De revolutie van dynamisch voorraad replenishment

Papier is erg jaren 90

Tot ongeveer het einde van de vorige eeuw had je voor het aanvullen van je winkel papier nodig. En veel ook. Net zoals elke kassabon die je uitdeelde fysiek was, waren bestelboeken dat ook. Er waren gigantische lijsten met alle producten die je kon nabestellen. Iemand schuifelde door de winkel, noteerde wat er nodig was en faxte dat naar het hoofdkantoor. Het waren eenvoudige tijden. Maar zeker niet beter dan nu. Je vermogen om de voorraad nauwkeurig en efficiënt aan te vullen, hing af van het buikgevoel en het analytisch vermogen van de persoon die de bestellingen plaatste. Nogal wat verantwoordelijkheid voor één persoon. Gelukkig werd het werk van die persoon een stuk eenvoudiger met de opkomst van geavanceerde digitale technologieën. Winkelketens implementeerden bedrijfsbrede ERP-systemen en geautomatiseerde kassasystemen die automatisch de voorraadniveaus en winkelverkopen bijhielden. Het resultaat: een veel efficiënter planningsproces.

Op basis van een statisch en rigide min/max-systeem kon het ERP zelf berekenen welke producten en in welke hoeveelheid moesten worden besteld en worden aangevuld per winkel. Hoewel dit je bestelproces efficiënter maakte, kon het de kwaliteit van je aanvulbeslissingen niet verbeteren.

Er lag te veel of te weinig in de schappen

Een statisch ERP-systeem heeft commercieel gezien weinig zin. Het voorspelt geen trends en houdt geen rekening met seizoensgebonden schommelingen. Het bestelt gewoon op basis van je minimum- en maximumparameters. Het is een statische oplossing voor een bewegend probleem.

Een geavanceerder voorraadbeheersysteem werd de norm

Geavanceerde voorraadbeheersystemen waren in staat om op een gedetailleerd niveau de vraag te voorspellen. Optimale aanvulorders konden worden berekend per product, per winkel en per dag. Ze konden onderscheid maken tussen online- en offlinekanalen, anticiperen op lokale verkooppatronen, seizoenen, trends, feestdagen en promoties. Veel geavanceerder dan een papieren checklist die naar het hoofdkantoor wordt gefaxt.

Vandaag de dag kunnen de nieuwste generaties supply chain planningssoftware alles wat je als retailer nodig hebt. Met de opkomst van kunstmatige intelligentie (AI) binnen voorraadbeheer, kun je deze gebruiken in je strijd voor een perfect replenishmentbeleid om je processen te optimaliseren zonder dat jij of je mensen zich ermee hoeven te bemoeien.

5 voordelen van het omarmen van technologie in je replenishmentbeleid

1. 50% minder nee-verkopen

Je kunt niet verkopen wat je niet hebt. Tenminste niet direct. Maak je replenishment echter dynamisch en je kunt het aantal nee-verkopen met 50% verminderen.

2. Minder voorraad

Als je niet weet hoeveel voorraad je nodig hebt, voeg je 15% toe als buffer. Het is een verhaal zo oud als de tijd. Gissen leidt namelijk tot overtollige voorraad. En overtollige voorraad betekent marge die op tafel blijft liggen. Je krijgt te maken met hogere voorraadkosten, veroudering en onnodige kortingen.

3. Minder verliezen

Als jouw producten houdbaar zijn, is krimp een van de grootste boosdoeners. Zeker vanuit het oogpunt van marge. Dynamische bestelsystemen geven jou betere prognoses, gedifferentieerde serviceniveaus en slimmere aanvulling. En een vermindering van krimp met 30%.

4. Efficiënte logistiek

Dynamisch voorraad replenishment kan je aantal orderregels tot 30% verminderen. Je ziet betere workflows minder ordermomenten, wat de efficiëntie in de hele supply chain verhoogt.

