Adoptați Business Intelligence pentru un proces decizional mai bun în lanțul de aprovizionare

Termenul “inteligență în afaceri” a fost inventat pentru prima dată de Richard Millar Devens în lucrarea sa Cyclopædia of Commercial and Business Anecdotes din 1865. Devens l-a folosit pentru a descrie modul în care Sir Henry Furnese, un bancher, a obținut profituri acționând rapid, înaintea rivalilor săi, în funcție de informațiile de pe piață.

Cu o echipă de specialiști în informații de afaceri în Olanda, Flandra, Franța și Germania, Furnese a rămas la curent cu bătăliile din timpul Războiului de Nouă Ani. Acest lucru i-a oferit un avantaj, deoarece a fost primul care a aflat despre evenimente semnificative, cum ar fi căderea orașului Namur. Înarmat cu aceste informații exclusive, a jucat la bursa din Londra ca un profesionist, lăsându-și rivalii în urmă și obținând profituri considerabile.

Atât în îndepărtatul secol al XIX-lea, cât și în prezent, este esențial să putem utiliza toate datele disponibile în beneficiul afacerii noastre.

Când vorbim despre Business Intelligence, nu ne referim la Excel, SQL, Power BI, Tableau sau Python.

Business Intelligence nu este un instrument, ci mai degrabă capacitatea dumneavoastră de a detecta modele în date și de a lua decizii după ce le-ați transformat în informații utile.

 

Piramida Business Intelligence

Putem descrie procesul BI folosind piramida BI. Datele reprezintă baza piramidei, astfel încât gestionarea datelor este esențială.

Analiza datelor începe cu strategia de management: Care va fi rolul datelor? Cine le va analiza? Cine este responsabil pentru proprietatea datelor?

Trebuie remarcat faptul că analiștii de date își petrec aproximativ 75% din timp procesând datele înainte de a le putea utiliza pentru analiză.

Datele trebuie apoi transformate în informații. De exemplu, putem analiza datele pentru o categorie de articole pentru a determina nivelul optim al stocului.

Aceste date sunt transformate în informații care ne oferă cunoștințe. Odată ce înțelegem comportamentul unui client, al unui furnizor sau al unui grup de produse, putem lua măsuri pentru a îmbunătăți performanța.

De exemplu, dacă termenele de livrare ale unui anumit furnizor variază semnificativ, am putea găsi un furnizor alternativ.

Așadar, putem defini BI ca fiind procesul de colectare și analiză a datelor și procesele ulterioare care duc la îmbunătățirea performanței.

Beneficiile Business Intelligence

Business Intelligence are multe beneficii:

Atingeți o viziune holistică

Prin intermediul Business Intelligence, putem crea rapid numeroase rapoarte. Aceste rapoarte ne permit să analizăm toate datele în timp real, identificând posibile probleme în cadrul companiei noastre și detectând tendințe și modele legate de afaceri.

Informarea deciziilor strategice

Business Intelligence permite luarea unor decizii strategice informate, bazate pe date. Aceasta facilitează vizualizarea perspectivelor pentru a îmbunătăți înțelegerea informațiilor și, prin urmare, îmbunătățirea procesului decizional.

Rapoarte rapide și precise

Potrivit BI-Survey, 64% dintre companii spun că Business Intelligence le ajută să genereze rapoarte și să analizeze datele mai agil. Adoptând business intelligence, companiile pot vizualiza datele în diagrame, tabele și grafice în timp real, ceea ce le permite să acționeze mai rapid.

Identificarea tendințelor și modelelor

Un beneficiu semnificativ al Business Intelligence este capacitatea de a lua decizii bazate pe date. Acest lucru se datorează faptului că oferă instrumente de detectare a tendințelor și modelelor. Astfel, permite organizațiilor să își înțeleagă mai bine activitatea și mediul în care operează.

 

Metodologie pentru generarea de Business Intelligence

În continuare, vom trece la explorarea metodologiilor de generare a informațiilor de afaceri. Aici, vom parcurge diferitele faze ale procesului pentru a atinge acest obiectiv.

Extragerea, transformarea și încărcarea datelor

Această etapă combină procesele de stocare a datelor și ETL: Extragere, transformare și încărcare. Acesta este procesul de colectare, curățare și transformare a datelor din mai multe surse într-un format adecvat pentru analiză.

Stocarea datelor

Creăm un depozit centralizat în care datele de afaceri sunt stocate pentru acces și analiză.

