Măsurarea succesului unui proces S&OP atunci când rezultatul necesită efort

Nu există recompensă fără efort, așa cum nu există companie care să nu aștepte rezultate. Dar putem pretinde că am obținut rezultate doar atunci când vedem cu adevărat că ceva s-a schimbat în bine.

Dar cum vom ști dacă proiectul nostru S&OP are rezultate?

Să luăm un exemplu practic. Dacă alergați 5 minute într-o zi pe lună, probabil că nu sunteți candidatul ideal pentru a alerga un maraton. Cu toate acestea, dacă alergați timp de o oră de 3 ori pe săptămână, ați putea lua în considerare posibilitatea de a alerga un maraton într-un viitor nu prea îndepărtat. Iar dacă participați la un maraton și ajungeți la linia de sosire, puteți spune că ați obținut într-adevăr un rezultat.

Același lucru este valabil și pentru rezultatele unui proces S&OP. Dacă sunteți disciplinat în repetarea aceluiași proces lunar, exersându-l și îmbunătățindu-l lună de lună, va fi mai ușor să obțineți rezultatele preconizate.

Ce rezultate ne putem aștepta de la un proces S&OP?

Un rezultat bun înseamnă că vă puteți demonstra capacitatea de a oferi valoare clienților dvs. prin furnizarea de produse și servicii adecvate. Dar atunci când livrați și produsul potrivit, în cantitatea potrivită și la momentul potrivit, atunci veți avea clienți fericiți și loiali.

În cadrul unui proces S&OP, un rezultat bun înseamnă că sunteți în măsură să identificați ceea ce puteți îmbunătăți și ceea ce adaugă valoare… indiferent dacă este tangibil sau intangibil.

Rezultate intangibile

Un “bun” intangibil aduce un beneficiu, dar nu este ușor de cuantificat. Nu este un “bun” material pe care îl putem pune în depozitul nostru. Nu este ușor convertibil în euro și nici nu poate fi văzut, atins sau simțit.

Toate companiile au active necorporale. Un brand, cunoștințele aprofundate ale organizației într-un anumit domeniu sau talentul oamenilor și al echipelor sunt toate active necorporale.

Imaginați-vă puterea de marcă a marilor companii – Coca Cola, Apple – sau cunoștințele profunde ale acelor mari companii farmaceutice care au salvat lumea de virusul COVID – sau toate companiile care au un capital uman uriaș.

Ei bine, în cadrul unui proces S&OP, unele dintre rezultatele pe care le obținem sunt intangibile. De exemplu, îmbunătățirea muncii în echipă și a comunicării. S&OP permite accesul la date și informații și permite canale de comunicare mai transparente, ceea ce facilitează învățarea în cadrul companiei. În acest fel, se iau decizii mai bune, iar conducerea la toate nivelurile este încurajată și încurajată.

Rezultate tangibile

Un rezultat este tangibil atunci când este cuantificabil, de exemplu, o creștere anuală netă a cifrei de afaceri, un procentaj de economii într-un anumit domeniu funcțional sau proces, un anumit element de venit unic sau un impact direct asupra rezultatelor companiei.

Rezultatele trebuie să fie măsurate. Aceasta este modalitatea de a le face vizibile și de a le demonstra. Apoi, atunci când le demonstrăm cu adevărat, atragem atenția echipei și, dacă sunt bune sau foarte bune, obținem adepți adevărați ai proiectului nostru S&OP.

Cum se măsoară rezultatele: principalii KPI în procesul S&OP

Dacă dorim să măsurăm rezultatele, primul pas este să ne definim KPI.

Un KPI este o măsură de performanță care ne permite să cuantificăm dacă acțiunile pe care le desfășurăm în cadrul unui proces de afaceri sunt eficiente și dacă obținem rezultatele așteptate.

