Estoque Gerenciado pelo Fornecedor: o que é, vantagens e 6 dicas para alcançar a excelência

O Estoque Gerenciado pelo Fornecedor (VMI, do inglês Vendor Managed Inventory) não é um conceito novo. Já existe há décadas. No entanto, é um processo com o qual você precisará se familiarizar se a seguirmos a tendência de os varejistas de alimentos solicitarem que seus fornecedores sejam mais proativos.

Ao adotar esta abordagem, há várias considerações a ter em conta.

Primeiramente, você precisará planejar cuidadosamente os estoques externos. Em segundo lugar, você lidará com as exigências rigorosas de nível de serviço e, finalmente, seu controle de custos deve ser rígido.

É muito para gerir. Mas é muito viável com as seis dicas que damos abaixo.

À medida que o conceito ganha popularidade na cadeia de suprimentos de alimentos, especificamente nas cadeias de supermercados, os fornecedores podem gerenciar melhor os seus níveis de estoque com mais precisão e com o tempo do seu lado.

Os aspectos positivos de adotar uma abordagem como a VMI são, por exemplo, o fatode ganhar uma relação mais próxima com os seus clientes e de poder também obter melhores oportunidades comerciais. Mas há armadilhas.

Se a quantidade correta de estoque não for fornecida ou se o momento for incorreto, você se verá rapidamente em apuros, obrigando mais uma vez a uma abordagem reativa.

Do mesmo modo, se os custos da cadeia de suprimentos inflacionarem ou se a contração aumentar, você estará em uma situação igualmente difícil.

A VMI pode ser complicada. É necessário ter à sua disposição as informações mais atualizadas e muito apoio.

Na Slimstock, entendemos o poder do VMI. Se gerido corretamente, é possível desbloquear um desempenho muito superior na sua cadeia de suprimentos, especialmente na indústria alimentar. Já ajudamos muitas empresas nesta transição. E assim, enquanto sabemos o que pode inspirar o seu sucesso, também sabemos onde o processo pode correr mal.

O que é o Estoque Gerenciado pelo Fornecedor (VMI)?

Em suma, é quando um fornecedor gerencia o estoque no local do seu cliente. Por exemplo, um atacadista ou fabricante gerencia o estoque no local num centro de distribuição de um supermercado.

Garantir um fornecimento adequado é o objetivo principal. Assim, é uma abordagem proativa que elimina a possibilidade de erros em uma oferta reativa.

Como fornecedor de alimentos, em vez de seu varejista enviar pedidos de compra, você gerará seus próprios pedidos de reposição com base em dados atualizados e nos KPIs associados.

Os KPIs serão acordados com o varejista e gerenciados no seu contrato de nível de serviço (ou SLA). Uma vez definidos, você precisará prestar muita atenção a eles e aderir às condições estabelecidas.Cada item, ponto de estoque e categoria de produto terá um nível de serviço mínimo e, naturalmente, uma expetativa de prazo de validade antes de ser retirado da venda. É provável que incorra uma penalidade se não atender aos requisitos, uma vez que o varejista se esforça para oferecer ao cliente final os produtos mais frescos e com a melhor disponibilidade possível.

Seu contrato deve estipular que os dados necessários, tais como os níveis de estoque, os valores de vendas e os padrões de consumo previstos (previsões), sejam fornecidos a você em tempo hábil e com previsão . Assim, o acordo se torna uma parceria mutuamente benéfica.

As muitas faces de VMI

O VMI possui múltiplas facetas. A forma que seu processo escolhido assume direcionará a estratégia que você deve seguir..

A propriedade legal é uma das questões mais importantes a serem consideradas.

Então, a quem pertencem os itens em estoque? A você (o fornecedor) ou ao varejista? Em que momento ocorre essa transferência de um stakeholder para o outro? Se ocorrer quando um produto é retirado do estoque pelo varejista, é chamado de consignação.

Outro fator a considerar é a frequência das entregas de reposição. Existem intervalos de tempo fixos ou você tem mais liberdade?

Leve também em conta que a forma de reabastecimento pode variar. Será necessário entregar diretamente à porta do centro de distribuição? Ou você deverá entregar os itens na filial local ou mesmo no cliente final? Talvez você seja responsável por levar o estoque para as prateleiras.

