Sales & Operations Planning (S&OP) in het digitale tijdperk

In volatiele en veranderende omgevingen helpt S&OP bedrijven om veel flexibeler te werken. Als het je doel is om de weg naar operationele uitmuntendheid in te slaan, stelt S&OP bedrijven in staat om de kloof tussen hun strategie en de dagelijkse operationele doelstellingen te dichten. Maar om S&OP effectief te laten werken, moeten de mensen, processen en technologie naadloos op elkaar aansluiten.

Met de steun van een deskundige consultant en de juiste training is de helft van de strijd misschien al gewonnen. Maar de echte uitdaging ligt in het afstemmen en coördineren van cross-functionele teams om effectieve samenwerking mogelijk te maken. Hoe kan technologie de mensen en processen in jouw bedrijf integreren? En nog belangrijker, hoe kan een geavanceerde planningstool zoals Slim4 jou helpen om het volledige potentieel van S&OP in jouw bedrijf te benutten?

In deze blog gaan we dieper in op de basisprincipes van S&OP en de uitdagingen waarmee bedrijven worden geconfronteerd bij de implementatie ervan. We zullen ook onderzoeken hoe Slim4 elke stap van jouw proces kan ondersteunen om jou en jouw team te helpen de vruchten te plukken van dit krachtige strategische raamwerk.

Strategie en tactiek in het S&OP-proces

In de context van Sales and Operations Planning (S&OP) zijn strategie en tactiek onderling verbonden componenten die een verschillende rol spelen in het totale planningsproces. En de termen Above the line en Below the line worden vaak gebruikt om onderscheid te maken tussen deze belangrijke perspectieven.

Strategisch S&OP: Above the line

Above the line (ook bekend als top-down of strategisch S&OP) verwijst naar het planningsproces op hoog niveau dat zich richt op strategische beslissingen met betrekking tot productportfolio, vraag en aanbod. Het gaat om discussies en beslissingen op directieniveau over langetermijnverkoopvoorspellingen, bedrijfsstrategieën, markttrends en de toewijzing van middelen. Above the line S&OP heeft meestal een langere planningshorizon. Het betreft vaak maanden of zelfs jaren.

Tactisch S&OP: S&OP Below the line

Aan de andere kant verwijst S&OP onder de streep (ook bekend als operationeel S&OP of tactisch S&OP) naar het gedetailleerde planningsproces dat plaatsvindt op meer operationele niveaus van de organisatie. Het gaat om het vertalen van strategische beslissingen die boven de lijn worden genomen naar uitvoerbare plannen voor specifieke producten, regio’s of tijdsbestekken. Below the line S&OP richt zich op planningshorizonten op kortere termijn, meestal weken of maanden, en omvat overwegingen zoals productieplanning, voorraadbeheer, inkoop- en distributieplanning.

Strategie versus tactiek

De belangrijkste verschillen tussen S&OP Above the line en Below the line kunnen als volgt worden samengevat:

Strategische vs. tactische aanpak

Above the line S&OP richt zich op strategische besluitvorming en langetermijnplanning, terwijl Below the line S&OP zich richt op tactische en operationele planning.

Overzicht versus gedetailleerde weergave

Above the line S&OP heeft betrekking op discussies en beslissingen op hoog niveau, terwijl Below the line S&OP betrekking heeft op meer gedetailleerde planning en uitvoering.

Kortetermijn- vs. langetermijnplanning

S&OP Above the line heeft meestal betrekking op een langere planningshorizon, terwijl S&OP Below the line betrekking heeft op een kortere tijdshorizon. Zowel Above the line als Below the line S&OP zijn belangrijke onderdelen van een effectief S&OP-proces, omdat ze helpen de strategische doelstellingen af te stemmen op de operationele uitvoering en ervoor zorgen dat de organisatie goed voorbereid is om aan de vraag van de klant te voldoen en tegelijkertijd haar middelen optimaliseert.

De rol van S&OP in het digitale tijdperk

De uitdaging voor veel bedrijven is dat de strategie vaak is losgekoppeld van de tactische en operationele uitvoering onder de streep. Bovendien is het, met verschillende tools en processen tussen verschillende teams in de organisatie, altijd een zware strijd om tot een volledig gezamenlijke planning te komen.

In de afgelopen 30 jaar hebben we ons supply chain planning platform zo ontwikkeld dat het de kern vormt van het S&OP-proces. Door teams te verbinden rond één enkele bron van waarheid wordt communicatie plotseling naadloos en transparant. Maar wat nog belangrijker is, is dat het vertrouwen tussen teams toeneemt omdat iedereen begrijpt welke cruciale invloed hun beslissingen en acties hebben op de bredere bedrijfsdoelstellingen.

