Planificación de ventas y operaciones (S&OP) en la era digital

En entornos volátiles y cambiantes, el S&OP (Sales and Operations Planning) ayuda a las empresas a trabajar de manera más ágil.

Si tu objetivo es embarcarte en el camino hacia la excelencia operativa, el S&OP permite a las empresas cerrar el ‘gap’ entre su estrategia y los objetivos operativos diarios. Sin embargo, para que el S&OP funcione eficazmente, las personas, los procesos y la tecnología deben estar conectados de manera fluida.

Si cuentas con el apoyo de un consultor experto y la tecnología adecuada ya tendrás mucho ganado. Estos dos factores te ayudarán a superar el desafío que supone alinear y coordinar equipos multidisciplinares para facilitar una colaboración efectiva.

Entonces, ¿cómo puede la tecnología integrar personas y procesos en toda tu empresa? Y, lo que es más importante, ¿cómo puede una herramienta avanzada de planificación como Slim4 ayudarte a aprovechar todo el potencial del S&OP en tu negocio?

En este artículo, exploraremos los fundamentos del S&OP y los desafíos que enfrentan las empresas al implementarlo. También exploraremos cómo Slim4 puede respaldarte a ti y a tu equipo a implantar este proceso.

Estrategia y táctica en el proceso de S&OP

En el contexto del S&OP, la estrategia y las tácticas son componentes interconectados que desempeñan roles distintos en el proceso de planificación. Y los términos “Above the line” y “Below the line” se utilizan comúnmente para distinguir estas perspectivas.

S&OP estratégico o above the line

Above the line (también conocido como S&OP descendente o estratégico) se refiere al proceso de planificación de alto nivel que se centra en decisiones estratégicas relacionadas con la cartera de productos, la demanda y la oferta. Implica debates y decisiones a nivel ejecutivo sobre previsiones de ventas a largo plazo, estrategias empresariales, tendencias del mercado y asignación de recursos. El S&OP Above the line suele abarcar un horizonte de planificación más largo, a menudo de meses o incluso años.

S&OP táctico o below the line

Por otro lado, el S&OP Below the line (también conocido como S&OP operativo o S&OP táctico) se refiere al proceso de planificación detallada que tiene lugar en los niveles inferiores de la organización. Implica traducir las decisiones estratégicas tomadas Above the line en planes factibles para productos, regiones o plazos específicos.

El S&OP Below the line se centra en horizontes de planificación a más corto plazo, normalmente semanas o meses, e implica consideraciones como la programación de la producción, la gestión de inventarios, el aprovisionamiento y la planificación de la distribución.

Diferencias entre el S&OP Above the line y Below the line

The main differences between S&OP Above the line and Below the line can be summarised as follows:

Enfoque estratégico vs enfoque táctico

El S&OP Above the line se centra en la toma de decisiones estratégicas y la planificación a largo plazo, mientras que el S&OP Below the line se centra en la planificación táctica y operativa.

Visión general vs visión detallada

Above the line S&OP implica discusiones y decisiones de alto nivel, mientras que Below the line S&OP implica una planificación y ejecución más detalladas.

Planificación a corto plazo vs a largo plazo

El S&OP Above the line suele cubrir un horizonte de planificación más largo, mientras que el S&OP Below the line cubre horizontes a más corto plazo.

Tanto el S&OP Above the line como el Below the line son componentes importantes de un proceso S&OP eficaz, ya que ayudan a alinear los objetivos estratégicos con la ejecución operativa y garantizan que la organización esté bien preparada para satisfacer las demandas de los clientes al tiempo que optimiza sus recursos.

En los últimos 30 años, hemos desarrollado nuestra plataforma de planificación de la cadena de suministro Slim4 para situarla en el corazón del proceso S&OP. Al conectar a los equipos en torno a una única fuente de verdad, las comunicaciones se vuelven fluidas y transparentes. Y, lo que es más importante, la confianza entre los equipos aumenta, ya que todos comprenden el impacto crucial que sus decisiones y acciones tienen en los objetivos generales del negocio.

Slim4: Una plataforma completa para el éxito del S&OP

Con Slim4, puedes optimizar los pasos de un proceso S&OP para crear visibilidad y fomentar la colaboración entre equipos.