De exemplu, dacă obiectivul nostru este de a ne crește nivelul de servicii, putem dedica timp și efort pentru a ne îmbunătăți operațiunile de logistică a depozitului, dar dacă nu dispunem de produsele potrivite în cantități suficiente și “la timp”, cu greu vom putea să ne îmbunătățim serviciile. Astfel, obiectivul nostru nu ar trebui să măsoare doar timpul de procesare a unei comenzi în depozit, ci și numărul de urgențe într-o anumită perioadă, performanța furnizorilor noștri în ceea ce privește livrarea la timp (OTIF) și nivelul de acuratețe al previziunilor noastre (Forecast accuracy).

În mod ideal, în timpul punerii în aplicare a unui proces S&OP, vom proiecta un turn de control al principalilor noștri indicatori cheie de performanță care ne va permite să asociem un indicator de performanță cu fiecare activitate pe care o desfășurăm. Pentru a face acest lucru, vom alege cu atenție acei KPI care sunt rezonabili și posibili, deoarece nu toate obiectivele și activitățile pot fi măsurate.

Ce strategie ar trebui să urmăm pentru a ne defini KPI?

Principalul obiectiv atunci când definim turnul de control al KPI este de a ne permite să realizăm următoarele activități:

• Monitorizarea evoluției indicatorului cheie de performanță prin observare și colectare de date, respectând întotdeauna același standard de măsurare.
• Verificarea dacă ne abatem de la obiectivele noastre. Apoi putem identifica cauzele, ce necesită mai multă atenție și ce ajustări trebuie să facă procesul pentru a ne readuce în conformitate cu planul.
• Conducerea organizației către un obiectiv comun, facilitând conducerea și motivarea persoanelor care fac parte din ea.

Există diferite abordări pentru a decide care sunt cei mai buni indicatori de performanță, dar, în linii mari, ar trebui să putem identifica și măsura:

1. Cum ne văd clienții noștri.
2. La ce trebuie să ne pricepem cel mai bine.
3. Cum putem crea valoare.
4. Cum ne văd partenerii noștri acționari.

O modalitate bună de a face acest lucru este de a asocia un KPI pentru fiecare fază a S&OP, care să măsoare beneficiul și rezultatul așteptat.

Principalii KPI pentru revizuirea catalogului de produse

În timpul procesului de revizuire a portofoliului nostru de produse, am putea stabili că dorim să creștem vânzările și să reducem rata articolelor învechite. Prin urmare, ar trebui să îmbunătățim succesul promoțiilor noastre, timpul de lansare pe piață și gestionarea ciclului de viață al articolelor. Așadar, indicatorii noștri de performanță ar putea fi:

• Reducerea numărului de articole depășite
• Volumul promoțiilor planificate în comparație cu volumul real al promoțiilor
• Vânzările planificate de articole noi în comparație cu vânzările reale de articole noi
• Procentajul din inventarul total în funcție de ciclul de viață

Principalii KPI pentru revizuirea cererii

În timpul procesului de analiză a cererii, am putea constata că dorim să creștem vânzările și să creștem rata de retenție a clienților. Prin urmare, ar trebui să ne îmbunătățim nivelul de servicii, să reducem termenele de livrare pentru clienți, să reducem numărul de defecțiuni. Așadar, indicatorii de performanță ar putea fi:

• Timpul mediu de răspuns al clienților
• Comenzile restante
• Numărul de achiziții repetate
• Numărul de incidente ale clienților

Principalii indicatori cheie de performanță (KPI) pentru revizuirea stocurilor și a aprovizionării

În timpul procesului de revizuire a inventarului și a aprovizionării, vom fi interesați să cunoaștem nivelurile de inventar, frecvența spargerilor, OTIF (un KPI pentru a măsura capacitatea furnizorilor noștri de a se angaja) și CVP (un KPI pentru a măsura procentul de conformitate al furnizorilor noștri).

