Supplier Relationship Management: un ghid pentru o mai bună selecție, negociere și evaluare a performanțelor furnizorilor

Trebuie să includem criteriul caracteristicilor tehnice și funcționale și să îi acordăm cel puțin 30%. Distribuiți ponderile până la 100%.
Pe baza acestei evaluări, vom trece la a cincea și ultima etapă a procesului de selecție.

ACHIZIȚIA ȘI NEGOCIEREA CU FURNIZORUL

Negocierea finală este menită să stabilească o relație durabilă și productivă cu furnizorul. Acest lucru este esențial pentru:

• Măsurarea poziției fiecărei părți și a punctelor dumneavoastră forte față de furnizor
• Definirea unei strategii care să precizeze care concesii sunt admisibile și care nu sunt admisibile în fiecare etapă a negocierii.

Și vă recomand să nu excludeți ceilalți furnizori până când nu vă înscrieți la cel din față. Gestionarea relațiilor cu furnizorii se referă atât la gestionarea partenerilor actuali din lanțul de aprovizionare, cât și la cultivarea furnizorilor pentru viitor.

Gestionarea contractelor cu furnizorii

Atunci când vă întocmiți contractul, puteți conveni dacă doriți să folosiți fie comenzi individuale, fie comenzi deschise care au o perioadă de acoperire și o cantitate minimă de comandă.

Pentru stabilirea sumelor și a duratei contractului, ar trebui să se țină seama de următorii parametri:

• Prognoza cererii
• Previziuni de achiziție până la sfârșitul contractului
• Acoperirea cu stocul existent
• Tendință
• Ciclul de viață al produsului
• Retrageri de produse
• Surse de aprovizionare
• Reduceri de preț vs. costul de proprietate

Odată ce contractul este încheiat, este esențial să se urmărească performanța acestuia pentru a stabili: dacă se va depăși cantitatea declarată; dacă acordul nu va fi respectat deoarece cererea a fost mai mică decât se aștepta; sau dacă trebuie lansat un proces de achiziție înainte de sfârșitul perioadei contractuale.

Acest lucru vă va permite să știți:

• dacă suma contractată este mai mică sau mai mare decât cerințele dumneavoastră
• dacă contractul va expira pentru că ați epuizat toate cantitățile.

Luarea în considerare a tuturor acestor aspecte vă va permite să gestionați contractul într-un mod adecvat.

EOQ în managementul furnizorilor

Vom analiza acum cantitatea de comandă și relația sa cu cantitatea economică de comandă.

Contractele deschise și ordinele izolate vă impun să vă puneți următoarele trei întrebări:

• Ce am de gând să cumpăr?
• Când este momentul potrivit pentru a plasa comanda?
• Cât de mult ar trebui să cumpăr?

Ne vom concentra acum asupra ultimului punct. Odată ce știm ce să stocăm și când să stocăm, întrebarea este: cât comand? Cumpăr suficient pentru a satisface cererea pentru întregul an sau cumpăr câte o unitate pe rând?

EOQ vă va oferi răspunsul la această întrebare dificilă și vă va asigura că cantitatea aleasă este cea mai avantajoasă.
Să începem prin a analiza diferența dintre cantitatea minimă de achiziție (MPQ) și cantitatea economică de comandă (EOQ):

• MPQ este cantitatea minimă de comandă convenită cu furnizorul.
• EOQ este cantitatea teoretică optimă.

CUM SĂ GĂSIȚI EOQ

După cum s-a menționat mai sus, EOQ este cantitatea de comandă la care se minimizează costurile și, pentru a o calcula, trebuie luate în considerare costurile de păstrare a stocurilor și costurile de plasare a unei comenzi.

La un nivel practic, dacă suntem la începutul anului și avem nevoie de 360 de unități pentru întreaga perioadă, putem plasa o comandă pentru 360 de unități, o comandă pentru 30 de unități pe lună sau o comandă pentru o unitate pe zi.

Dacă alegeți să cumpărați toate cele 360 de unități deodată, veți avea un cost de comandă mic – deoarece va fi o singură comandă – dar veți avea un cost de inventar foarte ridicat, deoarece va trebui să păstrați un nivel de stoc foarte ridicat – 180 de unități în medie – pe tot parcursul anului.

