Gestion des stocks : Obtenir une perspective à 360° avec le S&OP

Les départements d’une entreprise ont tous des objectifs différents. Cela se ressent notamment au niveau de la Supply Chain, l’équipe étant confrontée à des conflits entre ces objectifs.

Qui n’a jamais vu quelqu’un de l’équipe des ventes regretter le manque de stock dans l’entrepôt ? Ou quelqu’un de la finance refuser une commande, à son avis, en raison d’une mauvaise utilisation du fonds de roulement ?

C’est l’une des grandes difficultés rencontrées dans le développement d’une entreprise. La rentabilité dépend de la capacité de chacun à travailler dans le même but. Les stocks sont au cœur de nombreuses entreprises, et les perspectives différentes conduisent souvent à des prises de décision inadaptées.

Le problème est que les départements de votre entreprise ont besoin d’objectifs différents. Pour obtenir d’excellents résultats, les objectifs des membres de l’équipe financière vont naturellement différer de ceux qui travaillent dans les achats ou tout autre département.

Les ventes veulent des ventes, le marketing veut un budget plus important. L’équipe Supply Chain veut plus d’espace. Et les opérations veulent simplement éviter la gestion de crise et éteindre les incendies.

Chacune des équipes de votre entreprise doit améliorer la communication et le partage de ses attentes, ce qui permettrait d’aligner leurs stratégies de manière à atteindre ses objectifs. Ce n’est qu’alors que vous pourrez travailler vers une meilleure planification de la Supply Chain.

Aujourd’hui, nous vous montrons comment vous pouvez utiliser le S&OP comme une plateforme pour unifier tout le monde dans l’entreprise afin de prendre de meilleures décisions.

Réussite de la gestion des stocks : les perspectives

La réussite de la Supply Chain a des significations différentes pour différentes personnes. Cela inclut divers départements de votre entreprise. Cela conduit à une planification cloisonnée, une communication médiocre et des résultats négatifs, affectant notamment le travail du responsable de la Supply Chain.

Explorons quelques perspectives.

Le département commercial

Pour les commerciaux, le stock signifie “opportunité”.

C’est le mot-clé que les commerciaux associent au stock.

Si vous n’avez pas de stock, vous ne pouvez pas répondre aux attentes de vos clients. Vous pouvez alors potentiellement perdre des ventes, affecter l’image de votre marque, ou simplement rendre plus difficile une réalisation de vente ultérieure.

Le département commercial est souvent motivé par des incitations de vente, et non par l’atteinte d’objectifs de marge. Cela peut entraîner des attentes irréalistes quant à ce que devrait être votre niveau de stock. Ou pire encore, acheter des stocks en prévision d’une grosse commande qui pourrait ne jamais se concrétiser.

Comme chaque pièce mise en stock est une opportunité, les ventes demanderont régulièrement plus, sans un plan raisonnable sur la manière de le transformer en profit.

Le département financier

Pour la finance, le stock signifie “argent”.

Le stock est un actif avec un risque associé élevé.

Bien que l’inventaire soit plus liquide que d’autres actifs, comme l’immobilier, il est moins liquide que l’argent comptant. Également, une partie du stock peut être obsolète et ne peut pas être transformée en argent sans des efforts significatifs.

Du point de vue financier, cela peut conduire à considérer le stock comme un coût que vous devez gérer. La finance comprend mieux que la plupart la valeur du stock. Si vous parvenez à avoir en moyenne 1 unité en stock et à réaliser 12 ventes par an, c’est plus rentable que d’avoir 4 unités en stock pour faire 12 ventes.

D’autre part, la finance est relativement peu préoccupée par la dépréciation et plus attentive aux problèmes de trésorerie. Il est alors possible que les collaborateurs de ce département vous demandent de réduire les investissements en fonds de roulement, le problème étant qu’il est plus facile de réaliser des réductions sur les stocks qui sont en mouvement, ce que vous cherchez à obtenir.

Une considération importante lors de la gestion des problèmes de trésorerie est de voir où vous pouvez faire des économies.

Le département opérations

Pour les opérations, le stock signifie “efficacité”.

Les personnes travaillant dans la logistique, l’entreposage et le transport sont nées pour optimiser. Pourquoi se donner la peine d’ouvrir un colis, alors qu’il est beaucoup plus facile d’expédier une palette complète ?

