Domande e risposte sulla scorta di sicurezza

Per molti imprenditori, tenere grandi quantità di scorte di sicurezza sembra una buona idea. Avere sicurezza di una disponibilità più ampia farà sì che i clienti siano felici e i profitti aumentino.

Tuttavia, se si sbaglia, si tratta di uno degli errori più costosi che si possano commettere e l’intera azienda potrebbe risentirne. Oggigiorno le forniture sono spesso interrotte, ci sono scioperi in tutti gli snodi chiave della supply chain, guerre in corso, sconvolgimenti dovuti alla pandemia e crescenti preoccupazioni per l’ambiente. Di conseguenza, l’arte di gestire una supply chain di successo non è mai stata così difficile.

Sembra che siamo solo a giorno di distanza da un’altra catastrofe, sia essa dovuta a un’inflazione inarrestabile, a una recessione o a un cambiamento politico. Il rischio per la tua supply chain è più alto che mai .

Consentire lo spreco di fatturato e di spazio, o gettare in discarica prodotti obsoleti o invendibili aumenta esponenzialmente il rischio per l’azienda.

Come trovare l’equilibrio perfetto per la scorta di sicurezza? Esaminiamolo.

Cosa è la scorta di sicurezza?

Cominciamo con le basi.

L’obiettivo delle scorte di sicurezza è quello di proteggere dall’incertezza. È una quantità di scorte aggiuntiva, oltre a quella che si prevede di vendere.

Ovviamente la domanda fluttua, così come l’offerta. Il giusto livello di scorte di sicurezza ti garantirà di essere in grado di fornire i prodotti che i tuoi clienti desiderano. Con un livello ottimale di scorta di sicurezza, avrai un inventario sufficiente a soddisfare gli ordini, a rendere felici i tuoi clienti, a eliminare le perdite finanziarie dovute a vendite mancate e a difendere la reputazione del tuo marchio.

Le scorte di sicurezza sono essenzialmente il tuo cuscinetto contro lo scenario peggiore. Ti aiutano nei momenti in cui i tuoi fornitori ti deludono e funziona come uno scoperto di magazzino per i periodi di turbolenza.

Pertanto, il livello di queste safety stock dovrebbe essere supportato da un’analisi solida per calcolare la domanda futura.

Come calcolare la scorta di sicurezza

Se dovesti esaurire un prodotto appena introdotto, lo considereresti un successo?

È molto probabile che la maggior parte delle aziende lo faccia. Ma è altrettanto probabile che, non ordinando una quantità sufficiente di scorte, deluderesti un numero enorme di potenziali clienti che volevano spendere i loro soldi con te. Si tratta di un mancato guadagno e di un mancato profitto.

La verità è che quando questo accade, dimostra che sei stato troppo prudente nelle tue decisioni sulle scorte. Avresti dovuto investire di più all’inizio.

È una cosa difficile da fare con l’introduzione di un prodotto, perché la quantità di domanda è sconosciuta. È comprensibile non volersi impegnare troppo in uno stock che potrebbe non essere venduto. Ma ora che le hai esaurite, pagherai il prezzo per non averne acquistate altre.

Avresti dovuto comprare di più e rischiare di più? È possibile. Ma così come non si può prevedere il successo di un prodotto, non si può nemmeno prevedere il suo fallimento.

I prodotti il cui successo è legato a una moda possono essere ancora più difficili da prevedere. Prendiamo ad esempio l’ascesa e il declino dei fidget spinner. Nel giro di pochi giorni, questi giocattoli hanno invaso i parchi giochi di tutto il Paese.

Molte aziende hanno investito in questi prodotti. Per un breve periodo, hanno rappresentato il 17% delle vendite totali di giocattoli.

Investire in scorte di sicurezza sembrava allora una decisione abbastanza ovvia. Solo che, con la stessa rapidità con cui erano arrivati sul mercato, se ne andarono dalla coscienza di tutti.

Le vendite dei fidget spinner, un prodotto progettato per ridurre lo stress e l’ansia, sono ora completamente fallite. Qualsiasi azienda che abbia avuto la sfortuna di investire troppo in questi prodotti probabilmente ne ha ancora qualche migliaio in magazzino… a meno che, ovviamente, siano già stati mandati in discarica.

