Omarm Business Intelligence voor betere besluitvorming in de Supply Chain

“Business Intelligence” werd voor het eerst bedacht door Richard Millar Devens in zijn Cyclopædia of Commercial and Business Anecdotes in 1865. Devens gebruikte het om te beschrijven hoe Sir Henry Furnese, een bankier, winst maakte door snel te reageren op marktinzichten vóór zijn rivalen.

Met een team van business intelligence-specialisten in heel Nederland, Vlaanderen, Frankrijk en Duitsland bleef Furnese op de hoogte van de veldslagen tijdens de Negenjarige Oorlog. Dit gaf hem een voorsprong omdat hij als eerste op de hoogte was van belangrijke gebeurtenissen zoals de val van Namen. Gewapend met deze exclusieve informatie bespeelde hij de Londense beurs als een pro, liet hij zijn rivalen achter zich en streek hij flinke winsten op.

Zowel in de verre 19e eeuw als vandaag de dag is het essentieel om alle beschikbare gegevens te kunnen gebruiken ten voordele van ons bedrijf.

Als we het over Business Intelligence hebben, bedoelen we niet Excel, SQL, Power BI, Tableau of Python. Business Intelligence is geen hulpmiddel, maar eerder je vermogen om patronen in gegevens te ontdekken en beslissingen te nemen nadat je ze hebt omgezet in bruikbare inzichten.

De piramide van bedrijfsinformatie

We kunnen het BI-proces beschrijven aan de hand van de BI-piramide. Gegevens vormen de basis van de piramide, dus gegevensbeheer is van cruciaal belang. Gegevensanalyse begint met managementstrategie: Wat wordt de rol van de gegevens? Wie gaat ze analyseren? Wie is verantwoordelijk voor het eigendom van de gegevens?

Er moet worden opgemerkt dat gegevensanalisten ongeveer 75% van hun tijd besteden aan het verwerken van gegevens voordat deze kunnen worden gebruikt voor analyse. De gegevens moeten dan worden omgezet in informatie. We kunnen bijvoorbeeld de artikelgegevens analyseren om het optimale voorraadniveau te bepalen.

Deze gegevens worden omgezet in informatie die ons kennis verschaft. Zodra we het gedrag van een klant, een leverancier of een groep producten begrijpen, kunnen we actie ondernemen om de prestaties te verbeteren. Als bijvoorbeeld de levertijden van een bepaalde leverancier aanzienlijk verschillen, kunnen we een alternatieve leverancier zoeken. We kunnen BI dus definiëren als het proces van gegevensverzameling en -analyse en de daaropvolgende processen die leiden tot prestatieverbetering.

Voordelen van bedrijfsinformatie

Business Intelligence heeft veel voordelen:

Een holistische kijk krijgen

Met Business Intelligence kunnen we snel veel rapporten maken. Met deze rapporten kunnen we alle gegevens in real-time analyseren, mogelijke problemen in ons bedrijf identificeren en trends en patronen met betrekking tot het bedrijf detecteren.

Strategische beslissingen informeren

Business Intelligence maakt onderbouwde strategische beslissingen op basis van gegevens mogelijk. Het maakt inzichten visueel om informatie beter te begrijpen en daardoor betere beslissingen te kunnen nemen.

Snelle en nauwkeurige rapportage

Volgens BI-Survey zegt 64% van de bedrijven dat business intelligence hen helpt om sneller rapporten te genereren en gegevens te analyseren. Door business intelligence te omarmen kunnen bedrijven gegevens in real-time visualiseren in grafieken, tabellen en diagrammen, waardoor ze sneller kunnen handelen.

Trends en patronen identificeren

Een belangrijk voordeel van Business Intelligence is de mogelijkheid om datagestuurde beslissingen te nemen. Dit komt omdat het tools biedt om trends en patronen te detecteren. Zo kunnen organisaties hun bedrijf en de omgeving waarin ze opereren beter begrijpen.

Methodologie voor het genereren van bedrijfsinformatie

We gaan nu verder met het verkennen van de methodologieën voor het genereren van Business Intelligence. Hier doorlopen we de verschillende fasen van het proces om dit doel te bereiken.

Gegevensextractie, transformatie en laden

Deze stap combineert datawarehousing en ETL-processen: Extract, Transform en Load. Dat is het proces van het verzamelen, opschonen en transformeren van gegevens uit meerdere bronnen naar een formaat dat geschikt is voor analyse.