Analiza datelor

În acest moment, trecem la analiză și putem utiliza tehnici și instrumente precum Python, Power BI sau altele pentru a explora, vizualiza și extrage cunoștințe din date.

Crearea de rapoarte și tablouri de bord

Oferim o prezentare vizuală a datelor și a indicatorilor cheie de performanță (KPI) pentru a facilita monitorizarea performanței afacerii.

 

De ce avem nevoie pentru a începe cu Business Intelligence?

Deci, de ce avem nevoie pentru a începe călătoria noastră BI? Ei bine, trebuie să transformăm datele în informații.

Vom folosi tehnici și instrumente pentru a explora, vizualiza și extrage cunoștințe din date. Cu alte cuvinte, vom utiliza piramida BI completă.

Vom utiliza procesul ETL și vom crea rapoarte folosind instrumente grafice precum Tableau și Power BI. Astfel, vom crea un raport care să spună o poveste și care ne va permite să vizualizăm datele și indicatorii cheie de performanță pentru a facilita monitorizarea performanței afacerii.

De aici, vom lua decizii operaționale, tactice și strategice bazate pe cunoștințe.

Cu toate acestea, pentru a reuși, întregul proces trebuie să se bazeze pe o guvernanță solidă a datelor.

Gestionarea datelor pentru a genera Business Intelligence

Poate că ați auzit expresia Garbage in, garbage out. Aceasta înseamnă pur și simplu că, dacă introduceți gunoi în proces, veți obține gunoi la ieșire.

Există trei elemente care trebuie luate în considerare atunci când se realizează gestionarea datelor.

Este necesară conștientizarea datelor. Adică, trebuie să definim rolul datelor în operațiunile noastre, cine va realiza planurile, cine este responsabil pentru date și cine este proprietarul.

Acest lucru implică faptul că datele trebuie să fie exacte, complete, fiabile și coerente. Aceasta înseamnă, de asemenea, că trebuie să se lucreze la disponibilitatea datelor, să se gestioneze definirea și securitatea datelor. Datele au o mare valoare și trebuie să fie sigure.

Datele și indicatorii cheie de performanță trebuie să fie coerente în întreaga organizație. Dacă nu avem informații clare și unificate, diferitele părți ale companiei vor discuta despre diferite concepte și unități de măsură, iar totul va fi o mare încurcătură.

Guvernanța datelor este o combinație de strategii, oameni și procese care trebuie să fie aliniate în vederea atingerii unui obiectiv comun: calitatea datelor.

Responsabilitatea pentru acest lucru revine conducerii și angajaților. În general, este foarte simplu: Un angajat generează date? Prin urmare, trebuie să fie și proprietarul acestor date.

 

Business Intelligence în lanțul de aprovizionare

Acum, să discutăm mai în detaliu relația dintre Business Intelligence și lanțul de aprovizionare. Să începem prin a ne întreba de ce avem nevoie de BI în lanțul de aprovizionare.

În primul rând, lanțul de aprovizionare joacă un rol central în toate organizațiile, iar gestionarea lanțului de aprovizionare este dificilă. Gestionarea stocurilor este, de asemenea, foarte complexă. Implică un set de actori interconectați, cum ar fi furnizorii, echipele noastre interne și clienții noștri.

De aceea, trebuie să fie o prioritate strategică. Dacă lanțul de aprovizionare nu are această relevanță, vom reduce eficiența companiei noastre. De aceea, este important să facem schimb de informații despre lanțul de aprovizionare. De aici, importanța procesului BI în lanțul de aprovizionare și în gestionarea stocurilor.

Aspecte ale măsurării performanței lanțului de aprovizionare cu ajutorul Business Intelligence

Este esențial să se stabilească în prealabil obiective pentru indicatorii cheie de performanță privind lanțul de aprovizionare și inventarul.

În acest sens, este esențial să se cunoască modul în care sunt definiți indicatorii cheie de performanță. KPI în planificarea stocurilor nu pot fi izolați. Planificarea stocurilor constă, în principal, în 3 aspecte interconectate:

• Nivelul de servicii furnizate clientului.
• Cerințe de inventariere.
• Constrângerile legate de capacitatea oamenilor și a resurselor.

Aceste trei aspecte sunt întotdeauna legate între ele și este esențial să se monitorizeze toți cei trei indicatori simultan. Dacă vă concentrați doar asupra unui singur domeniu, veți obține în mod inevitabil o suboptimizare în unul dintre celelalte.

