Den stora lagerutrymmeskonkurrensen

Ditt supply chain-team kommer att börja vänja sig vid brist. Den första chocken var lagret. De minskade leveranserna och de förlängda ledtiderna gjorde kunderna korttänkta och kortsiktiga.

Nästa utmaning var igensättningen av lasthamnar. När det även blev svårt att få tag på containrar förvärrades problemet ytterligare. Och så snurrade bristkarusellen vidare, utan någon större omsorg om dem som åkte med.

Men nu befinner vi oss mitt i en ny kris.

Det faktum att 50 % av företagen anger bristen på lagerutrymme som sin största utmaning i dag talar sitt tydliga språk.

Och att multiplicera de stigande lagerkostnaderna med problemen med personalbrist är inte något man kan sopa under mattan.

När marknadstrycket tvingar supply chain-teamen att göra mer med mindre resurser, vad kan vi göra för att övervinna den stora platsbristen i lagerlokalerna?

Att dra lärdomar av det förflutna

Det sägs ofta att historien upprepar sig. Så låt oss titta på några av de åtgärder som du kan ha vidtagit för att hantera turbulensen under det senaste året eller två.

Det är troligt att ditt företag har investerat av alla de rätta anledningarna:

• Att frigöra stordriftsfördelar
• För att skydda ditt företag mot opålitliga ledtider från leverantörer
• Att mildra volatiliteten i efterfrågan
• För att säkra prisökningar

Och dessa ökade lagernivåer kommer utan tvekan att ha kommit till användning. Särskilt när det gäller att övervinna störningar från yttre faktorer. Vilket vi har haft en del av under de senaste åren.

Det var krisen med Suarez-kanalen, enorma störningar i hamnarna, den pågående huvudvärken (bildlig och bokstavlig) från covid-19 och ett par kinesiska nyårsfiranden för att cementera baksmällan.

 

Men världen har förändrats sedan dess. Och det är inget misslyckande att erkänna att man kan ha kommit till korta.

Kanske misslyckades du med att identifiera skiftande efterfrågemönster tillräckligt tidigt.

Eller har ni blivit så vana vid höga lagernivåer att ni helt enkelt har glömt bort hur mycket överskott ni har?

I vilket fall som helst är allt ditt tillgängliga lagerutrymme fullt till bristningsgränsen. Än värre är att du kanske sitter på stora mängder lager som du inte kan sälja.

Du ska inte sticka under stol med att ditt lagerutrymme håller på att explodera. Och nu måste du vidta åtgärder för att undvika denna farliga situation.

Det är vad den här artikeln kommer att hjälpa dig med. I den här artikeln utforskar vi de praktiska åtgärder du kan vidta för att hantera din brist på lagerutrymme.

En skanning av slagfältet

Innan du kan lösa dina problem måste du först förstå omfattningen av dem.

Har du någonsin sett storleken på ett isberg under ytan? Din brist på lager är bara toppen.

Så låt oss titta på den större bilden.

 

Problem #1: Det finns inte tillräckligt med lagerutrymme för alla

Lagerlokalernas beläggningsgrad är rekordhög. Det gäller inte bara dig. Det är ett problem som många företag upplever.

I USA sjönk vakansgraden för lagerlokaler till 3,6%. Men det är ännu värre i Europa. I Storbritannien till exempel sjönk vakansgraden för lager till den lägsta nivån någonsin i hela landet, bara 3%.

Den nuvarande efterfrågan på lagerutrymmen överstiger kraftigt utbudet. Därför kommer det sannolikt att bli mycket svårt att hitta lämpliga lagerlokaler.

Problem #2: Lagerkostnaderna exploderar

När efterfrågan ökar kraftigt och utbudet rasar i botten stiger naturligtvis priserna.

Vilket innebär ytterligare en utmaning. Även om du kan hitta lagerutrymme, har du råd med det?

Den genomsnittliga hyran för lagerlokaler har ökat med 10,4% under de senaste 12 månaderna. För större logistikhubbar finns det rapporter om att denna siffra ligger närmare 20%.

• Och utsikterna för 2023 är inte mycket ljusare.

Detta är mer än en plötslig prisökning som kan komma att sjunka tillbaka. Lagerkostnaderna har ökat exponentiellt i flera år. Faktum är att de har ökat med nästan 30 % sedan 2011. Och vissa analytiker förbereder företagen på en ökning med ytterligare 25 % fram till 2026

Problem #3: Även lagerpersonal är en bristvara

Låt oss säga att du har tur.

Du promenerar hem från jobbet en dag, och i nästa kvarter snubblar du över ett lager som är lokalt, har rätt storlek och är billigt.

Det är perfekt. Vad är oddsen?

Nu behöver du bara bemanna den och sedan är du igång.

Men här kommer lagerproblem nr 3 in i bilden.

