Indicadores de S&OP para medir o sucesso de um processo

A implementação de um processo de S&OP não é fácil. Requer energia, disciplina e resiliência. A empresa deve dedicar recursos e pessoas para que o processo seja bem-sucedido. As equipes envolvidas de todas as áreas da empresa gastarão horas de seu tempo projetando o processo, colocando-o em prática e, é claro, executando-o para que tenha sucesso.

Não há recompensa sem esforço, assim como não há empresa que não espere resultados. Mas só podemos afirmar que alcançamos resultados quando realmente vemos que algo mudou para melhor.

Mas como saber se nosso projeto de S&OP está tendo resultados?

Vamos dar um exemplo prático. Se você corre por 5 minutos em um dia por mês, provavelmente não é o candidato ideal para correr uma maratona. No entanto, se correr por uma hora três vezes por semana, correr uma maratona pode ser um plano para um futuro não tão distante. E se você participar de uma maratona e conseguir chegar à linha de chegada, poderá dizer que realmente alcançou um resultado.

O mesmo se aplica aos resultados de um processo de S&OP. Se você for disciplinado e repetir o mesmo processo mensalmente, praticando-o e aprimorando-o mês a mês, será mais fácil alcançar os resultados projetados.

Que resultados podemos esperar de um processo de S&OP?

Um bom resultado significa que você pode demonstrar sua capacidade de agregar valor aos clientes fornecendo a eles os produtos e serviços certos. Mas quando você também entrega o produto certo, na quantidade certa e no momento certo, você obtém clientes satisfeitos e fiéis.

Em um processo de S&OP, um bom resultado significa que você é capaz de identificar o que pode ser melhorado e o que agrega valor… seja ele tangível ou intangível.

Resultados intangíveis

Um bem intangível traz um benefício, mas não é facilmente quantificável. Não é um bem material que podemos colocar em nosso depósito. Não pode ser facilmente convertido em dinheiro, nem pode ser visto, tocado ou sentido.

Todas as empresas têm ativos intangíveis. Uma marca, o conhecimento profundo da organização sobre um determinado assunto ou o talento de pessoas e equipes são todos ativos intangíveis.

Imagine o poder da marca das grandes empresas – Coca Cola, Apple -, ou o profundo conhecimento das grandes empresas farmacêuticas que salvaram o mundo do vírus da COVID, ou todas as empresas que têm um enorme capital humano.

Em um processo de S&OP, alguns dos resultados que obtemos são intangíveis. Por exemplo, a melhoria do trabalho em equipe e da comunicação. O S&OP possibilita o acesso a dados e informações e permite canais de comunicação mais transparentes, o que facilita o aprendizado dentro da empresa. Dessa forma, são tomadas melhores decisões e a liderança em todos os níveis é fomentada e incentivada.

Resultados tangíveis

Um resultado é tangível quando é quantificável, por exemplo, um aumento anual líquido no volume de negócios, uma porcentagem de economia em uma determinada área funcional ou processo, um item de receita único específico ou um impacto direto no resultado final da empresa.

Os resultados devem ser medidos. Essa é a maneira de torná-los visíveis e demonstrá-los. Então, quando realmente os demonstramos, chamamos a atenção da equipe e, se forem bons ou muito bons, conseguimos verdadeiros devotos do nosso projeto de S&OP.

Os principais KPIs de S&OP: Como medir os resultados

Se quisermos medir os resultados, nosso primeiro passo é definir nossos KPIs.

Um KPI é uma medida de desempenho que nos permite quantificar se as ações que estamos realizando em um processo de negócios são eficazes e se estamos obtendo os resultados esperados.

Por exemplo, se nossa meta for aumentar os níveis de serviço, podemos dedicar tempo e esforço para melhorar as operações de logística do nosso depósito, mas se não tivermos os produtos certos em quantidades suficientes e “na hora certa”, dificilmente conseguiremos melhorar nosso serviço. Portanto, nosso objetivo não deve medir apenas o tempo de processamento de um pedido no depósito, mas também o número de emergências em um determinado período, o desempenho de entrega pontual de nossos fornecedores (OTIF) e o nível de precisão de nossas previsões (forecast accuracy).

Idealmente, durante a implementação de um processo de S&OP, projetaremos uma torre de controle de nossos principais KPIs que nos permitirá associar um indicador de desempenho a cada atividade que realizamos. Para isso, escolheremos cuidadosamente os KPIs que sejam razoáveis e possíveis, pois nem todos os objetivos e atividades podem ser medidos.

Que estratégia devemos seguir para definir nossos KPIs?

O principal objetivo ao definir nossa torre de controle de KPI é permitir que realizemos as seguintes atividades:

• Monitorar a evolução do KPI por meio de observação e coleta de dados, sempre seguindo o mesmo padrão de medição.
• Verificar se estamos nos desviando de nossos objetivos. Em seguida, podemos identificar quais são as causas, o que precisa de mais atenção e quais ajustes o processo precisa fazer para que voltemos a nos alinhar com o plano.
• Conduzir a organização em direção a um objetivo comum, facilitando a liderança e a motivação das pessoas que fazem parte dela.

Existem diferentes abordagens para decidir quais são os melhores KPIs, mas, em termos gerais, devemos ser capazes de identificar e medir:

1. Como nossos clientes nos veem.
2. No que devemos ser melhores.
3. Como podemos criar valor.
4. Como nossos parceiros acionistas nos veem.

