Adoptez la Business Intelligence pour une meilleure prise de décision en matière de Supply Chain

La “Business Intelligence” (ou informatique décisionnelle) a été inventée pour la première fois par Richard Millar Devens dans son Cyclopædia of Commercial and Business Anecdotes en 1865. Devens l’utilisa pour décrire comment Sir Henry Furnese, un banquier, réalisa des bénéfices en agissant rapidement sur des informations du marché avant ses rivaux.

Avec une équipe de spécialistes de la Business Intelligence à travers les Pays-Bas, la Flandre, la France et l’Allemagne, Furnese est resté au courant des batailles pendant la Guerre de Neuf Ans. Cela lui a donné l’avantage, car il était le premier à être informé d’événements significatifs tels que la chute de Namur. Armé de ces informations exclusives, il a joué à la Bourse de Londres comme un professionnel, laissant ses rivaux derrière lui et empochant d’énormes bénéfices.

Que ce soit au lointain XIXe siècle ou aujourd’hui, il est essentiel de pouvoir utiliser toutes les données disponibles pour bénéficier à notre entreprise.

Lorsque nous parlons de Business Intelligence, nous ne parlons pas d’Excel, SQL, Power BI, Tableau ou Python.

La Business Intelligence n’est pas un outil mais plutôt votre capacité à détecter des schémas dans les données et à prendre des décisions une fois que vous les avez transformées en informations exploitables.

La pyramide de la Business Intelligence

Nous pouvons décrire le processus de BI en utilisant la pyramide de Business Intelligence. Les données constituent la base de la pyramide, donc la gestion des données est cruciale.

L’analyse des données commence par la stratégie de gestion : quel sera le rôle des données ? Qui les analysera ? Qui sera responsable de leur propriété ?

Il convient de noter que les analystes de données passent environ 75 % de leur temps à traiter les données avant qu’elles ne puissent être utilisées pour l’analyse.

Les données doivent ensuite être transformées en informations. Par exemple, nous pouvons analyser les données pour une catégorie d’articles afin de déterminer le niveau de stock optimal.

Ces données sont transformées en informations qui nous fournissent des connaissances. Une fois que nous comprenons le comportement d’un client, d’un fournisseur ou d’un groupe de produits, nous pouvons prendre des mesures pour améliorer les performances. Par exemple, si les délais de livraison d’un fournisseur particulier varient considérablement, nous pourrions trouver un autre fournisseur.

Ainsi, nous pouvons définir la BI comme le processus de collecte et d’analyse des données et les processus ultérieurs qui conduisent à l’amélioration des performances.

Avantages de la Business Intelligence

La Business Intelligence offre de nombreux avantages :

Obtenir une vue holistique

Grâce à la Business Intelligence, nous pouvons rapidement créer de nombreux rapports. Ces rapports nous permettent d’analyser toutes les données en temps réel, d’identifier d’éventuels problèmes dans notre entreprise et de détecter les tendances et les schémas liés à l’activité.

Informer les décisions stratégiques

La Business Intelligence permet des décisions stratégiques éclairées étayées par des données. Elle facilite la visualisation des informations pour améliorer notre compréhension des données et, par conséquent, une meilleure prise de décision.

Rapports rapides et précis

Selon le BI-Survey, 64% des entreprises affirment que la Business Intelligence les aide à générer des rapports et à analyser les données de manière plus agile. En adoptant la Business Intelligence, les entreprises peuvent visualiser les données en temps réel à travers des graphiques et des tableaux, ce qui leur permet de réagir plus rapidement.

Identification des tendances et des schémas

Un avantage significatif de la Business Intelligence est la capacité à prendre des décisions basées sur les données. Cela est dû au fait qu’elle fournit des outils pour détecter les tendances et les schémas. Ainsi, elle permet aux organisations de mieux comprendre leur entreprise et l’environnement dans lequel elles opèrent.

Méthodologie de génération de la Business Intelligence

Nous passons maintenant à l’exploration des méthodologies de génération de l’informatique décisionnelle. Ici, nous parcourrons les différentes phases du processus pour atteindre cet objectif.

