Capacity planning: Fare di più con meno

Per tutte le aziende, la soddisfazione dei clienti è fondamentale per il successo. Superate le loro aspettative e raccoglierete i frutti di entrate ricorrenti grazie a una maggiore fedeltà e a una migliore immagine del marchio. Meglio ancora, potrete attirare nuovi clienti attraverso il passaparola… Per questi motivi, un alto livello di servizio – in grado di consegnare il prodotto richiesto dal cliente nei tempi e nelle quantità concordate – è una priorità per qualsiasi azienda.

Per i distributori e i dettaglianti, ciò significa che è necessario disporre di una capacità sufficiente: scorte per soddisfare la domanda, una forza lavoro sufficiente e le attrezzature e le infrastrutture necessarie per raggiungere questo obiettivo. Nel caso delle aziende manifatturiere, c’è anche l’ulteriore complessità di dover svolgere un processo che trasforma le materie prime e/o i semilavorati nell’articolo finale o nel prodotto finito.

Nel tentativo di raggiungere questi obiettivi, le aziende hanno una capacità che non possono superare a causa di vari vincoli. Quanto più alta è questa capacità, tanto più l’organizzazione sarà pronta a rispondere ai picchi della domanda senza temere di perdere le vendite. Allo stesso tempo, però, dovrà affrontare costi fissi più elevati. Per trovare il punto di pareggio è necessaria la pianificazione della capacità, di cui parleremo in questo articolo.

 

Che cos’è la pianificazione della capacità?

L’equilibrio è sempre una virtù e la pianificazione della capacità non fa eccezione. Se si pianifica al massimo, si avrà una sovraccapacità che costerà cara all’azienda. Allo stesso modo, una pianificazione troppo “snella” può significare che non sarete in grado di soddisfare la domanda. Ciò di cui si può essere certi, tuttavia, è che entrambe le situazioni sono dannose per l’azienda.

La pianificazione della capacità cerca di trovare un equilibrio. Pertanto, possiamo definirla come il processo di determinazione della quantità di risorse necessarie per soddisfare la domanda futura di prodotti o servizi. Questo approccio cerca di bilanciare la disponibilità di risorse con la domanda, garantendo che un’azienda possa operare in modo efficiente senza incorrere in eccessi o carenze.

 

Quali fattori devono essere presi in considerazione nella pianificazione della capacità?

I fattori da prendere in considerazione per la pianificazione della capacità sono diversi:

Domanda di mercato

Questo è forse il punto più elementare della pianificazione della capacità, perché se non si ha idea di quale sarà la domanda, è praticamente impossibile pianificare correttamente la capacità necessaria. Per prevedere la domanda nel modo più accurato possibile, è necessario prendere in considerazione i dati storici, le informazioni di mercato, le fluttuazioni stagionali e altre metriche importanti.

Risorse umane

La vostra capacità come azienda sarà anche strettamente legata alle mani disponibili e al fatto che la vostra forza lavoro abbia la formazione e le competenze necessarie per raggiungere i vostri obiettivi.

Tecnologia e attrezzature

Nel contesto della pianificazione della capacità produttiva, la tecnologia e le attrezzature svolgono un ruolo cruciale. Nel caso delle aziende manifatturiere, la capacità produttiva è direttamente correlata alla qualità e alle condizioni delle macchine e degli strumenti. Se le attrezzature sono obsolete o non in buono stato di manutenzione, la capacità produttiva sarà compromessa. Per i rivenditori e i distributori, una tecnologia e un’attrezzatura migliori si traducono in una maggiore efficienza e quindi in una maggiore capacità.

Infrastrutture

L’infrastruttura, che comprende sia le dimensioni che la progettazione delle strutture, è un altro fattore determinante nella pianificazione della capacità. I limiti fisici dello stabilimento, del centro di distribuzione o dei negozi (tra gli altri) possono limitare la possibilità di aumentare la capacità, anche se sono disponibili altre risorse. Una progettazione efficiente può migliorare il flusso di lavoro. Anche la valutazione e la pianificazione di future espansioni dell’infrastruttura sono fondamentali per garantire la possibilità di scalare le operazioni quando necessario.

