Misurare il successo di un processo S&OP con i KPI: quando il risultato ha bisogno di impegno

L’implementazione di un processo S&OP non è semplice. Richiede energia, disciplina e tenacia. L’azienda deve dedicare risorse e persone per il suo successo. I team coinvolti, provenienti da tutte le aree funzionali dell’azienda, dedicheranno ore del loro tempo alla progettazione del processo, alla sua attuazione e, naturalmente, alla sua manutenzione.

Non c’è ricompensa senza sforzo, così come non c’è azienda che non si aspetti risultati. E si può affermare di aver raggiunto dei risultati quando si vede effettivamente che qualcosa è cambiato in meglio.

Ma come facciamo a sapere se il nostro progetto S&OP sta ottenendo risultati?

Facciamo un esempio pratico. Se andiamo a correre un giorno al mese e corriamo per 5 minuti, probabilmente non saremmo i candidati ideali per correre una maratona.

Se andiamo a correre tre volte alla settimana per un’ora, è possibile pensare di correre una maratona in un futuro non troppo lontano.

Se ci iscriviamo a una maratona e arriviamo al traguardo, abbiamo già un risultato.

Lo stesso vale per i risultati di un processo S&OP. Se ripetiamo lo stesso processo ogni mese in modo disciplinato, lo pratichiamo e lo miglioriamo mese per mese, sarà più facile ottenere i risultati attesi.

Quali risultati possiamo aspettarci da un processo S&OP?

I risultati significano che possiamo dimostrare di fornire effettivamente valore ai nostri clienti, con i prodotti e i servizi giusti. Quando forniamo anche il prodotto giusto, nella giusta quantità e al momento giusto, otteniamo clienti felici e fedeli.

Nell’ambito di un processo di S&OP, parlare di risultati significa essere in grado di identificare ciò che possiamo migliorare e ciò che aggiunge valore. Che sia tangibile o intangibile.

Risultati intangibili

Un bene intangibile fornisce un beneficio ma non è facilmente quantificabile. Non è un bene materiale che possiamo mettere in magazzino, né è facilmente convertibile in euro, né si può vedere, toccare o sentire.

Tutte le aziende hanno beni immateriali. Un marchio, la conoscenza approfondita di un particolare argomento da parte dell’organizzazione o il talento delle persone e dei team sono beni immateriali.

Immagina il potere del marchio delle grandi aziende – Coca Cola, Apple – o le conoscenze approfondite delle grandi aziende farmaceutiche. Quelle che hanno salvato il mondo dal virus COVID o tutte le aziende che hanno un grande capitale umano.

Ebbene, in un processo S&OP, alcuni dei risultati che otteniamo sono intangibili. È il caso del miglioramento del lavoro di squadra e della comunicazione. Il S&OP consente e facilita l’accesso ai dati e alle informazioni e consente canali di comunicazione più trasparenti, che facilitano l’apprendimento all’interno dell’azienda. In questo modo, si prendono decisioni migliori e si promuove e incoraggia la leadership a tutti i livelli.

Risultati tangibili

Un risultato è tangibile quando è misurabile. Ad esempio, un aumento netto annuo del fatturato, una percentuale di risparmio in una determinata area funzionale o processo, una specifica entrata puntuale o un impatto diretto sul bilancio aziendale.

I risultati vanno certamente misurati. È il modo per renderli visibili e dimostrarli. Quando li dimostriamo, otteniamo l’attenzione del team e, se sono buoni o molto buoni, otteniamo dei veri e propri devoti al nostro progetto S&OP.

Come misurare i risultati: i principali KPI nel processo S&OP

Se vogliamo misurare i risultati, il primo passo è definire i nostri KPI.

Un KPI è una misura di performance che ci permette di quantificare se le azioni che stiamo svolgendo all’interno di un processo aziendale sono efficaci e se stiamo ottenendo i risultati previsti.

Ad esempio, se il nostro obiettivo è aumentare i livelli di servizio, possiamo dedicare tempo e sforzi al miglioramento delle operazioni logistiche di magazzino, ma se non abbiamo i prodotti giusti in quantità e in tempo, difficilmente riusciremo a migliorare il servizio. Pertanto, il nostro obiettivo non dovrebbe essere solo quello di misurare il tempo di elaborazione di un ordine in magazzino, ma anche il numero di emergenze in un determinato periodo, le prestazioni dei nostri fornitori in termini di puntualità di consegna (OTIF) e il livello di accuratezza delle nostre previsioni (forecast accuracy).

Idealmente, durante l’implementazione di un processo S&OP, progetteremo una torre di controllo dei nostri principali KPI che ci permetterà di associare un indicatore di performance a ogni attività che svolgiamo. A tal fine, sceglieremo con cura i KPI ragionevoli e possibili, poiché non tutti gli obiettivi e le attività possono essere misurati.

Quale strategia dobbiamo seguire per definire i nostri KPI?

L’obiettivo principale nella definizione della nostra torre di controllo dei KPI è che ci permetta di svolgere le seguenti attività:

1. Tracciare l’evoluzione dei KPI, seguendo sempre lo stesso standard di misurazione, attraverso l’osservazione e la raccolta dei dati.
2. Controllare che non ci si discosti dagli obiettivi. In questo modo possiamo identificare ciò che necessita di maggiore attenzione, le cause e gli aggiustamenti necessari per riportare il processo in linea con il piano.
3. Guidare l’organizzazione verso un obiettivo comune, facilitando la leadership e la motivazione delle persone coinvolte.