Pour les collaborateurs du département opérations, l’efficacité est une conviction fondamentale, et il est parfois difficile pour eux de comprendre pourquoi certaines inefficacités sont nécessaires, voire de remarquer que leur efficacité coûte en réalité de l’argent à long terme, car une charge complète de camion peut rester en stock pendant des mois, par exemple.

Le département achat

Pour les achats, le stock équivaut aux “coûts d’acquisition par unité”.

Les équipes chargées des achats sont d’excellents négociateurs et cherchent toujours à trouver la meilleure affaire. Leur talent naturel est de tout obtenir d’un fournisseur. Toutefois, l’impact sur la Supply Chain est plus difficile à quantifier.

Les grandes Quantités Minimales de Commande peuvent augmenter considérablement le Total Cost of Ownership (TCO) d’un article. Les longs délais de livraison accroissent la nécessité d’avoir plus de stock.

Vous devez remplir un conteneur ? Nous pourrions avoir besoin d’une quantité correspondant à entre 1 et 6 mois de stock.

Les équipes achat sont souvent incitées par des considérations de dépenses. Moins elles dépensent par unité, mieux c’est, notamment car les remises peuvent conduire à la négociation de nouveaux contrats.

La gestion des conflits avec le S&OP

Ces perspectives différentes peuvent entraîner des conflits au sein de votre entreprise. Ces conflits ont probablement déjà eu des répercussions et affectent votre résultat net, pour devenir une cause principale de frustration et de fatigue.

Par conséquent, votre entreprise doit mieux s’aligner, non seulement sur vos objectifs et attentes, mais aussi sur la direction à prendre lorsque des problèmes surviennent.

Vos équipes doivent être conscientes des contraintes dans lesquelles votre entreprise opère.

Comment y parvenir ?

Le S&OP un lien entre les différents points de vue

La Planification des Ventes et des Opérations (ou S&OP pour Sales & Operations Planning) est un processus bien établi où les départements se réunissent mensuellement pour discuter à la fois de l’alignement des ventes et de la demande, et de la réalisation opérationnelle de cette demande.

Le processus S&OP est similaire à celui d’un orchestre. Il peut être composé de nombreux individus talentueux qui travaillent bien individuellement, mais un résultat bien plus beau est obtenu lorsqu’il y a harmonie. Le S&OP est le processus d’harmonisation ou de synchronisation.

L’objectif de cet article n’est pas de discuter en détail du processus S&OP, mais il faut souligner qu’il s’agit probablement du cadre le plus propice pour résoudre les conflits entre vos départements.

Toute personne impliquée dans la planification de la Supply Chain devrait réaliser l’importance de détenir des stocks pour les clients au moment où ils en ont besoin, et la nécessité de collaborer avec les équipes chargées des ventes pour y parvenir.

Tout planificateur devrait savoir quand une pénurie de trésorerie est susceptible de se produire. En collaboration avec les commerciaux, la finance peut atténuer un manque de trésorerie en se débarrassant de produits non désirés au lieu de simplement les déplacer, de sorte que les ventes futures ne soient pas compromises.

Le service achat peut concevoir des contrats autour du coût total de possession.

De nombreux fournisseurs sont probablement prêts à répondre à vos demandes pour vendre des articles en plus petites quantités et à des prix plus élevés… ou en plus grandes quantités et à des prix plus bas.

Avec les opérations, vous devrez probablement convenir que vos quantités économiques de commande peuvent facilement être arrondies à des unités logiques. Par exemple, peut-être que l’expédition de trois produits est seulement légèrement moins chère que l’expédition d’un paquet complet.

L’optimisation jusqu’au dernier chiffre après la virgule a souvent des effets indésirables. Et étant donné que la plupart des paramètres avec lesquels vous travaillez ne sont jamais exacts à 100 %, la différence peut être négligeable.

Comment le S&OP peut-il permettre une meilleure gestion des stocks ?

Le S&OP est une partie cruciale du processus de gestion des stocks. Il joue un rôle central dans l’amélioration de la collaboration entre les différentes équipes au sein de votre entreprise.

Alignement interfonctionnel :

Le S&OP réunit les parties prenantes clés de divers départements, notamment les ventes, les opérations, la finance, le marketing et la Supply Chain.

En impliquant des représentants de ces diverses équipes, le S&OP veille à ce que tout le monde soit aligné sur les objectifs et les buts de gestion des stocks de l’entreprise.