Slim4: Een compleet platform voor S&OP-succes

Met Slim4 kun je de fundamentele stappen van een S&OP-proces optimaliseren om zichtbaarheid te creëren en samenwerking tussen teams te stimuleren. Het is makkelijker om consistent en betrokken te zijn als alle teams weten wat ze moeten doen en wat er speelt binnen de organisatie. Door iedereen samen te brengen op een uniform planningsplatform helpt Slim4 bedrijven om met vertrouwen strategische, tactische en operationele acties te ondernemen. Laten we eens kijken naar een aantal van de belangrijkste S&OP processen en hoe deze worden ondersteund door Slim4.

Gegevensverzameling en validatie

Om S&OP effectief te laten werken, heb je nauwkeurige en betrouwbare gegevens nodig. Gelukkig creëren bedrijven een enorme hoeveelheid gegevens. En met de combinatie van gegevens die afkomstig zijn van klanten, leveranciers en andere partners in de supply chain, is er geen tekort aan gegevenspunten om te gebruiken. Het vastleggen en valideren van deze essentiële inzichten is echter waar velen mee worstelen.

Zonder toegang tot de juiste inzichten worden zowel de zichtbaarheid als de besluitvaardigheid van jouw teams ernstig belemmerd. Simpel gezegd is het uitvoeren van jouw S&OP-proces zonder onze robuuste gegevens als rijden in het donker zonder licht. Slim4 verzamelt automatisch verkoop- en voorraadgegevens uit jouw ERP. Bovendien kunnen bedrijven met Slim4, door externe gegevens te integreren, een volledig beeld krijgen van de gehele bedrijfsvoering en een solide basis leggen voor effectieve besluitvorming.

Beoordelingsproces voor productbeheer

Het beheren van het productportfolio is geen sinecure. Bepalen welke artikelen in je assortiment moeten worden opgenomen en welke eruit moeten, kost tijd en brengt vaak grote risico’s met zich mee. Als je geen systeem hebt waarmee je deze beslissingen op een soepele en rationele manier kunt nemen, kan je bedrijf blootgesteld worden aan de valkuilen van overtollige en verouderde voorraad. Of het nu gaat om assortimentsplanning, nieuwe productlanceringen, terugroepacties, promoties of evenementplanning, Slim4 ondersteunt het hele beoordelingsproces voor productmanagement binnen één uniform platform.

Het grote voordeel van een S&OP-proces is dat het samenwerking en communicatie bevordert. Het tijdig communiceren van wijzigingen in het productportfolio zorgt niet alleen voor een beter bedrijfsvoordeel, maar ook voor harmonie tussen de verschillende functionele teams. Door een naadloze uitwisseling van informatie en inzichten tussen alle teamleden mogelijk te maken, brengt Slim4 Verkoop, Marketing en Operatie samen om op elkaar afgestemde portfoliobeslissingen te nemen. Door de uitvoering van assortimentsprocessen te automatiseren en dynamische, op uitzonderingen gebaseerde waarschuwingen te geven, helpt Slim4 bovendien om tijd vrij te maken voor jouw team, terwijl jouw beslissers toch de touwtjes in handen houden.

Inspelen op de dynamiek in de markt

Of je nu overweegt een nieuw product op de markt te brengen, een nieuw merk in de catalogus op te nemen of gewoon het assortiment in het algemeen uit te breiden, dit zijn allemaal voorbeelden van strategische beslissingen boven de streep. Ze hebben echter vaak een directe impact op je operationele uitvoering, oftewel onder de streep.

Als je bijvoorbeeld op een missie bent om een nieuw product op een specifieke markt te lanceren, is dit een strategische beslissing. Er zijn echter ook operationele acties die moeten worden ondernomen, zoals het aanpassen van de etikettering, het bepalen van de transportlogistiek, het voldoen aan de lokale gezondheids- en veiligheidsvereisten, enzovoort.

Voor een productmanager is de tijd die je nodig hebt om op de markt te komen het belangrijkste en het is van fundamenteel belang dat je je van tevoren en met de juiste initiatieven kunt voorbereiden op het betreden van de markt. Je moet weten hoeveel je moet bestellen bij de leverancier of hoeveel je gaat produceren als je de markt wilt betreden met een goede marge en een kwaliteitsproduct. Vooruitlopend op nieuwe productlanceringen kun je met Slim4 strategisch gefocust blijven en jouw team de flexibiliteit bieden om in te spelen op de dynamiek van de markt. Door zichtbaarheid te creëren over jouw hele assortiment en jouw team te waarschuwen voor productfamilies die omzet verliezen of marktintroducties die overpresteren, kun je proactief stappen ondernemen om risico’s te minimaliseren en kansen te maximaliseren.