Just nu lider 80 % av alla företag brist på lagerpersonal.

Bara att få ut varorna till det splitternya lagret kan vara ett problem, eftersom över 60 % av företagen rapporterar brist på förare.

En lösning, en lösning, mitt lagerutrymme för en lösning.

Det finns förmodligen många ledare inom supply chain som läser detta och tänker: “Men Rich, ett nytt lager har ju alltid varit på tapeten!”

Och bra för dig!

Visst, om du behöver ytterligare lagerutrymme för att stödja en kontrollerad strategisk tillväxt är det en sak. Men att i all hast försöka hitta en ny anläggning eftersom man oväntat har vuxit ur sin befintliga kapacitet är ett helt annat problem.

Detta dokument har skrivits med den senare kategorin i åtanke. Men om du är en av de lyckligt lottade som faller inom den förstnämnda kategorin, oroa dig inte!

De tips, taktiker och strategier som vi kommer att utforska är lika relevanta för dig. Faktum är att de kan rädda dig från hjärtesorg och huvudvärk längre fram.

Så vad är lösningen? Hur bekämpar man platsbrist i lagret?

Om du kan göra mer med det utrymme du har, har du mer utrymme. Det betyder inte att du måste läsa en bok om feng shui för lagerlokaler. Det betyder inte heller att du måste betala mer för att öka lagerutrymmet.

Det innebär att lagerhållning av rätt produkter är en absolut nödvändighet. Och att lagra fel produkter blir det ultimata brottet i leveranskedjan.

Att beställa varor i rätt ögonblick blir en konstform av smidighet och pondus.

Men viktigast av allt är att det är en fråga om liv och död (åtminstone ur ditt företagsperspektiv) att optimera ditt lager till rätt nivåer.

Inventering av gymnastik

Det kan dock vara så att varken smidighet eller pondus har stått högst upp på din lista den senaste tiden. Eller, kanske, mycket av något i vägen för lageroptimering.

Enligt en undersökning har de allra flesta företag endast “i viss mån” fokuserat på lageroptimering under de senaste två åren.

Det är förståeligt att man inte kan fokusera på alla delar av verksamheten 100 % av tiden. Under de senaste åren har supply chain-teamen gått från den ena krisen till den andra.

Men det här är din kanariefågel i kolgruvan som tjuter om ditt lager.

Titta på det nu, innan luften blir för gammal.

Kombinationen av brist på lagerutrymme, prisökningar och personalproblem kommer att tvinga dig och många andra att agera.

Så du måste få upp lageroptimering på din agenda igen.

Den goda nyheten är att ditt problem med lagerutrymme kan lösas.

 

 

Det första steget på stegen

Naturligtvis finns det tillfällen då det är klokt att fylla på lagret. Precis som det finns tillfällen då det är vettigt att göra tvärtom och gå på sparlåga.

Det vet du redan. Men du är också medveten om att du inte bara kan skriva av ditt överskottslager från att täppa till ditt lagerutrymme.

Så vad gör du? Stoppar du huvudet i sanden och hoppas på det bästa? Naturligtvis inte, du måste komma ut och slåss.

De mest framgångsrika företagen är de som kan förutse vad som väntar vid horisonten och som har möjlighet att agera. Så hur kan du börja prestera som en av dessa?

Varje år hjälper vi tusentals supply chain-team att optimera sina supply chain-processer. De företag som uppnår de snabbaste och mest effektiva resultaten förstår de tre nyckelfaktorer som ligger till grund för en framgångsrik supply chain:

• Skapa större synlighet
• Fokusera på det som är viktigt
• Förbättra den övergripande kontrollen

Men viktigast av allt är att de strävar efter dessa mål med ilska.

Och för detaljer om hur du kan göra detsamma, fortsätt läsa…

1. Skapa större synlighet

Noggranna prognoser är den drivande kraften bakom bra lagerbeslut.

Om du inte litar på prognosen kan du täcka “gapet” med ytterligare lager. Men nu har du inte längre det lagerutrymme som krävs för att unna dig denna lyx.

Därför är det första steget att vidta åtgärder för att förbättra prognosprecisionen.

Så hur kan ni använda överflödet av data i er verksamhet för att fatta bättre och mer robusta beslut?

Antagandet är allt onts moder

Visst, gissningar är bra. Även de bästa av oss kommer att lita på vår magkänsla då och då.

Men varning, om du gör antaganden baserade på den allmänna “stämningen” på marknaden kommer du att göra en del kostsamma misstag.

Du kommer att få slut på lager. Du kommer att möta föråldring. Du kommer att se överflödigt avfall.

Och även för dina “stabila” produkter kommer du att få skyhöga lagernivåer.

Alltför många företag har tidigare prognostiserat efterfrågan på en alltför bred nivå, ofta på grund av begränsad tid… och vi kommer att återkomma till det, men det är helt enkelt inte tillräckligt i den nuvarande miljön.