Extraction, transformation et chargement des données

Cette étape combine l’entreposage des données et les processus ETL : Extraction, Transformation et Chargement. Il s’agit du processus de collecte, de nettoyage et de transformation des données provenant de plusieurs sources en un format adapté à l’analyse.

Stockage des données

Nous créons un référentiel centralisé où les données commerciales sont stockées pour un accès et une analyse ultérieure.

Analyse des données

À ce stade, nous procédons à l’analyse, et nous pouvons maintenant utiliser des techniques et des outils tels que Python, Power BI, ou autres pour explorer, visualiser et extraire des connaissances à partir des données.

Création de rapports et de tableaux de bord

Nous fournissons une présentation visuelle des données et des indicateurs clés de performance (KPI) pour faciliter le suivi de la performance commerciale.

Que faut-il pour commencer avec la Business Intelligence ?

De quoi avons-nous besoin pour commencer notre parcours BI ? Nous avons besoin de traduire les données en informations.

Nous utiliserons des techniques et des outils pour explorer, visualiser et extraire des connaissances à partir des données. En d’autres termes, nous utiliserons la pyramide BI complète.

Nous utiliserons le processus ETL et créerons les rapports à l’aide d’outils graphiques tels que Tableau et Power BI. Cela permettra de générer des rapports narratifs, facilitant la visualisation des données et des KPI, et ainsi le suivi de la performance commerciale.

À partir de là, nous prendrons des décisions opérationnelles, tactiques et stratégiques basées sur les connaissances.

Cependant, pour réussir, tout ce processus doit être étayé par une gouvernance des données robuste.

Gestion des données pour générer la Business Intelligence

Peut-être connaissez-vous le proverbe “On récolte ce que l’on sème”. En substance, cela souligne que la qualité des résultats dépend directement de la qualité des données entrantes.

Il y a trois éléments à considérer lors de la gestion des données.

La prise de conscience des données est nécessaire. Cela signifie que nous devons définir le rôle des données dans nos opérations, qui exécutera les plans, qui est responsable des données et qui en est le propriétaire.

Cela implique que les données doivent être précises, complètes, fiables et cohérentes. Cela signifie également travailler sur la disponibilité des données, la gestion de la définition des données et la sécurité des données. Les données ont une grande valeur et doivent être sécurisées.

Les données et les KPI doivent être cohérents dans toute l’organisation. Si nous n’avons pas d’informations claires et unifiées, les différentes parties de l’entreprise discuteront de différents concepts et unités de mesure, et tout sera un grand désordre.

La gouvernance des données est la combinaison de stratégies, de personnes et de processus qui doivent être alignés vers un objectif commun : la qualité des données.

La responsabilité repose à la fois sur la direction et les employés. En règle générale, c’est assez simple : si un employé crée des données, il doit également en assumer la responsabilité.

Business Intelligence et Supply Chain

Maintenant, discutons plus en détail de la relation entre la Business Intelligence et la Supply Chain. Commençons par nous demander pourquoi nous avons besoin de la BI dans la Supply Chain.

Tout d’abord, la Supply Chain joue un rôle central dans toutes les organisations, et la gestion de la Supply Chain est difficile. La gestion des stocks est également très complexe. Elle implique un ensemble d’acteurs interconnectés, tels que les fournisseurs, nos équipes internes et nos clients.

C’est pourquoi cela doit être une priorité stratégique. Si la Supply Chain n’a pas cette pertinence, nous réduirons l’efficacité de notre entreprise. C’est pourquoi il est important de partager les informations de la Supply Chain. D’où l’importance du processus de BI dans la gestion de la Supply Chain et des stocks.

Aspects de mesure de la performance de la Supply Chain avec la Business Intelligence

Établir des objectifs pour les KPI liés à la Supply Chain et au stock à l’avance est essentiel.

Pour cela, il est essentiel de savoir comment les KPI sont définis. Les KPI dans la planification des stocks ne peuvent pas être isolés. La planification des stocks se compose principalement de 3 aspects interconnectés :

• Le niveau de service fourni au client.
• Les besoins en stocks.
• Les contraintes de capacité des personnes et des ressources.

Ces trois aspects sont toujours liés, et il est essentiel de surveiller simultanément les trois indicateurs. Si vous ne vous concentrez que sur un domaine, vous obtiendrez inévitablement une sous-optimisation dans l’un des autres.