Es más fácil ser consistente y comprometido cuando todos los equipos saben qué deben hacer y qué está sucediendo dentro de la organización. Al reunir a todos con una plataforma de planificación unificada, Slim4 ayuda a las empresas a tomar acciones estratégicas, tácticas y operativas con confianza.

Echemos un vistazo más de cerca a algunos de los principales procesos de S&OP y cómo son respaldados por Slim4:

• Proceso de recogida de datos
• Proceso de product management review

Proceso de recogida de datos

Afortunadamente, las empresas generan una gran cantidad de datos. Si a esto le añadimos los datos provenientes de clientes, proveedores y otros socios de la cadena de suministro, no hay escasez de fuentes de información.

Sin embargo, capturar estos datos e interpretarlos no es tarea fácil. Sin acceso a la información adecuada, tanto la visibilidad como las capacidades de toma de decisiones de tus equipos se verán seriamente obstaculizadas. En pocas palabras, llevar a cabo tu proceso S&OP sin unos datos sólidos es como conducir en la oscuridad sin luces.

Slim4 recopila automáticamente datos de ventas e inventario de tu ERP. Además, al incorporar datos externos, Slim4 permite a las empresas crear una visión integral de todas las operaciones y establecer una base sólida para la toma de decisiones efectivas.

Proceso Product management review

El Poduct managemt review se divide en distintos subprocesos.

Gestionar el catálogo de producto

Gestionar el catálogo de producto no es fácil. Saber qué artículos deberían estar en el almacén o cuales deberían gestionarse contra pedido, puede llevarte demasiado tiempo, y sin un sistema que te permita tomar decisiones ágiles se pueden generar excesos de stock. Slim4 te permite automatizar estas decisiones y las actualiza de forma diaria. Así tu equipo de marketing puede centrarse en añadir inteligencia de mercado a los planes de producto, promociones y demanda.

El lanzamiento de un nuevo producto en el mercado, introducir una nueva marca en el catálogo, ampliar el surtido que … son decisiones estratégicas, es decir Above the line, y a menudo impactan directamente en las operaciones, es decir, Below the line. Por ejemplo, querer entrar en el mercado asiático tiene implicaciones a nivel etiquetado, logística de transporte, normativas de calidad y un largo etcétera.

Para un director de producto el time to market es lo más importante y poder preparar con anticipación y mediante las iniciativas adecuadas la entrada en el mercado es fundamental. Hay que saber cuánto pedir al proveedor o cuánto vas a fabricar si se quiere entrar con un buen margen y calidad al mercado.

Slim4 muestra tu catálogo de producto y te muestra qué familias de productos están perdiendo ventas o qué lanzamientos de mercado están triunfando, permitiendo minimizar riesgos y maximizar oportunidades.

Colaboración y comunicación

La gran ventaja de un proceso S&OP es que promueve la colaboración y la comunicación. Comunicar en tiempo y forma facilita no sólo mejorar el beneficio empresarial sino también la buena sintonía entre los equipos. Esto permitirá que Ventas, Marketing y Operaciones estén preparados para remar en la misma dirección. En Slim4 es posible intercambiar información, archivos y notas entre todos los integrantes de los equipos, gestionar alertas y avisos de prioridad para que, de esta forma, los equipos pueden tener toda la información actualizada en tiempo real.

Slim4 gestiona en una única plataforma los planes de surtido, lanzamientos de nuevos productos, retiradas de producto del mercado y planes de promociones y eventos.

Planes de promoción, eventos y para la introducción y retirada de productos

Algunas de las actividades que realizan los Brand managers y Product managers son crear los planes de promociones futuras, a nivel marca, familia y canal de distribución o mercado. Esto supone preparar planes de eventos como campañas de navidad, campañas one shot, Black Friday, preparar las campañas de nuevos lanzamientos de producto y gestionar los planes de retirada de productos del mercado. En Slim4 es posible gestionar todos estos planes de forma ágil y rápida, decidir cuál es el volumen de venta esperado o cual es el mejor lift factor comparando con promociones pasadas y asignarles un objetivo.

Los Marketing managers tienen a su disposición en Slim4 y en una única pantalla una visión completa del estado y rendimiento de cada promoción. Slim4 muestra diariamente cómo evoluciona la venta vs la venta planificada y al finalizar la promoción muestra el lift final real. De esta forma es posible tomar acciones correctivas y planificar más fácilmente promociones futuras. Además es posible evaluar efectos promocionales como el halo, la canibalización y la saturación.

