Capacity planning: Cómo planear eficientemente la capacidad de una organización

Como empresa, la satisfacción de tus clientes es un factor fundamental para conseguir el éxito. Gracias a ella, consigues ingresos recurrentes a través de la fidelización, mejoras tu imagen de marca, puedes atraer a nuevos clientes a través del boca-oreja… Por este motivo, un alto nivel de servicio -ser capaz de entregar el producto que tu cliente solicita en tiempo, forma y cantidad- es prioritario para cualquier negocio.

Esto, en distribuidores y retailers, se traduce en que es necesario disponer de suficiente capacidad: stock para hacer frente a la demanda, fuerza laboral suficiente, los equipos y las infraestructuras necesarios para lograrlo… En el caso de las empresas fabricantes, además, se añade la complejidad de que debe llevarse a cabo un proceso que transforme las materias primas y/o productos semielaborados en el artículo final o producto terminado.

En cualquier caso, para lograr los objetivos, la empresa dispone de una capacidad que no puede sobrepasar debido a diversas limitaciones. Cuanto más alta sea esta capacidad, más preparada estará la organización para responder a picos de demanda sin temor a perder ventas, pero al mismo tiempo deberá afrontar unos costes fijos más elevados. Para encontrar el punto de equilibrio existe el capacity planning, que es precisamente de lo que hablaremos en este artículo.

¿Qué es el capacity planning?

El equilibrio siempre es una virtud, y el caso del capacity planning no es una excepción. Una planificación de máximos dará como resultado un exceso de capacidad que supondrá un gran coste para tu empresa. Del mismo modo, una planificación demasiado “rácana” puede implicar que no seas capaz de satisfacer la demanda. Lo que puedes tener por seguro es que ambas situaciones son muy perjudiciales para tu compañía.

El capacity planning busca encontrar un equilibrio. Por lo tanto, podemos definir el capacity planning como el proceso que consiste en determinar la cantidad de recursos necesarios para satisfacer la demanda futura de productos o servicios. Este enfoque busca equilibrar la disponibilidad de recursos con la demanda, asegurando que se puede operar de manera eficiente sin incurrir en excesos ni faltas.

¿Qué factores se deben tener en cuenta en la planificación de la capacidad?

Los factores que se deben tener en cuenta a la hora de llevar a cabo el capacity planning son diversos.

Demanda de mercado

Quizás es el punto más elemental del capacity planning, ya que si no tienes idea de cuál será la demanda, es prácticamente imposible que planifiques correctamente la capacidad que necesitas. Para llevar a cabo una previsión de la demanda lo más precisa posible deberías tener en cuenta los datos históricos, información de mercado, fluctuaciones estacionales…

Recursos Humanos

Tu capacidad como empresa también estará íntimamente relacionada con las manos que hay disponibles en tu organización y de que tu plantilla cuente con la formación y habilidades necesarias para alcanzar los objetivos.

Tecnología y equipamiento

En el contexto del capacity planning, la tecnología y el equipamiento desempeñan un papel crucial. En el caso de las empresas manufacturaras, la capacidad de producción está directamente relacionada con la calidad y el estado de tus máquinas y herramientas. Si tus equipos están obsoletos o no se encuentran en un buen estado de mantenimiento, tu capacidad se verá comprometida. En retailers y distribuidores, mejor tecnología y equipamientos también se traducen en más eficiencia y, por tanto, mayor capacidad.

Infraestructura

La infraestructura, que incluye tanto el tamaño como el diseño de las instalaciones, es otro factor determinante en el capacity planning. Las limitaciones físicas de tu planta, centro de distribución o tiendas (entre otros) pueden restringir tu capacidad para aumentar la capacidad, incluso si otros recursos están disponibles. Un diseño eficiente puede mejorar el flujo de trabajo. Evaluar y planificar expansiones futuras de infraestructura también es clave para asegurar que es posible escalar las operaciones cuando sea necesario.

Materias primas

En el caso de los fabricantes, la disponibilidad y calidad de las materias primas también es condición sine qua non para mantener una capacidad de producción constante. Las interrupciones en el suministro de materiales pueden causar paros en la producción, afectando negativamente la capacidad para cumplir con la demanda.

Finanzas

El aspecto financiero no puede ser ignorado en el capacity planning. Es necesario asegurarse de que los recursos financieros estén alineados con los planes de capacidad. Esto incluye tener un presupuesto adecuado para la adquisición de maquinaria, contratación de personal y mantenimiento de infraestructuras. La salud financiera de la empresa, por tanto, influye en su capacidad.

Estrategia de la empresa

El capacity planning debe estar alineado con la estrategia general de la empresa. Si la estrategia apunta a un crecimiento agresivo, la capacidad debe planificarse para soportar ese crecimiento. Esto implica no solo tener los recursos necesarios, sino también la flexibilidad para ajustar la capacidad según las oportunidades de mercado. Las metas a largo plazo de la empresa deben guiar las decisiones de capacidad para asegurar que todas las áreas de la empresa se enfocan hacia los mismos objetivos.

Gestión de inventario

La gestión de inventario también es relevante en el capacity planning. Mantener niveles adecuados de stock permite garantizar que se puede satisfacer la demanda sin incurrir en costes excesivos o riesgos de obsolescencia.

¿Cuáles son las fases del capacity planning?

El proceso de capacity planning puede dividirse en varias fases.

Análisis de la situación actual

Determinar la capacidad actual de producción, incluyendo recursos humanos, maquinaria, instalaciones y tecnología. Del mismo modo, también deben identificarse las limitaciones de la compañía y los cuellos de botella.

