Importanța IBP (Integrated Business Planning) și de ce aveți nevoie de o strategie în spatele strategiei dvs

Imaginați-vă că vă treziți la ora 4 dimineața.

Este a doua oară când se întâmplă acest lucru în ultima vreme. Prima dată, v-ați îngrijorat că vă pierdeți locul de muncă. Vânzările erau scăzute; exista o deconectare la nivelul întregii afaceri. Și trebuia să aveți răspunsul la îndemână.

Dar, cumva, ați livrat soluția: Planificarea integrată a activității (Integrated Business Planning – IBP).

Acum, ești din nou treaz la 4 dimineața, dar sentimentul este diferit. Sunteți plin de anticipare. Aveți o ședință a consiliului de administrație la ora 9 dimineața, care are loc pentru a vă anunța drept salvatorul companiei.

Și cum ai făcut-o? Și ce rol a avut IBP în a vă face eroul momentului?

Alinierea strategiei de afaceri și a lanțului de aprovizionare

S-ar putea să vă întrebați ce legătură există între planificarea integrată a afacerii și strategia de afaceri.

Majoritatea întreprinderilor încearcă în mod constant să găsească un echilibru între servicii, capital de lucru și costuri. Iar lanțul de aprovizionare se află în centrul acestui echilibru. Acesta este motivul pentru care există în prezent directori principali ai lanțului de aprovizionare și reprezintă o voce atât de importantă în sala de consiliu. Nu este întâmplător. Se datorează importanței rolului lor în cadrul afacerii dumneavoastră.

Fiecare decizie pe care o luați, de la sala de consiliu până la depozit, are puterea de a avea un impact direct sau indirect asupra EBIT și a rentabilității capitalului angajat.

Dansul complex dintre aceste elemente este cel care definește strategia corectă. O strategie care nu numai că vă conduce lanțul de aprovizionare, dar contribuie în mod semnificativ la succesul general al afacerii dumneavoastră.

Poate să o definească sau să o submineze. Dar pentru ca prima variantă să fie posibilă, strategia dumneavoastră trebuie să fie dinamică.

Până la urmă, perturbarea este noua normalitate. Este atât omniprezentă, cât și imprevizibilă, fie că este cauzată de crize energetice, de războaie, de creșterea inflației, de crize climatice sau de ascensiunea inteligenței artificiale.

Este agitație oriunde te uiți. Așadar, singurul mod de a reuși este să ai un plan adaptabil.

Ce este Integrated Business Planning (IBP)?

Înainte de a aprofunda subiectul, este necesar să se definească conceptul de IBP. Planificarea integrată a activității (Integrated Business Planning – IBP) este un proces de planificare a activității care urmărește alinierea și coordonarea diverselor funcții din cadrul unei organizații pentru a atinge obiective strategice comune.

Această abordare integrează planificarea financiară, de vânzări și operațională, precum și alte funcții cheie ale afacerii, cu scopul de a îmbunătăți procesul decizional și eficiența operațională.

IBP merge dincolo de planificarea tradițională prin încorporarea informațiilor în timp real, a tehnologiilor avansate de analiză și a instrumentelor de colaborare. Aceasta permite companiilor să aibă o viziune holistică asupra performanței lor și să ia decizii mai informate și mai agile.

Căile de evitat în călătoria dumneavoastră

Unele întreprinderi își încep călătoria IBP și se concentrează pe obținerea celei mai strălucitoare, mai noi și mai sofisticate tehnologii pentru a-și rezolva problemele.

Aceștia privesc noile tehnologii ca pe un glonț de argint care să rezolve toate problemele afacerii dintr-o singură lovitură.

Acesta va fi alimentat de inteligența artificială sau de învățarea mecanică, va promite lumea și va oferi foarte puțin.

Și asta pentru că nu există un glonț de argint. Este foarte probabil să nu existe niciodată. Fie că vorbim despre IBP sau despre orice altceva.

Cheia schimbării succesului IBP

Nu vă ignorați oamenii, procesele și guvernanța.

O planificare integrată a afacerii puternică și eficientă începe cu o viziune clară. Toți membrii companiei dumneavoastră trebuie să înțeleagă care este rolul lor în realizarea obiectivelor globale.