Todos estos planes sirven al equipo de ventas y marketing como instrumento para incentivar la demanda de productos, reforzar la imagen de marca y retener y ganar clientes. Slim4 captura todos estos planes y los traslada a necesidades de distribución, producción y/o compra de forma que el stock llegue al punto de venta siguiendo el calendario de envíos a tienda, pudiendo así maximizar la venta prevista de la promoción.

Proceso demand review

El objetivo fundamental del S&OP es tener un único plan de demanda para toda la compañía, si sólo hay un número y este número se comparte, conocido y transparente para todos, resulta difícil no creer en él. Y este es el objetivo del proceso: conseguir “el número”. Es decir, el valor de la venta esperada al nivel de agregación adecuado y relevante contra el que vamos a comparar nuestra expectativas y ambiciones como compañía o budget.

Conocer la demanda esperada a todos los niveles relevantes para la compañía

Como cada equipo tiene conocimiento e información en su área de responsabilidad, “el numero” debe poderse crear y comparar a diferentes niveles. Por ejemplo, un director de exportación querrá ver cómo será la previsión de ventas en los diferentes mercados o países de expansión. Por el contrario, un director regional de ventas querrá ver su previsión de ventas agrupada por geografía, norte del país, sur este, oeste. Incluso puede que un director global quiera esta misma información, pero agrupada en ventas por polos o continentes.

Un director de canal querrá tener visibilidad sobre la demanda en distintos canales como los distribuidores, talleres, grandes cadenas de supermercados, retailers, franquicias, canal online. Finalmente, brand managers, category managers y product managers querrán ver información agregada por marca, categoría y familia.

En Slim4 es posible crear agregaciones personalizadas a partir de una matriz que cruza tres componentes geográficos con tres componentes de surtido y calcular un plan de demanda a partir de las ventas históricas o a partir de la suma de los planes de demanda futura de los artículos que existen para cada agregación. Además, ofrece la opción de tener en cuenta o descartar la demanda promocional del plan.

Definir el horizonte de planificación

El horizonte de planificación también es muy relevante. Unos plazos de entrega largos, disrupciones en la cadena de suministro, cambios en nuestra capacidad de producción, nueva maquinaria o incluso nuevas instalaciones productivas pueden condicionar nuestras decisiones. En este punto nos debemos preguntar: ¿Los riesgos son asumibles? ¿Tenemos enfrente una nueva oportunidad? ¿Nuestros clientes están modificando su comportamiento?

En Slim4 podrás decidir cuál es el horizonte de planificación más adecuado, 12, 24 o 36 meses e incluir el componente de estacionalidad en el plan de plan de previsión.

Utilizar una unidad de medida

El siguiente paso es traducir “el número” a un mismo idioma, es decir, a una misma unidad de medida. Mientras el equipo de ventas querrá ver el plan de demanda en euros, operaciones querrá verlo a precio de compra, el financiero verlo en margen y el de logística en pallets o contenedores.

Slim4 permite visualizar el mismo plan de demanda en hasta 11 unidades de medida diferentes, incluyendo el precio de la línea de venta del TPV de forma que se integra en el plan de previsión de la demanda las ventas netas.

Crecimiento orgánico y Creación del presupuesto

Los cambios anuales de tarifas y los incrementos de ventas estructurales forman parte de nuestras previsiones de demanda. Slim4 permite evaluar el crecimiento orgánico esperado por incrementos de precio y por incrementos de volumen de ventas en todos los niveles de agregación.

Como no es fácil crear el presupuesto anual, a menudo es un porcentaje sobre las ventas del año anterior. Slim4 ayuda a las empresas en la creación del presupuesto mediante el cálculo del porcentaje de contribución sobre las ventas pasadas o las ventas futuras a todos los niveles de incluyendo el componente crecimiento orgánico.

Slim4 evalúa y monitoriza mensualmente ventas y previsiones e informa mediante diferentes KPI’s. Midiendo siempre a partir de una línea base y comparando con el año, trimestre o mes anterior es posible saber si hemos incrementando ventas o no, y detectar a tiempo cómo de cerca o como de lejos estamos de nuestro presupuesto.