Devido a estas variáveis, a troca de informações é um dos fatores mais importantes para o sucesso de um modelo VMI. Quanto mais informadas estiverem ambas as partes, maior será a probabilidade de prosperidade.

Um ponto a ser considerado nesta frente é se pode obter informações em tempo real sobre o estoque ou se depende de atualizações ocasionais. Você está se baseando em previsões mensais ou pode acessar dados detalhados do ponto de venda (POS) para construir a sua imagem da demanda futura?

A informação é poderosa num modelo VMI, especialmente quando considera os seus produtos e os consumidores que os compram.

A erradicação do estoque de segurança

Do ponto de vista da cadeia de suprimentos, o VMI é um conceito brilhante. É possível remover um elo da sua cadeia de suprimentos e eliminar ainda mais a incerteza.

Já pensou não precisar manter um estoque de segurança? Ou erradicar as encomendas inesperadas que lhe chegam à porta? Esta pode ser a vantagem de calcular as encomendas você mesmo e de eliminar o efeito de chicote.

Você será capaz de gerenciar melhor os custos da sua cadeia de suprimentos e equilibrar os custos de pedidos de reabastecimento com os custos de produção e transporte.

Há também muitos benefícios para os varejistas com o VMI. A carga de trabalho de planejamento pode ser reduzida, são necessários menos gerentes na equipe de planejamento de estoque e, com menos rupturas de estoque, o estoque deles é melhor gerenciado.

No entanto, nem tudo é positivo, e o VMI pode apresentar novos desafios para você, uma vez que a redução da carga de planejamento não alivia sua carga de trabalho. Pode ser desafiador gerenciar os inventários nas localizações de vários varejistas.

Há vários níveis de vendas a considerar, juntamente com as promoções individuais, o impacto das rupturas em vários locais e as diferentes características dos fornecedores.

Este é o trade-off a considerar. Você tem a tecnologia para apoiar a sua mudança para um modelo VMI? Tem capacidade para fazê-lointernamente?

Se for possível adotar um modelo VMI, as vantagens fazem com que a mudança valha a pena. As oportunidades comerciais acrescidas estão à vista para serem aproveitadas, mas apenas sevocê conseguir gerecnciar as dificuldades adicionadas.

A eficiência com que você gerencia a sua cadeia de suprimentos será determinante para a decisão de mudar para um modelo VMI na sua empresa. Uma excelente gestão de estoque significa combinar processos, sistemas e pessoas de forma eficaz. Se bem feita, pode reduzir os seus custos e gerar receitas muito maiores..

Mas é preciso ter cuidado.

Aqui vão as seis dicas para o ajudar na jornada para o sucesso do VMI.

A Slimstock tem visto um grande sucesso na indústria alimentar. As dicas abaixosão baseadas nos nossos mais de 30 anos de experiência ajudando os fornecedores nesta jornada de transformação.

Dica 1: Defina objetivos realistas

O OTIF, “on time, in full” é a meca da reposição de encomendas. Mas o VMI é muito mais do que isso. O varejista com quem você trabalha estabelecerá KPIs e analisará regularmente o seu sucesso. Uma vez que você assumiu a responsabilidade, terá quemostrar que cumpriu o prometido.

Ninguém gosta de um parceiro que promete demais e não cumpre, e isso é certamente verdade num modelo VMI.

O KPI mais importante é o nível de serviço.

É preciso mostrar com que frequência um produto está em estoque no momento certo.

Os varejistas podem fixar esta porcentagem o mais alto possível. Mas é preciso estar atento aos seus custos. Qual é o risco de ruptura? E que quantidade de estoque você terá que manter para facilitar o acordo?

Recomendamos que analise todos os seus custos antes de concordar com qualquer coisa. É muito melhor levar o tempo necessário para o contrato inicial antes de renegar um acordo, quebrar um KPI ou encerrar totalmente o VMI mais tarde por ter sido precipitado..

Não conseguir atingir suas margens afetará tanto você quanto o varejista.

Dica 2: Certifique-se que seus dados estão corretos

Em um modelo VMI, os dados não são seus. Estão num sistema gerenciado por outra empresa à qual você precisará ter acesso. Como vocêpode obter esses dados? E com que frequência?

