Gestionarea stocurilor: Obținerea unei perspective de 360° cu S&OP

Întrebare: Care este cel mai prost păstrat secret în orice afacere?

Răspunsul: este că diferitele departamente au obiective diferite. Și, după cum știe oricine din echipa lanțului de aprovizionare, aceste obiective intră adesea în conflict.

Cine nu a văzut pe cineva din echipa de vânzări să deplângă lipsa de inventar în depozit? Sau pe cineva de la Finanțe care refuză o comandă de achiziție pentru că, în opinia sa, nu utilizează bine capitalul de lucru? Sau Departamentul de Achiziții care refuză refuzul Finanțelor, din cauza unui contract important pe care afacerea l-a semnat săptămâna trecută și despre care nimeni nu știe încă…?

Este una dintre cele mai mari complexități în afaceri. Cum putem fi cât de cât profitabili dacă toată lumea aleargă în direcții diferite? Stocul se află în centrul multor companii, iar aceste perspective diferite duc adesea la luarea unor decizii suboptime.

Problema este că departamentele din afacerea dumneavoastră au nevoie de obiective diferite. Pentru a obține rezultate deosebite, obiectivele membrilor echipei financiare vor fi, în mod natural, diferite de cele ale celor care lucrează la Achiziții sau, sincer, la orice alt departament.

Vânzările vor vânzări… cu orice preț. Marketingul vrea un buget mai mare. Echipa de la depozit vrea mai mult spațiu. Iar cei de la Operațiuni vor să lupte mai puțin împotriva incendiilor.

Dar fiecare echipă din cadrul afacerii dvs. trebuie să fie mai bună în a-și împărtăși așteptările diferite și în a-și alinia strategiile cu privire la modul de realizare a acestora … în beneficiul tuturor, inclusiv al afacerii globale.

Numai atunci puteți lucra la o mai bună planificare a lanțului de aprovizionare.

În blogul de astăzi, analizăm modul în care puteți utiliza S&OP ca platformă pentru a unifica toate părțile implicate în afacere pentru a lua decizii mai bune.

Diferite perspective ale succesului în gestionarea stocurilor

Succesul lanțului de aprovizionare înseamnă lucruri diferite pentru oameni diferiți. Aceasta include diferitele departamente ale afacerii dumneavoastră.

Iar acest lucru duce la o planificare izolată, la o comunicare deficitară și la rezultate negative. De asemenea, probabil că îl enervează pe șeful dvs. al lanțului de aprovizionare la ora 3 dimineața, în timp ce mâzgălește în carnețelul de notițe pentru a-și ușura insomnia.

Să explorăm câteva perspective diferite.

Vânzări

Pentru Vânzări, inventarul înseamnă “oportunitate”.

Acesta este cuvântul cheie pentru vânzări, atunci când se gândesc la inventar.

Dacă nu îl aveți în stoc, nu veți satisface așteptările clienților dumneavoastră. S-ar putea să pierdeți vânzări sau recunoașterea mărcii, sau pur și simplu să vă fie mai greu să faceți vânzări mai departe.

Departamentul dumneavoastră de vânzări este adesea condus de stimulente comerciale și nu de îndeplinirea obiectivelor de marjă.

Acest lucru poate duce la așteptări nerealiste cu privire la ceea ce ar trebui să fie inventarul dumneavoastră. Sau, și mai rău, cumpărarea de stocuri în așteptarea unei comenzi mari care s-ar putea să nu se materializeze niciodată.

Deoarece orice piesă de inventar este o oportunitate, vânzările vor cere în mod regulat mai mult, fără un plan rezonabil privind modul în care să o transforme în profit.

Finanțe

Pentru Finanțe, inventarul înseamnă “bani”.

Inventarul este un activ cu un risc asociat ridicat.

Și, deși stocurile sunt mai lichide decât alte active, cum ar fi bunurile imobiliare, sunt mai puțin lichide decât banii lichizi.