5. Een beter imago

Zijn jouw schappen halfvol? Of half leeg? Het antwoord is een kwestie van perspectief, maar beide zien er slecht uit. Goed gevulde schappen en volle productlijnen laten een betere nasmaak bij de klant achter.

Een uniform perspectief op replenishmentbeleid

Zoals bij veel aspecten van de supply chain, is er geen standaardaanpak voor het dynamisch aanvullen van voorraden. Je vindt verschillende ‘best practices’ afhankelijk van de industrie, bedrijfsgrootte, afdeling, niche en subsector. Zelfs binnen één bedrijf kijken mensen met verschillende functies anders naar voorraden.  Jouw financieel directeur wil bijvoorbeeld zo laag mogelijke kapitaaluitgaven en transportkosten. De commerciële afdeling wil zoveel mogelijk voorraad in de schappen. Terwijl de logistieke afdeling alleen maar efficiëntie wil. De uitdaging voor jou, als iemand die verantwoordelijk is voor het succes van de supply chain, is om deze belangen tegen elkaar af te wegen. The challenge for you, as someone in charge of supply chain success is weighing these interests against each other.

Hoe creëer je een optimaal replenishmentproces?

Hier volgen 3 stappen om tot een optimaal functionerende aanvuloperatie te komen.

Stap 1: Bepaal je voorraadstrategie

Elk retailbedrijf zou een strategie moeten hebben om te bepalen welke klantbelofte het wil vervullen en hoe het zich wil onderscheiden.  Hier is de kritieke vraag, ga je voor customer intimacy? Productleiderschap? Of operationele uitmuntendheid? Je antwoord zal een groot verschil maken voor je proces. Binnen een retailstrategie zal het succesvol zijn om de serviceniveaus te schetsen die je nastreeft voor verschillende productcategorieën en verkoopkanalen. En dit is een top-down benadering. Jouw bedrijfsleiders moeten leiden.  Maar ze moeten ook een precedent scheppen voor de presentatievoorraad. Heb je mooie volle schappen? Of spaarzaam en selectief? Welke opmerkingen zullen jouw klanten maken over elke optie? Je zou een verkoper van luxegoederen er niet van kunnen beschuldigen dat hij zijn merk schaadt door minder artikelen te tonen. Bij een supermarkt zou dat wel kunnen. Jouw voorraadstrategie is een afgeleide van jouw bredere bedrijfsvisie.

Stap 2: Vertaal strategie naar tactische beslisregels

Zodra je je strategie hebt bepaald, kun je je aanvullingssysteem opzetten. Een cruciaal onderdeel hiervan is de prognosefunctie die de verwachte verkoop per artikel en per winkel berekent. Je systeem moet in staat zijn om accurate aanvulorders te berekenen op basis van robuuste prognoses, huidige voorraadniveaus en je bedrijfsparameters.

1. Wat is de verkoopprognose voor het artikel in de winkel?

Gebaseerd op trendpatronen, seizoenen, feestdagen, levenscyclus en geplande promoties.

2. Wat is de optimale voorraad per artikel per winkel?

Gebaseerd op gewenst serviceniveau, veiligheidsvoorraad en presentatievoorraad

3. Wat is de optimale aanvulvolgorde voor dit artikel en deze winkel?

Rekening houdend met logistieke capaciteit, voorraadschaarste, risico op krimp, aanvulintervallen per winkel en optimale bestelhoeveelheden. In welke bedrijfstak je ook actief bent, hoe meer je kunt automatiseren, hoe sneller en beter je zult zijn. Je zou je boekhouding niet beheren met hoofdrekenen. Een goed voorraadbeheersysteem kan beter en veel sneller werken dan jij.