Dacă procesele dvs. nu sunt concepute pentru a funcționa în mod eficient și eficace, cu intrări și ieșiri corecte, înseamnă că nu sunt suficient de bine concepute.

Trebuie să existe o aliniere între diferitele funcții de afaceri și tehnologia potrivită pentru a susține strategia. În plus, ar trebui să existe o guvernanță clară, RACI (responsabil, responsabil, consultat și informat) și RAPID (Recommend, Agree, Perform, Input și Decide) și un plan pentru L&D și managementul schimbării.

Pentru unii, doar crearea acestor elemente în afacerea lor va dura luni sau chiar mai mult. Pentru alții, necesitatea existenței lor va fi o barieră în calea implementării IBP în primul rând.

Dar acest lucru nu ar trebui să fie cazul. Pentru că drumul către excelența în materie de IBP și lanț de aprovizionare este unul continuu.

Liderii afacerii dvs. trebuie să trateze IBP ca pe mai mult decât un upgrade al procesului de planificare.

Trebuie să fie o inițiativă de afaceri la nivelul întregii companii, în care procesul este conceput pentru proprietarul P&L, și nu doar pentru funcții individuale din cadrul companiei.

Acest lucru va ajuta întreprinderea dumneavoastră să ia decizii eficiente.

Dar aici este problema…

Potrivit McKinsey, doar 29% dintre întreprinderi consideră că IBP este o strategie pe termen lung, iar liderii de afaceri prezidează ședințele consiliului de administrație.

În plus, doar 20% dintre întreprinderi au date, informații și scenarii de decizie potențiale care sunt împărtășite în cadrul ședințelor consiliului de administrație.

Și un procent uimitor de mic de 9% dintre companii au partajat măsurători și responsabilități pentru a promova responsabilitatea interfuncțională.

Și asta este o problemă.

Din punct de vedere statistic, 91% dintre aceștia nu merg suficient de departe în abordarea IBP pentru a face o diferență fundamentală în strategia de succes a lanțului lor de aprovizionare.

Dincolo de eșecul unui proces IBP

Există trei principii care vă pot scăpa de rușine din cauza unui proces de implementare a unui PII eșuat.

În primul rând, trebuie să fie sponsorizat de conducerea de vârf. Trebuie să fie susținută și sprijinită și nu trebuie să fie văzută ca un exercițiu de bifat sau ca o perturbare.

Un PNI eficient necesită participarea activă a conducerii, până la și inclusiv a liderului afacerii, a președintelui, a directorului executiv, a directorului operațional, a directorului general și a directorului general.

În al doilea rând, trebuie să existe o colaborare și o responsabilitate interfuncțională. Acest lucru este absolut crucial.

Acesta implică, cel puțin, vânzări, marketing, operațiuni, lanț de aprovizionare, dezvoltare de produse, finanțe și management.

Și, în al treilea rând, trebuie să fie gestionat la nivelul corect de granularitate. Fiecare angajat care este implicat în proces trebuie să fie persoana potrivită pentru această sarcină și să își cunoască perfect rolul pentru a face din acest proces un succes.

După cum puteți vedea în graficul de mai jos, pe măsură ce trecem de la planurile strategice generale la punctul final operațional al planurilor de aprovizionare și de achiziție, nivelul de detaliu crește.

1) Planuri strategice pe 3 ani

Înțelegerea previziunilor de vânzări, a extinderii amprentei, a activării de noi mărci, a închiderilor, a investițiilor.

Acest prim nivel este cel în care se definește strategia. Ce nouă linie de produse urmează să apară? Ce piață nouă ar merita să fie explorată? Ce se întâmplă dacă deschidem un nou magazin?

Aceste întrebări sunt strategice și pot fi abordate în această etapă.

2) AOP – Annual Operating Plan (planul operațional anual)

Planul operațional anual cu obiective de vânzări lunare pe unitate și categorie.

Acesta este locul în care este condusă strategia.

3) Planul de vânzări și cerere

Alinierea între planul de vânzări publicat și cererea preconizată. Alinierea cu privire la variațiile acceptate și validarea acestora cu managementul de vârf.

