Scenario Planning: qué es y cómo integrarlo en tu proceso de S&OP

Hace 20 años que me dedico profesionalmente al sector de la supply chain y alrededor de 10 años que soy aficionado a la Fórmula 1. Y durante este tiempo he podido ver hasta qué punto son similares las carreras automovilísticas de élite y un buen proceso S&OP.

Los aspectos que tienen en común son muy numerosos. En primer lugar, una gobernanza muy bien definida, en la que las responsabilidades están muy claras. Trackside teams, mecánicos, equipos de estrategia, factory teams, ingenieros… Todos tienen muy claro a quien deben rendir cuentas.

Después, una diferenciación muy clara en lo que a planificación táctica y estratégica se refiere. Esto significa que los estrategas se ocupan de la visión a largo plazo, de las siguientes temporadas, mientras que los tácticos se ocupan de hacer ajustes para mejorar el rendimiento en las siguientes carreras.

Otro elemento básico en ambos es la X-Functional collaboration o colaboración cross funcional.

En Fórmula 1 todas las decisiones que se toman están respaldadas por datos. Y la cantidad de datos a analizar es ingente, ya que en un día de carrera cada coche genera un millón de puntos de dato por segundo que hay que procesar. En el caso de S&OP, también debería ser así, aunque como bien sabemos esto no es algo que ocurra siempre.

Y por último -aunque no menos importante- la relevancia de planificar escenarios. En el caso de la F1, planificar escenarios va mucho más allá de cuál será la estrategia de pit stop, sino que también se deben tener en cuenta las posibles acciones que se pueden tomar y cuál será el resultado de dichas acciones. Datos como la degradación de los neumáticos, la temperatura del asfalto, la meteorología, los insights de la propia competición… sirven para manipular los escenarios.

Y todo esto no es nada más que S&OP en acción. Si la F1 puede hacerlo una vez a la semana en un entorno sumamente competitivo, las empresas no tienen excusa.

¿Qué es scenario planning (Planificación de escenarios)? ¿Cuál es su papel en el proceso de S&OP?

Scenario planning es un método que mediante el pensamiento creativo crea hipótesis sobre futuros complejos e inciertos acerca de la planificación de la cadena de suministro.

Esto implica diseñar escenarios de “estado futuro” y la formulación de una pregunta y sus posibles respuestas para operar bajo cada escenario. Consta de 4 pasos:

1) Seleccionar la pregunta principal

El primer paso para construir escenarios es identificar la pregunta principal. A través de esta pregunta queremos identificar un problema u oportunidad para analizarlo.

2) Identificar drivers

Los drivers -o fuerzas impulsoras en español- son factores internos o externos que impactarán en el entorno empresarial en el que opera la organización y, consecuentemente, condicionarán las dinámicas futuras de la cadena de suministro. Pueden ser tendencias o incertidumbres a desarrollar.

3) Desarrollar escenarios

Una vez identificada una lista completa de drivers, el siguiente paso es reducir la lista a dos grupos de factores relevantes y que puedan responder a nuestra pregunta principal. Cada uno de esos dos grandes grupos se convertirán en nuestros escenarios de incertidumbre principales.

4) Comunicar las implicaciones de cada escenario

El último paso en la planificación de escenarios es identificar cómo se comportará la organización dependiendo del escenario y qué decisiones deberían tomarse según cada situación. Dentro del marco de un proceso S&OP, estas decisiones estratégicas se toman durante la reunión ejecutiva mensual.

Scenario planning: un ejemplo

Bajemos todo esto al mundo real y veámoslo con un ejemplo. Un gran retailer de productos electrónicos estaba valorando si penetrar en el mercado indio y empezar a abrir tiendas en ese país. Seis meses antes trabajaban con un escenario de crecimiento acelerado de entre el 25-45%, aunque también barajaban la posibilidad de que una nueva legislación afectara a su negocio. Por lo tanto, los ejes de incertidumbre estaban compuestos por el auge económico previsto del mercado y el marco regulador.

Finalmente, las autoridades indias promulgaron una nueva regulación por la que se incrementaron los aranceles para los productos electrónicos, lo que supuso un incremento de los costes que se trasladó a los consumidores. Como resultado de esto, la demanda en el país cayó mientras que en otros países -como Dubai, Thailandia o Singapur a los que los ciudadanos indios se trasladaban a realizar sus compras- creció. De este modo, de un mercado en auge se pasó a una demanda debilitada.

Aquí es donde scenario planning te puede ayudar. Obviamente no es posible mitigar completamente el riesgo, porque las previsiones nunca serán exactas al 100%, pero contemplar estos distintos escenarios y tener preparadas posibles respuestas.

Scenario Planning: posibles escenarios y riesgos

El ejemplo anterior de descenso de la demanda debido a los cambios regulatorios es solo un ejemplo de posible escenario y sus consecuencias. Pero hay muchos más.

Según las circunstancias que deba afrontar la empresa, se generarán escenarios de crecimiento o bien escenarios que limitarán su crecimiento. Veamos algunos de los escenarios más comunes a los que tienen que hacer frente las organizaciones.