Wat is jouw vermogen om risico’s in de supply chain te nemen?

Het lijkt wel of je tegenwoordig overal risico’s loopt, of je nu door een zwaar verstoorde supply chain navigeert, een doktersafspraak probeert te maken of gewoon op de trein stapt. Risico lijkt het nieuwe normaal te zijn. Zoals J.R.R. Tolkien ooit schreef: “Het is gevaarlijk om je deur uit te gaan. Je stapt de weg op en als je je voeten niet op de grond houdt, weet je niet waar je naartoe meegesleurd kunt worden.”

De afgelopen jaren hebben we meerdere ‘once in a lifetime’ gebeurtenissen meegemaakt die risico’s met zich meebrachten.

De Covid-pandemie, wereldwijde supply chain chaos, de oorlog in Oekraïne, wijdverspreide inflatie, de grote ontslaggolf, extreme weersomstandigheden veroorzaakt door de opwarming van de aarde, cyberaanvallen… de lijst gaat maar door.

Sommigen hebben deze periode gedefinieerd als een polycrisis

Wat is een polycrisis?

Een ‘polycrisis’ is een stroom van uiteenlopende crises die een diepe impact hebben op de wereld en je vermogen om er zakelijk omheen te navigeren. Alles voelt als een verslechtering van een toch al moeilijke situatie en roept de vraag op of je bent voorbereid. Natuurlijk, met de verschillende genres van problemen op het menu, of het nu geopolitieke, economische of klimatologische zijn, zou een veel voorkomend antwoord op die vraag zijn: ‘Waarop voorbereid?’

Ben jij goed voorbereid op supply chain risico’s?

De kans is groot dat jij niet voorbereid bent op alles wat de wereld nog staat te wachten. Troost je, veel anderen zitten in hetzelfde schuitje. Maar je niet voorbereiden omdat je je gedraagt alsof er niets veranderd is, is niet goed genoeg. Je kunt niet je kop in het zand steken en er het beste van hopen. Deze achterhaalde benadering van risicobeheer hoort nergens thuis in jouw bedrijf, laat staan in jouw supply chain. Deze verstorende gebeurtenissen kunnen immers blijvende gevolgen hebben voor je bedrijf en zelfs andere bedrijven of de hele wereld beïnvloeden.

Herinner je nog het debacle van het Suezkanaal nog? 9,6 miljard dollar aan wereldhandel op de schroothoop. Talloze bedrijven over de hele wereld werden wekenlang verstoord. En dat allemaal door één containerschip dat aan de grond liep. Je zou kunnen zeggen: ‘Het is een van die dingen waar we geen controle over hebben’. Maar welke globale gebeurtenis kan niet zo beschreven worden?

Natuurlijk had jij in jouw eentje waarschijnlijk niets kunnen doen aan de noodlottige reis van het vastgelopen schip. Maar misschien zijn er stappen die je had kunnen nemen om je bedrijf te beschermen tegen de nasleep. En daarom gaat dit artikel over noodplanning en strategisch denken.

Waar een wil is, is een weg

Als het gaat om risicoplanning, kijken veel bedrijven naar hun vermogen om ermee om te gaan door de capaciteiten van elke afdeling te analyseren. Misschien heb je soortgelijke zorgen ook in jouw organisatie gehoord:

“Hoe gaat onze financiële afdeling om met een nieuwe recessie?”
“Hoe kan de verkoop goede cijfers blijven produceren als we geen producten kunnen krijgen van onze leverancier in het oosten?”
“Hoe kan ons klantenserviceteam mensen tevreden houden als er een aanzienlijke vertraging is in de verzending?”

Deze naar binnen gerichte aanpak beschouwt het bedrijf niet als één entiteit. Het kijkt naar elke afdeling en probeert scenario’s aan te pakken die onmogelijk individueel kunnen worden aangepakt. Het probleem is echter dat deze problemen vaak van invloed zijn op het hele bedrijf. Deze houding ziet verkoop en marketing niet als met elkaar verbonden. Of toelevering, financiën en/of klantenservice. Je kunt dit probleem duidelijk voor je ogen zien door gebruik te maken van ‘stoplicht’-grafieken met rood, oranje of groen gekleurde vakjes waarin de risico’s per afdeling worden aangegeven. Op het eerste gezicht kun je zien waar er een inherent risico is voor bepaalde situaties en waar dat risico het sterkst wordt gevoeld.