Gegevensopslag

We creëren een centrale opslagplaats waar bedrijfsgegevens worden opgeslagen voor toegang en analyse.

Gegevensanalyse

Op dit punt gaan we verder met de analyse en kunnen we technieken en tools zoals Python, Power BI of andere gebruiken om de gegevens te verkennen, te visualiseren en er kennis uit te halen.

Rapporten en dashboards maken

We bieden een visuele presentatie van gegevens en belangrijke prestatie-indicatoren (KPI’s) om het monitoren van bedrijfsprestaties te vergemakkelijken.

Wat hebben we nodig om aan de slag te gaan met Business Intelligence?

Wat hebben we nodig om onze BI-reis te beginnen? We moeten gegevens omzetten in informatie.

We zullen technieken en tools gebruiken om de gegevens te verkennen, te visualiseren en er kennis uit te halen. Met andere woorden, we gebruiken de volledige BI-piramide.

We gebruiken het ETL-proces en maken de rapporten met grafische tools zoals Tableau en Power BI. Dit levert een rapport op dat een verhaal vertelt en waarmee we gegevens en KPI’s kunnen visualiseren om de bedrijfsprestaties beter te kunnen bewaken.

Van daaruit nemen we op kennis gebaseerde operationele, tactische en strategische beslissingen.

Maar om te slagen moet dit hele proces worden ondersteund door robuust gegevensbeheer.

Gegevensbeheer om Business Intelligence te genereren

Je hebt misschien weleens gehoord van de uitdrukking ‘garbage in, garbage out’. Dit betekent simpelweg dat als je rotzooi in het proces stopt, je er rotzooi uit krijgt.  Er zijn drie elementen waarmee rekening moet worden gehouden bij gegevensbeheer.

Gegevensbewustzijn is noodzakelijk. Dat wil zeggen dat we de rol van gegevens in onze activiteiten moeten definiëren, wie de plannen uitvoert, wie verantwoordelijk is voor de gegevens en wie de eigenaar is. Dit betekent dat gegevens nauwkeurig, volledig, betrouwbaar en consistent moeten zijn. Het betekent ook werken aan de beschikbaarheid van gegevens, het beheren van de gegevensdefinitie en gegevensbeveiliging. Gegevens zijn van grote waarde en moeten veilig zijn.

Gegevens en KPI’s moeten in de hele organisatie consistent zijn. Als we geen duidelijke en uniforme informatie hebben, zullen de verschillende onderdelen van het bedrijf verschillende concepten en meeteenheden bespreken en wordt alles een grote puinhoop.

Data governance is de combinatie van strategieën, mensen en processen die moeten worden afgestemd op een gemeenschappelijk doel: datakwaliteit.

De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij het management en de werknemers. Over het algemeen is het heel eenvoudig: Genereert een medewerker gegevens? Dan moeten ze ook eigenaar zijn van die gegevens.

Business Intelligence in de supply chain

Laten we nu dieper ingaan op de relatie tussen Business Intelligence en de supply chain. Laten we beginnen met onszelf af te vragen waarom we BI nodig hebben in de supply chain.

Ten eerste speelt de supply chain een centrale rol in alle organisaties en het beheer van de supply chain is moeilijk. Voorraadbeheer is ook zeer complex. Er zijn een aantal onderling verbonden actoren bij betrokken, zoals leveranciers, onze interne teams en onze klanten.

Daarom moet het een strategische prioriteit zijn. Als de supply chain deze relevantie niet heeft, zullen we de efficiëntie van ons bedrijf verminderen. Daarom is het belangrijk om supply chain-informatie te delen. Vandaar het belang van het BI-proces in supply chain en voorraadbeheer.

Aspecten van het meten van supply chain prestaties met Business Intelligence

Het is essentieel om vooraf doelen te stellen voor KPI’s met betrekking tot de de supply chain en voorraad.

Hiervoor is het essentieel om te weten hoe de KPI’s worden gedefinieerd. KPI’s in voorraadplanning kunnen niet geïsoleerd worden. Voorraadplanning bestaat voornamelijk uit 3 onderling verbonden aspecten:

• Het serviceniveau voor de klant;
• Voorraadeisen;
• De capaciteitsbeperkingen van mensen en middelen.

