Gestione delle scorte: Ottenere una prospettiva a 360° con il S&OP

Domanda: Qual è il segreto peggiore di ogni azienda?

La risposta è che i diversi reparti hanno obiettivi diversi. E, come sa chiunque faccia parte della supply chain, questi obiettivi sono spesso in conflitto quando si tratta di gestire le scorte.

Chi non ha mai visto qualcuno del team vendite lamentarsi della mancanza di scorte nel magazzino? O qualcuno dell’ufficio finanziario rifiutare un ordine d’acquisto perché, a suo parere, non utilizza bene il capitale circolante? O l’Ufficio Acquisti rifiutare il parere della Finanza, a causa del grande contratto che l’azienda ha firmato la settimana scorsa e di cui nessuno è ancora a conoscenza…?

È una delle grandi complessità del mondo degli affari. Come possiamo essere redditizi se tutti corrono in direzioni diverse? L’inventario è al centro di molte aziende e queste diverse prospettive spesso portano a prendere decisioni non ottimali.

Il problema è che i reparti della azienda hanno obiettivi diversi. Per ottenere grandi risultati, gli obiettivi dei membri del team finanziario saranno naturalmente diversi da quelli dei membri del reparto acquisti o, francamente, di qualsiasi altro reparto.

La divisione Vendite vuole le vendite… ad ogni costo. Il marketing vuole un budget maggiore. Il team del magazzino vuole più spazio. E i reparti operativi vogliono solo ridurre le urgenze.

Ma ogni team della tua azienda deve essere in grado di condividere meglio le proprie aspettative e allineare le proprie strategie su come raggiungerle… per il beneficio di tutti, compreso quello dell’azienda nel suo complesso.

Solo così si potrà lavorare per una migliore pianificazione della supply chain.

Nel blog di oggi analizziamo come utilizzare il S&OP come piattaforma per unire tutti i membri dell’azienda e prendere decisioni migliori.

Diverse prospettive di successo nella gestione delle scorte

Il successo della supply chain significa cose diverse per persone diverse. Questo include i vari reparti della azienda.

E questo porta a una pianificazione siloide, a una scarsa comunicazione e a risultati negativi. Probabilmente fa anche arrabbiare il Chief Supply Chain Officer alle 3 di notte, mentre scarabocchia sul suo blocco note per alleviare l’insonnia.

Esploriamo alcune prospettive diverse.

Le vendite

Per le vendite, l’inventario significa “opportunità”. Questa è la parola chiave quando pensano alle scorte.

Se non si dispone di scorte, non si soddisfano le aspettative dei clienti. Si potrebbero perdere le vendite, il riconoscimento del marchio o semplicemente rendere più difficili le vendite successive.

Il reparto vendite è spesso guidato da incentivi commerciali e non dal raggiungimento di obiettivi di margine.

Questo può portare ad avere aspettative irrealistiche su quello che dovrebbe essere il proprio inventario. O, peggio ancora, ad acquistare scorte in previsione di un grosso ordine che potrebbe non concretizzarsi mai.

Poiché ogni pezzo di magazzino è un’opportunità, le vendite chiederanno regolarmente di più, senza un piano ragionevole su come trasformarlo in profitto.

Finanza

Per la Finanza, inventario significa “denaro”. L’inventario è un bene con un elevato rischio associato.

Sebbene l’inventario sia più liquido di altri beni, come gli immobili, è meno liquido del denaro contante.

E anche in questo caso, alcune scorte possono essere obsolete e non possono essere trasformate in denaro senza sforzi significativi.

Dal punto di vista finanziario, questo può portare a considerare il magazzino come un costo da gestire.

Il settore finanziario comprende meglio di altri il valore delle scorte. Se si riesce ad avere una media di 1 unità in magazzino e si realizzano 12 vendite all’anno, è più redditizio che avere 4 unità in magazzino per realizzare 12 vendite.

D’altra parte, la finanza non si preoccupa della svalutazione e si preoccupa maggiormente dei problemi di flusso di cassa.

È possibile che chiedano di ridurre gli investimenti in capitale circolante, con il problema che è più facile ottenere riduzioni del capitale circolante sulle scorte che si muovono… che, ironia della sorte, sono le scorte che si vogliono.

Una considerazione importante quando si ha a che fare con i problemi di flusso di cassa è capire dove si può tagliare.

Operazioni

Inventario e Operazioni significano “efficienza”.

Gli addetti alla logistica, al magazzino e ai trasporti sono nati per ottimizzare.

