Het grote ruimtegebrek in magazijnen

Het is belangrijk om te erkennen dat de wereld de afgelopen is veranderd en dat er mogelijk tekortkomingen zijn geweest. Misschien is het verschuivende vraagpatroon niet tijdig opgemerkt. Of wellicht is de gewenning aan hoge voorraadniveaus zover gegaan dat het besef van overtollige voorraad verloren is gegaan.

Hoe dan ook, alle beschikbare magazijnruimte is tot de rand gevuld. Wat nog erger is, je kunt nu wellicht zitten met een grote voorraad die niet verkocht kan worden. Laten we eerlijk zijn, je magazijnruimte staat op knappen. Nu is het tijd om actie te ondernemen om deze kritieke situatie te verlichten. En daarvoor is dit artikel bedoeld. In dit artikel zullen we praktische stappen bespreken die je kunt nemen om het tekort aan magazijnruimte aan te pakken.

Een blik op het speelveld

Voordat je de problemen kunt aanpakken, is het essentieel om de volledige omvang ervan te begrijpen. Heb je ooit geobserveerd hoe groot een ijsberg onder het oppervlak is? Welnu, jouw tekort aan magazijnruimte vertegenwoordigt slechts het topje van het probleem. Laten we daarom dieper ingaan op het bredere perspectief.

Probleem 1: Beperkte Beschikbaarheid van magazijnruimte

De bezettingsgraad van magazijnen heeft nog nooit eerder zo hoog gelegen. Dit geldt niet alleen voor jou, maar het is een uitdaging die veel bedrijven ondervinden. In de Verenigde Staten is de leegstand van magazijnen zelfs gedaald tot 3,6%. Echter, in Europa is de situatie nog nijpender. Neem bijvoorbeeld het Verenigd Koninkrijk, waar de leegstand in magazijnen historisch laag is, met slechts 3% beschikbare magazijnruimte. De huidige vraag naar magazijnruimte overtreft aanzienlijk het aanbod. Het zal dan ook buitengewoon uitdagend zijn om geschikte opslagruimte te vinden.

Probleem 2: Magazijnkosten exploderen

Daarom, met een stijgende vraag en krimpend aanbod, zijn prijsstijgingen onvermijdelijk. Hierdoor ontstaat nog een uitdaging. Zelfs als je in staat bent om magazijnruimte te vinden, kun je het je veroorloven? De gemiddelde huurprijs voor magazijnruimte is in de afgelopen 12 maanden met 10,4% gestegen. Voor grote logistieke hubs wordt zelfs een stijging van bijna 20% gerapporteerd. En de vooruitzichten voor 2023 zijn niet veel rooskleuriger. Dit gaat verder dan een tijdelijke prijsstijging die mogelijk weer afneemt. De kosten voor magazijnruimte zijn al jaren exponentieel aan het stijgen. In feite zijn ze sinds 2011 bijna 30% toegenomen. Bovendien voorspellen sommige analisten een verdere stijging van 25% tegen 2026 voor bedrijven.

Probleem 3: Zelfs magazijnpersoneel is schaars

Laten we aannemen dat je geluk hebt. Terwijl je op een dag terugloopt van je werk, stuit je op een lokaal pakhuis in de naburige buurt. Het heeft de juiste afmetingen en is ook nog eens betaalbaar. Het lijkt perfect. Maar wat zijn de werkelijke kansen? Nu hoef je alleen nog maar personeel te vinden en je kunt van start gaan. Hier komt echter magazijnprobleem nummer 3 om de hoek kijken. Op dit moment heeft 80% van de bedrijven te maken met een tekort aan magazijnpersoneel. Zelfs het simpelweg verplaatsen van voorraad naar je splinternieuwe magazijn kan een uitdaging zijn, aangezien meer dan 60% van de bedrijven een tekort aan chauffeurs meldt.

Effectief omgaan met magazijnruimte

Nu zijn er waarschijnlijk veel supply chain leiders die dit lezen en denken: ‘Maar hé, een nieuw magazijn stond altijd al op de planning’. Natuurlijk, als je extra magazijnruimte nodig hebt om gecontroleerde strategische groei te ondersteunen, is dat één ding. Maar een overhaaste zoektocht naar een nieuwe faciliteit omdat je onverwachts uit je huidige capaciteit bent gegroeid, is een geheel ander probleem. Dit artikel is geschreven voor de laatstgenoemden. Als je echter tot de gelukkigen behoort die tot de eerste categorie behoren, maak je dan geen zorgen! De tips, tactieken en strategieën die we gaan bespreken, zijn net zo relevant voor jou. Sterker nog, ze kunnen je later veel stress en hoofdpijn besparen. Dus wat is de oplossing? Hoe ga je het ruimtegebrek in het magazijn te lijf?