De exemplu, oprirea comenzilor este suficientă în cazul în care obiectivul este de a reduce stocurile și de a crește rata de rotație. Cu toate acestea, dacă nu măsurați nivelul de servicii, care dictează necesarul de stocuri, este posibil să atingeți un obiectiv, dar să nu vă atingeți celelalte obiective esențiale.

Un alt exemplu este că, dacă obiectivul este îmbunătățirea serviciilor, am putea realiza acest lucru investind în stocuri, dar apoi nivelul stocurilor crește vertiginos.

Totul este interconectat și trebuie găsit un echilibru.

Trebuie să discutăm despre strategiile de afaceri de bază pentru a înțelege mai bine această corelație între obiectivele de afaceri.

 

Business Intelligence în lanțul de aprovizionare

Conducerea produselor

Pentru a ajunge lider în acest domeniu, trebuie să încercați să aveți cel mai bun produs:

• O inovație tehnologică majoră.
• O imagine de marcă superioară.
• Un timp de lansare pe piață mai bun decât cel al concurenței.

Dacă strategia noastră este una de lider de produs, trebuie să avem un lanț de aprovizionare rapid și agil, în care gama de produse se schimbă în mod constant și în care trebuie să fim atenți la produsele care rămân. Principalul element la care trebuie să fim atenți va fi suprastocul.

Conducerea serviciilor

A doua strategie de afaceri posibilă este aceea de a putea oferi cel mai bun nivel de servicii. Adică, intimitatea cu clienții:

• Acest lucru implică o satisfacție ridicată a clienților.
• Pentru a oferi servicii maxime cu stocul necesar și chiar pentru a-l integra în sistemele clientului.

Pentru a fi lideri în domeniul serviciilor, trebuie să avem un lanț fiabil și agil, în care gama de produse să răspundă diferitelor nevoi ale clienților. Prin urmare, trebuie să monitorizăm ieșirile din stoc și modul în care servim clientul. În aceste cazuri, nivelul de servicii este indicatorul principal pentru urmărirea lanțului de aprovizionare.

Leadership în materie de costuri și excelență operațională

Cea de-a treia strategie este excelența operațională. Adică, capacitatea de a opera la cel mai mic cost posibil. Pentru a realiza acest lucru, avem nevoie de următoarele:

• Un grad ridicat de fiabilitate
• Un portofoliu concentrat
• Concentrează-te pe costul total al proprietății

În cele din urmă, dacă strategia noastră este una de leadership în materie de costuri – adică de excelență operațională – trebuie să avem un lanț de aprovizionare adecvat, în care gama de produse să fie eficientă și bine orientată și în care va trebui să monitorizăm nivelul cifrei de afaceri.

Pentru a da un exemplu pentru fiecare dintre aceste strategii, ne putem gândi la Apple ca la un lider de produs, la El Corte Inglés ca la un lider de servicii și la unele lanțuri de magazine cu discount ca la un lider de costuri, cu foarte puține opțiuni pentru fiecare tip de produs și costuri foarte controlate.

Este important să definiți o strategie clară, pentru că, în lipsa acesteia, nu veți ști unde să vă concentrați.

 

Ce indicatori cheie de performanță ai lanțului de aprovizionare sunt relevanți pentru informațiile noastre de afaceri?

Să vedem ce indicatori cheie de performanță ai lanțului de aprovizionare ar trebui să măsurăm cu ajutorul procesului nostru de Business Intelligence.

Dacă dorim să măsurăm performanța globală a lanțului de aprovizionare și să ne gândim la indicatori mai comuni și mai ușor de înțeles pentru întreaga organizație, ar trebui să ne concentrăm asupra următoarelor aspecte:

• Disponibilitate
• Zile în stoc
• Cifra de afaceri a stocurilor
• Valoarea acțiunilor
• Nivelul serviciilor
• overstock
• Stocurile sunt epuizate.

După cum am menționat mai devreme, nu vă uitați niciodată la un singur KPI. Trebuie să vă uitați la mai mulți, astfel încât gestionarea lanțului de aprovizionare să nu devină dezechilibrată.

Al doilea element de controlat este prognoza. Pentru a o preveni, vom folosi precizia previziunilor, vom analiza modelele la un nivel grupat pe segmente sau categorii de produse și vom gestiona promoțiile sau evenimentele speciale.

Cel de-al treilea element ar fi gestionarea achizițiilor, unde monitorizăm abaterea dintre avizele de comandă și comenzile plasate, alertele de ruptură și stocurile excedentare, precum și numărul de comenzi deschise și rata de îndeplinire a acestora.