Så min poäng är att för att fatta bra beslut om leveranskedjan behöver du visibilitet, ja. Men lika viktigt är att du behöver synlighet på rätt nivåer.

Så hur kan du förutse efterfrågan med tillförsikt?

Chansen är stor att det finns uppenbara luckor i era data. Det är ditt jobb att fylla dessa luckor.

För att rensa vindrutan och se vägen framåt finns det några huvudområden som du behöver fokusera på för korrekt planering och prognostisering av efterfrågan:

Hur mycket efterfrågehistorik finns tillgänglig? Och är dina data tillförlitlig?

Många prognosmodeller bygger på historiska data för att skapa en korrekt bild av framtiden. Och ju mer data du har tillgänglig, desto skarpare blir naturligtvis bilden.

Om det bara vore så enkelt…

Vad händer om produkten i fråga är ny? I det fallet kanske du inte har tillgång till historiska försäljningsdata.

På samma sätt, hur hanterar du COVID-åren?

Vissa branscher såg en enorm tillväxt från COVID, andra såg motsatsen och andra förblev sanna. Visst, du har data. Men är det klokt att fortsätta som om ingenting hade hänt? Eller bör du behandla denna period som en långvarig anomali och helt utesluta den från dina planer?

Enkelt uttryckt är data en av de mest värdefulla tillgångar som ditt företag har. Men för att kunna utnyttja dess fulla potential krävs korrekt och regelbundet underhåll.

Top Tip: För att hålla dina data i toppform, klicka här för att kolla in vår praktiska guide till Master Data.

Vilken horisont behöver du planera för?

Planeringshorisonter är viktiga. Så mycket är uppenbart.

I vissa branscher måste företagen förutse sina lagerbehov månader eller till och med år framåt i tiden för att säkra tillgången. Cyklar är ett perfekt exempel.

Med utbredd utbudsbrist och orderstockar att brottas med förutser många företag inom detta område nu efterfrågan flera år framåt i tiden.

För vissa företag är det avgörande att prognosen för de närmaste veckorna eller till och med dagarna är helt korrekt. Ta livsmedelsindustrin, till exempel. Med tanke på produkternas korta hållbarhet är det mycket viktigare att få en överblick över den kortsiktiga dagliga volatiliteten i efterfrågan än att förutse hur många kålsorter som kan (eller inte kan) säljas om fem år.

Vilken planeringshorisont som är “rätt” beror helt på din verksamhet. Om planeringshorisonten är för kort kan du förlora helhetsbilden ur sikte. Om planeringshorisonten är för bred kan det på samma sätt vara för långsamt att reagera på plötsliga förändringar i efterfrågan.

Hur berikar du din prognos med marknadsinformation?

Dina kunders krav kan se helt annorlunda ut i morgon jämfört med för ett år sedan. Saker och ting förändras och världen går vidare. Problemet är att historiska data bara kan berätta så mycket för dig.

Därför kan du behöva komplettera dina prognoser med gedigen marknadsinformation.

Denna ovärderliga insikt kan komma från en rad olika källor. Till exempel har ditt säljteam förmodligen en intim relation med dina kunder. Därför kan de sitta inne med värdefull information om kundernas planer och ambitioner för framtiden.

Kanske kommer dina insikter direkt från kunden. Om dina kunder delar med sig av inköpsprognoser är det fantastiska data som du kan använda för att anpassa dina egna planer för leveranskedjan.

Oavsett om denna marknadsinformation kommer från ditt säljteam, direkt från kunden eller från någon annan källa, är utmaningen att se till att dessa uppgifter är tillförlitliga.

Och för detta behöver vi ett effektivt samarbete…

Hur kan ni validera era prognoser genom samarbete?

Vid det här laget har du alltså två perspektiv på den framtida efterfrågan. Å ena sidan har du de statistiska prognoserna baserade på robusta historiska efterfrågedata. Och å andra sidan har du en prognos baserad på marknadsinformation.

För att skapa den mest exakta prognosen måste du på något sätt kombinera dessa två perspektiv för att uppnå en enda sanningskälla.

Tack och lov är det här som S&OP kan hjälpa oss.

S&OP är psalmboken som alla borde sjunga efter. Men oavsett hur varje avdelning låter är harmoni målet. Eller åtminstone måste alla sjunga samma melodi.

Visst, S&OP ligger till grund för många affärsprocesser. Men när det gäller att validera prognoser är S&OP verkligen ett praktiskt verktyg. Genom att tillhandahålla en plattform där flera team kan samarbeta och konstruktivt utmana varandra kan ni nå samförstånd om hur den slutliga prognosen ska se ut.

Så vem är involverad i din process? Vilka är inte det och borde vara det?