Perché preoccuparsi di aprire un pacco quando è molto più facile spedire un pallet pieno?

Per gli addetti alle operazioni, l’efficienza è una convinzione fondamentale, e a volte è difficile capire perché alcune inefficienze sono necessarie, o persino notare che la loro efficienza in realtà costa denaro nel lungo periodo, perché quel camion pieno potrebbe rimanere in magazzino per mesi.

Approvvigionamento

L’inventario per l’approvvigionamento equivale a “costi di acquisizione per unità”.

“Possiamo fare una deviazione per prendere il burro in quel negozio di alimentari a 10 minuti da qui? Stanno facendo una bella promozione”.

È così che i team di approvvigionamento sono spesso visti dagli altri reparti. Trovano l’offerta migliore e sono dei negoziatori eccezionali.

È il loro talento naturale spremere tutto da un fornitore. Ma l’impatto sulle supply chain? È più difficile da quantificare.

Grandi quantità minime d’ordine possono aumentare enormemente il costo totale di proprietà (TCO) di un articolo. Tempi di consegna lunghi aumentano la necessità di maggiori scorte.

Bisogna riempire un container? Potremmo avere a disposizione da 1 a 6 mesi di scorte.

I team di approvvigionamento sono spesso incentivati da considerazioni sulla spesa. Meno spendono per unità, meglio è. Gli sconti possono portare alla negoziazione di nuovi contratti.

Gestire i conflitti con il S&OP

Queste diverse prospettive possono portare a conflitti in azienda… e senza dubbio li hanno già portati avanti… conflitti che si ripercuotono sui profitti e diventano una delle principali cause di frustrazione e burnout.

Pertanto, la società ha bisogno di allinearsi meglio, non solo sugli obiettivi e sulle aspettative, ma anche sulla direzione da prendere quando sorgono i problemi.

I team devono essere consapevoli dei vincoli in cui l’azienda può operare.

Come si può ottenere questo risultato?

Unire i puntini con la pianificazione delle vendite e delle operazioni

La pianificazione delle vendite e delle operazioni (o S&OP) è un processo consolidato in cui i reparti si incontrano mensilmente per discutere sia l’allineamento delle vendite e della domanda, sia la realizzazione operativa di tale domanda.

Alcuni paragonano il processo S&OP a quello di un’orchestra.

Può essere composta da molti individui talentuosi che lavorano bene da soli, ma un risultato molto più bello si ottiene quando c’è armonia.

Il S&OP è un processo di armonizzazione, o sincronizzazione.

Non è intenzione di questo blog discutere il processo S&OP nei dettagli, ma vorrei sottolineare che è il contesto più probabile per risolvere i conflitti tra i reparti.

Chiunque sia coinvolto nella pianificazione della supply chain dovrebbe rendersi conto dell’importanza di tenere le scorte a disposizione dei clienti per quando le vogliono, e della necessità di collaborare con le vendite per raggiungere questo obiettivo.

Chiunque pianifichi dovrebbe sapere quando è probabile che si verifichi una crisi di liquidità. Insieme alle Vendite, la Finanza può mitigare la carenza di liquidità liberandosi dei prodotti indesiderati invece di spostarli, in modo da non compromettere le vendite future.

L’approvvigionamento potrebbe progettare contratti basati sul costo totale di proprietà.

Molti fornitori sono probabilmente disposti a collaborare con le richieste di vendita di articoli a quantità inferiori e prezzi superiori… o a quantità superiori e prezzi inferiori.

Con le Operazioni, probabilmente bisogna convenire che le quantità economiche degli ordini possono essere facilmente arrotondate a unità che abbiano senso. Forse la spedizione di tre tazze di caffè è solo leggermente più economica di quella di una confezione intera.

L’ottimizzazione fino all’ultimo decimale ha spesso effetti negativi. E dato che la maggior parte dei parametri con cui si lavora non sono mai esatti al 100%, la differenza può essere trascurabile.

In che modo il S&OP può consentire una migliore gestione delle scorte?

La pianificazione delle vendite e delle operazioni (S&OP) è una parte fondamentale del processo di gestione delle scorte. Svolge un ruolo fondamentale nel migliorare la collaborazione tra i diversi team dell’azienda.

Allineamento interfunzionale:

Il S&OP riunisce i principali stakeholder di vari reparti, tra cui vendite, operazioni, finanza, marketing e supply chain.

Coinvolgendo i rappresentanti di questi diversi team, il S&OP assicura che tutti siano allineati con gli obiettivi di gestione delle scorte dell’azienda.