Você pode acessar todos os pontos de dados necessários para gerenciar a operação com sucesso? Você pode integrar esses dados de maneira contínua aos seus próprios sistemas de TI e evitar gargalos?

Com diferentes localizações de estoque, é necessário visualizar os níveis de estoque atuais, o pipeline e a alocação de lojas/clientes num piscar de olhos.

Mesmo considerações menores, como códigos de itens diferentes, podem afetar a sua capacidade de sucesso. A comunicação é fundamental, tal como a maioria dos elementos da cadeia de abastecimento. Com uma troca de dados sem falhas, você deve estar pronto.

A forma de saber se isso é possível é testar antes de começar oficialmente.

Dica 3: Melhore as suas capacidades de previsão

Previsões confiáveis são a base de uma cadeia de suprimentos bem sucedida. Elas são inegociáveis para alcançar o fornecimento perfeito e níveis de inventário otimizados.

Para ter uma previsão confiável, é necessário um bom processo.

Para um bom processo, são necessários os melhores sistemas disponíveis. Os sistemas de software com métodos de previsão estatística e técnicas de IA impressionantes estão agora disponíveis para ajudar você a obter previsões mais exatas.

Obviamente, com o VMI, os dados em que se baseia provêm do varejista. Por isso, a dica acima torna-se ainda mais importante.

Dica 4: Automatize o seu processo de reabastecimento

A automatização pode ser um grande diferencial no modelo VMII. Uma boa previsão ajuda. No entanto, compreender as ordens de reabastecimento ideais para diferentes artigos e localizações de estoque é complicado.

Seu processo de tomada de decisão pode fazer a diferença entre lucros e prejuízos. A tecnologia pode ajudar, especialmente a IA e a automatização.

Como você gerencia as pequenas decisões que precisará para cada varejista em uma planilha? Você pode justificar o trabalho manual envolvido em minimizar custos para cargas de entrega, horários e prazos de validade?

A IA pode tomar estas decisões por você com base em critérios que você define. Trata-se de criar um sistema dinâmico de planejamento da cadeia de abastecimento que possa monitorar os seus KPI e apoiar a sua gestão, sem drenar seu tempo.

Dica 5: Antecipe as restrições operacionais

Quanto você reabastecer, mais elevados serão os custos. Os níveis de estoque ideais devem equilibrar o resultado e o custo para alcançar esse resultado.

Não se trata apenas de um caso de livre acesso aos seus centros de distribuição. Você deve considerar que são negócios operacionais; cada entrega provavelmente interrompe o dia de trabalho deles. A comunicação sobre seus planos é fundamental à medida que eles gerenciam os horários disponíveis para você.

Também é muito frequente haver atrasos na reserva ou no armazenamento das mercadorias que você fornece. Sua excelente gestão do tempo é uma coisa, mas você não gerencia a equipe operacional do seu cliente.

Uma abordagem integrada ao planejamento da cadeia de suprimentos é crucial para gerenciar o VMI

Dica 6 Não espere milagres e continue melhorando

A melhoria contínua deve ser sempre uma consideração constante na sua cadeia de suprimentos. Isso não é diferente no caso do VMI. Sim, é uma opção incrível para muitas empresas, especialmente na indústria alimentar. Mas não é uma solução mágica que resolverá todos os seus problemas.

Há uma curva de aprendizado no VMI.

Sua equipe pode estar realizando novas tarefas que nunca fez antes ou trabalhando de uma nova maneira ou com uma nova equipe.

Os objetivos de desempenho fazem sentido enquanto você acompanha tudo ao seu alcance? Gerenciar expectativas é essencial para o seu negócio e para os negócios que você fornece.

Sugerimos frequentemente a realização de um projeto piloto e a aprender com o seu cliente para alinhar as expectativas em relação à realidade. Reuniões regulares vão ajudar a corrigir discrepâncias e gerenciaro processo VMI de forma sucinta.

Isso garantirá que seus clientes o considerem um parceiro estratégico necessário, em vez de um fornecedor que testa novas estratégias para seu próprio benefício e às suas custas.