Deze drie aspecten zijn altijd met elkaar verbonden en het is essentieel om alle drie de indicatoren tegelijkertijd te controleren. Als je je slechts op één gebied concentreert, zul je onvermijdelijk suboptimalisatie in een van de andere gebieden krijgen.

Stoppen met bestellen is bijvoorbeeld voldoende als het doel is om de voorraad te verminderen en de omloopsnelheid te verhogen. Als je echter niet het serviceniveau meet, dat de vereiste voorraad dicteert, kan het zijn dat je één doelstelling bereikt maar je andere kritieke doelen mist.

Een ander voorbeeld is dat als het doel is om de service te verbeteren, we dit kunnen bereiken door te investeren in voorraad, maar dan schiet de voorraad omhoog.

Alles is met elkaar verbonden en er moet een evenwicht worden gevonden.

We moeten fundamentele bedrijfsstrategieën bespreken om deze correlatie tussen bedrijfsdoelstellingen beter te begrijpen.

Bedrijfsstrategieën in de supply chain

Productleiderschap

Om leiderschap op dit gebied te bereiken, moet je proberen het beste product te leveren:

• Een belangrijke technologische innovatie;
• Een superieur merkimago;
• Betere time-to-market dan de concurrentie.

Als onze strategie er een is van productleiderschap, moeten we een snelle en wendbare supply chain hebben waarin het productassortiment voortdurend verandert en waarin we een oogje moeten houden op de producten die overblijven. Het belangrijkste element om voor uit te kijken is overvoorraad.

Customer intimacy

De tweede mogelijke bedrijfsstrategie is om het beste serviceniveau te kunnen bieden. Dat wil zeggen, customer intimacy:

• Dit impliceert een hoge klanttevredenheid.
• Maximale service bieden met de nodige voorraad en zelfs integreren met de systemen van de klant.

Om voorop te lopen in service moeten we een betrouwbare en flexibele keten hebben waarin het productassortiment voorziet in verschillende behoeften van de klant. Daarom moeten we de voorraaduitval en de manier waarop we de klant bedienen in de gaten houden. In deze gevallen is het serviceniveau de belangrijkste indicator voor het volgen van de supply chain.

Operational excellence

De derde strategie is operationele uitmuntendheid. Dat wil zeggen, in staat zijn om tegen de laagst mogelijke kosten te werken. Om dit te bereiken hebben we het volgende nodig:

• Een hoge mate van betrouwbaarheid;
• Een gerichte portefeuille;
• Focus op de totale eigendomskosten;

Tot slot, als onze strategie er een is van kostenleiderschap – d.w.z. operationele uitmuntendheid – moeten we een adequate supply chain hebben waar het productassortiment efficiënt en gericht is en waar we de omzetniveaus moeten bewaken.

Om een voorbeeld te geven van elk van deze strategieën, kunnen we Apple zien als productleiderschap, El Corte Inglés als serviceleiderschap en sommige discountwinkelketens als kostenleiderschap, met zeer weinig keuze voor elk producttype en zeer gecontroleerde kosten. Het is belangrijk om een duidelijke strategie te bepalen, want zonder strategie weet je niet waar je je op moet richten.

Welke supply chain KPI’s zijn relevant voor onze business intelligence?

Laten we eens kijken welke supply chain KPI’s we moeten meten met ons Business Intelligence proces.  Als we de algemene prestaties van de supply chain willen meten en meer gemeenschappelijke en begrijpelijke indicatoren voor de hele organisatie willen bedenken, moeten we ons richten op het volgende:

• Beschikbaarheid
• Dagen in voorraad
• Voorraadomzet
• Voorraadwaarde
• Serviceniveau
• Overvoorraad
• Out-of-stock

Zoals eerder gezegd, kijk nooit naar slechts één KPI. Je moet naar meerdere kijken zodat supply chain management niet uit balans raakt.

Het tweede element dat we moeten controleren is de prognose. Om dit te voorkomen, maken we gebruik van de nauwkeurigheid van prognoses, analyseren we patronen op segmentniveau of productcategorie en beheren we promoties of speciale evenementen. Het derde element is inkoopbeheer, waarbij we de afwijking tussen besteladvies en geplaatste bestellingen, breukwaarschuwingen en te grote voorraden, en het aantal openstaande bestellingen en hun uitvoeringspercentage controleren.

