¿Qué es el Vendor Managed Inventory (VMI)?

El inventario o stock gestionado por el proveedor (Vendor Managed Inventory, VMI) no es un concepto nuevo. De hecho, existe desde hace décadas. En el caso de los retailers de alimentación es, además, una tendencia al alza: los minoristas piden a sus proveedores que sean más proactivos en este campo.

Los aspectos positivos de adoptar un enfoque como el VMI son que se estrechan las relaciones con los clientes y pueden surgir mejores oportunidades comerciales. Pero también pueden aparecer algunas dificultades.

Si no se suministra la cantidad correcta de existencias en el momento adecuado, te encontrarás rápidamente en apuros, lo que te obligará a adoptar de nuevo un enfoque reactivo. Del mismo modo, si los costes de la cadena de suministro se inflan o aumentan las mermas, te encontrarás en una situación delicada.

El VMI puede ser complicado de ejecutar. Necesitas información muy actualizada a tu disposición.

No obstante, el VMI gestionado correctamente puede incrementar el rendimiento de tu cadena de suministro, especialmente en la industria alimentaria y en industrias de productos complejos de suministrar.

En España todos conocemos los casos de los autoventas, que van por los supermercados ubicando productos frescos en los lineales.

También conocemos experiencias que se han realizado en productos cosméticos junto con grandes almacenes donde es el proveedor de cosméticos quien es capaz de trabajar con los cientos de colores de los lápices de ojos o barras de labios y que se responsabiliza de tener el tono ideal de temporada que busca el cliente para maximizar las ventas.

¿Qué es el inventario gestionado por el proveedor (VMI)?

El concepto de VMI hace referencia a cuando un proveedor gestiona el inventario en las instalaciones de su cliente. Por ejemplo, cuando un mayorista o fabricante gestiona el inventario in situ en el centro de distribución de un supermercado.

Garantizar un suministro adecuado es la clave. Se trata de un enfoque proactivo que busca eliminar los errores que a veces se dan en el suministro reactivo.

Esto en la práctica se traduce en que, como proveedor de alimentos, en lugar de que el retailer te envíe pedidos de compra, tu empresa generará sus propios pedidos de reaprovisionamiento basándose en datos actualizados y determinados KPI acordados.

Los KPI se acordarán con el retailer y se plasmarán en el acuerdo de nivel de servicio (o SLA por sus siglas en inglés). Una vez definidos, tendrás que prestarles mucha atención y cumplir las condiciones establecidas.

Cada artículo, tienda o almacén y categoría de producto tendrá un nivel mínimo de servicio y, naturalmente, una expectativa de vida útil antes de ser retirados de la venta. Es probable que incurras en penalizaciones si no cumple los requisitos, ya que el retailer se esfuerza por ofrecer al cliente final los productos más frescos con la mejor disponibilidad posible.

Este contrato (SLA) debe estipular que los datos necesarios -como niveles de inventario, cifras de ventas y patrones de consumo previstos (previsiones)- se facilitan a tiempo y con exactitud. Así, el acuerdo se convierte en una colaboración mutuamente beneficiosa.

Las múltiples caras de VMI

El VMI tiene múltiples variantes. El formato de VMI que elijas orientará la estrategia que debes seguir.

La propiedad legal del inventario es una de las cuestiones más importantes que hay que plantearse. ¿Quién es el propietario de los artículos en stock? ¿Tú (proveedor) o el retailer? ¿En qué momento se produce el traspaso de uno a otro?

Otro factor a tener en cuenta es la frecuencia de las entregas de reposición. ¿Hay franjas horarias fijas o tienes libertad?

Ten en cuenta también que la forma de reabastecimiento puede variar. ¿Necesitarás entregar directamente en la puerta del centro de distribución? ¿O tendrás que entregar los artículos en el establecimiento minorista? Puede que incluso tengas que encargarte de colocar el producto a las estanterías o al lineal.