Stap 3: Stel jouw mensen in staat betere beslissingen te nemen

Het is niet omdat je een geavanceerd planningssysteem voor de supply chain hebt, dat jouw menselijke planners overbodig worden. Je hebt jouw mensen nog steeds nodig. Sterker nog, hun rol is veel belangrijker. In een perfecte wereld zou jouw bevoorradingsproces vlekkeloos verlopen. De beschikbaarheid zou vlekkeloos zijn en de prognoses betrouwbaar. Jouw vrachtwagens zouden vol zijn en leveranciers op tijd. Maar dat is een utopie en dingen gaan zelden zo soepel. Misschien verkoopt een product plots veel sneller dan verwacht? Wat als een leverancier zijn leveringen niet kan nakomen? Of misschien slaat een promotie niet aan? Terwijl de machine het zware werk doet, moeten jouw mensen hun tijd opnieuw richten op het monitoren van de prestaties om kansen te identificeren en risico’s te anticiperen..

Wat heb je nodig om een responsiever replenishmentsysteem te bouwen?

Betrek het senior management erbij

Net als bij vrijwel alles in jouw bedrijf, zal het niet gebeuren als de hogere leidinggevenden niet betrokken zijn bij het ontwerp, de implementatie en de samenwerking van een bepaalde praktijk. Of we het nu hebben over secundaire arbeidsvoorwaarden, diversiteitsinitiatieven of bevoorradingsprocessen. Het is de taak van het management om de overkoepelende strategie te bepalen die uiteindelijk je hele aanpak van replenishment aanstuurt.

Betrek je centrale supply chain team erbij

De beste retailers beheren hun aanvulprocessen centraal. Een team dat niet weet wat er aan de hand is, is gedoemd om de verkeerde beslissingen te nemen. En met theoretische kennis kom je er niet. Betrek ze bij de dagelijkse gang van zaken op de winkelvloer en ze zullen sneller en nauwkeuriger betere beslissingen nemen.

Zorg voor nauwkeurige inkoopprocessen

Je kunt de beste replenishment software ter wereld hebben en er toch niet in slagen van je bedrijf een succes te maken als je het niet opvolgt met de juiste taken. Het echte werk moet op de winkelvloer gebeuren. Daar wordt de verkoop gedaan. Daar komen klanten terug naar je winkel. Staan de producten op de juiste plaats? Staan ze vooraan? Zijn de schappen opgeruimd? Ligt er een rotte appel tussen de uitstalling?  Je personeel speelt hierin een belangrijke rol en moet zoveel mogelijk worden ondersteund.  Ze moeten ook hun steentje bijdragen om de gegevens met de werkelijkheid te ondersteunen. En daar is meestal geen kortere weg voor.

Maak efficiëntie je topprioriteit

Hoe efficiënter je bent, hoe beter je bent. Maar efficiëntie begint en eindigt niet in de directiekamer. Het gaat door je hele bedrijf als een kern. Goed personeel is moeilijk te vinden. En dit probleem speelt niet alleen bij degenen die je direct in dienst hebt, maar bij je hele supply chain.  Magazijnmedewerkers, chauffeurs, winkelpersoneel, voorraadplanners; de vraag naar deze mensen is groter dan het aanbod. En dat betekent meestal dat de kwaliteit van de mensen die u aanneemt lager is.

Ervoor zorgen dat je mensen alle kennis en tools tot hun beschikking hebben om hun werk efficiënt uit te voeren, is de eerste stap op weg naar succes. Als je merkt dat de initiële competentie van deze mensen lager is dan normaal, dan is het jouw verantwoordelijkheid om ze goed op te leiden.

Dit is ook het geval voor het beheren van schaarste in het hele bedrijf. Load balancing, het manipuleren van aanvulorders om optimaal gebruik te maken van de beschikbare capaciteit, is cruciaal.

Dynamisch voorraad replenishment een absolute noodzaak in de detailhandel

Als je nog steeds papier gebruikt, loop je ver achter. De voordelen van technologie in je processen zijn duidelijk en voor de hand liggend. En software zoals Slim4 kan je bedrijf naar een niveau brengen waar je nu alleen nog maar van kunt dromen. Maar met software alleen verander je het tij niet. Neem het advies in dit artikel ter harte en je komt een heel eind. En als je meer hulp nodig hebt op je reis, neem dan contact met ons op voor advies van experts die het al hebben gedaan.