6 consigli per raggiungere l’eccellenza attraverso un efficace Vendor Managed Inventory (VMI)

Il Vendor Managed Inventory (VMI) non è un concetto nuovo. Esiste da decenni. Ma è un processo con cui dovrete avere sempre più familiarità se continuerà la tendenza dei rivenditori di generi alimentari a chiedere ai loro fornitori di essere più proattivi.

Se seguirete questo approccio, sono diverse le considerazioni da fare.

In primo luogo, dovrete pianificare con attenzione le scorte. In secondo luogo, avrete a che fare con esigenze di livello di servizio molto elevate e, infine, dovrete avere un rigido controllo dei costi.

È sicuramente un lavoro difficile, ma può essere gestito al meglio grazie ad alcuni consigli.

Con la diffusione di questo concetto nella catena di approvvigionamento alimentare, in particolare nelle catene di supermercati, i fornitori possono gestire meglio i livelli di inventario, in modo più accurato e con maggior tempo a disposizione.

Gli aspetti positivi dell’adozione di un approccio come il VMI sono l’instaurazione di un rapporto più stretto e più collaborativo con i clienti e la possibilità di cogliere migliori opportunità commerciali. Ma ci possono essere anche delle insidie.

Se non viene fornita la quantità corretta di scorte e/o se i tempi sono sbagliati, vi troverete rapidamente a fare i conti con alcune problematiche e sarete costretti, ancora una volta, ad adottare un approccio reattivo.

Allo stesso modo, se i costi della catena di approvvigionamento si gonfiano o le differenze inventariali aumentano, vi troverete in una situazione altrettanto difficile.

Il VMI può essere complicato ed è necessario avere a disposizione informazioni aggiornate e il miglior supporto possibile.

Noi di Slimstock siamo consapevoli del potere del VMI e sappiamo che, se gestito correttamente, può sbloccare prestazioni molto più elevate nella vostra catena di fornitura, soprattutto nel settore alimentare. Abbiamo assistito molte aziende nella transizione e quindi, oltre a conoscere gli elementi che possono ispirarne il successo, sappiamo anche dove il processo può presentare delle problematiche.

Che cos’è il Vendor Managed Inventory (VMI)?

Si tratta di un fornitore che gestisce l’inventario presso il cliente. Ad esempio, un grossista o un produttore che gestiscono l’inventario in loco presso un centro di distribuzione di un supermercato.

Garantire una fornitura adeguata è il punto cruciale della logica di base. Si tratta quindi di un approccio proattivo che elimina la possibilità di errori nella fornitura reattiva.

In qualità di fornitore di prodotti alimentari, invece di ricevere ordini di acquisto dal rivenditore, sarete voi a generare i vostri ordini di rifornimento sulla base di dati aggiornati e dei KPIs associati.

I KPIs saranno concordati con il rivenditore e gestiti nel vostro accordo sul livello di servizio (SLA). Una volta definiti, sarà necessario prestare attenzione e rispettare le condizioni precedentemente stabilite.

Ogni articolo, punto di inventario e categoria di prodotto avrà un livello minimo di servizio e, naturalmente, una durata di conservazione prevista prima di essere ritirato dalla vendita. È probabile che si incorra in una sanzione se non si soddisfano i requisiti, poiché il rivenditore si sforza di offrire al cliente finale i prodotti più freschi e con la migliore disponibilità possibile.

Il contratto deve prevedere che i dati richiesti, come i livelli di inventario, i dati di vendita e i modelli di consumo previsti (previsioni), vi vengano forniti con puntualità e precisione. In questo modo, l’accordo diventa una partnership reciprocamente vantaggiosa.

I tanti volti del VMI

Il VMI ha molteplici sfaccettature. La forma che assume il processo scelto indirizzerà la strategia da seguire.

La proprietà legale della merce è una delle questioni più importanti da trattare.

Quindi, chi è il proprietario degli articoli in magazzino? Il fornitore o il rivenditore? A che punto avviene il trasferimento da uno all’altro? Se avviene quando un prodotto viene prelevato dal magazzino dal rivenditore, bisogna parlare di consegna.

Un altro fattore da considerare è la frequenza delle consegne di rifornimento. Ci sono fasce orarie fisse o vi è maggiore libertà?

Tenete presente anche che le modalità di rifornimento possono variare. Dovrete consegnare direttamente alle porte del centro di distribuzione? Oppure dovrete consegnare gli articoli alla filiale locale o addirittura al cliente finale? Potreste essere responsabili di portare le scorte direttamente sugli scaffali.