Partage des données et transparence :

Le S&OP repose sur des données précises et en temps réel provenant de différents départements. Cela permet aux équipes de partager des informations de manière transparente et de maintenir une source unique de vérité. Lorsque les équipes ont accès aux mêmes données, cela favorise la confiance et encourage la prise de décision collaborative.

Intégration de l’offre et de la demande :

Le S&OP permet aux équipes de synchroniser leurs efforts en alignant les prévisions de la demande avec les capacités de la Supply Chain.

Les équipes commerciales et du marketing fournissent des informations précieuses sur la demande du marché, tandis que les équipes des opérations et de la Supply Chain fournissent des données sur la capacité de production et de distribution. En collaboration, elles travaillent à équilibrer l’offre et la demande, réduisant ainsi le risque de ruptures de stock ou de situations de surstock.

Planification de scénarios :

Le S&OP permet aux équipes de comparer différents scénarios pour faire face à différentes conditions du marché et incertitudes.

En collaborant sur ces scénarios “et si”, vos équipes peuvent anticiper d’éventuels problèmes et élaborer des stratégies pour atténuer les risques. Cette approche collaborative renforce l’agilité et la préparation.

Décision consensuelle :

Les réunions du S&OP impliquent souvent des discussions, des négociations et la recherche d’un consensus entre vos équipes. Les décisions sont prises collectivement, en tenant compte des avis et des préoccupations de chaque équipe.

Ce processus décisionnel collaboratif garantit que votre stratégie de gestion des stocks est équilibrée et acceptable pour toutes les parties prenantes.

Amélioration continue :

Le S&OP n’est pas un événement ponctuel, mais un processus continu.

Vos équipes doivent se réunir régulièrement pour examiner et affiner votre plan. C’est un cycle d’amélioration continue qui encourage vos équipes à collaborer pour trouver de meilleures façons d’optimiser les niveaux de stock, de réduire les coûts et de répondre efficacement aux demandes des clients.

Communication et responsabilité :

Le S&OP établit des canaux de communication clairs entre les équipes. Chaque équipe est responsable d’actions et de résultats spécifiques, et ces responsabilités sont clairement définies dans le processus S&OP.

Cette responsabilité garantit que les équipes sont motivées à collaborer efficacement pour atteindre leurs objectifs.

Approche centrée sur le client :

La collaboration à travers le S&OP est centrée sur la satisfaction des besoins de vos clients. En alignant toutes les équipes sur une approche centrée sur le client, vous pouvez vous assurer que les décisions de gestion des stocks priorisent la satisfaction du client, ce qui est essentiel dans les marchés concurrentiels d’aujourd’hui.

Les indicateurs clés de performance :

Le S&OP inclut souvent des indicateurs clés de performance (S&OP KPI) qui sont suivis et surveillés de manière collaborative. Vos équipes peuvent voir l’impact de leurs actions sur la rotation des stocks, les niveaux de service et d’autres indicateurs pertinents, ce qui encourage une collaboration continue pour obtenir de meilleurs résultats.

Cependant, avant de revoir l’ensemble de la stratégie de l’entreprise, il n’est pas suggéré d’aligner chaque KPI dans votre entreprise.

Différents départements signifient différentes personnes, et donc différentes incitations à réussir. Vous devez travailler pour obtenir un alignement raisonnable, et le S&OP est un excellent processus qui vous permet d’atteindre cela.

Réflexions finales sur le S&OP

Le S&OP demeure l’une des solutions les plus efficaces dans le domaine du commerce moderne pour harmoniser les objectifs parfois divergents de vos divers départements.

Bien qu’il ne soit en aucun cas une solution miracle pour une stratégie de gestion des stocks efficace, c’est une méthode incroyablement réussie pour maintenir votre entreprise sur la bonne voie et offrir à vos clients un moyen significatif de répondre à leurs demandes.

Cela signifie que les commerciaux comprendront les restrictions de la finance. Et la finance comprendra pourquoi les ventes agissent de la manière dont elles le font. Cela aidera votre équipe d’approvisionnement à voir le point de vue du département marketing. Et cela pourrait bien aider votre directeur de la Supply Chain à être plus serein.

Mais surtout, cela rassemble votre entreprise sous un même toit stratégique, travaillant en collaboration vers un objectif unique. C’est une approche à 360°, pour s’assurer que votre entreprise est consciente de la vision d’ensemble alors que vous naviguez dans des marchés de plus en plus difficiles.

Pour plus d’informations sur l’un des sujets abordés dans l’article d’aujourd’hui, contactez un expert de Slimstock.