Par exemple, arrêter de commander suffit si l’objectif est de réduire les stocks et d’augmenter le taux de rotation. Cependant, si vous ne mesurez pas le niveau de service, qui dicte le besoin en stocks, vous pouvez atteindre un objectif mais manquer vos autres objectifs critiques.

Un autre exemple est que si l’objectif est d’améliorer le service, nous pourrions y parvenir en investissant dans les stocks, mais alors le niveau de stocks augmente en flèche.

Tout est interconnecté, et un équilibre doit être trouvé.

Nous devons discuter des stratégies commerciales de base pour mieux comprendre cette corrélation entre les objectifs commerciaux.

Les stratégies business dans la Supply Chain

Leadership produit

Pour atteindre le leadership dans ce domaine, vous devez essayer d’avoir le meilleur produit à travers :

• Une innovation technologique majeure.
• Une image de marque supérieure.
• Un meilleur délai de mise sur le marché que la concurrence.

Si notre stratégie est celle du leadership produit, nous devons disposer d’une Supply Chain rapide et agile dans laquelle la gamme de produits change constamment et où nous devons surveiller les produits qui restent. L’élément principal à surveiller sera les stocks excédentaires.

Leadership de service

La deuxième stratégie commerciale possible est celle de pouvoir offrir le meilleur niveau de service. C’est-à-dire, le Customer Intimacy :

• Cela implique une satisfaction client élevée.
• Fournir un service maximal avec les stocks nécessaires et même l’intégrer avec les systèmes du client.

Pour être leader dans le service, nous devons disposer d’une Supply Chain fiable et agile dans laquelle la gamme de produits répond aux différents besoins des clients. Par conséquent, nous devons surveiller les sorties de stocks et la manière dont nous servons le client. Dans ces cas, le niveau de service est l’indicateur principal pour suivre la Supply Chain.

Leadership en coûts et excellence opérationnelle

La troisième stratégie est l’excellence opérationnelle. C’est-à-dire, être capable de fonctionner au coût le plus bas possible. Pour y parvenir, nous avons besoin des éléments suivants :

• Un degré élevé de fiabilité.
• Un portefeuille ciblé.
• Se concentrer sur le coût total de possession.

Enfin, si notre stratégie est celle du leadership en coûts, c’est-à-dire l’excellence opérationnelle, nous devons disposer d’une Supply Chain adéquate où la gamme de produits est efficace et ciblée et où nous devrons surveiller les niveaux de rotation.

Pour donner un exemple de chacune de ces stratégies, nous pouvons penser à Apple comme leader en produit, à la FNAC comme leader en service, et à certaines chaînes de distribution à bas prix comme leader en coûts, avec très peu de choix pour chaque type de produit et des coûts très contrôlés.

Il est important de définir une stratégie claire car sans cela, vous ne saurez pas où vous concentrer.

Quels KPI de la Supply Chain sont pertinents pour notre Business Intelligence ?

Voyons quels indicateurs de performance de la Supply Chain nous devrions mesurer avec notre processus de Business Intelligence.

Si nous voulons mesurer la performance globale de la Supply Chain et penser à des indicateurs plus courants et compréhensibles pour toute l’organisation, nous devrions nous concentrer sur les suivants :

• Disponibilité
• Jours de stock
• Rotation des stocks
• Valeur des stocks
• Niveau de service
• Surstock
• Ruptures de stock

Comme mentionné précédemment, ne regardez jamais qu’un seul indicateur de performance. Vous devez en regarder plusieurs pour que la gestion de la Supply Chain ne devienne pas déséquilibrée.

Le deuxième élément à contrôler est la prévision. Pour les anticiper, nous utiliserons la précision de la prévision, analyserons les tendances à un niveau groupé par segment ou catégorie de produit, et gérerons les promotions ou événements spéciaux.

Le troisième élément serait la gestion des achats, où nous surveillons l’écart entre les préconisations de commande et les encours de commandes, les alertes de casse et de surstock, et le nombre de commandes ouvertes et leur taux de réalisation.

