KPIs S&OP : Mesurer la planification des ventes et des opérations

La mise en place d’un S&OP est un processus qui demande de l’énergie, de la discipline et de la ténacité. L’entreprise doit effectivement allouer des ressources et les personnes adéquates pour assurer le succès de ce processus. De plus, les équipes impliquées, dans toutes les zones fonctionnelles de l’entreprise, doivent consacrer des heures à le concevoir et le poursuivre.

Il n’y a pas de récompense sans effort, tout comme aucune entreprise ne s’attend à des résultats sans contrepartie. Mais on ne peut prétendre avoir obtenu des résultats que lorsque l’on constate effectivement un changement positif.

Mais comment savoir si le projet S&OP obtient des résultats ?

Un processus S&OP demande du temps et demande des efforts sur le long-terme. Les actions de court-terme apportent à ce processus mais ce n’est pas une finalité. Il faut alors être discipliné dans la répétition du processus, de manière mensuelle, en le pratiquant et en l’améliorant tous les mois. In fine, cela permet d’atteindre les résultats projetés.

Quels résultats attendre d’un processus S&OP ?

Un bon résultat signifie que vous pouvez démontrer votre capacité à fournir de la valeur à vos clients en leur fournissant les bons produits et services. Mais lorsque vous fournissez également le bon produit en bonne quantité et au bon moment, vous obtenez des clients heureux et fidèles.

Dans le cadre d’un processus S&OP, un bon résultat signifie que vous êtes capable d’identifier ce que vous pouvez améliorer et ce qui ajoute de la valeur, que ce soit tangible ou intangible.

Les résultats intangibles

Un bien intangible apporte des avantages, mais il n’est pas facilement quantifiable. Ce n’est pas un bien matériel que nous pouvons stocker dans notre entrepôt. Il n’est pas facilement convertible en euros, et il ne peut même pas être vu, touché ou ressenti.

Toutes les entreprises ont des actifs intangibles. Une marque, l’expertise approfondie d’un sujet spécifique au sein de l’organisation ou le talent des personnes et des équipes sont tous considérés comme des actifs intangibles.

Imaginez la puissance de la marque de grandes entreprises comme Coca Cola et Apple, ou la connaissance approfondie de ces grandes entreprises pharmaceutiques qui ont sauvé le monde du COVID, ainsi que toutes les entreprises qui ont un capital humain énorme.

Dans un processus S&OP, certains des résultats que nous obtenons sont intangibles. Par exemple, l’amélioration de la collaboration et de la communication. S&OP permet l’accès aux données et aux informations et favorise des canaux de communication plus transparents, ce qui facilite l’apprentissage au sein de l’entreprise. De cette manière, de meilleures décisions sont prises et le leadership à tous les niveaux est encouragé et renforcé.

Les résultats tangibles

Un résultat est tangible lorsqu’il est quantifiable, par exemple, une augmentation nette annuelle du chiffre d’affaires, un pourcentage d’économies dans une certaine zone fonctionnelle ou processus, un revenu ponctuel spécifique ou un impact direct sur le résultat net de l’entreprise.

Les résultats doivent être mesurés. Cela permet de les rendre visibles et de démontrer leur portée. Ensuite, lorsque nous les démontrons effectivement, nous attirons l’attention de l’équipe. De plus, s’ils sont bons, vous convertissez votre équipe à l’application de ce processus.

Mesurer les résultats du S&OP : les principaux KPIs

Pour mesurer les résultats et la portée du processus S&OP, pour les communiquer ensuite, notamment, la première étape consiste à établir des KPIs.

Un KPI est un indicateur de performance qui nous permet de quantifier si les actions que nous menons dans le cadre d’un processus commercial sont efficaces et si nous obtenons les résultats attendus.

Par exemple, si notre objectif est d’augmenter nos niveaux de service, nous pouvons investir du temps et des efforts dans l’amélioration de nos opérations logistiques d’entrepôt. Cependant, si nous n’avons pas les bons produits en quantités suffisantes et “à temps”, il sera difficile d’améliorer notre service.

Ainsi, notre objectif ne devrait pas seulement mesurer le temps de traitement d’une commande dans l’entrepôt, mais aussi le nombre d’urgences sur une période donnée, la ponctualité de nos fournisseurs (OTIF) et le niveau de précision de nos prévisions (précision des prévisions).

Idéalement, lors de la mise en œuvre d’un processus S&OP, nous centraliserons nos principaux KPIs qui nous permettra d’associer un indicateur de performance à chaque activité que nous réalisons. Pour ce faire, nous choisirons soigneusement les KPIs qui sont raisonnables et réalisables, car tous les objectifs et activités ne peuvent être mesurés.

Comment définir des KPIs ?

L’objectif principal de la définition et de la centralisation des KPIs est de permettre d’accomplir les activités suivantes :

• Surveiller l’évolution du KPI grâce à l’observation et à la collecte de données, en suivant toujours la même norme de mesure
• Vérifier si nous nous écartons de nos objectifs. Ensuite, nous pouvons identifier les causes, ce qui nécessite plus d’attention, et quels ajustements le processus nécessite pour nous ramener en ligne avec le plan ;
• Guider l’organisation vers un objectif commun, facilitant le leadership et la motivation des personnes qui en font partie.

Il existe différentes approches pour décider quels sont les meilleurs KPIs. Nous devrions être en mesure d’identifier et de mesurer :

1. La manière dont nos clients nous voient
2. Les processus dans lesquels nous excellons
3. Notre façon de créer de la valeur
4. La manière dont nos partenaires actionnaires nous voient

Une bonne façon de faire cela est d’associer un KPI à chaque phase du S&OP visant à mesurer le bénéfice et le résultat attendu.