Het is ook essentieel om de prestaties van leveranciers te controleren. Hiervoor monitoren we de OTIF (On Time In Fill) en de CVP (Percentage van bevestigd volume). Als we bijvoorbeeld 100 dozen bestellen en de leverancier levert 90 dozen, dan is dit een 0 voor de OTIF-meting, maar een 90% voor de CVP-meting). Met deze gegevens kunnen we een ranglijst van leveranciers opstellen.

Voor een goede analyse moeten we de rapporten structureren om de KPI’s per relevante dimensie te bekijken (per categorie, magazijn, planner, etc.). Je moet ook de KPI’s kiezen waarop je je wilt richten en de bijbehorende acties definiëren om ze te verbeteren.

Aanbevelingen voor een goed Business Intelligence-proces

Laten we beginnen met de vijf cruciale stappen voor het creëren van een effectief business intelligence-proces.

1) Versnel de invoering van Business Intelligence met SMART-doelstellingen

De doelstellingen van de organisatie moeten SMART zijn. SMART staat voor specifiek, meetbaar, haalbaar, realistisch en tijdgebonden. Een voorbeeld van een SMART-doelstelling kan zijn: “We willen dat ten minste 80% van de managers in de komende 12 maanden beslissingen neemt via BI.” Dit is specifiek, meetbaar, haalbaar, realistisch en met een duidelijk tijdsbestek.

2) Analyseer de kritieke componenten voor het invoeren van business intelligence

We moeten rekening houden met de kritieke elementen van het bedrijf: mensen, processen en technologische hulpmiddelen.

Als we naar mensen kijken, moeten we eigenaarschap en verantwoordelijkheid creëren met duidelijke projectsponsors en -leiders. Daarnaast moeten teams over de nodige technische vaardigheden en training beschikken.

We kunnen denken aan gegevensbeheerprocessen en mogelijk wijzigingsbeheer.

Tot slot moeten we kiezen welke tools we gaan gebruiken, zoals Power BI, Tableau, Python of andere.

3) Blijf uit de buurt van de rapportagejungle

We moeten voorkomen dat we een jungle van rapporten creëren. Anders wordt het onmogelijk om ‘door de bomen het bos te zien’ – of beter gezegd, kunnen we gewoon verlamd raken door overanalyse. We hoeven niet voor elke behoefte een nieuw rapport te maken; we kunnen bestaande rapporten hergebruiken. Het is essentieel om het doel van een rapport goed te definiëren voordat je begint met de ontwikkeling ervan. Je moet voorzichtig zijn met de details en KISS-doelen stellen. Met andere woorden, Keep It Simple and Stupid… Laten we proberen alles zo eenvoudig mogelijk te houden.

Als je overweegt om al dan niet een nieuw rapport te maken, vraag jezelf dan af: is het essentieel? Zo niet, doe het dan niet.

4) Overweeg verschillende informatievereisten.

We moeten rekening houden met verschillende informatiebehoeften. Elk onderdeel van het bedrijf heeft informatie op een ander niveau nodig. We kunnen in elk rapport verschillende detailniveaus bieden, zodat elke afdeling snel over de benodigde informatie beschikt. Wat de bedrijfsdirecteur zoekt, is niet hetzelfde als wat de supply chain controller of de persoon die het prognose- of inkoopproces beheert, zoekt.

5) Vermijd de veelvoorkomende BI-valkuilen.

Tot slot is het essentieel om onvermijdelijke veelgemaakte fouten te vermijden.

• De eerste is de behoefte aan meer verantwoordelijkheid voor gegevenskwaliteit. Om dit probleem aan te pakken, stel je een duidelijke RACI-matrix op.
• De tweede is de behoefte aan gegevensdefinities. Als corrigerende maatregel zouden we een volledige lijst met definities bewerken.
• De derde fout is een lage datakwaliteit. Om dit probleem op te lossen, moeten we bewustzijn creëren.
• De vierde fout is dat slechts sommige mensen de waarde die gegevens zouden moeten hebben delen. We zouden dit probleem aanpakken met communicatie en training, maar ook met communicatie over de voordelen van BI en de impact van onvoldoende gegevens in de hele organisatie.