Uma boa maneira de fazer isso é associar um KPI para cada fase do S&OP que tenha como objetivo medir o benefício e o resultado esperado.

Principais KPIs para a revisão do catálogo de produtos

Durante o processo de revisão de nosso portfólio de produtos, podemos estabelecer que queremos aumentar as vendas e reduzir a taxa de itens obsoletos. Portanto, devemos melhorar o sucesso de nossas promoções, o tempo de colocação no mercado e o gerenciamento do ciclo de vida dos itens. Assim, nossos KPIs poderiam ser:

• Redução de Obsoletos
• Volume de Promoção Planejado vs. Volume de Promoção Real
• Vendas Planejadas de Novos Itens vs. Vendas Reais de Novos Itens
• Porcentagem do Inventário Total de Acordo com o Ciclo de Vida

Principais KPIs para análise da demanda

Durante nosso processo de análise de demanda, podemos constatar que queremos aumentar as vendas e aumentar a taxa de retenção de clientes. Portanto, devemos melhorar nosso nível de serviço, reduzir os tempos de espera dos clientes e o número de quebras. Portanto, nossos KPIs poderiam ser:

• Tempo médio de espera do cliente
• Pedidos em atraso
• Número de compras repetidas
• Número de incidentes com clientes

Principais KPIs para revisão de estoque e suprimentos

Durante o processo de revisão de estoque e suprimentos, teremos interesse em conhecer nossos níveis de estoque, frequência de quebra, OTIF (um KPI para medir a capacidade de comprometimento de nossos fornecedores) e CVP (um KPI para medir a porcentagem de conformidade de nossos fornecedores).

Principais KPIs para a reunião antes da reunião executiva mensal

Antes da reunião executiva mensal, os principais líderes de equipe devem se reunir para avaliar se o plano no nível de S&OP tem alguma limitação, oportunidade ou risco. O resultado dessa reunião deve ser uma agenda que inclua todos os itens que serão discutidos durante a reunião executiva mensal e sobre os quais serão tomadas decisões no mais alto nível.

Nessa “pré-reunião”, podemos avaliar diferentes cenários, determinar quais decisões devem ser escaladas para a reunião executiva, identificar riscos financeiros, como fluxo de caixa insuficiente, e confirmar os principais KPIs.

É nesse momento que temos uma visão holística dos KPIs do processo e os comparamos com as metas financeiras da empresa para confirmar se nosso plano está produzindo os resultados esperados.

Reunião executiva mensal dos principais KPIs

No final do processo mensal de S&OP, apresentaremos os KPIs que nos permitem avaliar o estado atual da empresa. Os principais objetivos dessa sessão são a tomada de decisões em nível de empresa e a aprovação do plano de S&OP. Alguns dos KPIs que podem ser avaliados são a participação no mercado, a expansão geográfica, o crescimento da empresa e a utilização da capacidade de fábrica.

Boas práticas na definição de Indicadores de S&OP

Por fim, lembre-se de que, às vezes, a seleção dos KPIs corretos pode ser um pouco complicada. Optar pela solução mais fácil e mais rápida é um bom ponto de partida. Só porque você mede muito, não obterá melhores resultados. Talvez seja melhor ter alguns KPIs que forneçam dados relevantes em vez de muitos que não forneçam informações significativas sobre como você está executando seu processo de S&OP.

Aqui estão algumas ideias para ajudá-lo a decidir:

1. Não faça tentativas e erros. Decida o KPI e se atenha a ele o máximo possível.
2. Defina KPIs que você possa medir facilmente e que não tenham impacto negativo nos processos operacionais.
3. Comunique os KPIs de forma eficaz. Sua equipe precisa saber o que será medido, por que e com que finalidade.
4. Concentre o KPI na motivação positiva. Tente alinhar os incentivos pessoais com os incentivos da empresa.
5. Alinhe seus KPIs à estratégia de sua empresa. Se a sua estratégia for a confiança do cliente, você precisará de altos níveis de estoque. Por outro lado, se sua estratégia for baseada na excelência operacional, você buscará eficiência de custos.
6. Use os KBIs (Key Behavioural Indicators) para medir seus resultados intangíveis, como o envolvimento em seu processo de S&OP, o nível de cooperação e colaboração.

O futuro dos negócios é a transformação digital e a colaboração

No ambiente altamente disruptivo de hoje, a mudança constante é a norma. As empresas enfrentam desafios como mudanças climáticas, altos preços de energia, clientes mais exigentes e escassez de talentos.

Esse estado permanente hiper-alerta nos negócios exige transformação e reinvenção constantes.

A implementação de um processo de S&OP é um projeto cujo objetivo deve ser a obtenção de benefícios, melhorias e resultados, mas também é um projeto de mudança, e um projeto que busca sustentar a mudança. As empresas evoluem, mas seu pessoal também deve evoluir.

Um projeto de S&OP facilita esse processo de transformação, e a tecnologia é sua maior aliada. Deixe para as máquinas o que elas podem fazer. E deixe que suas equipes dediquem seu tempo e esforço à criação, ao aprimoramento e ao crescimento da empresa. Essa é a única maneira de obter resultados reais.