Sluit bijvoorbeeld de toevoer af en je verkoopafdeling zal eronder lijden, geïllustreerd met een oranje of rood vakje. Maar wat deze grafieken niet laten zien, is de onderlinge verbondenheid die elke afdeling van jouw bedrijf deelt. Ja, als je de levering stopzet, zal dat gevolgen hebben voor de verkoop. Maar de klantenservice ook, financiën, marketing en alle andere afdelingen. Laten stoplichtgrafieken het risico en de waarschijnlijke impact zien? Of laten ze zien welke afdelingen niet goed met elkaar samenwerken en wat de invloed van bedrijfspolitiek is?

Een van de belangrijkste redenen waarom sommige bedrijven zich niet voorbereid voelen op nieuwe risico’s die zich voordoen, is hun historische prioriteit van financiële veerkracht boven operationele veerkracht. Dus als het werkkapitaal onder de vereiste normen zakt, is er een strategie beschikbaar. Maar als ze plotseling niet meer in staat zijn om bestellingen van klanten af te handelen, is dat er niet. Dat roept de volgende vraag op:

Hoe kan je bedrijf zich voorbereiden op risico’s om wendbaar en veerkrachtig te blijven?

De overgrote meerderheid van de bedrijven heeft het afgelopen jaar te maken gehad met een verstoring van de supply chain. Dit aantal bedrijven wordt op 80% procent geschat, wat een onthutsend getal is. Wanneer een verstoring van de supply chain de kop opsteekt, kunnen bedrijven 3-5% hogere kosten en 7% minder omzet zien. Volgens een recent rapport zei 65% van de bedrijfsleiders dat de verliezen in de supply chain de afgelopen twee jaar hoger of veel hoger waren dan verwacht. In een periode waarin risico’s het nieuwe normaal zijn, moet je bedrijf een kader hebben om ze te beoordelen en te beheren. De meeste niet.

Slechts 35% van de bedrijven heeft een geformaliseerde risicobereidheidsverklaring, en nog minder (11%) heeft het volwassenheidsniveau van functie specifieke risicobereidheidsverklaringen bereikt. Om risico’s zo goed mogelijk te beheren en te vermijden, is het opstellen en implementeren van een risicobereidheidsverklaring een robuuste optie. Het geeft je de mogelijkheid om supply chain risico’s, verstoringen, kwaliteitsproblemen en vertragingen te evalueren en mitigatieopties te vinden door prioriteiten te stellen bij het zoeken naar kostenoplossingen. Hieronder onderzoeken we hoe je er een kunt opstellen.

“Klinkt goed, maar wat is een risicobereidheidsverklaring voor de supply chain?”

Een risicobereidheidsverklaring beoordeelt het vermogen van je bedrijf om met risico’s om te gaan in je supply chain-activiteiten. Het is een enkel document dat risico’s definieert en het niveau dat je aankunt. Het geeft specifieke richtlijnen over de soorten risico’s die aanvaardbaar zijn en de soorten die dat niet zijn. Een goed gedefinieerde risicobereidheidsverklaring analyseert je risicotolerantieniveaus, risicoprioriteiten, risicobeheer, communicatie en rapportage. Als je je afvraagt hoe een dergelijke verklaring zou kunnen werken in combinatie met je stoplichtgrafiek, dan zal een risicobereidheidsverklaring ook kijken naar verschillende gebieden van het bedrijf en de supply chain. Maar als je kijkt naar inkoop, productie, transport en voorraadbeheer, kun je een beeld krijgen van specifieke drempels voor factoren als onderbrekingen, vertragingen, kwaliteitsproblemen, financiële risico’s en nalevingsrisico’s.

Een sterke risicobereidheidsverklaring geeft je supply chain een robuust kader voor het nemen van goede beslissingen. Je krijgt een beter inzicht in risicobeoordeling, risicomanagement en strategieën om risico’s te beperken.

Je zult in een betere positie verkeren om prioriteit te geven aan de veerkracht van jouw bedrijf, de prestaties van jouw supply chain te verbeteren en de kans te vergroten dat jouw bredere bedrijf onaangetast blijft door onrust, waar die ook vandaan komt. En als supply chain manager of directeur zul je veel betere keuzes kunnen maken, gebaseerd op feiten en sterke argumenten. En je kunt deze beslissingen nemen in overeenstemming met het vermogen van het bedrijf om met risico’s om te gaan en met de algemene doelstellingen van het bedrijf.

Wat zijn de voordelen van een risicogerichte supply chain insteek?