Condivisione e trasparenza dei dati:

Il S&OP si basa su dati accurati e in tempo reale provenienti da diversi reparti. Ciò consente ai team di condividere le informazioni in modo trasparente e di mantenere un’unica fonte di verità. Quando i team hanno accesso agli stessi dati, si crea fiducia e si incoraggia il processo decisionale collaborativo.

Integrazione di domanda e offerta:

Il S&OP consente ai team di sincronizzare i loro sforzi allineando le previsioni della domanda con le capacità della supply chain.

I team delle vendite e del marketing forniscono preziose informazioni sulla domanda del mercato, mentre i team delle operazioni e della supply chain forniscono dati sulla capacità di produzione e distribuzione. In collaborazione, lavorano per bilanciare la domanda e l’offerta, riducendo così il rischio di situazioni di stockout o overstock.

Pianificazione di scenario:

Il S&OP consente ai team di confrontare vari scenari per affrontare le diverse condizioni e incertezze del mercato.

Collaborando su questi scenari “what-if”, i team possono anticipare i potenziali problemi e sviluppare strategie per ridurre i rischi. Questo approccio collaborativo migliora l’agilità e la preparazione.

Processo decisionale consensuale:

Le riunioni S&OP comportano spesso discussioni, negoziazioni e creazione di consenso tra i team. Le decisioni vengono prese collettivamente, tenendo conto dei contributi e delle preoccupazioni di ciascun team.

Questo processo decisionale collaborativo assicura che la strategia di gestione delle scorte sia ben bilanciata e accettabile per tutte le parti interessate.

Miglioramento continuo:

Il S&OP non è un evento unico, ma un processo continuo.

I team devono incontrarsi regolarmente per rivedere e perfezionare il piano. Si tratta di un ciclo di miglioramento continuo, che incoraggia i team a collaborare per trovare modi migliori per ottimizzare i livelli di inventario, ridurre i costi e soddisfare le richieste dei clienti in modo efficiente.

Comunicazione e responsabilità:

Il S&OP stabilisce chiari canali di comunicazione tra i team. Ogni team è responsabile di azioni e risultati specifici e le sue responsabilità sono chiaramente definite nel processo S&OP.

Questa responsabilità assicura che i team siano motivati a collaborare efficacemente per raggiungere gli obiettivi.

Approccio centrato sul cliente:

La collaborazione attraverso il S&OP è incentrata sulla soddisfazione delle esigenze dei clienti. Allineando tutti i team con un approccio incentrato sul cliente, è possibile garantire che le decisioni di gestione delle scorte diano priorità alla soddisfazione del cliente, essenziale nei mercati competitivi di oggi.

Metriche di performance e KPI:

Il S&OP spesso include indicatori chiave di prestazione (KPI) che vengono monitorati in modo collaborativo. I team possono vedere l’impatto delle loro azioni sulla rotazione delle scorte, sui livelli di servizio e su altre metriche rilevanti, il che incoraggia una collaborazione continua per ottenere risultati migliori.

Prima di stracciare l’intera strategia aziendale, tuttavia, non sto suggerendo di allineare ogni singolo KPI della vostra azienda.

A reparti diversi corrispondono persone diverse e quindi incentivi diversi per il successo.

È il mix magico che rende le aziende di successo. Tuttavia, è necessario lavorare per ottenere un allineamento ragionevole e il S&OP è un ottimo processo che consente di raggiungere questo obiettivo.

Considerazioni finali sul S&OP

Il S&OP è una delle migliori soluzioni del commercio moderno per allineare i desideri spesso diversi dei vari reparti.

Sebbene non sia una soluzione perfetta per un’efficace strategia di inventario, è un metodo incredibilmente efficace per mantenere l’azienda in linea e offrire ai clienti un modo significativo di soddisfare le loro richieste.

Significa che le Vendite apprezzano le restrizioni della Finanza. E la finanza capisce perché le vendite agiscono in quel modo. Aiuterà il team degli acquisti a capire il punto di vista del reparto marketing. E potrebbe aiutare il responsabile della supply chain a dormire meglio la notte.

Ma soprattutto, riunisce la società sotto un unico tetto strategico, lavorando in collaborazione verso un unico obiettivo. È una proposta a 360°, per garantire che la tua azienda sia consapevole del quadro generale mentre naviga sempre più in mercati difficili.

Per maggiori informazioni sugli argomenti trattati nell’articolo di oggi, contatta un esperto Slimstock.