Debido a estas variables, el intercambio de información es uno de los factores que más contribuyen al éxito en un modelo de VMI. Cuanto más informadas estén ambas partes, mayores serán las probabilidades de éxito.

Un aspecto a tener en cuenta en este frente es si puedes obtener información a tiempo real sobre el inventario o tienes que conformarte con actualizaciones puntuales. Por otro lado, hay que analizar si se comunican previsiones de ventas ¿El retailer se basa en previsiones mensuales o puedes acceder a datos en vivo de los puntos de venta para hacerte una idea más precisa de la demanda futura?

La reducción del stock de seguridad

Desde el punto de vista de la cadena de suministro, el VMI es un concepto brillante. Puedes eliminar un eslabón de tu supply chain y, por tanto, rebajar la incertidumbre.

Piensa en reducir tu stock de seguridad. Piensa en eliminar los pedidos inesperados. Son dos de las ventajas de calcular tú mismo los pedidos, permitiéndote reducir el efecto látigo.

Podrás gestionar mejor los costes de tu cadena de suministro y equilibrar los costes de los pedidos de reposición con los costes de producción y transporte.

El VMI también ofrece muchas ventajas a los minoristas. La carga de trabajo de planificación puede reducirse, se necesitan menos técnicos en el equipo de planificación de inventario y, con menos roturas de stock, el inventario se gestiona mejor.

Sin embargo, no todo es positivo. El VMI puede plantearte nuevos retos en la medida en que la reducción de la carga de planificación no aligera tu carga de trabajo. Puede ser un reto gestionar los inventarios en las múltiples ubicaciones de un número elevado de retailers.

Hay que tener en cuenta los distintos niveles de ventas, junto con las promociones individuales y el posible impacto de las interrupciones en varios centros.

Este es el compromiso que hay que tener en cuenta. ¿Dispones de la tecnología adecuada para adoptar un modelo de VMI? ¿Y dispones de los recursos internos necesarios?

Si puedes seguir un modelo de VMI, las ventajas hacen que el cambio merezca la pena. Las oportunidades comerciales están ahí, pero solo si puedes gestionar las dificultades añadidas que supone el modelo.

La eficacia con la que gestiones tu cadena de suministro determinará la decisión de adoptar o no un modelo VMI para tu empresa. Una gestión de inventarios excelente significa combinar procesos, sistemas y personas de forma eficaz. Puedes reducir tus costes y generar ingresos mucho mayores si lo haces bien.

Pero hay que tener cuidado.

Seis consejos para aplicar eficazmente el VMI

Slimstock tiene una amplia experiencia en la industria alimentaria, cosmética y en el retail. Los consejos que citamos a continuación se basan en nuestros más de 30 años de experiencia ayudando a los proveedores a ser más eficientes en su cadena de suministro.

Consejo 1: Establecer objetivos realistas

On time, in full (OTIF) es la meca de la reposición de pedidos. Pero el VMI es mucho más que eso. El retailer con el que trabajes establecerá KPIs y los analizará periódicamente para comprobar el estado de la colaboración. Como has asumido la responsabilidad, tendrás que demostrar que estás cumpliendo.

A nadie le gusta un socio que promete más de la cuenta y luego no cumple.

Por lo tanto, el KPI más importante es el nivel de servicio.

Los retailers pueden fijar este porcentaje lo más alto posible. Pero tendrán que vigilar de cerca los costes. ¿Qué riesgo entrañan las mermas? ¿Y cuánto inventario deberá mantenerse para que el acuerdo pueda cumplirse?

Recomendamos analizar todos los costes antes de llegar a un acuerdo. Es mucho mejor tomarse el tiempo necesario alcanzar un buen protocolo inicial antes que llegar al extremo de incumplir el acuerdo.

