Rottura di stock: Cosa sono e come si possono prevenire?

L’assenza di scorte di magazzino è un problema molto visibile di gestione della supply chain. Se non ne avete nel vostro magazzino o nei vostri negozi, ne sentirete sicuramente l’impatto sul vostro conto economico.

Le scorte hanno un impatto significativo sia sul margine di guadagno che sull’esperienza del cliente, che non si escludono a vicenda.

Infatti, quanto più gravi sono i problemi di stockout, tanto più grande diventa il problema dell’esperienza negativa dei clienti. Questo avrà un impatto sui vostri margini e quando vi renderete conto della gravità del problema, potrebbe essere già troppo tardi.

Al livello più elementare, niente scorte significa niente vendite. Ma nel corso di un periodo più lungo, il persistere della mancanza di scorte costringerà i vostri clienti a rivolgersi altrove.

Le ragioni per cui si rischia di rimanere a corto di scorte sono molteplici. Ma troppo spesso le situazioni di esaurimento delle scorte sono dovute a una cattiva pianificazione.

Che cos’è uno stockout? Cosa significa OOS?

Lo stockout, o Out of stock (OOS), si verifica quando un’azienda esaurisce le scorte di un determinato prodotto. Significa che il prodotto non è disponibile in magazzino o in negozio per l’acquisto da parte dei clienti.

Che si tratti di previsioni imprecise o picchi imprevisti della domanda, di interruzioni della catena di approvvigionamento, i motivi per cui possono verificarsi degli esaurimenti di scorte sono molteplici.

Nel migliore dei casi, le giacenze di magazzino comportano una perdita di vendite. Nel peggiore dei casi, invece, si traducono in clienti insoddisfatti, in un danno alla reputazione dell’azienda e

in uno slittamento della posizione di mercato rispetto ai concorrenti che hanno scorte in abbondanza da vendere.

Se riuscite a mitigare il rischio di esaurimento delle scorte, sarete molto più protetti dalle conseguenze a breve e a lungo termine. Ci sono diverse strategie che si possono adottare per prevenire efficacemente entrambi i rischi.

Queste possono essere: avere una fornitura ottimizzata di scorte di sicurezza, una solida previsione della domanda o semplicemente una pianificazione più efficace della catena di approvvigionamento.

6 cause comuni di rottura di stock

1. Errori nel conteggio degli articoli e dati anagrafici imprecisi

Le discrepanze nei livelli di inventario potrebbero portare l’azienda a sovrastimare la disponibilità attuale dei prodotti.

Si tratta di una situazione tutt’altro che ideale e totalmente evitabile con i giusti sistemi. Può succedere che un prodotto sia contrassegnato come disponibile quando non lo è quindi un cliente lo acquista ma in realtà non c’è più.

Naturalmente, questo accade anche nell’altro senso. Le scorte sono contrassegnate come esaurite in un sistema, ma in realtà sono ancora presenti in magazzino. Entrambe le situazioni non sono positive, ma limitare le potenziali vendite commettendo questi errori è estremamente problematico.

2. Scarsa capacità di previsione

Una previsione imprecisa può avere una serie di effetti a catena. Gli stockout ne sono un esempio. Così come un’eccessiva quantità di scorte.

Sottovalutando la domanda, è probabile che non abbiate abbastanza scorte per soddisfare gli ordini dei vostri clienti, rendendo più probabile l’esaurimento delle scorte.

L’eccesso di scorte, d’altra parte, può anche portare all’esaurimento delle scorte di altri articoli, in quanto il capitale circolante disponibile è ridotto.

3. Segnalazione imprecisa

I dati sulle vendite sono preziosi per le aziende. Ma solo se accurati e tempestivi. Se sono incompleti, imprecisi o non aggiornati, i livelli di inventario si sbilanciano rapidamente, e sarà molto più difficile prendere decisioni aziendali efficaci.