Și chiar și atunci, unele stocuri pot fi învechite și nu pot fi transformate în numerar fără eforturi semnificative.

Din punct de vedere financiar, acest lucru poate duce la considerarea stocurilor ca fiind un cost pe care trebuie să-l gestionați.

Finanțele înțeleg mai bine decât majoritatea valoarea stocurilor. Dacă reușești să ai în medie 1 unitate în stoc și să faci 12 vânzări pe an, este mai profitabil decât să ai 4 unități în stoc pentru a face 12 vânzări.

Pe de altă parte, Finanțele sunt relativ puțin preocupate de depreciere și sunt mai atente la problemele legate de fluxul de numerar.

S-ar putea să le cereți să reducă investițiile în capitalul de lucru, problema fiind că este mai ușor să obțineți reduceri de capital de lucru pentru stocurile care se deplasează… care, în mod ironic, sunt stocurile pe care le doriți.

Un aspect important atunci când vă confruntați cu probleme legate de fluxul de numerar este să vedeți unde puteți face reduceri.

Operațiuni

Inventarul pentru operațiuni înseamnă “eficiență”.

Oamenii din domeniul logisticii, depozitării și transportului sunt născuți pentru a optimiza.

De ce v-ați deranja să deschideți un pachet, când este mult mai ușor să expediați un palet complet?

Pentru Operațiuni, eficiența este o credință fundamentală și uneori le este greu să înțeleagă de ce sunt necesare unele ineficiențe sau chiar să observe că eficiența lor costă bani pe termen lung, deoarece acel camion plin poate sta în stoc luni de zile.

Achiziții

Raportul dintre stocuri și achiziții echivalează cu “costurile de achiziție pe unitate”.

“Putem face un ocol să luăm unt de la magazinul alimentar aflat la 10 minute distanță? Au o promoție pe cinste.”

Acesta este modul în care echipele de achiziții sunt adesea văzute de alte departamente. Acestea găsesc cea mai bună afacere și sunt negociatori de excepție.

Este talentul lor natural de a stoarce totul de la un furnizor. Dar impactul asupra lanțurilor de aprovizionare? Acesta este mai greu de cuantificat.

Cantitățile minime de comandă mari pot crește foarte mult costul total de proprietate (TCO) al unui articol. Termenele de livrare lungi sporesc nevoia de mai multe stocuri.

Trebuie să umpleți un container? S-ar putea să avem în vedere un stoc de inventar pentru 1-6 luni.

Echipele de achiziții sunt adesea stimulate de considerente legate de cheltuieli. Cu cât cheltuiesc mai puțin pe unitate, cu atât mai bine. Reducerile pot conduce la negocierea de noi contracte.

Gestionarea conflictului cu S&OP

Aceste perspective diferite pot duce la conflicte în afacerea dvs. … și, fără îndoială, au avut deja loc … conflicte care au un impact asupra rezultatelor dvs. și devin o cauză principală a frustrării și a epuizării.

Prin urmare, afacerea dvs. trebuie să se alinieze mai bine, nu numai în ceea ce privește obiectivele și așteptările, ci și în ceea ce privește direcția pe care o urmați atunci când apar probleme.

Echipele dvs. trebuie să fie conștiente de constrângerile în care afacerea dvs. poate funcționa.

Deci, cum puteți realiza acest lucru?

Unirea punctelor cu planificarea vânzărilor și a operațiunilor

Planificarea vânzărilor și a operațiunilor (sau S&OP) este un proces bine stabilit, în cadrul căruia departamentele se întâlnesc lunar pentru a discuta atât despre alinierea vânzărilor și a cererii, cât și despre îndeplinirea operațională a acestei cereri.

Unii compară procesul S&OP cu cel al unei orchestre.

Poate fi alcătuită din mai multe persoane talentate care lucrează bine fiecare în parte, dar un rezultat mult mai frumos este obținut atunci când există armonie.