Consejo 2: Asegúrate de que dispones de los datos correctos

En un modelo VMI, los datos no son tuyos. Están en un sistema gestionado por otra empresa al que necesitarás acceder. ¿Cómo puedes obtener estos datos? ¿Y con qué frecuencia?

¿Puedes acceder a todos los datos que necesitas para gestionar la operativa con éxito? ¿Puedes vincular sin problemas estos datos a tus propios sistemas informáticos y evitar cuellos de botella?

Con diferentes ubicaciones de inventario, necesitas ver los niveles actuales de inventario, la cartera de pedidos y la asignación de tiendas/clientes de manera sencilla.

La comunicación es clave, como en la mayoría de los elementos de la cadena de suministro. Con un intercambio de datos fluido, todo funcionará mucho mejor.

La forma de saber si eso es posible es llevar a cabo una prueba antes de empezar oficialmente.

Consejo 3: Aumenta tu capacidad de previsión

Unas previsiones fiables son la base del éxito de la cadena de suministro. No son negociables para lograr el suministro perfecto y unos niveles de inventario óptimos.

Para tener una previsión fiable, se necesita un buen proceso. Y para un buen proceso, necesitas las mejores herramientas disponibles. Hoy en día existen sistemas informáticos con impresionantes métodos de previsión estadística y técnicas de IA que te ayudarán a obtener previsiones más precisas.

Obviamente, con el VMI, los datos en los que te basas proceden del retailer. Por tanto, el consejo anterior es aún más importante.

Consejo 4: Automatiza tu proceso de reposición

La automatización del proceso es una de las claves en el modelo VMI. Tu proceso de toma de decisiones puede marcar la diferencia entre los beneficios y las pérdidas. La tecnología puede ayudar, especialmente la IA y la automatización.

¿Cómo se gestionan las pequeñas decisiones que necesitarás tomar para cada retailer o para cada punto de venta de cada retailer en una hoja de cálculo? ¿Puedes justificar el trabajo manual que supone minimizar los costes de las cargas de entrega, los tiempos y la vida útil de los productos?

La IA puede tomar estas decisiones por ti en función de los criterios que establezcas. Se trata de establecer un sistema dinámico de planificación de la cadena de suministro que apoye tu gestión y no te haga perder el tiempo.

Consejo 5: Anticípate a las limitaciones operativas

Cuanto más repongas, mayores serán tus costes. Los niveles de inventario perfectos deben equilibrar el resultado y el coste de lograr ese resultado.

Hay que tener en cuenta que el VMI se llevará a cabo en la instalación del retailer y que cada entrega puede perturbar su jornada laboral. La coordinación, por tanto, es primordial.

También es muy frecuente que se produzcan retrasos en la entrega o el almacenamiento de las mercancías que suministras. Puede que tu gestión del tiempo sea excelente, pero no gestionas el equipo operativo de tu cliente.

Un enfoque integrado de la planificación de la cadena de suministro es fundamental para gestionar el VMI.

Consejo 6. No esperes milagros y sigue mejorando

La mejora continua debe ser siempre una constante en tu cadena de suministro. Esto no es diferente en el caso del VMI. Sí, es una opción increíble para muchas empresas, especialmente en el sector alimentario. Pero no es la panacea que resolverá todos tus problemas.

Como en todo, en el VMI hay una curva de aprendizaje.

Es posible que tu equipo realice tareas nuevas que nunca antes había llevado a cabo o que trabaje de una forma nueva o con un equipo nuevo.

Gestionar las expectativas es imprescindible, tanto internamente para tu empresa como para las empresas a las que suministras.

A menudo sugerimos llevar a cabo una prueba piloto y aprender con el cliente para alinear las expectativas de cara a la realidad. Las reuniones periódicas te ayudarán a rectificar las discrepancias y a gestionar el proceso de VMI.

Esto garantizará que tus clientes te consideren un socio estratégico al que deben mantener cerca, en lugar de un proveedor que prueba nuevas estrategias en su propio beneficio y a su costa.