Optimaliseer je promotieplanning met Slim4

Of het nu gaat om initiatieven op product-, categorie-, verkoopkanaal- of zelfs marktbreed niveau, het plannen van evenementen en promoties is een belangrijke verantwoordelijkheid voor Brand en Product managers. Van het plannen van feestelijke campagnes, eenmalige verkoopevenementen en Black Friday deals, tot nieuwe productcampagnes en zelfs het managen van product recalls, Slim4 helpt je team om snel te anticiperen op de impact van dergelijke activiteiten. Door rekening te houden met eerdere promoties en de marktomstandigheden, helpt Slim4 te anticiperen op de uplift factor om de potentiële toename in verkoopvolume te bepalen.

Al deze plannen dienen het verkoop- en marketingteam als hulpmiddel om de vraag naar producten te stimuleren, het merkimago te versterken en klanten te behouden en te winnen. Slim4 legt al deze plannen vast en vertaalt ze naar distributie-, productie- en/of inkoopbehoeften. Het resultaat is dat jouw hele upstream operatie is afgestemd om ervoor te zorgen dat de voorraad op het verkooppunt aankomt, waardoor de verwachte verkoopkans van de promotie wordt gemaximaliseerd. Bovendien geeft Slim4 in één scherm een compleet overzicht van de status en prestaties van elke promotie. Door de gerealiseerde verkopen te vergelijken met het plan kan je team promotie-effecten zoals halo, kannibalisatie en verzadiging evalueren om toekomstige promoties te optimaliseren.

De doelstelling van S&OP

Een van de fundamentele doelstellingen van S&OP is het verkrijgen van één enkel beeld van de toekomstige vraag waar de hele organisatie op kan vertrouwen. Als er maar één versie van de waarheid is en deze wordt gedeeld en begrepen door iedereen, wordt het synchroniseren van strategieën, tactieken en plannen op elke afdeling des te eenvoudiger. Het bereiken van dit ene getal is iets ingewikkelder. Om zowel boven- als onder de streep beslissingen te onderbouwen, moet je immers inzicht hebben in het verwachte omzetniveau op het juiste en relevante aggregatieniveau waartegen we onze verwachtingen en ambities als bedrijf of budget afzetten.

Het belang van gevarieerde niveaus voor informatieanalyse

Omdat elk team kennis en informatie heeft op zijn eigen verantwoordelijkheidsgebied, moet “het getal” op verschillende niveaus gemaakt en vergeleken kunnen worden.

Een exportmanager zal bijvoorbeeld willen zien hoe de verkoopprognose eruit zal zien in verschillende markten of landen van expansie. Omgekeerd zal een regionale verkoopmanager zijn verkoopprognose gegroepeerd per lokaal verkoopgebied willen zien. Een global operations manager kan zelfs dezelfde informatie willen, maar dan gegroepeerd naar verkoop per regio of continent.

Een channel manager zal zicht willen hebben op de vraag in verschillende kanalen zoals distributeurs, garages, grote supermarktketens, retailers, franchises, online. Merkmanagers, categoriemanagers en productmanagers zullen geaggregeerde informatie per merk, categorie en familie willen zien.

Met Slim4 is het mogelijk om op maat gemaakte aggregaties te maken van een matrix die meerdere geografische componenten en meerdere assortimentscomponenten doorkruist. Daarnaast biedt Slim4 de mogelijkheid om promotionele vraag wel of niet mee te nemen in het plan. Hierdoor kunnen bedrijven een robuust beeld creëren van de toekomstige vraag op alle niveaus van het bedrijf.

Het belang van de juiste planningshorizon

De planningshorizon is ook een belangrijke overweging. Vanuit een planningsperspectief moeten we ons afvragen: Wat zijn de risico’s? Zijn ze beheersbaar? Zijn er kansen in de markt? Veranderen onze klanten hun gedrag? Van het anticiperen op doorlooptijden en onderbrekingen in de toeleveringsketen tot het plannen van veranderingen in onze productiecapaciteit, nieuwe machines of zelfs het opzetten van nieuwe productiefaciliteiten, we moeten op de juiste horizon plannen.   In Slim4 kun je de meest geschikte planningshorizon bepalen, of dat nu 12, 24 of 36 maanden is, en de seizoenscomponent opnemen in het prognoseplan.

De veelzijdigheid van Slim4: Eén vraagplan, meerdere meeteenheden

De volgende stap is het vertalen van “het aantal” in de verschillende talen, d.w.z. de verschillende meeteenheden. Terwijl het verkoopteam het vraagplan in euro’s wil zien, wil operations het in eenheden zien, finance wil het in marge zien en logistiek in pallets of containers. Met Slim4 kan hetzelfde vraagplan worden weergegeven in maximaal 11 verschillende meeteenheden, inclusief de verkoopprijs van de verkoopregel in het verkooppunt, zodat de nettoverkoop wordt geïntegreerd in het prognoseplan voor de vraag.