La polul opus, dacă cumpăr o unitate pe zi, costul de inventar va fi aproape de zero, dar costul de comandă va fi foarte ridicat, deoarece va trebui să plasez o comandă pe zi.

Haideți să detaliem puțin mai mult.

COSTURI DE DEȚINERE

Deși este evident, unele companii uită că depozitarea nu este gratuită. Chiar și atunci când ni se spune: “Da, dar depozitul este al meu și este plătit”, vom vedea că a avea un depozit plin nu este același lucru cu a avea unul gol. Așadar, trebuie să subliniez acest aspect: depozitarea nu este gratuită nici măcar atunci când depozitul este al dumneavoastră.

Atunci când vorbim despre costurile de deținere a acțiunilor, putem face o diferență între două tipuri:

COSTURILE ASOCIATE CU CAPITALUL

Mai exact, aceasta se referă la costurile asociate cu banii investiți în cumpărarea de acțiuni. Să analizăm cele mai frecvente două cazuri.

INTERESE

De multe ori, pentru a ne putea permite investiția, trebuie să solicităm un împrumut. Acest lucru are o dobândă asociată (mai mică sau mai mare în funcție de perioada anului), dar este o dobândă care va trebui plătită și, prin urmare, trebuie luată în considerare.

COSTUL DE OPORTUNITATE

Dacă aleg să-mi folosesc capitalul pentru a cumpăra acțiuni, pierd posibilitatea de a-l investi în alte domenii ale afacerii.

COSTURI ALTELE DECÂT CELE DE CAPITAL

Acestea sunt costuri care trebuie suportate pentru că bunurile sunt în stoc și, dacă nu ar fi fost în stoc, nu ar fi fost suportate costuri.

DEPOZITARE

Atunci când depozitul este deținut de o terță parte și trebuie să plătim chirie, acest cost este mai evident. Dar se aplică și atunci când depozitul este al nostru – de exemplu, costul utilităților din locație, cum ar fi electricitatea sau apa.

OBSOLESCENȚĂ

Acestea sunt costurile asociate cu obsolescența produselor datorită faptului că acestea își depreciază valoarea pe măsură ce ciclul lor de viață util avansează.

COSTURI DE COMANDĂ

Acestea sunt costurile suportate de fiecare dată când plasez o comandă. Din momentul în care stabilesc nevoia și până când produsul se află pe rafturile mele, există o serie de procese care necesită efort și bani.

Componentele costului de comandă sunt costurile legate de procesarea comenzilor. Unele dintre cele mai relevante sunt:

• Costuri de transport.
• Costuri de personal (atât personalul administrativ, cât și personalul de la depozit care recepționează, controlează calitatea și înregistrează stocul în sistem).
• Costul sistemelor (pentru calcularea comenzilor, gestionarea notelor de livrare, picking etc.)

DIFICULTĂȚI ÎN CALCULAREA EOQ

Din păcate, toate aceste calcule pot avea anumite probleme sau constrângeri asociate, de exemplu, necesitatea de a cumpăra unități logistice, cum ar fi cutii, straturi, paleți sau camioane. Toate acestea pot afecta calculele noastre.

După cum putem vedea în graficul de mai jos, curba este plată, dar trebuie să luăm în considerare aceste unități pentru a finaliza calculul EOQ. În cazul în care există schimbări în unitățile logistice ale furnizorului, trebuie să știm acest lucru pentru a ajusta EOQ.

Pe de altă parte, trebuie să țineți cont de reducerile de preț pe volum. Nu vorbim de oferte unice, ci de reduceri de volum la tarifele noastre oficiale.

Analiza EOQ față de MPQ ne va oferi cazuri în care EOQ<MPQ și alte cazuri în care EOQ >MPQ. De fapt, ar trebui să comparăm întotdeauna aceste cantități minime de achiziție (MPQ) cu achizițiile optime (EOQ). Justificarea: “Cumpărăm mult pentru că ne obligă furnizorul” nu este întotdeauna adevărată.

