Gerenciamento de estoque: obtendo uma perspectiva 360 com o S&OP

Você sabe qual é o segredo mais mal guardado em qualquer empresa?

A resposta é:departamentos diferentes têm objetivos diferentes. E, como qualquer pessoa da equipe da cadeia de suprimentos sabe, essas metas geralmente sempre entram em conflito.

Quem nunca viu alguém da equipe de vendas lamentar a falta de estoque no depósito? Ou alguém do departamento financeiro recusar um pedido de compra por, em sua opinião, ser um mau uso do capital de giro? Ou o departamento de compras lutando contra a recusa do financeiro, devido ao grande contrato que a empresa assinou na semana passada e que ninguém conhece ainda…?

Essa é uma das grandes complexidades dos negócios. Como podemos ser lucrativos, mesmo que remotamente, se todos estão correndo em direções diferentes? O estoque está no centro de muitas empresas, e essas diferentes perspectivas geralmente levam a uma tomada de decisão abaixo do ideal.

A questão é que os departamentos de sua empresa precisam de objetivos diferentes. Para obter ótimos resultados, os objetivos dos membros da equipe de finanças serão naturalmente diferentes daqueles que trabalham em compras ou, francamente, em qualquer outro departamento.

As vendas querem vendas… a qualquer custo. O marketing quer um orçamento maior. Sua equipe de armazém quer mais espaço. E a equipe de operações quer menos trabalho de combate a incêndios.

Mas cada equipe da sua empresa precisa ser melhor em compartilhar suas diferentes expectativas e alinhar suas estratégias sobre como alcançá-las… para o benefício de todos, incluindo o da empresa como um todo.

Só então você poderá trabalhar para melhorar o planejamento da cadeia de suprimentos.

No post de hoje, exploramos como você pode usar o S&OP como uma plataforma para unificar todos na empresa e tomar decisões melhores.

Diferentes perspectivas de sucesso do gerenciamento de estoque

O sucesso da cadeia de suprimentos significa coisas diferentes para pessoas diferentes. Isso inclui os diversos departamentos de sua empresa.

E isso leva a um planejamento em silos, comunicação deficiente e resultados negativos. Provavelmente, isso também irrita o diretor da cadeia de suprimentos às 3h da manhã, enquanto ele rabisca em seu bloco de notas para aliviar a insônia.

Vamos explorar algumas perspectivas diferentes.

Vendas

Para vendas, inventário significa “oportunidade”.

Essa é a palavra-chave para vendas, quando se pensa em estoque.

Se você não tiver o produto em estoque, não atenderá às expectativas do cliente. Você pode perder vendas ou o reconhecimento da marca, ou simplesmente dificultar as vendas no futuro.

Seu departamento de vendas geralmente é orientado por incentivos comerciais, e não pelo cumprimento de metas de margem.

Isso pode levar a expectativas irreais sobre qualdeveria ser o seu estoque. Ou, pior ainda, a compra de estoque na expectativa de um grande pedido que talvez nunca se concretize.

Como qualquer parte do estoque é uma oportunidade, as vendas regularmente pedirão mais, sem um plano razoável de como transformá-lo em lucro.

Finanças

Para o setor financeiro, estoque significa “dinheiro”.

O estoque é um ativo com um alto risco associado.

E, embora o estoque seja mais líquido do que outros ativos, como imóveis, ele é menos líquido do que dinheiro vivo.

E mesmo assim, alguns estoques podem estar obsoletos e não podem ser transformados em dinheiro sem esforços significativos.

Do ponto de vista financeiro, isso pode fazer com que o estoque seja visto como um custo que deve ser gerenciado.

O setor financeiro entende mais do que a maioria das pessoas o valor do estoque. Se você conseguir ter uma média de uma unidade em estoque e realizar 12 vendas por ano, isso é mais lucrativo do que ter quatro unidades em estoque para realizar 12 vendas.

Por outro lado, o setor financeiro não se preocupa com a depreciação e leva mais em conta as questões de fluxo de caixa.

Você pode encontrá-los solicitando a redução dos investimentos em capital de giro, com o problema de que é mais fácil obter reduções de capital de giro em estoques que se movimentam… que, ironicamente, é o estoque que você deseja.

Uma consideração importante ao lidar com problemas de fluxo de caixa é ver onde você pode fazer cortes.

Operações

Inventário para operações significa “eficiência”.

As pessoas que trabalham com logística, armazenagem e transporte nasceram para otimizar.