Materie prime

Per i produttori, la disponibilità e la qualità delle materie prime è essenziale anche per mantenere la massima capacità produttiva. Le interruzioni nella fornitura di materiali possono causare interruzioni della produzione, incidendo negativamente sulla capacità di soddisfare la domanda.

Finanza

L’aspetto finanziario non può essere ignorato in questa pianificazione. È necessario garantire che le risorse finanziarie siano allineate ai piani di capacità. Ciò include la disponibilità di un budget adeguato per l’acquisto di macchinari, l’assunzione di personale e la manutenzione delle infrastrutture. La salute finanziaria dell’azienda influenza quindi la sua capacità.

Strategia aziendale

La pianificazione della capacità deve essere allineata alla strategia complessiva dell’azienda. Se la strategia prevede una crescita aggressiva, la capacità deve essere pianificata per sostenerla. Ciò significa non solo disporre delle risorse necessarie, ma anche della flessibilità necessaria per adeguare la capacità in base alle opportunità del mercato. Gli obiettivi a lungo termine dell’azienda devono guidare le decisioni sulla capacità per garantire che tutto sia focalizzato sugli stessi gol da raggiungere.

Gestione dell’inventario

La gestione delle scorte è importante anche per la pianificazione della capacità. Il mantenimento di livelli adeguati di scorte assicura che la domanda possa essere soddisfatta senza incorrere in costi eccessivi o rischi di obsolescenza.

 

In quali fasi si articola la pianificazione della capacità?

Il processo di pianificazione della capacità può essere suddiviso in diverse fasi.

Analisi della situazione attuale

Determinare l’attuale capacità produttiva, comprese le risorse umane, i macchinari, gli impianti e la tecnologia. Allo stesso modo, è necessario identificare i vincoli e i colli di bottiglia dell’azienda.

Previsione della domanda

Come già detto, la previsione della domanda è una fase critica della pianificazione della capacità. Senza una stima accurata della domanda futura, qualsiasi piano di capacità sarà inefficace.

Strategie di sviluppo delle capacità

Sviluppare strategie di capacità significa decidere come soddisfare i requisiti di capacità identificati. In questo caso, esplorerete diversi approcci, come l’aumento dell’efficienza operativa, l’investimento in nuovi macchinari, l’assunzione di più personale o l’esternalizzazione di parte della produzione o di altri processi.

Attuazione del piano di capacità

Una volta definita la strategia, è il momento di mettere in pratica il piano. L’attuazione del piano di capacità può comportare l’acquisto di nuove attrezzature, la riorganizzazione delle linee di produzione, la formazione di personale aggiuntivo o l’ampliamento delle strutture. Questa fase richiede un attento coordinamento per ridurre al minimo le interruzioni delle attività esistenti. A tal fine, è consigliabile avere un calendario dettagliato e assegnare responsabilità chiare per garantire che tutti gli aspetti del piano siano eseguiti in modo efficiente.

Monitoraggio e controllo

Una volta implementato il piano di capacità, il monitoraggio e il controllo continui sono essenziali per garantirne l’efficacia. Ciò comporta il monitoraggio dei livelli di produzione, dell’utilizzo delle risorse e degli indicatori chiave di prestazione (KPI) per individuare eventuali deviazioni dal piano.

Revisione e adeguamento

La pianificazione della capacità non è un processo statico; richiede una revisione e un adeguamento costanti. Dopo un periodo di attuazione, è necessario valutare le prestazioni del piano e raccogliere feedback dai diversi reparti coinvolti. Analizzate se gli obiettivi di produzione sono stati raggiunti e se le risorse sono state utilizzate in modo efficiente. Quando si traggono le conclusioni, si apportano le necessarie modifiche al piano di capacità.