Atunci când principalele diferențe între ceea ce este optim și ceea ce se cumpără în realitate ies la iveală, primim adesea răspunsuri de genul: “Întotdeauna am cumpărat în acest fel”, “Așa s-a negociat cu furnizorul” etc. Cu toate acestea, atunci când săpăm puțin mai adânc, descoperim adesea că negocierea a fost făcută cu ani în urmă și nu a mai fost revizuită de atunci.

În plus, se întâmplă adesea ca MPQ-urile pe care ni le oferă furnizorii să fie întotdeauna peste ceea ce este optim pentru interesele noastre. Pentru cei care gândesc astfel, vă încurajez să faceți propria analiză și s-ar putea să fiți surprinși. Există multe ocazii în care cumpărați o cantitate mai mică decât cea optimă, crezând că este în interesul dumneavoastră. Acest lucru se întâmplă de obicei pentru că luați în calcul doar costurile de posesie, uitând de costurile de comandă. Așadar, este foarte important să țineți cont de ambele costuri.

CONSTRÂNGERI COMUNE ALE FURNIZORILOR DIN CAUZA CONDIȚIILOR LOGISTICE

După ce am analizat EOQ, vom trece la analiza cantităților care trebuie achiziționate la nivelul întregului portofoliu de produse al furnizorului și la modul de optimizare a achizițiilor pe baza mărimii comenzii și a momentului în care se face comanda. Ne confruntăm adesea cu constrângeri ale furnizorilor, condiții logistice și considerații privind optimizarea prețului atunci când suntem pe cale să plasăm o comandă.

Aceste condiții pot fi la nivelul de referință sau la nivelul furnizorului. La nivelul de referință, am analizat deja posibila restricție de a trebui să cumpărăm în cutii întregi, în straturi de paleți sau în paleți întregi. Această restricție se poate aplica, de asemenea, la nivelul întregului portofoliu al furnizorului.

Dacă sunteți un profesionist din domeniul comerțului cu amănuntul sau cu ridicata, veți fi familiarizat cu necesitatea de a cumpăra încărcături complete de camion sau veți fi foarte conștient de necesitatea de a cumpăra containere complete în Orientul Îndepărtat pentru a evita “transportul aerian”.

O altă restricție posibilă este aceea de a comanda o sumă minimă în euro pentru ca furnizorul să nu ne taxeze cheltuielile de expediere (ceea ce reprezintă o reducere mascată).

În toate aceste cazuri, este important să îndeplinim comenzile într-un mod inteligent, umplând containerele cu bunurile pe care va trebui să le reaprovizionăm în curând.

AJUSTĂRI COMUNE PENTRU A MODIFICA DATELE ȚINTĂ DE LANSARE A COMENZILOR

S-ar putea să aveți o promoție în curând, ceea ce vă va forța să modificați și să regândiți data de lansare a produsului. În acest caz, puteți aștepta până la perioada promoției pentru a plasa comanda sau ar trebui să devansați comanda care urmează să fie plasată după perioada promoției? Este important să aveți aceste informații pentru a plasa comenzile în mod eficient.

Pe de altă parte, s-ar putea ca capacitatea depozitului dumneavoastră să fie saturată, astfel încât ar trebui să modificați datele comenzilor pentru a nu supraîncărca procesul de recepție. Iar într-un mediu de promoții și reduceri precum cel pe care îl trăim astăzi, este important să țineți cont de posibilele intervale de reduceri de volum pentru a vă adapta comanda la cantitățile care oferă o reducere mai mare, fără a vă satura depozitele cu marfă.

COMUNICARE BIDIRECȚIONALĂ CU FURNIZORUL

De asemenea, este important să vă asigurați că furnizorul vă poate servi bine. Împărtășirea viziunii dvs. cu ei poate fi cheia succesului dvs. Iar comunicarea este esențială pentru o gestionare eficientă a relațiilor cu furnizorii.

Dacă aveți deja vizibilitate asupra nevoilor viitoare de stocuri, de ce să nu le împărtășiți aceste informații? Dacă știm comenzile pe care le vom plasa și chiar întreaga cerere estimată pentru un an întreg, de ce să nu le oferim aceste informații în avans? Există momente în care furnizorii ne dau greș pur și simplu pentru că nu se așteptau la comenzile noastre. Iar în logistică, neprevăzutul este ultimul lucru de care avem nevoie. Avem destule evenimente neprevăzute în lanțurile noastre de aprovizionare, așa că împărtășirea estimărilor noastre îi va ajuta pe cei pe care dorim să ne ajute. Quid pro quo.