S&OP este un proces de armonizare sau de sincronizare.

Nu este intenția acestui blog de a discuta în detaliu despre procesul S&OP, dar aș dori să subliniez faptul că acesta este cel mai probabil cadru în care puteți rezolva conflictele dintre departamentele dumneavoastră.

Orice persoană implicată în planificarea lanțului de aprovizionare ar trebui să realizeze importanța de a păstra stocuri pentru clienți atunci când aceștia le doresc și necesitatea de a colabora cu departamentul de vânzări pentru a realiza acest lucru.

Orice planificator ar trebui să știe când este posibil să aibă loc o criză de numerar. Împreună cu Vânzările, Finanțele pot atenua un deficit de numerar prin eliminarea produselor nedorite, în loc să le mute pur și simplu, astfel încât vânzările viitoare să nu fie compromise.

Achizițiile ar putea concepe contractele în funcție de costul total de proprietate.

Mulți vânzători sunt probabil dispuși să coopereze cu cererile dvs. de a vinde articole la cantități mai mici și prețuri mai mari… sau la cantități mai mari și prețuri mai mici.

În cazul Operațiuni, probabil că va trebui să fiți de acord cu faptul că cantitățile economice ale comenzilor dvs. pot fi ușor rotunjite în unități care au sens. Poate că este cazul în care expedierea a trei cești de cafea este doar puțin mai ieftină decât expedierea unui pachet complet.

Optimizarea până la ultima zecimală are adesea efecte negative. Și având în vedere că majoritatea parametrilor cu care lucrați nu sunt niciodată 100% exacți, diferența poate fi neglijabilă.

În cazul Operațiuni, probabil că va trebui să fiți de acord cu faptul că cantitățile economice ale comenzilor dvs. pot fi ușor rotunjite în unități care au sens. Poate că este cazul în care expedierea a trei cești de cafea este doar puțin mai ieftină decât expedierea unui pachet complet.

Optimizarea până la ultima zecimală are adesea efecte negative. Și având în vedere că majoritatea parametrilor cu care lucrați nu sunt niciodată 100% exacți, diferența poate fi neglijabilă.

Cum poate permite S&OP o mai bună gestionare a stocurilor?

Planificarea vânzărilor și a operațiunilor (S&OP) este o parte esențială a procesului de gestionare a stocurilor. Aceasta joacă un rol esențial în îmbunătățirea colaborării între diferitele echipe din cadrul companiei dumneavoastră.

Alinierea interfuncțională

S&OP reunește părțile interesate cheie din diferite departamente, inclusiv vânzări, operațiuni, finanțe, marketing și lanțul de aprovizionare.

Prin implicarea reprezentanților din aceste echipe diverse, S&OP se asigură că toată lumea este aliniată cu scopurile și obiectivele companiei în materie de gestionare a stocurilor.

Schimbul de date și transparența

S&OP se bazează pe date exacte și în timp real de la diferite departamente. Acest lucru permite echipelor să facă schimb de informații în mod transparent și să mențină o singură sursă de adevăr. Atunci când echipele au acces la aceleași date, acest lucru favorizează încrederea și încurajează luarea deciziilor în colaborare.

Integrarea cererii și a ofertei

S&OP permite echipelor să își sincronizeze eforturile prin alinierea previziunilor privind cererea cu capacitățile lanțului de aprovizionare.

Echipele de vânzări și de marketing oferă informații valoroase despre cererea de pe piață, în timp ce echipele de operațiuni și de lanț de aprovizionare furnizează date despre capacitatea de producție și de distribuție. În colaborare, acestea lucrează pentru a echilibra cererea și oferta, reducând astfel riscul de epuizare a stocurilor sau de suprastocuri.

Planificarea scenariilor

S&OP permite echipelor să compare diverse scenarii pentru a aborda diferite condiții de piață și incertitudini.