A causa di queste variabili, lo scambio di informazioni corrette e precise è uno dei fattori più importanti per il successo di un modello VMI. Più le parti sono informate e consapevoli, maggiori sono le probabilità di successo.

Un punto da considerare su questo fronte è se potete ottenere informazioni in tempo reale sulle scorte o se vi basate su aggiornamenti occasionali. Vi affidate a previsioni mensili o potete accedere ai dati dettagliati dei punti vendita (POS) per costruire il vostro quadro della domanda futura?

L’informazione è potente in un modello VMI, soprattutto quando prende in considerazione i vostri prodotti e i consumatori che li acquistano.

Lo sradicamento delle scorte di sicurezza

Dal punto di vista della catena di fornitura, il VMI è un concetto brillante. È possibile eliminare un anello dalla catena di fornitura ed eliminare di conseguenza un’ulteriore incertezza.

Pensate a non dover mantenere scorte di sicurezza. Pensate all’eliminazione degli ordini inattesi che vi arrivano a casa: il vantaggio di calcolare da soli gli ordini e di eliminare l’effetto “bullwhip”.

Sarete in grado di gestire meglio i costi della supply chain e di bilanciare i costi degli ordini di rifornimento con quelli di produzione e trasporto.

Anche per i rivenditori i vantaggi del VMI sono molteplici. Il carico di lavoro della pianificazione può essere ridotto, sono necessari meno manager nel team di pianificazione dell’inventario e, l’inventario è gestito meglio perché ha meno scorte.

Tuttavia, non è tutto positivo e il VMI potrebbe presentare nuove sfide, in quanto la riduzione dell’onere di pianificazione non alleggerisce il vostro carico di lavoro perché potrebbe essere impegnativo gestire gli inventari presso le sedi di più rivenditori.

Occorre dunque considerare i diversi livelli di vendita, le promozioni individuali, l’impatto delle interruzioni su più siti e le diverse caratteristiche dei fornitori.

Questo è il compromesso da considerare. Avete la tecnologia per supportare il passaggio a un modello VMI? Avete la capacità di farlo internamente?

Se siete in grado di adottare un modello VMI, i vantaggi che ne derivano rendono il passaggio molto utile. Le maggiori opportunità commerciali esistono e possono essere colte, ma solo se si è in grado di gestire le difficoltà aggiuntive.

L’efficienza con cui gestite la vostra catena di approvvigionamento farà la differenza nella decisione di passare a un modello VMI per la vostra azienda. Un’ottima gestione delle scorte significa combinare efficacemente processi, sistemi e persone e, se ben fatta, può ridurre i costi e generare ricavi molto più elevati.

Ma bisogna fare attenzione.

Ecco sei consigli per aiutarvi nel percorso verso il successo della VMI

Slimstock ha riscontrato un grande successo nel settore alimentare. I consigli che seguono si basano sulla nostra esperienza ultratrentennale nell’aiutare i fornitori in questo percorso di trasformazione.

Suggerimento 1: Fissare obiettivi realistici

Il motto “puntuale, completo” è la mecca del rifornimento degli ordini. Ma il VMI va ben oltre. Il rivenditore con cui lavorate fisserà dei KPIs e analizzerà regolarmente i vostri successi. Dal momento che vi siete assunti la responsabilità, dovrete dimostrare di averli raggiunti.

A nessuno piace un partner che fa troppe promesse e non le mantiene, e questo è certamente vero in un modello VMI.

Il KPI più importante è il livello di servizio.

È necessario mostrare la frequenza con cui un prodotto è disponibile in magazzino al momento giusto.

I rivenditori possono fissare questa percentuale al massimo. Ma voi dovrete tenere sotto controllo i vostri costi. Che rischio c’è nelle differenze inventariali? E quanto inventario dovrete tenere per facilitare l’accordo?

Raccomandiamo di analizzare tutti i costi prima di accettare qualsiasi cosa. È molto meglio prendersi tutto il tempo necessario prima di chiudere l’accordo iniziale, per non rischiare di pentirsene, di infrangere un KPI o di chiudere del tutto il VMI in un secondo momento, perché siete stati troppo impulsivi.

Non essere in grado di soddisfare i propri margini avrà un impatto su di voi e sul rivenditore.

Suggerimento 2: Assicuratevi di avere i dati corretti

In un modello VMI, i dati non sono vostri. Si trovano su un sistema gestito da un’altra azienda a cui dovrete accedere. Come potete ottenere questi dati? E con quale frequenza?