La lezione è semplice. Quando si tratta di scorte di sicurezza, trovare un equilibrio sottile è un’impresa che non si può perdere. Devi trovare il giusto compromesso tra i livelli di servizio e l’investimento di capitale circolante in scorte e rischi.

Di quali fattori deve tenere conto la scorta di sicurezza?

Puoi spendere tutto il tempo e il denaro che vuoi in dati e analisi, ma la realtà è che è quasi impossibile prevedere perfettamente la domanda effettiva .

Allo stesso modo, per quanto buoni siano i rapporti con i fornitori, è sempre difficile prevedere la puntualità delle loro consegne e la quantità giusta.

È qui che entrano in gioco le scorte di sicurezza. Possono proteggerti dalle perturbazioni di questi due fattori.

Tuttavia, nei calcoli delle scorte di sicurezza è necessario tenere conto di 4 aree chiave:

• Volatilità della domanda
• Tempi di consegna e affidabilità dei fornitori
• Obiettivi di livello di servizio
• Il rischio “reale” di esaurimento delle scorte

Calcolo della scorta di sicurezza perfetta

Per stabilire i livelli di scorte di sicurezza perfetti per la tua azienda, devi analizzare il costo della detenzione di scorte in eccesso e soppesarlo rispetto al rischio (e all’impatto) di esaurire le scorte.

Ecco alcune semplici indicazioni per valutare il fabbisogno di scorta di sicurezza:

1. Determinare i lead times:

Quanto tempo impiegherà il tuo fornitore per farti pervenire la merce una volta effettuato l’ordine?

Più lungo è questo periodo, maggiore è il rischio di interruzioni e incertezze. Se i lead times sono estremamente brevi, la necessità di disporre di scorte di sicurezza è meno urgente.

Tuttavia, se i lead times sono di mesi, è probabile che il livello delle scorte di sicurezza debba essere più elevato.

2. Determinare la variabilità della domanda:

È probabile che questo prodotto faccia la stessa fine dei fidget spinner? Oppure l’articolo in questione ha una certa longevità? È possibile calcolare la variabilità della domanda analizzando i dati storici delle vendite o utilizzando metodi di previsione statistica.

3. Calcolare il livello di servizio:

Quanto è importante il prodotto per i tuoi clienti? Per rispondere a questa domanda, le aziende stabiliscono gli obiettivi di livello di servizio. Quanto più alto è il livello di servizio, tanto maggiore è il fabbisogno di scorte di sicurezza.

Tuttavia, alcuni prodotti sono più importanti di altri. Pertanto, è opportuno dare priorità agli investimenti in scorte di sicurezza per i prodotti più importanti.

4. Applicare la giusta formula per la scorta di sicurezza:

Come valuti attualmente i livelli delle tue scorte di sicurezza? Le misuri a spanne? Oppure utilizzi i dati per prendere una decisione razionale? Esistono diverse formule per le scorte di sicurezza che puoi utilizzare.

Ecco una rapida sintesi di alcune delle formule principali:

Come funziona il meccanismo della scorta di sicurezza?

Uno dei più comuni è l’approccio basato sui livelli di servizio. Approfondendo l’equazione si possono esplorare alcune permutazioni del modello e l’intima relazione tra i livelli di servizio e la scorta di sicurezza.

Come evidenziato nella tabella sottostante, la formula in questione è:

Nella prossima sezione entreremo un po’ nel tecnico. Ma seguici…

Cosa è il punteggio Z?

Il punteggio Z (o punteggio standard) è un termine che rappresenta il numero di deviazioni standard di un punto di dati rispetto alla media. Per raggiungere un obiettivo di livello di servizio più elevato, è necessario essere in grado di coprire un livello di deviazione maggiore per ridurre il rischio di stockout. Di conseguenza, il punteggio Z aumenta all’aumentare del livello di servizio target.

È possibile cercare il punteggio Z appropriato in base al livello di servizio desiderato in una tabella di distribuzione normale standard:

Cosa è la deviazione standard del lead time della domanda?

Il passo successivo consiste nel considerare la deviazione standard della domanda durante il lead time. Questa rappresenta la misura statistica della variabilità della domanda di un prodotto durante il lead time da parte dei fornitori.