Evenwichtige voorraadbeheer

Echter, recentelijk staan behendigheid en evenwicht mogelijk niet bovenaan je prioriteitenlijst, en wellicht ook niet voor wat betreft voorraadoptimalisatie. Volgens onderzoek heeft de overgrote meerderheid van bedrijven de afgelopen 2 jaar slechts “enigszins” aandacht besteed aan voorraadoptimalisatie. Het is begrijpelijk dat je niet altijd 100% van je tijd kunt besteden aan elk aspect van je bedrijf. De afgelopen jaren zijn supply chain-teams van de ene crisis naar de andere gegaan.

Maar dit is je vroege waarschuwingssignaal, vergelijkbaar met een kanarie in een kolenmijn die over je voorraad tjilpt. Kijk er nu naar, voordat de omstandigheden onhoudbaar worden.

De combinatie van het gebrek aan magazijnruimte, prijsstijgingen en personeelsuitdagingen zal jou en vele anderen dwingen om actie te ondernemen. Het is nu de tijd om voorraadoptimalisatie weer prominent op je agenda te plaatsen. Het goede nieuws is dat je tekort aan magazijnruimte aangepakt kan worden.

De eerste stap op de ladder

Uiteraard zijn er momenten waarop het zinvol is om voorraden op te bouwen, net zoals er momenten zijn waarop het verstandig is om kosten te besparen. Dat begrijp je al. Maar je beseft ook dat je de overtollige voorraad die je magazijnruimte in beslag neemt, niet zomaar kunt afschrijven. Dus, wat doe je? Steek je je hoofd in het zand en hoop je op het beste? Natuurlijk niet, je moet actie ondernemen. De meest succesvolle bedrijven zijn diegene die kunnen anticiperen op toekomstige ontwikkelingen en over de middelen beschikken om te handelen. Dus, hoe kun je beginnen te opereren als een van hen? Elk jaar helpen we duizenden supply chain-teams om hun supply chain-processen te optimaliseren. De bedrijven die de snelste en meest impactvolle resultaten behalen, begrijpen de 3 sleutelfactoren die de basis vormen van supply chain-succes:

• Meer zichtbaarheid creëren
• Focus op wat echt belangrijk is
• Algemene controle verbeteren

Maar het allerbelangrijkste is dat ze deze doelen met vastberadenheid najagen. Lees verder voor meer informatie over hoe jij hetzelfde kunt doen.

1. Meer zichtbaarheid creëren

Nauwkeurige voorspellingen vormen de kern van effectieve voorraadbeslissingen. Wanneer je de voorspellingen niet vertrouwt, kun je het “gat” opvullen met extra voorraad. Echter, op dit moment heb je niet langer de luxe van beschikbare magazijnruimte. Daarom is de eerste stap het ondernemen van acties om de precisie van voorspellingen te verbeteren. Dus, hoe kun je de overvloed aan gegevens binnen je bedrijf benutten om betere en robuustere beslissingen te nemen?

Vermijd aannames

Natuurlijk, een vleugje intuïtie kan nuttig zijn. Zelfs de meest bekwame onder ons vertrouwen soms op hun gevoel. Maar pas op, als je veronderstellingen maakt gebaseerd op de algemene ‘vibe’ van de markt, loop je het risico kostbare fouten te maken. Je voorraad kan uitgeput raken. Verouderde producten kunnen ontstaan. Overtollig afval kan optreden. Zelfs voor je ‘stabiele’ producten loop je het risico te eindigen met enorme overschotten. In het verleden hebben te veel bedrijven de vraag op een te hoog niveau voorspeld, vaak uit tijdsbeperkingen. We zullen hier nog op ingaan, maar dat is tegenwoordig gewoon niet voldoende.

Voor weloverwogen beslissingen in de supply chain is zichtbaarheid cruciaal. Maar net zo belangrijk is dat je die zichtbaarheid op het juiste gedetailleerde niveau hebt. Dus, hoe kun je zelfverzekerd anticiperen op de vraag? De kans is groot dat je gegevens opvallende hiaten vertonen. Het is jouw taak om die leegtes op te vullen.