Previsión de la demanda

Como decíamos anteriormente, la previsión de la demanda es una fase crítica en el capacity planning. Sin una estimación precisa de la demanda futura, cualquier plan de capacidad podría resultar ineficaz.

Desarrollo de estrategias de capacidad

Desarrollar estrategias de capacidad implica decidir cómo se van a satisfacer los requisitos de capacidad identificados. Aquí, explorarás diferentes enfoques como aumentar la eficiencia operativa, invertir en nueva maquinaria, contratar más personal o subcontratar parte de la producción o de otros procesos.

Implementación del plan de capacidad

Con la estrategia en la mano, es hora de poner el plan en acción. La implementación del plan de capacidad puede involucrar la adquisición de nuevos equipos, la reorganización de las líneas de producción, la capacitación de personal adicional o la ampliación de las instalaciones. Este paso requiere una coordinación cuidadosa para minimizar la interrupción de las operaciones que ya estás llevando a cabo. Para conseguirlo es aconsejable disponer de un cronograma detallado y asignar responsabilidades claras para asegurar que todos los aspectos del plan se ejecutan eficientemente.

Monitoreo y control

Una vez implementado el plan de capacidad, el monitoreo y control continuos son esenciales para garantizar su efectividad. Esto implica seguir de cerca los niveles de producción, la utilización de recursos y los indicadores clave de rendimiento (KPIs) para detectar cualquier desviación del plan.

Revisión y ajuste

El capacity planning no es un proceso estático; requiere revisión y ajuste constantes. Después de un periodo de implementación, evalúa el desempeño del plan y recoge feedback de los diferentes departamentos involucrados. Analiza si se han alcanzado los objetivos de producción y si los recursos se han utilizado de manera eficiente. Cuando saques conclusiones realiza los ajustes necesarios en el plan de capacidad.

¿Con que KPIs podemos medir la eficiencia del capacity planning?

La eficiencia del capacity planning puede evaluarse mediante distintos KPIs que ayudan a hacerse una idea de cómo de óptima está siendo la planificación de la capacidad de una organización:

Capacity utilization

Es una métrica que mide el grado en el que una empresa utiliza su capacidad de producción instalada. Indica qué porcentaje de la capacidad total disponible se está usando realmente para la producción de bienes o servicios.

Un nivel alto de utilización de capacidad generalmente indica una operación eficiente, mientras que un nivel bajo puede sugerir subutilización de recursos o potencial para aumentar la producción sin necesidad de inversiones adicionales.

Utilización de mano de obra

Mide el porcentaje de utilización de los recursos disponibles, como empleados, equipos y espacio.

Utilización del espacio de almacenaje

Mide el porcentaje del espacio total de almacenamiento que está efectivamente utilizado para almacenar productos o mercancías.

¿Cómo convive y se integra el capacity planning con otros procesos de negocio?

El capacity planning es un proceso que no puede entenderse de forma independiente. Al fin y al cabo, es un engranaje más que debe integrarse con otros procesos de negocio en una organización para garantizar una gestión eficaz de los recursos y una alineación adecuada con los objetivos empresariales. De modo que, ¿Cómo se integra con el resto de procesos dentro de una compañía y cuál es su impacto?

Planificación estratégica

• Integración: El capacity planning se alinea con los objetivos estratégicos de la organización para garantizar que la capacidad de producción esté en consonancia con las metas a largo plazo.
• Impacto: La capacidad de producción debe ser capaz de respaldar las estrategias de crecimiento, expansión de mercado o diversificación de productos de la empresa.

Planificación de la demanda

• Integración: La previsión de la demanda es fundamental para el capacity planning, ya que es la base para conocer cuánta capacidad será necesaria para satisfacer las necesidades del mercado.
• Impacto: Permite ajustar la capacidad de producción de manera proactiva en función de las variaciones en la demanda, optimizando así la utilización de los recursos y minimizando los costes operativos.

Planificación de la cadena de suministro

• Integración: El capacity planning debe prever los recursos que serán necesarios para satisfacer la demanda, lo que implica una estrecha colaboración con los proveedores y la gestión de la cadena de suministro.
• Impacto: Asegura que la capacidad esté alineada con los flujos de materiales, componentes y producto acabado en la cadena de suministro, evitando interrupciones en la producción

Gestión de recursos humanos

• Integración: La planificación de la capacidad incluye la gestión de la mano de obra necesaria para ejecutar los procesos de la organización.
• Impacto: Facilita la planificación de la contratación, la formación y el desarrollo del personal en función de las necesidades de capacidad, asegurando que haya suficientes empleados cualificados disponibles en todo momento.

Planificación financiera

• Integración: El capacity planning tiene implicaciones financieras significativas en términos de costes de producción, inversiones en activos y presupuesto de operaciones.
• Impacto: Permite una asignación eficiente de recursos financieros, optimizando la rentabilidad y el retorno de la inversión en capacidad.

La eficiencia en el capacity planning es cuestión de equilibrio

En este blog hemos visto recurrentemente la importancia de mantener unos niveles de stock equilibrados que permitan a la empresa satisfacer la demanda y ofrecer el nivel de servicio que se propone al mismo tiempo que no incurre en gastos por sobre stock ni excesivos riesgos por obsolescencia.

Pues bien, en el caso de la capacidad, ocurre exactamente lo mismo. La falta de capacidad se traducirá en ventas perdidas y un exceso en una estructura sobredimensionada que no es eficiente. Y es a través del capacity planning como las organizaciones pueden regular su capacidad para encontrar el equilibrio.