4) Planul de aprovizionare/achiziție

Se așteaptă să se genereze OP-uri conform cererii validate și obiectivelor convenite în materie de OSA, de stocuri și de flux de numerar. Alinierea cu OTB și revizuirile în cazul în care PO>OTB pentru o anumită perioadă.

Acest lucru ne oferă o înțelegere definită a întregii alinieri a IBP.

Transformarea IBP: de la inițiere la maturitate deplină

Planificarea integrată a afacerii este o călătorie de transformare.

Este foarte probabil să nu reușiți să faceți totul bine de la început. Dar, pe măsură ce vă îmbunătățiți și parcurgeți diferitele etape, veți reuși.

Faza A

Multe companii încep în stadiul de maturitate scăzută. Există o deconectare între procese. Există lupte de foc între echipe și o concentrare pe trecut.

Pe măsură ce IBP devine o prioritate tot mai mare, transformarea continuă.

Se pun bazele, iar organizația, instrumentele și procesele evoluează. Dar există o tendință de a lucra în continuare în silozuri. Poate că există KPI comuni și responsabilitate comună, dar echipele încă lucrează pentru ele însele.

Un IBP capabil este etapa care urmează.

Există o integrare cu planul anual și cu scenariile, iar simulările sunt efectuate pentru a pune în aplicare un proces mai formal și mai bine formulat.

Managementul de vârf devine parte a planului și organizează sesiuni de planificare detaliate, cu revizuiri consistente.

Faza B

Acesta este obiectivul majorității companiilor în ceea ce privește maturizarea PNI.

Acestea ar trebui să se concentreze pe experiența clienților. Există o concentrare pe lanțul valoric și este orientată strategic, cu o delegare și o împuternicire a echipei.

Doar de aici puteți trece la un IBP cu atingere redusă.

Ce este un IBP cu atingere redusă?

Înseamnă că multe dintre deciziile pe care le luați în calitate de întreprindere sunt de “joasă speță”. Acestea nu necesită o contribuție uriașă sau sesiuni de gândire strategică din partea mai multor părți interesate.

De fapt, acestea sunt aproape automatizate.

Până în punctul în care puteți trece confortabil la etapa finală a transformării.

IBP cognitiv.

Aceasta implică învățarea automată și inteligența artificială pentru a prezice riscurile, oportunitățile și problemele viitoare, pentru a conduce afacerea într-un mod mai automatizat.

Imaginea perfectă a IBP

Marea majoritate a întreprinderilor din ziua de azi se uită la IBP și se concentrează pe tehnologie pentru a crea succes. Dar uită de procese și de oameni: două piese absolut cruciale ale puzzle-ului IBP.

1. Nu este vorba de a face lucrurile cum trebuie, ci de a face lucrurile corecte.
2. IBP nu ar trebui să fie deținut de lanțul de aprovizionare.

Ar trebui să fie o transformare la nivelul întregii afaceri. Ar trebui să fie în fiecare funcție și echipă de afaceri. Ar trebui să implice un nivel ridicat de granularitate în procesul decizional.

Fără aceste elemente, este puțin probabil să reușiți să vă transformați afacerea.

Scenariul imaginar de la începutul acestui articol, cu trezitul la 4 dimineața, este de fapt o poveste reală. Și i s-a întâmplat unui client al Slimstock. Am dus-o de la nopți nedormite din cauza pierderii locului de muncă, la nopți nedormite din cauza entuziasmului din cauza succesului ei în implementarea IBP.

Acum, într-o lume ideală, nu ați pierde deloc somnul.

Dar noi nu trăim într-o lume ideală.

Din acest motiv, este mai bine să fiți cât mai bine pregătiți în contextul unei perturbări constante. Este mai bine să implementați IBP în afacerea dvs. și să abordați proiectul de transformare cu capul sus, cu cele mai bune instrumente pe care le aveți la dispoziție.

Dar numai o parte din acestea sunt software.

Acum, ar putea fi neobișnuit pentru o companie de software să spună că doar o parte din puzzle-ul succesului dumneavoastră este tehnologia. Dar este foarte mult cazul.

Desigur, este util să ai la îndemână cele mai bune produse. Dar numai dacă îi ajută pe cei mai buni oameni ai dumneavoastră să implementeze procese excelente pentru o guvernanță de nivel înalt și pentru succesul final al transformării IBP.