og CVP (en KPI, der måler vores leverandørers procentvise overholdelse).

Vigtigste KPI’er til mødet forud for det månedlige direktionsmøde

Forud for det månedlige direktionsmøde bør de vigtigste teamledere mødes for at vurdere, om planen på S&OP-niveau har nogen begrænsninger, muligheder eller risici. Resultatet af dette møde bør være en dagsorden, der indeholder alle de punkter, der skal diskuteres på det månedlige direktionsmøde, og som der skal træffes beslutninger om på højeste niveau.

Dette “formøde” er et møde, hvor vi kan evaluere forskellige scenarier, vurdere hvilke beslutninger, der skal eskaleres til direktionsmødet, identificere økonomiske risici – såsom utilstrækkeligt cash flow – og bekræfte vigtige KPI’er.

Det er på dette tidspunkt, at vi tager et holistisk syn på processens KPI’er og sammenligner dem med virksomhedens finansielle mål for at bekræfte, om vores plan leverer de forventede resultater.

Vigtigste KPI’er månedligt ledermøde

Ved afslutningen af den månedlige S&OP-proces vil vi præsentere de KPI’er, der gør det muligt for os at evaluere virksomhedens aktuelle tilstand. Hovedformålet med denne session er at træffe beslutninger på virksomhedsniveau og at godkende S&OP-planen. Nogle af de KPI’er, der kan evalueres, er markedsandel, geografisk ekspansion, virksomhedsvækst og kapacitetsudnyttelse.

God praksis i definitionen af KPI’er

Endelig skal du huske på, at det nogle gange kan være lidt vanskeligt at vælge de rigtige KPI’er. At vælge den nemmeste og hurtigste løsning er et godt udgangspunkt. Bare fordi du måler meget, får du ikke bedre resultater. Det er måske bedre at have nogle få KPI’er, der giver relevante data, end mange, der ikke giver meningsfuld information om, hvordan du udfører din S&OP-proces.

Her er nogle idéer, der kan hjælpe dig med at beslutte dig:

1. Lad være med at prøve dig frem. Beslut dig for en KPI, og hold dig til den så vidt muligt.
2. Definer KPI’er, som du nemt kan måle, og som ikke påvirker de operationelle processer negativt.
3. Kommuniker KPI’er effektivt. Dit team skal vide, hvad der vil blive målt, hvorfor og med hvilket formål.
4. Fokuser KPI’en på positiv motivation. Forsøg at skabe overensstemmelse mellem personlige incitamenter og virksomhedens incitamenter.
5. Tilpas dine KPI’er til din virksomheds strategi. Hvis din strategi er kundetillid, har du brug for høje lagerniveauer. Hvis din strategi derimod er baseret på operationel ekspertise, vil du lede efter omkostningseffektivitet.
6. Brug KBI’er, Key Behavioural Indicators, til at måle dine uhåndgribelige resultater såsom engagement i din S&OP-proces, samarbejdsniveau og samarbejde.

Konklusion: Fremtiden for virksomheder er digital transformation og samarbejde

I nutidens meget disruptive miljø er konstant forandring normen. Virksomheder står over for udfordringer som klimaforandringer, høje energipriser, mere krævende kunder og mangel på talent.

Denne permanente tilstand af hyperparathed kræver konstant transformation og genopfindelse.

Implementeringen af en S&OP-proces er et projekt, hvis mål må være at opnå fordele, forbedringer og resultater, men det er også et forandringsprojekt, som søger at fastholde forandringerne. Virksomheder udvikler sig, men dine medarbejdere skal også udvikle sig.

Et S&OP-projekt letter denne transformationsproces, og teknologien er dets bedste allierede. Hvad maskiner kan gøre, lad maskiner gøre det. Og lad dine teams bruge deres tid og kræfter på at skabe, forbedre og udvikle virksomheden. Det er den eneste måde at opnå reelle resultater på.