Cu toate acestea, clarificați întotdeauna furnizorului că acestea sunt estimări și că cifrele finale vor fi comunicate odată cu comenzile confirmate.

Evaluarea performanțelor furnizorului nostru

Aceasta este ultima fază a gestionării relațiilor cu furnizorii.

Să spunem că ne-am selectat deja furnizorii, am încheiat contracte cu ei, am plasat comenzile, le-am transmis informațiile pe care le avem… și acum este rândul lor să livreze comenzile într-un mod optim.

În mod ideal, acest lucru ar trebui să se întâmple, dar este important să se pună în aplicare mecanisme adecvate pentru a monitoriza performanța furnizorului.

În primul rând, această evaluare a performanțelor nu se poate baza pe evenimente anecdotice, ci trebuie să se bazeze pe date complete, concrete și veridice. În acest sens, indicatorii pe care îi luăm în considerare ar trebui să fie:

• Rezultatele măsurate ale unor procese sau acțiuni repetate
• Vorbit într-o limbă care este înțeleasă pe scară largă de către organizație.
• Măsurabil într-un mod simplu. Dacă nu este cazul, găsiți o alternativă mai simplă.
• Adevărat și corect. Nu ne ajută să înșelăm
• Aliniat cu KPI-urile globale ale companiei.

CE KPIS PUTEM FOLOSI ÎN EVALUAREA FURNIZORILOR?

În primul rând, trebuie să luăm în considerare indicatorii de calitate ai produsului care ne este furnizat, cum ar fi unitățile respinse în orice parte a procesului, parametrii de calitate specifici etc.

În ceea ce privește parametrii logistici, este important să menționăm OTIF (On Time In Full). Acest KPI măsoară câte comenzi au fost livrate la timp și în cantitatea convenită.

Dacă luăm exemplul teoretic al unui proces de aprovizionare în care comenzile sunt plasate cu un termen de livrare de 7 zile (fără a lua în considerare eventualele stocuri de siguranță), dacă furnizorul întârzie 7 zile, avem o lipsă de stoc pentru acel număr de zile. Acest lucru va afecta nivelul nostru de servicii și va supăra clienții noștri. În acest caz, este important să ne punem întrebarea: ar trebui ca sistemul meu să ia în considerare termenul de livrare teoretic sau ar trebui să fie vorba de termenul de livrare istoric? Sfatul meu este să vă uitați la detaliile reale și să discutați cu furnizorul pentru a vedea ce se întâmplă.

Și de ce este important să analizăm ceea ce se întâmplă cu adevărat? Pentru că poate că problema este chiar a noastră, cu descărcări lente sau procese lente de înregistrare a mărfurilor care provoacă întârzieri. Procedând astfel, suntem capabili să recunoaștem că nu trebuie să luăm în considerare doar timpul de execuție al furnizorului, ci și fiecare proces în parte, din momentul în care se plasează comanda până când materialul este disponibil la sediul nostru.

Supplier relationship management: câteva gânduri finale

În concluzie, să tragem câteva concluzii succinte: ce soluții practice ați putea pune în aplicare începând de mâine pentru a asigura un management mai eficient al relațiilor cu furnizorii?

• Începeți prin a vă chestiona furnizorii cei mai problematici.
• În analiza cantităților de achiziție, concentrați-vă asupra celor care au un cost unitar mai mare și care contribuie mai mult la marja de profit. Concentrați-vă pe analiza ABC a sortimentului dumneavoastră pentru a stabili prioritățile.
• Pentru gestionarea comenzilor, stabiliți reguli clare pentru plasarea comenzilor.
• Lucrați cu furnizorul dumneavoastră într-un mod colaborativ.
• Atunci când evaluați furnizorii, stabiliți unul sau doi KPI – cel mult – și luați în considerare nu numai problemele pe care le poate avea furnizorul, ci și problemele pe care le puteți observa în propria companie.