Por que você se daria ao trabalho de abrir um pacote, se é muito mais fácil enviar um palete cheio?

Para a área de operações, a eficiência é uma crença fundamental e, às vezes, é difícil para eles ver por que algumas ineficiências são necessárias ou até mesmo perceber que sua eficiência realmente custa dinheiro a longo prazo, porque aquele caminhão cheio pode ficar parado no estoque por meses.

Compras

Inventário para suprimento equivale a “custos de aquisição por unidade”.

“Podemos fazer um desvio para comprar manteiga naquele supermercado a 10 minutos daqui? Eles estão fazendo uma promoção e tanto”.

É assim que as equipes de compras são geralmente vistas pelos outros departamentos. Elas encontram o melhor negócio e são negociadoras incríveis.

É seu talento natural extrair tudo de um fornecedor. Mas o impacto nas cadeias de suprimentos? Isso é mais difícil de quantificar.

Grandes quantidades mínimas de pedidos podem aumentar tremendamente o custo total de propriedade (TCO) de um item. Longos prazos de entrega aumentam a necessidade de mais estoque.

Precisa encher um contêiner? Podemos estar olhando para algo entre 1-6 meses de estoque.

As equipes de compras geralmente são incentivadas por considerações de gastos. Quanto menos gastarem por unidade, melhor. Os descontos podem levar à negociação de novos contratos.

Gerenciando conflitos com o S&OP

Essas diferentes perspectivas podem gerar conflitos em sua empresa… e sem dúvida já geraramconflitos que afetam seus resultados e se tornam a principal causa de frustração e esgotamento.

Portanto, sua empresa precisa se alinhar melhor, não apenas em relação às suas metas e expectativas, mas também em relação à direção a ser seguida quando surgirem problemas.

Suas equipes devem estar cientes das restrições em que sua empresa pode operar.

Então, como conseguir isso?

Juntando os pontos com o S&OP

O planejamento de vendas e operações (ou S&OP) é um processo bem estabelecido em que os departamentos se reúnem mensalmente para discutir o alinhamento das vendas e da demanda e o atendimento operacional dessa demanda.

Alguns comparam o processo de S&OP ao de uma orquestra.

Ela pode ser composta por muitos indivíduos talentosos que trabalham bem sozinhos, mas um resultado muito mais bonito é obtido quando há harmonia.

O S&OP é o processo de harmonização ou sincronização.

Não é a intenção deste artigo discutir o processo de S&OP em muitos detalhes, mas gostaria de enfatizar que esse é o cenário mais provável para você resolver conflitos entre seus departamentos.

Qualquer pessoa envolvida no planejamento da cadeia de suprimentos deve perceber a importância de manter o estoque para os clientes quando eles quiserem, e a necessidade de colaborar com Vendas para conseguir isso.

Qualquer planejador deve saber quando é provável que ocorra uma crise de caixa. Juntamente com a equipe de vendas, o departamento financeiro pode mitigar uma escassez de caixa, livrando-se de produtos indesejados em vez de apenas movê-los, para que as vendas futuras não sejam comprometidas.

O setor de compras pode elaborar contratos com base no custo total de propriedade.

Muitos fornecedores provavelmente estão dispostos a cooperar com suas exigências para que os itens sejam vendidos em quantidades menores e preços maiores… ou em quantidades maiores e preços menores.

Com as operações, você provavelmente terá de concordar que as quantidades de seus pedidos econômicos podem ser facilmente arredondadas para unidades que façam sentido.

Talvez o envio de três xícaras de café seja apenas um pouco mais barato do que o envio de um pacote completo.

A otimização até a última casa decimal geralmente tem efeitos adversos. E como a maioria dos parâmetros com os quais você trabalha nunca é 100% exata, a diferença pode ser insignificante.

Como o S&OP pode permitir um melhor gerenciamento de estoque?

O planejamento de vendas e operações (S&OP) é uma parte crucial do processo de gerenciamento de estoque. Ele desempenha um papel fundamental no aprimoramento da colaboração entre as diferentes equipes da sua empresa.

Alinhamento multifuncional:

O S&OP reúne as principais partes interessadas de vários departamentos, incluindo vendas, operações, finanças, marketing e cadeia de suprimentos.

Ao envolver representantes dessas diversas equipes, o S&OP garante que todos estejam alinhados com as metas e os objetivos de gerenciamento de estoque da empresa.