Colaborând la aceste scenarii de tip “ce-ar fi dacă”, echipele dvs. pot anticipa problemele potențiale și pot dezvolta strategii de reducere a riscurilor. Această abordare colaborativă sporește agilitatea și pregătirea.

Luarea deciziilor prin consens

Ședințele S&OP implică adesea discuții, negocieri și formarea unui consens între echipele dumneavoastră. Deciziile sunt luate în mod colectiv, ținând cont de contribuțiile și preocupările fiecărei echipe.

Acest proces decizional colaborativ asigură că strategia dumneavoastră de gestionare a stocurilor este bine echilibrată și acceptabilă pentru toate părțile interesate.

Îmbunătățirea continuă

S&OP nu este un eveniment punctual, ci un proces continuu.

Echipele dvs. trebuie să se întâlnească periodic pentru a revizui și perfecționa planul. Este un ciclu de îmbunătățire continuă, care încurajează echipele dvs. să colaboreze pentru a găsi modalități mai bune de a optimiza nivelul stocurilor, de a reduce costurile și de a satisface eficient cererile clienților.

Comunicare și responsabilitate

S&OP stabilește canale de comunicare clare între echipe. Fiecare echipă este responsabilă pentru acțiuni și rezultate specifice, iar responsabilitățile lor sunt clar definite în cadrul procesului S&OP.

Această responsabilitate asigură faptul că echipele sunt motivate să colaboreze eficient pentru a-și atinge obiectivele.

Abordarea centrată pe client

Colaborarea prin S&OP este centrată pe satisfacerea nevoilor clienților dumneavoastră. Prin alinierea tuturor echipelor cu o abordare centrată pe client, vă puteți asigura că deciziile dvs. de gestionare a stocurilor au ca prioritate satisfacția clienților, ceea ce este esențial pe piețele competitive de astăzi.

Măsurători de performanță și KPI

S&OP include adesea indicatori cheie de performanță (KPI) care sunt urmăriți și monitorizați în colaborare. Echipele dvs. pot vedea impactul acțiunilor lor asupra rotației stocurilor, a nivelurilor de servicii și a altor indicatori relevanți, ceea ce încurajează colaborarea continuă pentru a obține rezultate mai bune.

Totuși, înainte de a distruge întreaga strategie a companiei, nu vă sugerez să aliniați fiecare KPI din afacerea dumneavoastră.

Departamente diferite înseamnă persoane diferite și, prin urmare, stimulente diferite pentru a reuși.

Acesta este mixul magic care asigură succesul companiilor. Cu toate acestea, trebuie să depuneți eforturi pentru a obține o aliniere rezonabilă, iar S&OP este un proces excelent care vă permite să realizați acest lucru.

Gânduri finale despre S&OP

S&OP este una dintre cele mai bune soluții din comerțul modern pentru alinierea dorințelor adesea diferite ale diferitelor departamente.

Deși nu este nicidecum un glonț de argint pentru o strategie de inventariere eficientă, este o metodă incredibil de reușită de a vă menține afacerea pe drumul cel bun și de a le oferi clienților dvs. un mod semnificativ de a le satisface cerințele.

Înseamnă că Vânzările vor avea o apreciere a restricțiilor Finanțelor. Iar Finanțele înțeleg de ce Vânzările acționează în felul în care o fac. Va ajuta echipa de achiziții să vadă punctul de vedere al departamentului de marketing. Și s-ar putea să-l ajute pe șeful dvs. al lanțului de aprovizionare să doarmă mai liniștit noaptea.

Dar, mai presus de toate, vă reunește afacerea sub un singur acoperiș strategic, lucrând în colaborare pentru un singur obiectiv. Este o propunere de 360 de grade, pentru a vă asigura că firma dumneavoastră este conștientă de imaginea de ansamblu, în timp ce navigați din ce în ce mai mult pe piețe dificile.

Pentru mai multe informații despre oricare dintre subiectele discutate în articolul de astăzi, luați legătura cu un expert Slimstock, chiar aici.