Senza queste informazioni, anticipare e rispondere alle variazioni della domanda o dell’offerta è quasi impossibile.

I livelli delle scorte devono essere ben monitorati e riforniti in base alle vendite effettive e all’andamento della domanda, piuttosto che ai capricci o alle migliori ipotesi di chi ha le redini in mano.

4. Gestione inefficace del capitale circolante

Si dice che il denaro contante sia la cosa più importante in azienda, e questo probabilmente non cambierà presto. Se il capitale è insufficiente o la gestione del flusso di cassa è carente, la capacità di acquistare le scorte per soddisfare la domanda ne risentirà.

Spesso i capitali si trovano immobilizzati in attività non liquide o in carenze di liquidità all’interno dell’azienda. A causa di questi due problemi, l’approvvigionamento delle scorte potrebbe essere ritardato o limitato e questo è un problema che deve essere affrontato, in modo tempestivo.

5. Sfide per l’affidabilità dei fornitori

Ogni azienda della catena di fornitura soffre di problemi di consegna a un certo punto della sua esistenza. Potrebbe anche trattarsi di un evento regolare.

Ritardi, danni o errori nelle consegne compromettono la disponibilità della merce e possono portare all’esaurimento delle scorte. Soprattutto se si tratta di un evento regolare.

Naturalmente, se il vostro inventario subisce un ritardo prolungato o non arriva completamente, potreste non avere a disposizione le scorte per rifornirvi prima dell’arrivo della spedizione successiva.

Che si tratti di un ritardo nel trasporto, di problemi di sdoganamento o semplicemente di vincoli di capacità dei fornitori, è necessario affrontare le ragioni alla base dei problemi prima che questi abbiano un impatto sulla disponibilità dei prodotti e sui profitti.

6. Ripristino inefficiente delle scorte

Processi fluidi possono favorire il buon funzionamento di molti aspetti della vostra attività. D’altro canto, processi di rifornimento inefficaci o lenti possono provocare l’esaurimento delle scorte.

Questo è particolarmente vero se la domanda dei vostri clienti fluttua durante l’anno in base alla stagionalità o alle tendenze.

Per evitare la possibilità di esaurimento delle scorte, concentratevi sulla tempestività degli ordini e sulla riduzione dei tempi di consegna, laddove possibile. La comunicazione con i team interni e con i partner della supply chain deve essere in cima alla lista delle priorità. Migliore è la comunicazione, migliore sarà il funzionamento dell’azienda.

In che modo le scorte danneggiano la vostra attività?

Le scorte sono un problema costoso. Si tratta di una perdita di fatturato dovuta all’impossibilità per i clienti di acquistare i prodotti.

Come già detto, questo porterà a un’esperienza meno che soddisfacente per il cliente. Se il problema è grave, può anche portare a danneggiare la reputazione del marchio.

La perdita della fedeltà dei clienti non è una grande strategia da perseguire per il successo aziendale a lungo termine. Soprattutto se quei clienti un tempo fedeli diventano fedeli ai vostri concorrenti più agguerriti.

La semplice gestione del problema richiederà risorse e sforzi aggiuntivi su cui potreste non essere in grado di concentrarvi. Che si tratti di spedizioni accelerate, ordini urgenti, ore di lavoro in più per il personale, nuove campagne promozionali, scorte di altri prodotti in magazzino o maggiori spese di marketing: l’elenco è quasi infinito.

Potreste anche essere costretti a offrire sconti, riducendo il margine per l’azienda. E la mancanza di opportunità di cross-selling o upselling è una conseguenza naturale.

Una soluzione comunemente presa in considerazione da molte aziende è quella di aumentare l’investimento di capitale circolante in scorte di sicurezza per assicurarsi di non incorrere mai più in un esaurimento delle scorte. Ma, naturalmente, questa soluzione ha i suoi rischi. I costi di gestione aumenteranno, così come il rischio di eccesso e obsolescenza.