De asemenea, este esențial să se monitorizeze performanța furnizorilor. Pentru aceasta, monitorizăm OTIF (On time in whole sau comenzi care sunt livrate la timp și în totalitate) și CVP (Procentul volumului confirmat), care este o măsură mai puțin cunoscută și mai puțin solicitantă, care calculează bonitatea furnizorului ca procent de îndeplinire. De exemplu, dacă comandăm 100 de cutii și furnizorul livrează 90 de cutii, acest lucru va reprezenta un 0 pentru măsurarea OTIF, dar un 90% pentru măsurarea CVP). Cu aceste date, putem întocmi un clasament al furnizorilor.

Pentru a face o analiză bună, trebuie să structurăm rapoartele pentru a vedea indicatorii cheie de performanță pe dimensiuni relevante (fie pe categorii, depozite, planificatori etc.). De asemenea, trebuie să alegeți KPI-urile pe care doriți să vă concentrați și să definiți acțiunile aferente pentru a le îmbunătăți.

 

Recomandări pentru un bun proces de Business Intelligence

Să începem cu cei cinci pași esențiali pentru crearea unui proces eficient de business intelligence.

1) Accelerarea adoptării Business Intelligence cu obiective SMART

Obiectivele organizației trebuie să fie SMART: specifice, măsurabile, realizabile, realiste și limitate în timp. Un exemplu de obiectiv SMART ar putea fi: “Dorim ca cel puțin 80% dintre manageri să ia decizii prin BI în următoarele 12 luni”. Acesta este specific, măsurabil, realizabil, realist și cu un termen clar.

2) Analizați componentele critice pentru adoptarea informațiilor de afaceri

Trebuie să luăm în considerare elementele critice ale companiei: oamenii, procesele și instrumentele tehnologice.

Atunci când ne gândim la oameni, trebuie să creăm un sentiment de proprietate și responsabilitate cu sponsori și lideri de proiect clari. În plus, echipele trebuie să dispună de competențele tehnice și de formarea necesară.

Ne putem gândi la procesele de gestionare a datelor, la guvernanța datelor și, eventual, la gestionarea schimbărilor.

În cele din urmă, trebuie să selectăm ce instrumente să folosim, cum ar fi Power BI, Tableau, Python sau altele.

3) Evitați jungla raportărilor

Trebuie să evităm să creăm o junglă de rapoarte. În caz contrar, va deveni imposibil să “vedem pădurea din copaci” – sau, mai degrabă, putem deveni pur și simplu paralizați de supraanaliză.

Nu trebuie să creăm un nou raport pentru fiecare nevoie, ci putem reutiliza cele existente. Este esențial să definim bine scopul unui raport înainte de a începe să îl dezvoltăm.

Trebuie să fiți atenți la detalii și să stabiliți obiective KISS. Cu alte cuvinte, Keep It Simple and Stupid… Să încercăm să păstrăm totul cât mai simplu posibil.

Atunci când vă gândiți dacă să creați sau nu un nou raport, întrebați-vă: este esențial? Dacă nu, nu o faceți.

4) Luați în considerare diferite cerințe de informare.

Trebuie să luăm în considerare diferite nevoi de informare. Fiecare parte a afacerii are nevoie de informații la un nivel diferit.

Putem oferi mai multe niveluri de detaliere în fiecare raport, astfel încât fiecare departament să dispună rapid de informațiile de care are nevoie. Ceea ce caută directorul companiei nu este același lucru cu ceea ce caută controlorul lanțului de aprovizionare sau persoana care gestionează procesul de prognoză sau de achiziții.

5) Evitați capcanele comune ale BI

În cele din urmă, este esențial să se evite greșelile comune inevitabile.

Primul este necesitatea unei mai mari responsabilități în ceea ce privește calitatea datelor. Pentru a aborda această problemă, stabiliți o matrice RACI clară.

Al doilea este nevoia de definiții ale datelor. Ca acțiune corectivă, am edita o listă completă de definiții.

A treia greșeală ar fi calitatea scăzută a datelor. Pentru a corecta această problemă, trebuie să creăm o conștientizare și o guvernanță a datelor.

A patra greșeală este că doar unii oameni împărtășesc valoarea pe care ar trebui să o aibă datele. Am aborda această problemă prin comunicare și formare, precum și prin comunicarea beneficiilor BI și a impactului pe care îl are insuficiența datelor în întreaga organizație.