Forecast Accuracy

Un proceso S&OP es un trabajo de equipo y el éxito o fracaso dependerá en buena medida tanto “del número” como de las personas. Por eso necesitaremos medir como de bueno es nuestro proceso S&OP. Queremos saber si estamos compartiendo suficiente información, con nuestros clientes, proveedores y compañeros de equipo y cómo de buena es esta información.

Slim4 mide el forecast accuracy de forma mensual y automática. Esto significa comparar las ventas reales contra las ventas esperadas y, de esta forma, poder evaluar si todos aquellos factores externos que sólo los equipos conocen han sido incluidos, como por ejemplo las tendencias del mercado y de nuestros clientes más importantes, las promociones y los eventos.

Integrar directivas, iniciativas/palancas a largo plazo

La evaluación de las condiciones del mercado y de nuestros competidores condicionarán nuestras decisiones estratégicas. La facilidad de entrada en un nuevo mercado quizás nos impulse a llevar a cabo una nueva iniciativa o a abrir un nuevo almacén regional en Asia. O, por el contrario, quizás la masificación de competidores en un mercado en concreto nos empuje hacia iniciativas que tengan que ver con el lanzamiento de nuevas líneas de producto y de producción o nuevos acuerdos con proveedores estratégicos.

Slim4 muestra en una única pantalla las estrategias de la compañía o directivas y sus diferentes iniciativas o palancas. Mediante diferentes swimlanes permite tener una foto real del progreso de los planes acordados durante el proceso S&OP permitiendo así gestionar responsabilidades y deadlines.

Slim4 permite crear iniciativas rápidamente para cada nivel de agregación, así la toma de decisiones es más ágil. Slim4, traslada el impacto esperado en la previsión según el calendario previsto de ejecución. Esto permite tener visibilidad sobre el plan de acciones anuales para llegar a cumplir los objetivos del presupuesto.

Además, podrás decidir si quieres trasladar el impacto de la iniciativa a nivel SKU o bien mantenerlo en el nivel agregado, facilitando la conexión entre los niveles superiores de planificación y los niveles más granulares ( below the line).

Proceso Inventory and Supply Review

Al finalizar el proceso de revisión de la demanda es necesario evaluar si tenemos suficiente capacidad para cumplir con el plan. Este proceso incluye la evaluación de nuestros proveedores y nuestra capacidad de producción. Slim4 te ayuda a entender a tus proveedores para que seas más competitivo. Cuando un proveedor no es capaz de suministrar la totalidad del pedido en la fecha acordada, podemos medir su capacidad de compromiso futuro u OTIF.

También es posible medir la cantidad realmente suministrada respecto a la cantidad inicialmente solicitada. Así sabemos en qué porcentaje cumplió con el volumen esperado CVP (Confirmed Volume percentage)

Empleando estos dos indicadores, se puede predecir el comportamiento futuro de nuestros proveedores y valorar el pasado y, de esta forma, tomar acciones al respecto. ¿Deberíamos buscar nuevos proveedores?, ¿Deberíamos cambiar aquel componente del producto que nos permita minimizar el riesgo de desabastecimiento? ¿Necesitamos incrementar el budget de compra? Si es así, ¿Cuánto riesgo estamos dispuestos a asumir?

Además podrás gestionar tu Budget de compra para cada región, país, familia, subfamilia…. De esta forma los presupuestos de compra estan en sintonía con el riesgo que se quiere asumir.

Conclusiones sobre el S&OP y cómo puede ayudarte Slim4

Cada parte del proceso necesita de personas y tecnología y Slim4 aporta la tecnología en todos y cada uno de estos procesos.

Los objetivos clave del S&OP son maximizar oportunidades, minimizar riesgos y tomar decisiones adecuadas basadas en el beneficio real esperado para toda la compañía. Es precisamente en este beneficio global en el que deben enfocarse los equipos.

Pero implementar un proceso S&OP no está exento de retos. Educar y motivar a las personas al nuevo paradigma, diseñar un buen proceso, alinear objetivos de los equipos, no magnificar las expectativas generadas y a la vez conseguir quick wins… No es una tarea sencilla.

Si quieres empezar un proceso S&OP, recuerda, es un viaje que nunca acaba y necesitas seleccionar a un buen compañero de viaje.