Om een scherp beeld van je traject te hebben, zijn er enkele belangrijke aandachtspunten voor nauwkeurige vraagplanning en -voorspelling: Hoeveel vraaggeschiedenis is er beschikbaar? En is jouw gegevensbetrouwbaarheid gegarandeerd? Veel voorspellingsmodellen vertrouwen op historische gegevens om een nauwkeurige blik op de toekomst te werpen. En natuurlijk geldt: hoe meer gegevens je hebt, hoe helderder het beeld zal zijn.

Was het maar zo eenvoudig. Wat als het product nieuw is? In dat geval beschik je misschien niet over historische verkoopgegevens. En wat te doen met de COVID-jaren? Sommige industrieën zagen enorme groei door COVID, terwijl andere het tegenovergestelde zagen en weer andere gelijk bleven. Natuurlijk, je hebt de data. Maar is het verstandig om te doen alsof er niets is gebeurd? Of moet je deze periode behandelen als een langdurige anomalie en volledig uitsluiten van je plannen? Kort gezegd zijn gegevens een van de meest waardevolle activa van je bedrijf. Maar om hun volledige potentieel te benutten, moeten je gegevens goed worden onderhouden en regelmatig worden bijgewerkt.

Tip: Voor het tiptop in orde houden van je gegevens kun je hier klikken voor onze handige blog over masterdata.

Voor welke horizon moet je plannen?

Een geschikte planningshorizon is van groot belang, dat staat buiten kijf. In specifieke sectoren moeten bedrijven zich voorbereiden op de voorraad die ze in de komende maanden of zelfs jaren nodig hebben om een stabiele bevoorrading te verzekeren. Fietsen dienen hier als een uitstekend voorbeeld. Gezien de wijdverspreide voorraadtekorten en wachtlijsten, zijn veel bedrijven in deze branche momenteel bezig met anticiperen op de vraag die zich meerdere jaren in de toekomst bevindt. Aan de andere kant is het voor sommige bedrijven van cruciaal belang dat hun voorspellingen accuraat zijn voor de komende weken of zelfs dagen. Denk aan de voedingsindustrie. Vanwege de beperkte houdbaarheid van producten is het veel belangrijker om inzicht te hebben in de volatiliteit van de dagelijkse vraag op korte termijn dan om te proberen te voorspellen hoeveel groente er over 5 jaar verkocht zal worden, of zelfs niet.

Wat betreft de ‘juiste’ planningshorizon, dit is volledig afhankelijk van je bedrijf. Als je planningshorizon te kort is, loop je het risico het grotere geheel uit het oog te verliezen. Als je planningshorizon daarentegen te ruim is, kun je traag reageren op plotselinge verschuivingen in de vraag. Hoe kun je prognoses verrijken met marktinformatie?

De behoeften van je klanten kunnen morgen volledig anders zijn dan een jaar geleden. Dingen veranderen en de wereld draait door. Het probleem is dat historische gegevens vaak beperkte inzichten bieden. Om die reden kan het noodzakelijk zijn om je voorspellingen te verrijken met betrouwbare marktinformatie.

Dit waardevolle inzicht kan uit verschillende bronnen komen. Je verkoopteam heeft bijvoorbeeld waarschijnlijk nauwe relaties met je klanten en kan waardevolle informatie hebben over de toekomstplannen en ambities van deze klanten. Soms komt deze informatie direct van de bron zelf. Als je klanten aankoopprognoses delen, beschik je over fantastische gegevens die je kunt gebruiken om je eigen supplychainplanning daarop af te stemmen.

Ongeacht of deze marktinformatie afkomstig is van je verkoopteam, direct van de klant, of van een andere bron, de uitdaging is om ervoor te zorgen dat deze gegevens betrouwbaar zijn. En hiervoor is effectieve samenwerking essentieel.

Hoe kun je je voorspellingen valideren via samenwerking?

Op dit punt beschik je over twee perspectieven op de toekomstige vraag. Enerzijds heb je de statistische voorspellingen gebaseerd op robuuste historische vraaggegevens. Aan de andere kant heb je een voorspelling gebaseerd op marktintelligentie.

Om de meest accurate voorspelling te genereren, moet je op de een of andere manier deze twee perspectieven samenvoegen tot één bron van waarheid. Gelukkig kan S&OP (Sales and Operations Planning) ons hierbij van dienst zijn.

