Las roturas de stock son una señal muy visible de que tienes un problema en la cadena de suministro. Por otra parte, si absolutamente nunca tienes roturas de stock en tu almacén o en tus tiendas, también es posible que sea síntoma de otro tipo de problemas (un exceso de inventario).
Las roturas de stock tienen un impacto significativo tanto en tu margen de beneficio como en la experiencia de tus clientes.
De hecho, cuanto más graves sean tus problemas de roturas de stock, mayor será el impacto negativo en la experiencia del cliente. En última instancia, esto afectará a tus márgenes y, cuando empieces a ser consciente de la gravedad del problema, puede que ya sea demasiado tarde.
El efecto más inmediato de la rotura de stock es que no hay ventas. Pero, a largo plazo, la falta de existencias provocará que los clientes se vayan a otro sitio. Y si esto te sucede de forma recurrente, tendrás serios problemas.
Hay muchas razones por las que puedes quedarte sin inventario. Pero, con demasiada frecuencia, la rotura de stock se debe a una mala planificación.
¿Qué es una rotura de stock?
La rotura de stock se produce cuando una empresa se queda sin existencias de un determinado producto. Significa que el producto no está disponible en el almacén o en la tienda para que lo compren los clientes.
Ya sea por un error en la previsión de la demanda, picos inesperados de la misma o por interrupciones en la cadena de suministro, hay varias razones por las que pueden producirse roturas de stock.
En el mejor de los casos, las roturas de stock provocan únicamente pérdidas aisladas de ventas. En el peor, provocará la insatisfacción de los clientes, dañará la reputación de tu empresa y te hará perder posiciones en el mercado frente a competidores que tienen mucho stock para vender.
Hay una serie de estrategias que una empresa puede adoptar para protegerse eficazmente contra el riesgo de rotura de stock como disponer de un stock de seguridad optimizado o una buena previsión de la demanda.
6 causas habituales de las roturas de stock
1. Mala previsión de la demanda
Una previsión imprecisa puede tener numerosas repercusiones. La falta de existencias es una de ellas. La otra cara de la moneda es el exceso de stock, que puede ser un problema igual de perjudicial para tu negocio.
2. Errores de recuento y datos maestros inexactos
Las discrepancias en los niveles de inventario o simples errores de recuento pueden llevar a tu empresa a sobrestimar la disponibilidad de productos.
Esto supone un problema y es totalmente evitable con los sistemas adecuados. Sin embargo, sigue ocurriendo. Un producto se marca como disponible cuando no lo está, un cliente lo compra y, obviamente, no se podrá entregar.
Por supuesto, esto también ocurre a la inversa. En ocasiones el stock se marca como agotado en el sistema, pero en realidad sí están en el almacén. Ambas situaciones son problemáticas.
3. Mala monitorización del stock
Los datos de ventas son increíblemente valiosos para las empresas. Pero sólo si son precisos. Si tus datos son incompletos, inexactos o no están actualizados, tus niveles de inventario se desequilibrarán rápidamente. También te resultará mucho más difícil tomar decisiones empresariales eficaces.
Sin esta información, anticiparse y responder a los cambios en la demanda o la oferta es casi imposible.
Y así vuelven a aparecer las roturas de inventario. Para evitarlas, hay que controlar bien los niveles de stock y llevar a cabo el reaprovisionamiento en función de las ventas reales y las tendencias de la demanda.
4. Gestión ineficaz del capital circulante
Si no tienes suficiente capital circulante o gestionas mal la tesorería, tu capacidad de comprar stock para satisfacer la demanda se resentirá.
Esto puede suponer que el circulante quede bloqueado en activos no líquidos y provocar escasez de dinero efectivo en toda la empresa. Como resultado de estos dos problemas, el reaprovisionamiento de existencias podría retrasarse o limitarse.
5. Poca fiabilidad de los proveedores
Todas las empresas de la cadena de suministro sufren problemas en las entregas en algún momento de su existencia. Puede que incluso sea algo habitual.