Potete accedere a tutti i dati necessari per gestire con successo l’operazione? Potete collegare senza problemi questi dati ai vostri sistemi IT ed evitare colli di bottiglia?

Con diverse ubicazioni di magazzino, è necessario visualizzare i livelli di inventario attuali, la pipeline e l’allocazione dei punti vendita/clienti in un batter d’occhio.

Anche considerazioni più piccole, come codici articolo diversi, possono compromettere la vostra capacità di successo. La comunicazione è fondamentale, come per la maggior parte degli elementi della catena di approvvigionamento. Attraverso uno scambio dati continuo riuscirete ad avere le informazioni sempre corrette.

Il modo per sapere se ciò è possibile è testarlo prima di iniziare ufficialmente.

Suggerimento 3: Elevare le capacità di previsione

Previsioni affidabili sono alla base di una supply chain di successo e non sono negoziabili per ottenere una fornitura perfetta e livelli di inventario ottimali.

Per avere una previsione affidabile, è necessario un buon processo.

Per un buon processo, occorrono i migliori sistemi disponibili. Oggi sono disponibili sistemi software con impressionanti metodi di previsione statistica e tecniche di intelligenza artificiale per aiutarvi a ottenere previsioni sempre più accurate.

Ovviamente, con il VMI, i dati su cui si fa affidamento provengono dal rivenditore. Pertanto, il suggerimento di cui sopra diventa ancora più critico.

Suggerimento 4: Automatizzare il processo di rifornimento

L’automazione può essere un enorme elemento di differenziazione nel modello VMI. Una buona previsione aiuta. Tuttavia, la comprensione degli ordini di rifornimento ottimali per i diversi articoli e le diverse ubicazioni di magazzino è complicata.

Il vostro processo decisionale potrebbe fare la differenza tra profitto e perdita. La tecnologia può aiutare, soprattutto quando si tratta di intelligenza artificiale e di automazione.

Come gestire le piccole decisioni necessarie per ogni rivenditore in un foglio di calcolo? Potete giustificare il lavoro manuale necessario a minimizzare i costi per i carichi di consegna, i tempi e la durata degli scaffali?

L’intelligenza artificiale può prendere queste decisioni per voi in base ai criteri da voi stabiliti. Si tratta di creare un sistema dinamico di pianificazione della supply chain in grado di monitorare i vostri KPIs e di supportare il vostro management, senza drenargli tempo eccessivo.

Suggerimento 5: Anticipare i vincoli operativi

Più si rifornisce, più i costi aumentano. I livelli di inventario perfetti devono bilanciare il risultato e il costo per ottenerlo.

Non si tratta semplicemente di avere libero accesso ai vostri centri di distribuzione. Dovete considerare che si tratta di aziende operative; ogni consegna potrebbe interrompere la loro giornata lavorativa. La comunicazione sui vostri piani è fondamentale, in quanto sono loro a gestire le fasce orarie a vostra disposizione.

Molto spesso si verificano anche ritardi nella prenotazione o nello stoccaggio della merce fornita. La vostra eccellente gestione del tempo è importante, ma non dovrete gestire il team operativo del vostro cliente.

Un approccio integrato alla pianificazione della supply chain è fondamentale per la gestione del VMI.

Suggerimento 6: Non aspettarsi miracoli e continuare a migliorare

Il miglioramento continuo dovrebbe essere sempre una costante nella vostra catena di fornitura. Questo non è diverso per il VMI. Sì, è un’opzione molto utile per numerose aziende, soprattutto nel settore alimentare, ma non si tratta di una palla magica in grado di risolvere tutti i vostri problemi.

Esiste una curva di apprendimento per la VMI.

Il vostro team potrebbe svolgere nuovi compiti che non ha mai svolto prima o lavorare in un modo nuovo o con un nuovo team.

Gli obiettivi di performance hanno senso mentre tenete traccia di tutto ciò che è in vostro potere? La gestione delle aspettative è indispensabile per la vostra azienda e per le aziende che rifornite.

Spesso suggeriamo di condurre uno schema pilota e di imparare con il cliente per allineare le aspettative alla realtà. Riunioni regolari vi aiuteranno a correggere le discrepanze e a gestire il processo VMI in modo accurato.

In questo modo i vostri clienti vi considereranno un partner strategico da tenere con sé, piuttosto che un fornitore che sperimenta nuove strategie a proprio vantaggio.