Principaux KPIs pour l’étude du catalogue de produits

Lors de l’étude du catalogue de produits, nous pourrions décider de vouloir augmenter les ventes et réduire le taux d’articles obsolètes.

Par conséquent, nous devrions améliorer le succès de nos promotions, le temps de mise sur le marché et la gestion du cycle de vie des articles.

Ainsi, nos KPIs pourraient être la réduction des articles obsolètes, le volume prévu des promotions par rapport au volume réel des promotions, les ventes prévues de nouveaux articles par rapport aux ventes réelles de nouveaux articles, et le pourcentage total de stock selon le cycle de vie.

Principaux KPIs pour l’analyse de la demande

Lors de l’étude de la demande, nous pourrions établir que nous voulons augmenter les ventes et accroître le taux de fidélisation des clients.

Par conséquent, nous devrions améliorer notre niveau de service, réduire les délais livraison vers nos clients et diminuer le nombre de ruptures de stock.

Ainsi, nos KPIs pourraient être le délai de livraison moyen vers nos clients, les commandes en attente, le nombre d’achats répétés et le nombre d’incidents clients.

Principaux KPIs pour l’analyse des stocks et de l’approvisionnement

Lors de l’analyse des stocks et de l’approvisionnement, il serait intéressant de connaître nos niveaux de stock, la fréquence des ruptures, le taux de livraison à temps (OTIF – un KPI pour mesurer la capacité d’engagement de nos fournisseurs) et le pourcentage de conformité des fournisseurs (CVP – un KPI pour mesurer le respect de nos fournisseurs).

Principaux KPIs pour la réunion préalable à la réunion mensuelle de direction

Avant la réunion mensuelle de direction, les principaux chefs d’équipe devraient se réunir pour évaluer si le plan au niveau S&OP présente des limites, des opportunités ou des risques.

Le résultat de cette réunion devrait être un ordre du jour comprenant tous les points qui seront discutés lors de la réunion mensuelle de direction où des décisions seront prises au plus haut niveau.

Cette “pré-réunion” est l’occasion d’évaluer différents scénarios, de déterminer quelles décisions devraient être portées à la réunion de direction, d’identifier les risques financiers – tels que le manque de trésorerie – et de confirmer les principaux KPIs.

C’est à ce moment que nous adoptons une vision globale des KPIs du processus et les comparons aux objectifs financiers de l’entreprise pour confirmer si le S&OP présente les résultats attendus.

Principaux KPIs pour la réunion mensuelle de direction

À la fin du processus mensuel S&OP, nous présenterons les KPIs permettant d’évaluer l’état actuel de l’entreprise.

Les principaux objectifs de cette séance sont de prendre des décisions au niveau de l’entreprise et d’approuver le plan S&OP.

Certains des KPIs qui peuvent être évalués incluent la part de marché, l’expansion géographique, la croissance de l’entreprise et l’utilisation de la capacité.

Les bonnes pratiques de la définition de KPIs

Enfin, gardez à l’esprit que choisir les bons KPIs peut parfois être un peu délicat.

Opter pour la solution la plus facile et la plus rapide est un bon point de départ. Mesurer abondamment ne garantit pas de meilleurs résultats. Il est peut-être préférable d’avoir quelques KPIs qui fournissent des données pertinentes plutôt que beaucoup qui ne fournissent pas d’informations significatives sur la manière dont vous exécutez votre processus S&OP.

Voici quelques idées pour vous aider à décider quels KPIs adopter :

1. Évitez de tatonner. Choisissez un KPI et tenez-vous-y autant que possible
2. Définissez des KPIs que vous pouvez mesurer facilement et qui n’ont pas d’impact négatif sur les processus opérationnels
3. Communiquez efficacement les KPIs. Votre équipe doit savoir ce qui sera mesuré et dans quel objectif
4. Orientez le KPI vers une motivation positive. Essayez d’aligner les incitations personnelles et celles de l’entreprise
5. Alignez vos KPIs sur la stratégie de votre entreprise. Si votre stratégie est axée sur la confiance client, vous aurez besoin de niveaux élevés de stock. En revanche, si votre stratégie est basée sur l’excellence opérationnelle, vous rechercherez l’efficacité des coûts
6. Utilisez les KBIs (Key Behavioural Indicators), Indicateurs Comportementaux Clés, pour mesurer vos résultats intangibles tels que l’engagement dans votre processus S&OP, le niveau de coopération et de collaboration

Conclusion : L’avenir réside dans la transformation digitale et la collaboration

Dans l’environnement très perturbateur d’aujourd’hui, le changement constant est la norme. Les entreprises sont confrontées à des défis tels que le changement climatique, les prix élevés de l’énergie, des clients de plus en plus exigeants et des pénuries de talents.

Cet état permanent d’hyper-vigilance commerciale nécessite une transformation et une réinvention constantes.

La mise en œuvre d’un processus S&OP est un projet dont l’objectif doit être d’obtenir des avantages, des améliorations et des résultats, mais c’est aussi un projet de changement de votre entreprise, visant à soutenir le changement auquel celle-ci est confrontée. Les entreprises évoluent, mais vos collaborateurs doivent évoluer avec elle.

Un projet S&OP facilite ce processus de transformation, et la technologie est son plus grand allié. Ce que les machines peuvent faire, laissez-les faire. Et laissez vos équipes consacrer leur temps et leurs efforts à créer, améliorer et faire croître l’entreprise. C’est la seule façon d’obtenir des résultats concrets.