Als je er een voorbereidt, helpt dat je bedrijf door het onbekende te navigeren. Dat is duidelijk. Maar hier volgt een overzicht van enkele andere voordelen van het opstellen van een risicobereidheidsverklaring.

Risicogrenzen worden duidelijker

Een risicobereidheidsverklaring laat zien hoeveel risico verschillende afdelingen en gebieden van je bedrijf kunnen lopen. Als je weet hoeveel risico je kunt nemen, kun je betere beslissingen nemen. En als je weet dat die beslissingen geen invloed hebben op het bedrijf in het algemeen, dan weet je zeker dat je aan de goede kant van de geschiedenis staat mocht het risico omslaan in een daadwerkelijke situatie. Dit zou je moeten helpen om ervoor te zorgen dat de stappen die je als bedrijf neemt over het algemeen risicomijdend zijn.

Risico’s van de supply chain en bedrijfsafstemming

Ervoor zorgen dat je supply chain is afgestemd op je bredere business is essentieel voor een goedlopend bedrijf. Het is een van de principes waar we het regelmatig over hebben bij sales en operations planning (S&OP). De strategische doelstellingen die je als bedrijf hebt, moeten worden afgestemd op je supply chain en vice versa. Een sterke risicobereidheidsverklaring zal de risico’s die je neemt prioriteren op basis van hun hypothetische impact:

Hoeveel invloed hebben ze op je strategische doelen?
Hoe beïnvloeden ze de toewijzing van middelen en inspanningen?
Zijn ze toegewezen aan de meest cruciale gebieden?

Door ervoor te zorgen dat de gokken die je neemt goed op elkaar zijn afgestemd, verhoog je de effectiviteit en relevantie van je risicomanagementdoelstellingen.

Proactief risicobeheer

Net zoals je ‘s ochtends je voordeur uitstapt, zijn sommige risico’s het waard om te nemen. Maar welke? Een risicobereidheidsverklaring maakt proactief risicomanagement in je hele supply chain mogelijk. Het laat potentiële risico’s zien, helpt je ideeën te creëren voor risicobeperking en installeert controles voordat ze zich voordoen. Proactief zijn in het licht van risico’s zal zelden niet lonen.

Betere beslissingen nemen

Sommige beslissingen in de supply chain liggen niet voor de hand. Er zijn vaak evenveel risico’s verbonden aan het nemen van een strategische beslissing als aan het niet nemen van een beslissing. De uitkomsten van beide kunnen complex zijn en negatieve gevolgen hebben voor andere onderdelen van het bedrijf. Met een risicobereidheidsverklaring heb je een kader voor het analyseren van risico’s en een veel beter begrip van de uitkomsten van de keuzes die je maakt. Risicotolerantie, risicoprioriteiten en risicobeperkende strategieën zouden allemaal gemakkelijker te vinden moeten zijn.

Vertrouwen van belanghebbenden

Onderschat nooit de impact die vertrouwen in je kunnen kan hebben op je bedrijf. Als degenen die je in dienst hebt en met wie je werkt er geen vertrouwen in hebben dat je risico’s het hoofd kunt bieden en om dat risico heen kunt navigeren, zal het niet lang duren voordat ze voor iemand werken in wie ze wel vertrouwen hebben. Een risicobereidheidsverklaring zal veel meer vertrouwen scheppen in jouw kunnen en de capaciteiten van het bedrijf.

Ten eerste laat het zien dat risico’s worden overwogen. Wat voor de meesten een goed begin is. Maar het laat ook zien dat beslissingen niet lichtvaardig of tegen de feiten in worden genomen. Transparantie en goede communicatie dragen in belangrijke mate bij aan goed supply chain management. Een sterke risicobereidheidsverklaring laat beide zien. Hierdoor zullen de relaties met jouw klanten, leveranciers, investeerders en regelgevende instanties gebaseerd zijn op vertrouwen, samenwerking en feiten.

Hoe kun je een risicobereidheidsverklaring opstellen?

Om het team vertrouwen te geven in je vermogen om met risico’s om te gaan, moet je ze laten zien dat je er zorgvuldig over nadenkt. Waar het ook vandaan komt. Volg de onderstaande stappen om je risicobereidheidsverklaring op te stellen.