 

Quali KPI possiamo utilizzare per misurare l’efficienza della pianificazione della capacità?

L’efficienza può essere valutata attraverso diversi KPI che aiutano a farsi un’idea di quanto sia ottimale la pianificazione della capacità di un’organizzazione:

Utilizzo della capacità

Metrica che misura il grado di utilizzo della capacità produttiva installata da parte di un’azienda. Indica la percentuale della capacità totale disponibile che viene effettivamente utilizzata per la produzione di beni o servizi.

Un livello elevato di utilizzo della capacità indica generalmente un’operazione efficiente, mentre un livello basso può suggerire un sottoutilizzo delle risorse o un potenziale di aumento della produzione senza ulteriori investimenti.

Utilizzo della manodopera

Misura la percentuale di utilizzo delle risorse disponibili, come dipendenti, attrezzature e spazi.

Utilizzo dello spazio di archiviazione

Misura la percentuale dello spazio di stoccaggio totale che viene effettivamente utilizzato per immagazzinare prodotti o merci.

 

In che modo la pianificazione della capacità coesiste e si integra con altri processi aziendali?

La pianificazione della capacità è un processo che non può essere compreso in modo isolato. Si tratta infatti di un singolo ingranaggio che deve essere integrato con altri processi aziendali nella più ampia macchina aziendale per garantire una gestione efficace delle risorse e l’allineamento con gli obiettivi. Come si integra quindi con gli altri processi aziendali e qual è il suo impatto?

Pianificazione strategica

• Integrazione: La pianificazione della capacità è allineata agli obiettivi strategici dell’organizzazione per garantire che la capacità produttiva sia in linea con gli obiettivi a lungo termine.
• Impatto: La capacità produttiva deve essere in grado di sostenere le strategie di crescita, espansione del mercato o diversificazione dei prodotti dell’azienda.

Pianificazione della domanda

• Integrazione: La previsione della domanda è fondamentale per la pianificazione della capacità, in quanto è la base per sapere quanta capacità sarà necessaria per soddisfare le esigenze del mercato.
• Impatto: Consente di regolare in modo proattivo la capacità produttiva in base alle variazioni della domanda, ottimizzando così l’utilizzo delle risorse e riducendo al minimo i costi operativi.

Pianificazione della supply chain

• Integrazione: La pianificazione della capacità deve prevedere le risorse necessarie per soddisfare la domanda, il che implica una stretta collaborazione con i fornitori e la gestione della supply chain.
• Impatto: Garantisce l’allineamento della capacità ai flussi di materiali, componenti e prodotti finiti nella catena di fornitura, evitando interruzioni della produzione.

Gestione delle risorse umane

• Integrazione: La pianificazione della capacità comprende la gestione della manodopera necessaria per l’esecuzione dei processi dell’organizzazione.
• Impatto: Facilita la pianificazione del reclutamento, della formazione e dello sviluppo del personale in base alle esigenze di capacità, garantendo la disponibilità di un numero sufficiente di dipendenti qualificati in qualsiasi momento.

Pianificazione finanziaria

• Integrazione: La pianificazione della capacità ha implicazioni finanziarie significative in termini di costi di produzione, investimenti in asset e budget operativo.
• Impatto: Consente un’allocazione efficiente delle risorse finanziarie, ottimizzando la redditività e il ritorno sugli investimenti in capacità.

 

L’efficienza nella pianificazione della capacità è una questione di equilibrio

In questo blog abbiamo più volte parlato dell’importanza di mantenere livelli di scorte equilibrati per consentire all’azienda di soddisfare la domanda e di fornire il livello di servizio che si prefigge, senza incorrere in costi di sovraccarico o in rischi eccessivi di obsolescenza.

Ebbene, nel caso della capacità è esattamente la stessa cosa. Una mancanza di capacità si traduce in una perdita di vendite e un eccesso in una struttura sovradimensionata e non efficiente. È attraverso la pianificazione della capacità che le organizzazioni possono regolare la propria capacità per trovare un equilibrio.