Organische groei en budgetcreatie

Jaarlijkse prijslijstwijzigingen en structurele verkoopstijgingen maken deel uit van onze vraagvoorspellingen. Slim4 stelt ons in staat om de verwachte autonome groei te beoordelen aan de hand van prijsverhogingen en volumestijgingen op alle aggregatieniveaus. Omdat het niet eenvoudig is om het jaarlijkse budget op te stellen, is het vaak een procentuele stijging bovenop de omzet van het voorgaande jaar. Slim4 helpt bedrijven bij het opstellen van het budget door de procentuele bijdrage te berekenen op verkopen uit het verleden of toekomstige verkopen op alle niveaus, inclusief de organische groeicomponent. Het platform evalueert en monitort maandelijks de verkopen en prognoses en rapporteert aan de hand van verschillende KPI’s. Door altijd te meten vanaf een basislijn en te vergelijken met het vorige jaar, kwartaal of maand is het mogelijk om te weten of we de omzet hebben verhoogd of niet, en om op tijd te detecteren hoe dicht of hoe ver we van ons budget zitten.

Nauwkeurigheid prognose

Een S&OP-proces is een teamsport en succes of mislukking hangt voor een groot deel af van “cijfers” en niet van mensen. We moeten dus meten hoe goed ons S&OP-proces is. We willen weten of we genoeg informatie delen, met onze klanten, leveranciers en teamgenoten, en hoe goed deze informatie is.

Slim4 meet maandelijks automatisch de nauwkeurigheid van de prognoses . Dit betekent dat we de werkelijke omzet vergelijken met de verwachte omzet en zo kunnen beoordelen of er rekening is gehouden met alle externe factoren waar alleen de teams van op de hoogte zijn, zoals markttrends en trends van onze belangrijkste klanten, promoties en evenementen.

Richtlijnen, langetermijninitiatieven/leads integreren

Onze beoordeling van de marktomstandigheden en onze concurrenten zal onze strategische beslissingen bepalen. Gemakkelijke toegang tot een nieuwe markt kan ons ertoe aanzetten een nieuw initiatief te nemen of een nieuw regionaal magazijn te openen in een opkomende markt. Of, omgekeerd, misschien zal de komst van concurrenten in een bepaalde markt ons aanzetten tot initiatieven voor de lancering van nieuwe producten en productielijnen of nieuwe overeenkomsten met strategische leveranciers. Slim4 toont op één scherm de strategieën of richtlijnen van het bedrijf en de verschillende initiatieven of hefbomen.

Door ons te richten op verschillende swimlanes krijgen we een goed beeld van de voortgang van de overeengekomen plannen tijdens het S&OP-proces, waardoor we verantwoordelijkheden en deadlines kunnen beheren. Met Slim4 kunnen initiatieven snel worden aangemaakt voor elk aggregatieniveau, waardoor de besluitvorming flexibeler wordt. Slim4 vertaalt de verwachte impact naar de prognose volgens het geplande uitvoeringsschema. Dit geeft inzicht in het jaarlijkse actieplan om de budgetdoelstellingen te halen.  Bovendien kun je beslissen of je de impact van het initiatief naar het SKU-niveau wilt verplaatsen of op het geaggregeerde niveau wilt houden, waardoor de verbinding tussen de hogere planningsniveaus en de meer granulaire (onder de lijn) niveaus wordt vergemakkelijkt.

Voorraad- en bevoorradingsproces

Nu de beoordeling van de vraag is afgerond, moeten we beoordelen of we voldoende capaciteit hebben om aan het plan te voldoen. Dit proces omvat het beoordelen van onze leveranciers en onze productiecapaciteit. Slim4 helpt je inzicht te krijgen in je leveranciers zodat je beter kunt concurreren. Wanneer een leverancier niet in staat is om de gehele order te leveren op de afgesproken datum, kunnen we hun capaciteit meten voor toekomstige verplichtingen of OTIF.

Het is ook noodzakelijk om de werkelijk geleverde hoeveelheid te meten in verhouding tot de oorspronkelijk bestelde hoeveelheid. Op deze manier weten we welk percentage van het verwachte volume CVP (Confirmed Volume percentage) is gehaald. Aan de hand van deze twee indicatoren kunnen we het toekomstige gedrag van onze leveranciers voorspellen en het verleden evalueren en dus actie ondernemen: moeten we op zoek gaan naar nieuwe leveranciers, moeten we dat onderdeel van het product veranderen waardoor we het risico op stock-outs minimaliseren, moeten we het inkoopbudget verhogen en zo ja, hoeveel risico zijn we bereid te nemen? Zo ja, hoeveel risico zijn we bereid te nemen? Je kunt ook je aankoopbudget beheren per regio, land, gezin, subgezin. Op die manier zijn de aankoopbudgetten in lijn met het risico dat je wilt nemen.