Stap 1: Stimuleer het kennisniveau van de risicobereidheid

Het is cruciaal om de belanghebbenden van je bedrijf aan boord te krijgen. Dat betekent interne belanghebbenden, externe partners en leveranciers. Je moet absoluut samenwerken voor bedrijfsdoelen in elke functie van je bedrijf. De groeiambities en het concurrentievermogen van jouw bedrijf hangen ervan af. Denk aan kostenoptimalisatie, innovatie en risicobeheer. Doe je dit niet, dan krijgt jouw bedrijf te maken met scheve prioriteiten, mislukte programma’s, kostenstijgingen en ineffectieve innovatie en risicomanagement. Voordat je een risicobereidheidsverklaring voor de supply chain opstelt, is je doel bedrijfsbrede educatie. Definieer het concept en communiceer waarom het opstellen ervan zo effectief kan zijn.

Stap 2: De risico’s van jouw supply chain beoordelen

Bij deze volgende stap gaat het erom de potentiële risico’s voor je supply chain in kaart te brengen, of het nu gaat om verschuivingen in de vraag (als gevolg van inflatie), de betrouwbaarheid van je leveranciers (als gevolg van Covid), transportstoringen (Suezkanaal), veranderingen in de regelgeving (Brexit) of natuurrampen (klimaatverandering). Hoe groot zou de verstoring zijn van het succes en de strategie van jouw bedrijf door een gebeurtenis zoals hierboven beschreven?

Stap 3: Onderzoek risicovoorkeuren

Veel leiders in de supply chain gaan te ver met stap twee. Ze kijken naar elk risico dat hun bedrijf zou kunnen treffen. Het lijkt een goede gewoonte om alles op te sommen wat het bedrijf zou kunnen treffen, maar het kan je vermogen om de belangrijkste risico’s te analyseren en prioriteren beperken. Om je potentiële risico’s een gewicht te geven, kan het houden van een workshop een effectieve oplossing zijn. Een workshop geeft je de mogelijkheid om potentiële risico’s met elke afdeling door te nemen en in te schatten hoe groot het probleem van dat risico zou kunnen zijn. Het zorgt er ook voor dat afdelingsleden gaan nadenken over het beperken van risico’s en hoe ze een dergelijk risico het hoofd kunnen bieden als het zich voordoet. Door dit te doen, verplaats je het risico van de hypothetische wereld naar een realistische noodplanning.

Stap 4: Zakelijke input en opstellen

Als je potentiële problemen bespreekt, zul je merken dat sommige teamleden niet weten wat de juiste manier is om ze aan te pakken. Dat is normaal als het risico onwaarschijnlijk lijkt, nog niet eerder is voorgekomen of als er een gebrek aan ervaring is in een bepaald team. Door je risicobereidheidsverklaring samen met je team op te stellen, zorg je ervoor dat elk lid volledig inzicht heeft in hoe te reageren. Vraag jezelf af of de risicobereidheidsverklaring die je opstelt nuttig is? Is het duidelijk? Weten je managers hoe ze moeten reageren in de zich ontvouwende situatie? Weten huidige en potentiële leveranciers wat de beste handelwijze is? Zo niet, dan moeten ze dat doen.

Stap 5: Communicatie

Zoals bij veel bedrijfsstrategieën is er een top-down benadering. Je C-suite neemt een beslissing en brengt de mensen onder hen op de hoogte van het plan. Dit is niet altijd een slechte zaak, maar een risicobereidheidsverklaring kan ertoe leiden dat het delen van informatie aan het toeval wordt overgelaten. Een slecht geïnformeerd team is een slecht uitgerust team. En het resultaat daarvan is dat er verkeerde beslissingen worden genomen, of beslissingen om de verkeerde redenen. Je mensen zijn er om beslissingen te nemen in het belang van het bedrijf, dus moeten ze weten welke parameters van toepassing zijn. En dat begint met sterke en voortdurende communicatie.

Stap 6: Voortdurende evaluatie

Je risicobereidheidsverklaring regelmatig herzien en bijwerken is de enige manier om ervoor te zorgen dat deze voortdurend relevant is. Is een risico dat u 12 maanden geleden als relevant en waarschijnlijk beschouwde, nog steeds aan de horizon? Zie jij Covid als minder riskant voor jouw supply chain naarmate de tijd verstrijkt? Zou een andere pandemie hetzelfde verstoringsniveau kunnen hebben? Of ben je nu beter voorbereid? Alleen met regelmatige evaluaties en beoordelingen kun je ervoor zorgen dat je risicobereidheidsverklaring nuttig is en dat de beslissingen die in je bedrijf worden genomen, betrouwbaar zijn.