Principalii indicatori cheie de performanță (KPI) pentru reuniunea care precede reuniunea lunară a executivului

Înainte de ședința lunară a executivului, liderii echipelor cheie ar trebui să se întâlnească pentru a evalua dacă planul la nivel de S&OP are limitări, oportunități sau riscuri. Rezultatul acestei întâlniri ar trebui să fie o agendă care să includă fiecare punct care va fi discutat în cadrul reuniunii executive lunare și asupra căruia se vor lua decizii la cel mai înalt nivel.

Această “preîntâlnire” este una în care putem evalua diferite scenarii, evalua ce decizii ar trebui să fie transmise la ședința executivă, identifica riscurile financiare – cum ar fi un flux de numerar insuficient – și confirma KPI-urile cheie.

În acest moment, avem o viziune holistică asupra indicatorilor cheie de performanță ai procesului și îi comparăm cu obiectivele financiare ale companiei pentru a confirma dacă planul nostru produce rezultatele așteptate.

Principalii indicatori cheie de performanță (KPI) Reuniunea lunară a executivului

La sfârșitul procesului lunar de S&OP vom prezenta indicatorii cheie de performanță (KPI) care ne permit să evaluăm starea actuală a companiei. Principalele obiective ale acestei sesiuni sunt luarea deciziilor la nivelul companiei și aprobarea planului S&OP. Unii dintre KPI care pot fi evaluați sunt cota de piață, expansiunea geografică, creșterea companiei și utilizarea capacității.

Bune practici în definirea indicatorilor cheie de performanță

În cele din urmă, nu uitați că, uneori, selectarea indicatorilor de performanță corecți poate fi un pic mai dificilă. Optarea pentru soluția cea mai ușoară și mai rapidă este un bun punct de plecare. Doar pentru că măsurați mult, nu veți obține rezultate mai bune. Poate că este mai bine să aveți câțiva KPI care să furnizeze date relevante decât mulți care nu oferă informații semnificative despre modul în care executați procesul S&OP.

Iată câteva idei pentru a vă ajuta să vă decideți:

• Nu mergeți la încercări și erori. Decideți asupra KPI și respectați-l pe cât posibil.
• Definiți KPI pe care îi puteți măsura cu ușurință și care nu au un impact negativ asupra proceselor operaționale.
• Comunicarea eficientă a indicatorilor cheie de performanță. Echipa dumneavoastră trebuie să știe ce va fi măsurat, de ce și în ce scop.
• Concentrați KPI pe motivația pozitivă. Încercați să aliniați stimulentele personale cu cele ale companiei.
• Aliniați-vă KPI cu strategia companiei. Dacă strategia dvs. este încrederea clienților, veți avea nevoie de un nivel ridicat al stocurilor. În schimb, dacă strategia dvs. se bazează pe excelența operațională, veți căuta eficiența costurilor.
• Folosiți KBI, Key Behavioural Indicators (indicatori comportamentali cheie), pentru a vă măsura rezultatele intangibile, cum ar fi implicarea în procesul S&OP, nivelul de cooperare și colaborare.

Concluzie: Viitorul afacerii este transformarea digitală și colaborarea

În mediul extrem de perturbator de astăzi, schimbarea constantă este norma. Companiile se confruntă cu provocări precum schimbările climatice, prețurile ridicate la energie, clienții mai exigenți și lipsa de talente.

Această stare permanentă de hiper-alertă vigilență în afaceri necesită o transformare și o reinventare constantă.

Punerea în aplicare a unui proces S&OP este un proiect al cărui obiectiv trebuie să fie obținerea de beneficii, îmbunătățiri și rezultate, dar este, de asemenea, un proiect de schimbare și unul care urmărește să susțină schimbarea. Companiile evoluează, dar și oamenii dumneavoastră trebuie să evolueze.

Un proiect S&OP facilitează acest proces de transformare, iar tehnologia este cel mai bun aliat al acestuia. Ceea ce pot face mașinile, lăsați-le să facă. Și lăsați echipele dumneavoastră să își dedice timpul și efortul pentru a crea, îmbunătăți și dezvolta compania. Aceasta este singura modalitate de a obține rezultate reale.