Stockouts – Wat zijn ze en hoe kun je ze voorkomen?

Stock-outs zijn een zeer zichtbaar teken dat je een supply chain-probleem hebt. En als je geen stockouts ziet in je magazijn of in je winkels, dan voel je zeker de impact ervan op je winst-en-verliesrekening. Uitval van voorraden heeft een aanzienlijke impact op zowel je marge als je klantervaring, die elkaar overigens niet uitsluiten.

In feite is het zo dat hoe erger jouw voorraadproblemen zijn, hoe groter het probleem van de negatieve klantervaring wordt. Dit zal uiteindelijk invloed hebben op jouw marges en tegen de tijd dat je je realiseert hoe ernstig het is, kan het al te laat zijn.  Op het meest basale niveau betekent geen voorraad geen verkoop. Maar over een langere periode zullen aanhoudende voorraadtekorten je klanten dwingen om ergens anders heen te gaan. Als dit een vast patroon wordt, heb je serieuze problemen. Er zijn een aantal redenen waarom je zonder voorraad kunt komen te zitten. Maar al te vaak is het niet op voorraad zijn te wijten aan slechte planning.

Wat is een stockout – OOS?

Een stockout of Out of stock (OOS) treedt op wanneer een bedrijf geen voorraad meer heeft voor een bepaald product. Dit betekent dat het product niet beschikbaar is in het magazijn of in de winkel om door klanten te worden gekocht.

Of het nu komt door onnauwkeurige vraagvoorspellingen, verstoringen in de supply chain of onverwachte pieken in de vraag, er zijn een aantal redenen waarom er voorraden kunnen ontstaan.

In het beste geval leiden stock-outs tot omzetverlies. In het ergste geval leiden ze tot ontevreden klanten, schade aan de reputatie van je bedrijf en een verslechtering van de marktpositie ten opzichte van concurrenten die wel voldoende voorraad hebben om te verkopen.

Als je het risico op voorraaduitval kunt beperken, ben je veel beter beschermd tegen de gevolgen op korte en lange termijn. Er zijn een aantal strategieën die je kunt volgen om je tegen beide effectief te beschermen.  Of het nu gaat om een geoptimaliseerde levering van veiligheidsvoorraden, een robuuste voorspelling van de vraag of gewoon een effectievere planning van de supply chain.

6 veelvoorkomende oorzaken van voorraadtekorten

1. Fouten bij het tellen van artikelen en onnauwkeurige stamgegevens

Verschillen in voorraadniveaus, of gewoon de doodzonde van verkeerd tellen, kunnen ertoe leiden dat je bedrijf de huidige productbeschikbaarheid overschat. Dit is zeker verre van ideaal, naar het gebeurt wel. Het is echter volledig te voorkomen met de inzet van de juiste systemen.

Een product wordt gemarkeerd als beschikbaar terwijl het dat niet, of een voorraad wordt in een systeem gemarkeerd als uitverkocht, maar bestaat nog wel in het magazijn. Geen van beide situaties is ideaal, maar de handel zonder reden beperken is net zo problematisch.

2. Slechte prognose

Onnauwkeurige voorspellingen kunnen een aantal domino-effecten hebben. Uitval van voorraden is er daar één van. Maar ook een te grote voorraad kan gemakkelijk een ander effect hebben, dat net zo schadelijk is voor je bedrijf. Als je de vraag onderschat, is de kans groot dat je niet genoeg voorraad hebt om aan de bestellingen van je klanten te voldoen. Een overtollige voorraad kan aan de andere kant zelfs leiden tot uitval van andere artikelen omdat je beschikbare werkkapitaal onder druk komt te staan.

3. Onnauwkeurige rapportage

Verkoopgegevens zijn ongelooflijk waardevol voor bedrijven. Maar alleen als ze nauwkeurig en op tijd zijn. Als je gegevens onvolledig, onnauwkeurig of verouderd zijn, zullen je voorraadniveaus snel uit balans raken. Het zal ook veel moeilijker zijn om effectieve zakelijke beslissingen te nemen.