Il est également essentiel de surveiller la performance des fournisseurs. Pour cela, nous surveillons le OTIF (Livraison à temps dans son ensemble ou commandes livrées à temps et en totalité) et le CVP (Pourcentage de volume confirmé), qui est une mesure moins connue et moins exigeante qui calcule la qualité du fournisseur en pourcentage de réalisation.

Par exemple, si nous commandons 100 boîtes et que le fournisseur en livre 90, cela donnera un 0 pour la mesure OTIF mais un 90 % pour la mesure CVP. Avec ces données, nous pouvons établir un classement des fournisseurs.

Pour mener une analyse approfondie, il est essentiel de structurer les rapports de manière à visualiser les indicateurs de performance selon des dimensions pertinentes telles que les catégories, les entrepôts, les planificateurs, etc. Vous devez également choisir les indicateurs de performance sur lesquels vous voulez vous concentrer et définir les actions associées pour les améliorer.

Recommandations pour un bon processus de Business Intelligence

Commençons par les cinq étapes critiques pour créer un processus de Business Intelligence efficace.

1) Accélérer l’adoption de la Business Intelligence avec des objectifs SMART

Les objectifs de l’organisation doivent être SMART : spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis. Un exemple d’objectif SMART pourrait être : “Nous voulons que au moins 80% des gestionnaires prennent des décisions grâce à la BI dans les 12 prochains mois.” Cela est spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et avec un échéancier clair.

2) Analyser les composantes critiques pour l’adoption de la Business Intelligence

Nous devons tenir compte des éléments critiques de l’entreprise : les équipes, les processus et les outils technologiques.

En ce qui concerne les équipes, nous devons créer de la responsabilité et de la responsabilisation avec des sponsors de projet et des leaders clairement définis. De plus, les équipes doivent disposer des compétences techniques nécessaires et être formées.

Nous pouvons réfléchir aux processus de gestion des données, à la gouvernance des données et éventuellement à la gestion du changement. Enfin, nous devons sélectionner les outils à utiliser, tels que Power BI, Tableau, Python, ou autres.

3) Éviter la surcharge de rapports

Nous devons veiller à ne pas noyer notre équipe sous une avalanche de rapports. Sinon, nous risquons de nous perdre dans les détails et de ne plus pouvoir saisir l’ensemble de la situation, ce qui pourrait nous paralyser par une analyse excessive.

Nous n’avons pas à créer un nouveau rapport pour chaque besoin ; nous pouvons réutiliser les existants. Il est essentiel de bien définir l’objectif d’un rapport avant de commencer à le développer.

Nous devons être attentifs aux détails et nous fixer des objectifs simples : KISS, pour Keep It Simple and Stupid. En d’autres termes, essayons de garder les choses aussi simples que possible.

Lorsque vous envisagez de créer ou non un nouveau rapport, demandez-vous : est-ce essentiel ? Si non, ne le faites pas.

4) Considérer les différents besoins en information

Nous devons prendre en compte différents besoins en information. Chaque partie de l’entreprise a besoin d’informations à un niveau différent.

Nous pouvons fournir plusieurs niveaux de détail dans chaque rapport afin que chaque service dispose rapidement des informations dont il a besoin. Ce que recherche le directeur général n’est pas la même chose que ce que recherche le contrôleur de la Supply Chain ou la personne chargée de la prévision ou du processus d’approvisionnement.

5) Éviter les écueils courants de la BI

Enfin, il est crucial d’éviter les erreurs courantes qui peuvent survenir.

La première consiste à manquer de responsabilisation en ce qui concerne la qualité des données. Pour remédier à cela, il est nécessaire d’établir une matrice RACI claire.

La deuxième erreur réside dans le manque de définitions de données. À titre de mesure corrective, nous élaborerions une liste exhaustive de définitions.

La troisième erreur est liée à une faible qualité des données. Pour résoudre ce problème, il est impératif de sensibiliser et de mettre en place une gouvernance des données.

La quatrième erreur est que seule une partie du personnel reconnaît la valeur que les données devraient avoir. Nous envisagerions de remédier à cette situation par le biais de la communication, de la formation et en mettant en évidence les avantages de la Business Intelligence ainsi que les conséquences d’un manque de données adéquates à travers toute l’organisation.