Los retrasos, errores o faltas de cumplimiento en las entregas alteran la disponibilidad de los productos y pueden provocar roturas de stock.
Por supuesto, si tu proveedor se retrasa mucho o el pedido no llega completo, es muy posible que se produzca una rotura de stock
Ya se trate de retrasos en el transporte, problemas en el despacho de aduanas o simplemente limitaciones de capacidad de los proveedores, es necesario abordar los motivos de los problemas antes de que afecten a la disponibilidad de tus productos.
6. Reaprovisionamiento ineficaz del stock
Unos procesos fluidos engrasarán los engranajes de las operaciones de tu empresa. Por otro lado, unos procesos de reposición de producto ineficaces o lentos pueden provocar roturas de stock.
Esto es especialmente cierto si la demanda de tus clientes fluctúa a lo largo del año en función de la estacionalidad u otras tendencias.
Para evitar la posibilidad de que se agoten las existencias, hay que centrarse en hacer los pedidos con anticipación y reducir los plazos de entrega siempre que sea posible. La comunicación tanto con los equipos internos como con el resto de los agentes de la cadena de suministro debe ser una prioridad. Cuanto mejor sea la comunicación, mejor funcionará la empresa.
¿Cómo perjudica al negocio la rotura de stock?
La falta de existencias es un problema caro. Enseguida notarás el descenso de los ingresos por ventas perdidas debido a que los clientes no pueden comprar tus productos.
Como ya hemos mencionado, esto también provocará una experiencia poco satisfactoria para tu cliente. Que esto llegue a afectar a la reputación de la marca dependerá de cómo de grave sea el problema. Pero si al final tu cliente encuentra un proveedor más fiable, se marchará.
La pérdida de fidelidad de los clientes no es, obviamente, una buena estrategia para lograr el éxito empresarial a largo plazo. Sobre todo, si esos clientes antes fieles se vuelven fieles a tus competidores.
Es muy probable que tus costes operativos aumenten como consecuencia de la falta de stock.
El simple hecho de abordar el problema requerirá recursos y esfuerzos adicionales. Tal vez sea necesario acelerar los envíos, hacer pedidos urgentes, aumentar las horas de trabajo del personal, lanzar nuevas campañas promocionales o aumentar el gasto en marketing… La lista es casi interminable.
Puede que incluso tengas que ofrecer descuentos, con lo que las ventas que realices serán menos valiosas para la empresa. Del mismo modo, también pueden desaparecer oportunidades de venta cruzada.
Una solución habitual para muchas empresas es aumentar la inversión de capital circulante en stock de seguridad para asegurarse de no volver a sufrir escasez. Pero, por supuesto, esto también conlleva riesgos, como el aumento los costes de mantenimiento y el riesgo de exceso de stock y obsolescencia.
8 consejos para evitar las roturas de stock
Aunque a veces las roturas de stock son inevitables, puedes tomar medidas para que sean mucho menos probables.
He aquí algunos métodos de eficacia probada.
1. Mantén actualizados los datos maestros
Revisa periódicamente los datos de ventas y asegúrate de que los datos maestros son correctos. Deben reflejar los cambios en los atributos de los productos, los proveedores y los plazos de entrega, y garantizar una gestión precisa del inventario en todas las fases.
La aplicación de comprobaciones de validación de datos te servirá para identificar y corregir los errores que puedan surgir y garantizar la integridad y fiabilidad de la información.
2. Planificar promociones y ofertas especiales con precisión
Cuando se produce una rotura de stock, poner a la venta de forma reactiva otros artículos similares para evitar la decepción de tus clientes no es una estrategia rentable a largo plazo.
Los análisis predictivos y los datos históricos de ventas pueden ayudarte a prever el impacto de las promociones.
Del mismo modo, es imprescindible asignar y reponer las existencias con precisión.
Cuanto mejor colaboren los equipos de ventas y planificación con los de marketing, mejor será la coordinación durante las promociones.