Esistono diversi approcci per decidere quali siano i migliori KPI, ma in linea di massima dovremmo puntare a misurare:

1. Come ci vedono i nostri clienti
2. In cosa dovremmo essere i migliori
3. Come possiamo creare valore per l’azienda
4. Come ci vedono i nostri stakeholder

Un buon modo per farlo è quello di associare a ciascuna fase del S&OP un KPI rilevante per misurare i benefici e i risultati attesi.

KPI chiave per la revisione del portafoglio prodotti

Durante il processo di revisione del nostro portafoglio prodotti potremmo definire che vogliamo aumentare le vendite e ridurre il tasso di articoli obsoleti. Pertanto, dovremmo migliorare il successo delle nostre promozioni, il time to market e la gestione del ciclo di vita degli articoli. I nostri KPI potrebbero quindi essere:

• riduzione degli articoli obsoleti
• volume di promozioni pianificate rispetto al volume di promozioni effettive
• vendite di nuovi articoli pianificate rispetto alle vendite effettive di nuovi articoli
• % dell’inventario totale per ciclo di vita

KPI chiave per la revisione della domanda

Durante il processo di revisione della domanda, potremmo definire che vogliamo incrementare le vendite e aumentare il tasso di fidelizzazione dei clienti. Per questo motivo, dovremmo migliorare il nostro livello di servizio, ridurre i tempi di consegna al cliente, ridurre il numero di rotture. Quindi, i nostri KPI potrebbero essere:

• Tempo medio di consegna al cliente
• Arretrati
• Numero di acquisti ripetuti
• Numero di incidenti con i clienti

KPI chiave per la revisione dell’inventario e delle forniture

Durante il processo di revisione delle scorte e delle forniture, saremo interessati a conoscere i nostri livelli di inventario, la frequenza di rottura, l’OTIF – o KPI per misurare la capacità di impegno dei nostri fornitori – e il CVP, noto come KPI per misurare la percentuale di conformità dei nostri fornitori.

KPI chiave per la riunione che precede la riunione esecutiva mensile

Prima della riunione esecutiva mensile con la direzione, i principali team leader devono incontrarsi per valutare se il piano a livello di S&OP presenta vincoli, opportunità o rischi che devono essere valutati. L’esito di questa riunione dovrebbe consentirci di stilare un’agenda concreta con i punti che verranno discussi durante la riunione esecutiva mensile e sui quali verranno prese decisioni al massimo livello.

È in questa riunione che possiamo valutare diversi scenari, decidere quali decisioni devono essere sottoposte alla riunione esecutiva, identificare i rischi finanziari – come un flusso di cassa insufficiente – e confermare i principali KPI.

È a questo punto che si ha una visione olistica dei KPI del processo e li si confronta con gli obiettivi finanziari dell’azienda, in modo da poter confermare che il nostro piano sta dando i risultati attesi.

Principali KPI per la riunione esecutiva mensile

Alla fine del processo mensile di S&OP presentiamo i KPI che ci permettono di valutare lo stato attuale dell’azienda. Gli obiettivi principali di questa sessione sono prendere decisioni a livello aziendale e approvare il piano S&OP. Alcuni dei KPI che possono essere valutati sono, tra gli altri, la quota di mercato, l’espansione geografica, la crescita aziendale o l’utilizzo della capacità produttiva.

Buone prassi nella definizione dei KPI

Infine, tieni presente che a volte la scelta dei KPI giusti può essere un po’ complicata. Optare per la soluzione più semplice e facile è un buon punto di partenza. Solo perché si misurano molte cose, non si otterranno risultati migliori. È forse meglio avere pochi KPI che forniscano informazioni rilevanti piuttosto che troppi che non forniscano informazioni significative sull’esecuzione del processo S&OP.

Ecco alcune idee che possono aiutarti a decidere:

1. Non andare per tentativi. Decidi il KPI e attenetti ad esso il più possibile.
2. Definisci KPI facilmente misurabili e che non abbiano un impatto negativo sui processi operativi.
3. Comunica i KPI in modo efficace. Il tuo team deve sapere cosa deve essere misurato, perché e a quale scopo.
4. Concentra i KPI sulla motivazione positiva. Cerca di allineare gli incentivi personali con quelli aziendali.
5. Allinea i KPI alla strategia aziendale. Se la tua strategia è l’intimità con il cliente, avrai bisogno di alti livelli di inventario, mentre se la tua strategia si basa sull’eccellenza operativa, cercherai l’efficienza dei costi.
6. Utilizza i KBI (Key Behavioural Indicators) per misurare i risultati intangibili, come il coinvolgimento nel processo S&OP, il livello di cooperazione e di collaborazione.

Conclusione: il futuro delle aziende risiede nella trasformazione digitale e nella collaborazione.

Nell’ambiente dirompente di oggi, il cambiamento costante è la norma. Le aziende devono affrontare sfide come il cambiamento climatico, i prezzi elevati dell’energia, i clienti più esigenti e la carenza di talenti.

Questo stato permanente di iper-allerta costringe le aziende a rimanere in costante trasformazione e reinvenzione.

L’implementazione di un S&OP è un progetto che mira a fornire benefici, miglioramenti e risultati, ma è anche un progetto di cambiamento che cerca di sostenere il cambiamento. Le aziende si evolvono, ma anche le persone che le compongono devono farlo.

Un progetto S&OP facilita questo processo di trasformazione e la tecnologia è il suo grande alleato. Ciò che le macchine possono fare, lasciamolo fare alle macchine. Lascia che i tuoi team dedichino tempo e sforzi alla creazione, al miglioramento e alla crescita dell’azienda. È l’unico modo per ottenere risultati.