Zonder deze informatie is het bijna onmogelijk om te anticiperen en te reageren op veranderingen in vraag of aanbod.  En dus steken voorraadproblemen weer de kop op. Om dit te voorkomen, moeten je voorraadniveaus goed in de gaten worden gehouden en worden aangevuld op basis van werkelijke verkoop- en vraagtrends, in plaats van de grillen of beste gok van degenen die de portemonnee trekken.

4. Ineffectief beheer van werkkapitaal

Als je onvoldoende kapitaal hebt of je cashflow slecht beheert, zal je vermogen om voorraden in te kopen om aan de vraag te voldoen daaronder lijden. Vaak zit het vast in niet-liquide activa of geldgebrek in het bedrijf. Als gevolg van deze twee problemen kan de inkoop van voorraden worden vertraagd of beperkt en dat is een probleem dat snel moet worden aangepakt. Als je het aan jezelf overlaat, zul je merken dat voorraden onvermijdelijk zijn.

5. Uitdagingen voor leveranciersbetrouwbaarheid

Elk bedrijf in de supply chain heeft wel eens last van leveringsproblemen. Het kan zelfs regelmatig voorkomen. Vertragingen, beschadigingen of fouten in je leveringen verstoren de beschikbaarheid van goederen en kunnen leiden tot stock-outs. Vooral als dit regelmatig voorkomt. Natuurlijk, als je voorraad lang op zich laat wachten, of helemaal niet aankomt, heb je misschien niet de voorraad bij de hand om aan te vullen voordat de volgende zending arriveert. Of het nu gaat om transportvertraging, inklaringsproblemen of gewoon capaciteitsbeperkingen bij leveranciers, de achterliggende redenen moeten worden aangepakt voordat ze invloed hebben op de beschikbaarheid van jouw product en jouw bedrijfsresultaat.

6. Inefficiënte aanvulling van de voorraad

Soepele processen zijn van essentieel belang voor het runnen van jouw bedrijf. Aan de andere kant kunnen ineffectieve of langzame aanvulprocessen resulteren in stock-outs. Dit geldt vooral als de vraag van je klanten gedurende het jaar fluctueert op basis van seizoensgebondenheid of trends.

Om mogelijke voorraadtekorten te voorkomen, moet je je richten op het snel plaatsen van bestellingen en het waar mogelijk verkorten van doorlooptijden. Communicatie met zowel je interne teams als je partners in de supply chain moet bovenaan de prioriteitenlijst staan. Hoe beter je communiceert, hoe beter je bedrijf zal draaien. Hoe kunnen stock-outs je bedrijf schaden?

Uitval van voorraden is een duur probleem. Je zult meteen merken dat je omzet verloren gaat doordat klanten je producten niet kunnen kopen. Zoals hierboven vermeld, zal dit ook leiden tot een minder dan bevredigende ervaring voor je klant. Of het de reputatie van het merk schaadt, hangt af van de ernst van het probleem, maar als ze een betrouwbaardere plek kunnen vinden om te winkelen, zullen ze dat doen. Het verlies van klantenloyaliteit is geen goede strategie voor zakelijk succes op lange termijn. Vooral niet als die eens zo trouwe klanten loyaal worden aan je grootste concurrenten. Het is zeer waarschijnlijk dat je operationele kosten zullen stijgen als gevolg van stock-outs.  Alleen al het aanpakken van het probleem zal extra middelen en inspanningen vergen waar je misschien niet de capaciteit voor hebt. Misschien gaat het om versnelde verzending, spoedbestellingen, extra personeelsuren, nieuwe promotiecampagnes, uitval van andere producten in je voorraad of hogere marketinguitgaven – de lijst is bijna eindeloos.

Misschien moet je zelfs kortingen aanbieden, waardoor de verkopen die je doet minder waardevol worden voor het bedrijf. En het missen van kansen voor cross-selling of upselling is een natuurlijk gevolg.

Een veelgebruikte oplossing voor veel bedrijven is het verhogen van de werkkapitaalinvestering in veiligheidsvoorraden om er zeker van te zijn dat ze nooit meer met een voorraadtekort te maken krijgen. Maar dat heeft natuurlijk zijn eigen gevaren. Jouw voorraadkosten zullen stijgen, net als het risico op overschotten en veroudering.