3. Optimizar la planificación de ubicaciones múltiples
Las estrategias de asignación de stock en función de la demanda ayudarán a tu empresa a distribuir el inventario en función de los patrones de demanda y los requisitos de nivel de servicio según un enfoque que muchas veces puede ser regional.
Esto es especialmente útil para las empresas que operan en distintos lugares con patrones de demanda variables.
Los modelos de optimización de redes pueden ayudar a tu empresa a determinar los niveles óptimos de inventario.
4. Colaborar con los proveedores para optimizar la fiabilidad de los plazos de entrega
Como ya hemos visto anteriormente, la comunicación eficaz con los proveedores no es negociable para el éxito de tu empresa.
Intenta establecer acuerdos de nivel de servicio (SLA) con tus proveedores que definan las expectativas de plazo de entrega. Si es posible, penaliza las desviaciones e incentiva las entregas puntuales.
Trata de aportar a tus proveedores la mayor visbilidad posible de tus necesidades en el medio o largo plazo para que pueda prepararse para tu demanda prevista
Ayuda a tus proveedores a comprender las repercusiones de la falta de stock y colabora con ellos para tratar de que no suceda.
5. Mejorar la previsión y la planificación de la demanda
Aplica técnicas de previsión de la demanda que utilicen datos en tiempo real y análisis avanzados. Esto te permitirá estar en mucho mejor posición a la hora de ajustar tus previsiones con precisión.
Los errores de previsión son una de las principales causas de las roturas de stock. Las revisiones periódicas de la demanda te ayudarán a incorporar a tus modelos de previsión las tendencias del mercado, la estacionalidad y las actividades promocionales.
6. Diversificación de proveedores
Los proveedores te fallarán, a pesar de que ellos insistan en lo contrario. En ocasiones como esta, debes tener alternativas.
Utilizar una única fuente de suministro suele ser problemático cuando se quiere garantizar un suministro fiable a los clientes, por lo que es recomendable disponer de más de un proveedor para cada producto.
7. Establecer niveles de stock de seguridad y puntos de pedido basados en análisis de datos
No basta con comprar más stock para garantizar la disponibilidad. Hay que ser tan preciso como sea posible.
Para ello, realiza análisis estadísticos de la variabilidad de la demanda, los plazos de entrega y los objetivos de nivel de servicio.
Esto te ayudará a identificar mejor los niveles óptimos de stock de seguridad y los puntos de pedido. También podrás equilibrar mejor tus costes de mantenimiento de inventario y reducir el riesgo de rotura de stock
8. Adoptar tecnología avanzada para la cadena de suministro
Las herramientas de planificación de la cadena de suministro que utilizan IA pueden ayudarte a mejorar el análisis de los patrones de demanda. Esto es mucho más efectivo que tratar de adivinar la demanda futura exclusivamente con los datos históricos.
Preguntas frecuentes sobre la rotura de stock
¿Qué es una rotura de stock?
Una rotura de stock se produce cuando una empresa se queda sin existencias de un determinado producto, lo que significa que los clientes no pueden comprarlo.
¿Cuáles son las causas de la rotura de stock?
La rotura de stock puede deberse a una mala previsión de la demanda, a interrupciones en la cadena de suministro, a picos inesperados de la demanda, a una gestión deficiente de las existencias y/o a una gestión ineficaz del capital circulante.
¿Cómo afecta la rotura de stock a una empresa?
Las roturas de stock provocan pérdidas de ingresos por ventas, clientes insatisfechos, daños a la reputación de la empresa, aumento de los costes operativos y pérdida de oportunidades de venta cruzada.
¿Cómo pueden las empresas evitar las roturas de stock?
Las empresas pueden evitar la falta de existencias manteniendo actualizados los datos maestros, planificando las promociones con precisión, optimizando la planificación para las múltiples ubicaciones, colaborando con los proveedores, mejorando la previsión de la demanda, diversificando los proveedores, estableciendo niveles de stock de seguridad y adoptando tecnologías avanzadas para la cadena de suministro.