Het is noodzakelijk dat iedereen S&OP omarmt. Hoewel elke afdeling het op verschillende wijze kan benaderen, is het uiteindelijke doel samenwerking. Natuurlijk ondersteunt S&OP diverse bedrijfsprocessen. Echter, als het gaat om het valideren van prognoses, is S&OP een waardevol instrument. Door een platform te bieden waar meerdere teams kunnen samenwerken en constructieve discussies kunnen voeren, kun je consensus bereiken over hoe de uiteindelijke prognose eruit moet zien. Welke partijen zijn betrokken bij je proces? Zijn er anderen die betrokken zouden moeten zijn, maar dat momenteel niet zijn?

2. Hoe behoud je focus op wat werkelijk belangrijk is?

We hebben het belang van sterke prognoses besproken. Echter, zelfs de meest nauwkeurige voorspelling is nutteloos als je niet de tijd hebt om deze uit te voeren. Het probleem waar veel bedrijven tegenaan lopen, is dat ze worden afgeleid door talloze zaken die weinig toegevoegde waarde hebben. Neem bijvoorbeeld je magazijn. Is het gevuld met je meest essentiële producten, of raakt het verstopt door producten met lage marges en trage verkoop? Wanneer je duizenden producten moet beheren, te midden van alle uitdagingen op het gebied van vraag en aanbod, is het eenvoudig om te verdwalen in de ruis. Helaas is het nog gemakkelijker om afgeleid te worden door het bestrijden van kleine problemen in plaats van je te richten op de taken die daadwerkelijk waarde toevoegen. Het resultaat hiervan is vaak dat de voorraadniveaus uit de hand lopen en je uiteindelijk verstrikt raakt in een overvloed aan voorraad. Om deze reden is het van essentieel belang om gerichte aandacht aan te brengen in je bedrijfsomgeving.

Een typische ABC-Pareto-analyse

De eerste vraag die je jezelf moet stellen, is: “Verkopen we de juiste producten?”

Ten tweede, weet je welke producten belangrijk zijn en waarom? Elk product in je magazijn moet zijn plek verdienen. Echter, verschillende producten dragen in verschillende mate bij aan de waarde. Waar moet je daarom prioriteit geven aan je tijd en financiële investering in voorraad?

Dit zijn legitieme vragen. Gelukkig kan een eenvoudige ABC-analyse de antwoorden verschaffen.

Wanneer je je voorraadbeslissingen baseert op onderbuikgevoelens, is dit ontoereikend voor het huidige klimaat. Echter, een robuuste ABC-analyse kan snel onschatbaar inzicht verschaffen in welke producten jou tijd en geld opleveren. Het uiteindelijke doel is natuurlijk om je A-, B- en C-producten vast te stellen. Op basis hiervan kun je betere serviceniveaus bepalen, bestelprocessen optimaliseren en wellicht zelfs producten schrappen die werkelijk geen waarde toevoegen. Helaas kun je niet simpelweg een ABC-analyse uitvoeren en het vervolgens vergeten. Je productassortiment is dynamisch en wordt beïnvloed door diverse factoren. Veranderen je prioriteiten bijvoorbeeld afhankelijk van het seizoen en de tijd van het jaar? Het is niet wenselijk om grote voorraden van kostbare producten aan te houden in perioden waarin er geen vraag naar is. Dit verspilt middelen voor veel bedrijfsaspecten.

Kun je je veroorloven om je producten alleen op basis van één parameter te prioriteren? Terwijl verkoop voor de hand ligt, moet je ook naar de marges kijken om te verzekeren dat je producten werkelijk waarde toevoegen.

Uiteindelijk, moet je nu je tijd richten op belangrijke klanten? Weet je wie je voornaamste klanten zijn en welk risico zij vormen voor je SKU’s (Stock Keeping Units, voorraaditems)? Is het bijvoorbeeld riskant om te veel voorraad aan te houden van een product dat door slechts één klant voor 80% wordt afgenomen?

Tip: Bekijk onze uitgebreide blog over een ABC-analyse om dit nuttige instrument in je bedrijfsvoering te integreren. Tevens moet je je werklast stroomlijnen.

Veel planningsteams zijn continu bezig met het blussen van brandjes. De Covey-matrix helpt je te begrijpen wat belangrijk is en wat niet. Aangezien C-artikelen waarschijnlijk weinig waarde toevoegen aan je bedrijf, is het begrijpelijk dat problemen met deze producten lager op je takenlijst staan.

Echter, zelfs voor A-producten moet je prioriteit geven aan wat de grootste impact zal hebben (Dringend & Belangrijk). Dit heeft alles te maken met het beheren van de werklast en het richten van de focus op de juiste gebieden.

3. Hoe kun je de algehele controle verbeteren?

Tot nu toe hebben we ons gericht op uitdagingen die je actief beïnvloedt.