Quantifica il grado in cui la domanda di un prodotto può fluttuare o deviare dal suo valore medio durante il lead time. Per calcolarlo, occorre esaminare i dati storici delle vendite o utilizzare metodi di previsione statistica.

Una deviazione standard più elevata indica un maggior livello di incertezza o variabilità della domanda, mentre una deviazione standard più bassa indica una maggiore stabilità dei modelli di domanda.

Cosa è il Lead Time Demand medio?

L’ultimo tassello di questo puzzle è la cosiddetta domanda media di lead time.

Si riferisce al livello medio di domanda previsto durante il lead time. Questo, ovviamente, è il periodo che intercorre tra l’ordinazione di un prodotto e la sua ricezione da parte del fornitore o del produttore.

Per calcolarla, in genere si considera la domanda storica o prevista per il prodotto in un periodo specifico per stimare la quantità di domanda che ci si può aspettare in questo periodo.

È importante sottolineare che non si tratta di un’operazione sporadica. È necessario eseguire questa analisi su base quasi costante. Non si tratta solo di introdurre un nuovo prodotto o di andare sul mercato. Dovresti monitorare e regolare costantemente i modelli di domanda e i tempi di consegna che cambiano nel tempo.

In che modo l’incertezza della domanda influisce sui requisiti delle scorte di sicurezza?

Dovrebbe essere una cosa di buon senso, ma vediamo comunque i dettagli.

Se i livelli di domanda sono meno volatili, è meno probabile che tu abbia bisogno di scorte di sicurezza.

Le aziende con modelli di domanda di questo tipo sono più uniche che rare, ammesso che esistano. È molto più probabile che la tua azienda, e le altre che competono con te, vedano una costante volatilità della domanda.

La maggior parte delle aziende è esposta al rischio di esaurimento delle scorte e di eccedenze. Questa incertezza rende la necessità di avere scorte di sicurezza è invevitabile, e il calcolo delle loro qauntità incredibilmente importante.

In che modo il lead time può influenzare la necessità di una scorta di sicurezza?

La scorta di sicurezza è uno strumento incredibilmente utile per coprire l’incertezza derivante da tempi di consegna variabili.

Saprai quanto sia irritante aspettare un prodotto più del previsto dopo aver effettuato un ordine… anche se si tratta del solito takeaway del venerdì sera. Quando però quel prodotto fa la differenza tra un profitto e una perdita, è ancora più importante.

Per i prodotti con tempi di consegna molto brevi, questo non è così preoccupante. Questo è particolarmente vero perché, con un lead time più breve, di solito si ha una minore variazione della volatilità. Se, ad esempio, hai un ordine con un lead time di 1 giorno, è altamente improbabile che una perturbazione lo spinga oltre livelli gestibili. Può succedere, ma è molto meno probabile.

In questo caso, ci si aspetta che il cliente sia abbastanza comprensivo nel ricevere il prodotto con un giorno di ritardo, è quindi probabilmente non necessario avere una scorta di sicurezza per coprire una mancata spedizione.

Se si confronta questo dato con quello dei prodotti spediti dall’Estremo Oriente al Regno Unito, è probabile che i tempi di consegna e i rischi siano molto più elevati. Diciamo che ci vogliono fino a 12 settimane per ricevere un ordine. In questo caso, ci sono molte più possibilità che le cose vadano storte. Ci sono più variabili e il potenziale aumento dei lead times è molto più elevato.

Un tuo cliente è felice di aspettare altre 12 settimane oltre alle 12 che sta già aspettando? Probabilmente no. E anche se aspettano, è probabile che non siano contenti di farlo. Pertanto, per continuare ad avere la stessa disponibilità di prodotti, avrai bisogno di una maggiore riserva di scorte di sicurezza.

Le scorte di sicurezza devono coprire i problemi di affidabilità dei fornitori?

È facile dare la colpa di ritardi e problemi di consegna ai fornitori. Dopo tutto, sono loro che si occupano di farti pervenire le loro scorte, in modo che diventino le tue.

Ma il gioco della colpa ti porterà solo fino a un certo punto. E non servirà a infondere nei tuoi clienti la fiducia che sarai in grado di fornire i prodotti che desiderano.