Compartilhamento de dados e transparência:

O S&OP depende de dados precisos e em tempo real de diferentes departamentos. Isso permite que as equipes compartilhem informações de forma transparente e mantenham uma única fonte de verdade. Quando as equipes têm acesso aos mesmos dados, isso promove a confiança e incentiva a tomada de decisões colaborativas.

Integração da demanda e da oferta:

O S&OP permite que as equipes sincronizem seus esforços, alinhando as previsões de demanda com os recursos da cadeia de suprimentos.

As equipes de vendas e marketing fornecem informações valiosas sobre a demanda do mercado, enquanto as equipes de operações e cadeia de suprimentos fornecem dados sobre a capacidade de produção e distribuição. De forma colaborativa, elas trabalham para equilibrar a oferta e a demanda e, assim, reduzir o risco de falta ou excesso de estoque.

Planejamento de cenários:

O S&OP permite que as equipes comparem vários cenários para lidar com diferentes condições e incertezas do mercado.

Ao colaborar com esses cenários hipotéticos, suas equipes podem prever possíveis problemas e desenvolver estratégias para reduzir os riscos. Essa abordagem colaborativa aumenta a agilidade e a preparação.

Tomada de decisões por consenso:

As reuniões de S&OP geralmente envolvem discussões, negociações e construção de consenso entre suas equipes. As decisões são tomadas coletivamente, levando em conta as contribuições e preocupações de cada equipe.

Esse processo colaborativo de tomada de decisões garante que sua estratégia de gerenciamento de estoque seja bem equilibrada e aceitável para todas as partes interessadas.

Melhoria contínua:

O S&OP não é um evento único, mas um processo contínuo.

Suas equipes devem se reunir regularmente para analisar e refinar o plano. É um ciclo de melhoria contínua, que incentiva suas equipes a colaborar para encontrar melhores maneiras de otimizar os níveis de estoque, reduzir custos e atender às demandas dos clientes com eficiência.

Comunicação e responsabilidade:

O S&OP estabelece canais de comunicação claros entre as equipes. Cada equipe é responsável por ações e resultados específicos, e suas responsabilidades são claramente definidas no processo de S&OP.

Essa responsabilidade garante que as equipes sejam motivadas a colaborar de forma eficaz para atingir seus objetivos.

Abordagem centrada no cliente:

A colaboração por meio do S&OP está centrada em atender às necessidades de seus clientes. Ao alinhar todas as equipes com um foco centrado no cliente, você pode garantir que suas decisões de gerenciamento de estoque priorizem a satisfação do cliente, o que é essencial nos mercados competitivos de hoje.

Métricas de desempenho e KPIs:

O S&OP geralmente inclui indicadores-chave de desempenho (KPIs) que são rastreados e monitorados de forma colaborativa. Suas equipes podem ver o impacto de suas ações no giro de estoque, nos níveis de serviço e em outras métricas relevantes, o que incentiva a colaboração contínua para obter melhores resultados.

No entanto, antes de rasgar toda a estratégia da empresa, não estou sugerindo que você alinhe todos os KPIs do seu negócio.

Departamentos diferentes significam pessoas diferentes e, portanto, incentivos diferentes para o sucesso.

Essa é a combinação mágica que torna as empresas bem-sucedidas. No entanto, é preciso trabalhar para obter um alinhamento razoável, e o S&OP é um excelente processo que permite alcançar esse objetivo.

Considerações finais sobre S&OP

O S&OP é uma das melhores ferramentasdos negócios modernos para alinhar os desejos, muitas vezes diferentes, de seus vários departamentos.

Embora não seja, de forma alguma, uma solução milagrosa para uma estratégia de estoque eficaz, é um método incrivelmente bem-sucedido de manter sua empresa no caminho certo e oferecer aos clientes uma maneira significativa de atender às suas demandas.

Isso significa que o departamento de vendas terá uma compreensão das restrições do departamento financeiro. E o e este departamento, por sua vez, entende por que vendas age da maneira que age. Isso ajudará a sua equipe de compras a ver o ponto de vista do departamento de marketing. E pode muito bem ajudar seu diretor da cadeia de suprimentos a dormir mais tranquilo à noite.

Mas, acima de tudo, essa estratégia reúne sua empresa sob um mesmo teto estratégico, trabalhando em colaboração para atingir um único objetivo. É uma proposta de 360, para garantir que sua empresa esteja ciente do panorama geral à medida que você navega cada vez mais em mercados difíceis.

Para obter mais informações sobre qualquer um dos tópicos discutidos no artigo de hoje, entre em contato com um especialista da Slimstock.