Maar er zijn veel factoren in de supply chain waar je geen invloed op hebt.

Zelfs als je over een glazen bol zou beschikken, had je de recente beroering die we hebben gezien van…

• Verstoringen in de havens
• Containertekorten
• Onvoorziene capaciteitsproblemen bij leveranciers

Laten we eerlijk zijn, onzekerheid is een van de belangrijkste redenen waarom zo veel bedrijven nu zulke grote voorraden aanhouden. Deze gebeurtenissen hebben immers een enorme impact op de wereldwijze supply chain:

• Langere en minder betrouwbare doorlooptijden
• Hogere distributiekosten
• Gebrek aan vertrouwen in de gehele supply chain leidt tot een wereldwijd kettingreactie-effect.

Maar dat is geen excuus. Er zijn stappen die je kunt nemen om het risico te beperken zonder te veel te investeren in overtollige voorraden. Laten we een paar voorbeelden bekijken…

Werk samen met jouw leveranciers

In veel opzichten hangt het succes van jouw onderneming af van jouw leveranciers. Toch blijven jouw leveranciers vaak in het duister tasten totdat ze jouw ondertekende inkooporder ontvangen. Misschien is het dus tijd om hen goed te informeren. Dit kan inhouden dat je jouw inkoopprognoses met hen moet delen. Het kan ook betekenen dat je ondermaatse prestaties van leveranciers moet opsporen en aankaarten.

Door communicatiekanalen te openen met jouw partners in de supply chain kun je sterkere relaties opbouwen. En door vertrouwen te vestigen in de gehele supply chain kun jij verstoringen een stap voor blijven.

Werk je leveranciersgegevens bij

We hebben al gesproken over het belang van goede gegevens. Maar de integriteit van jouw leveranciersparameters is net zo cruciaal. Als je sinds 2019 geen aandacht meer hebt besteed aan jouw masterdata, loop je nu mogelijk risico’s. Want als de doorlooptijden nu twee keer zo lang zijn of de minimale bestelhoeveelheid (MOQ) van de leverancier is veranderd, hoe kun je dan vertrouwen op een nauwkeurige bestelling?

Door up-to-date leveranciersgegevens te hebben, kun je efficiënter bestellen. Dit kan op zijn beurt helpen om jouw beschikbaarheidsdoelstellingen te behalen, terwijl je tegelijkertijd jouw voorraadniveaus en supply chain-kosten minimaliseert. Maar iemand moet de verantwoordelijkheid voor deze masterdata op zich nemen en er een prioriteit van maken om ze te onderhouden.

Een meer responsive proces opbouwen

Er zijn diverse redenen waarom bedrijven zich in een complexe situatie van voorraadbeheer bevinden.

Maar laten we het meest in het oog springende probleem bespreken. Veel leiders binnen bedrijven beschikken simpelweg niet over de middelen om voorraad zowel strategisch als dynamisch te beheren. Wist je dat maar liefst 75% van de bedrijven afhankelijk is van systemen gebaseerd op ERP of spreadsheets om alles onder controle te houden? Echter, er zijn zoveel variabelen en aspecten om rekening mee te houden dat zelfs de meest geavanceerde spreadsheet uiteindelijk tekort zal schieten. En dan hebben we het nog niet eens gehad over het constante onderhoud dat spreadsheets vereisen. Zelfs de meest geavanceerde ERP-systemen missen vaak de flexibiliteit om te kunnen reageren op de snelheid waarmee de meeste bedrijven evolueren. Het is dan ook begrijpelijk dat veel bedrijven nu geconfronteerd worden met een overvloed aan voorraad die ze nergens kunnen onderbrengen.

Maar dat hoeft niet jouw situatie te zijn. Grijp nu in of loop het risico achterop te raken. Het tij begint te keren. Steeds meer bedrijven beginnen zich bewust te worden van de realiteit waarin ze zich bevinden. Hoewel voorraadoptimalisatie wellicht een tijdlang over het hoofd is gezien door zowel jou als jouw concurrenten, staan bedrijven nu klaar om stappen te ondernemen. Uit verslagen blijkt zelfs dat 64% van de bedrijven van plan is om in de komende 2-3 jaar te investeren in voorraadbeheersystemen zoals Slim4. Statistisch gezien betekent dit dat als jij dat niet doet, je concurrentie dit wel zal doen. Dus wacht je af tot zij actie ondernemen en hoop je op het beste? Of neem je het initiatief en onderzoek je welke oplossingen er op de markt beschikbaar zijn om jou te assisteren?