Quindi, dovresti aumentare le scorte di sicurezza nella remota possibilità che i tuoi fornitori siano inaffidabili ? Probabilmente sì. Non ha senso dire ai tuoi clienti che sei stato deluso di nuovo dai fornitori. Si rivolgeranno semplicemente altrove e forse ti chiederanno gentilmente perché non hai previsto un piano di emergenza.

Tuttavia, se un fornitore è costantemente in ritardo o non consegna regolarmente l’intero ordine come promesso, è necessario porsi delle domande. Forse ci sono delle lacune nei dati. O forse è arrivato il momento di affrontare la situazione di petto, collaborando o trovando una fonte di approvvigionamento alternativa.

Perché i livelli di servizio hanno un impatto così forte sulle scorte di sicurezza?

Mantenere un livello di servizio del 100% sembra un obiettivo giusto. Purtroppo, però, è decisamente irrealistico, se non praticamente impossibile.

Naturalmente, è naturale voler offrire ai clienti il 100% di soddisfazione, in base alle loro richieste. Ma puntare al 100% richiederebbe probabilmente una scorta di sicurezza così profonda da lasciare la tua azienda esposta ad alti livelli di rischio.

Il motivo per cui i livelli di servizio sono un fattore determinante per la scorta di sicurezza è questa correlazione diretta tra i due. E non è necessario che sia un numero elevato come il 100% per aumentare il rischio.

Quanto più grande è il desiderio dell’azienda di soddisfare la domanda dei clienti, tanto più grande deve essere la scorta di sicurezza. Tuttavia, più aumenta il rischio. D’accordo, lasciare la tua azienda aperta alla possibilità di un esaurimento delle scorte è deplorevole – stai lasciando il profitto sul tavolo e non massimizzando le opportunità – ma hai accumuli di rifiuti in eccesso è un problema altrettanto grande.

Quando si investe in scorte di sicurezza, si impegna un prezioso capitale di lavoro. E se queste scorte non si spostano mai, il tuo denaro potrebbe essere perso.

Ma non ignoriamo nemmeno lo stress che alti livelli di scorte comportano per il magazzino e la logistica.

Pertanto, è importante che mettiate in discussione le vostre presunzioni sulle scorte di sicurezza:

Quello che devi analizzare è l’importanza strategica di questi prodotti.

• Hanno una durata di conservazione?
• È probabile che i prodotti si vendano alla fine?
• In genere si muovono velocemente?
• Il prodotto è una moda o una stagione?
• Potresti utilizzare il denaro per investire in altri settori dell’azienda che presentano un rischio minore?

Cosa succede se il rischio di esaurimento delle scorte è basso?

Ci sono occasioni in cui il rischio che esaurisca le scorte è estremamente basso, come nel caso di un prodotto con una quantità minima d’ordine che copre la probabile domanda dei clienti per un anno intero.

Se la tua azienda effettua un solo ordine all’anno e la domanda è costante ed è improbabile che abbia un impatto sulla soddisfazione del cliente fino a molti mesi prima, il problema è minore.

Anche se il prodotto dovesse aumentare la domanda e registrare livelli di volatilità più elevati, avresti tutto il tempo per rifornire le scorte in caso di esaurimento. Ci si aspetta anche di avere una buona capacità di limitare i danni dai tempi di consegna, dato che si sa già da quanto tempo è possibile che si verifichi un’interruzione delle scorte.

Quanto sono adeguati i livelli delle scorte di sicurezza?

Le scorte di sicurezza, a prima vista, sembrano un enigma facile da risolvere: ordinarne un po’, ma non così tanto da renderle un rischio. Tuttavia, prendere una decisione di questa portata con solo un’ipotesi è una mossa molto sbagliata.

Utilizza la formula di qui sopra per effettuare una valutazione continua e ti assicurerai che la tua azienda sia protetta dalla volatilità del mercato.

Non si può fare molto per fermare una guerra o un’altra pandemia che imperversa nel mondo. Ma puoi prenderti cura della tua attività essendo ben preparati. Limitando l’impatto delle scorte e gestendo attentamente le entrate, avrai un controllo stretto sulle scorte di sicurezza e una migliore prospettiva per il futuro.

In sostanza, la questione si riduce a queste due domande:

1. Hai scorte sufficienti per soddisfare la domanda?
2. Ne hai troppi?

C’è una linea sottile tra il troppo e il troppo poco. Ma per fortuna possiamo aiutarti a rispettare questa linea.

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