2. Hur kan du behålla fokus på det som är viktigt?

Vi har utforskat vikten av robusta prognoser. Men även den bästa prognos är meningslös om du inte har tid att genomföra den. Problemet för många företag är att de distraheras av för många saker som tillför lite värde.

Titta på ditt lager. Är det fyllt till brädden med dina viktigaste produkter? Eller är det tilltäppt med produkter som ger dåliga marginaler och långsam försäljning?

När du har tusentals produkter att hantera, i kombination med alla de utmaningar du står inför när det gäller efterfrågan och utbud, är det väldigt lätt att tappa bort sig i mängden.

Det är dock ännu lättare att bli distraherad av brandbekämpning i stället för att fokusera på de uppgifter som verkligen tillför mervärde.

Resultatet blir naturligtvis att lagernivåerna kryper uppåt och att du snart drunknar i lager.

Därför måste du sätta fokus på din värld.

En typisk ABC-princip

Den första frågan du bör ställa dig är: “Säljer vi rätt produkter?”

För det andra, förstår du vilka produkter som är viktiga och varför?

Varje produkt i ditt lager bör förtjäna sin plats. Men även då bidrar olika produkter med olika nivåer av värde. Så var ska du prioritera din tid och dina ekonomiska investeringar i lager?

Dessa frågor är berättigade. Tack och lov kan en enkel ABC-analys ge svaren.

Om du baserar dina lagerbeslut på ett finger i luften är det inte tillräckligt i dagens klimat. Men en robust ABC-analys kan snabbt ge ovärderliga insikter om vilka produkter som förtjänar din tid och dina pengar.

Slutmålet är naturligtvis att identifiera vilka som är era A-, B- och C-produkter. På så sätt kan ni fastställa mer lämpliga servicenivåer, optimera beställningsprocesserna och kanske till och med gallra ut de produkter som verkligen inte hjälper er.

Tyvärr kan man inte bara göra en ABC-analys och sedan glömma bort den.

Ditt produktsortiment är dynamiskt. Det finns många faktorer som påverkar det.

Ändrar du till exempel dina prioriteringar beroende på årstid och säsong? Du vill inte ha för stora lager av dyra produkter under perioder då du helt enkelt inte behöver dem. Det är slösaktigt för många delar av verksamheten.

På samma sätt, har ni råd att prioritera era produkter baserat på bara en parameter? Försäljning är uppenbart, men bör du också granska marginalerna för att säkerställa att dina produkter driver värde?

Slutligen, bör du nu fokusera din tid på nyckelkunder? Vet du vilka dina nyckelkunder är? Och vilken risk de utgör för dina SKU:er? Är det en risk att ha ett för stort lager av en produkt eftersom en enda kund köper 80 % av den?

Top tip: Om du vill använda detta praktiska verktyg i ditt företag kan du läsa vår kompletta guide till ABC-analys.

Du måste också rationalisera din arbetsbelastning

Många planeringsteam befinner sig i ett konstant tillstånd av brandbekämpning. Covey-matrisen hjälper dig att förstå vad som är viktigt och vad som inte är det.

Med tanke på att C-produkter förmodligen tillför begränsat värde till ditt företag är det logiskt att eventuella problem med dessa produkter hamnar längre ner på din att-göra-lista.

Men även för “A”-produkter måste du prioritera vad som kommer att ha störst inverkan (brådskande & viktigt).

Det handlar om att hantera arbetsbelastningen och lägga fokus på rätt ställen.

 

 

3. Hur kan ni förbättra den övergripande kontrollen?

Hittills har vi fokuserat på utmaningar som du aktivt påverkar.

Men det finns många faktorer i leveranskedjan som ligger utanför din kontroll.

Även om du hade en magisk kula, skulle du ha kunnat förutse den senaste tidens omvälvningar som vi har sett från…

• Störningar i hamnarna
• Brist på containrar
• Oförutsedda problem med leverantörernas kapacitet

Låt oss vara ärliga: osäkerhet är en av de främsta anledningarna till att så många företag idag har så stora lager.

Dessa händelser har trots allt en enorm inverkan på den globala leveranskedjan:

• Längre och mindre tillförlitliga ledtider
• Högre distributionskostnader
• Bristande förtroende i hela leveranskedjan leder till en global bullwhip-effekt

Men det är ingen ursäkt. Det finns åtgärder du kan vidta för att minska risken utan att behöva investera för mycket i överskottsaktier.

Låt oss titta närmare på några exempel…

Samarbeta med dina leverantörer

På många sätt beror din framgång på dina leverantörer.

Men tills de får din undertecknade inköpsorder är dina leverantörer ofta helt ovetande. Så kanske är det dags att upplysa dem.

Det kan innebära att ni delar med er av era inköpsprognoser. På samma sätt kan det också innebära att spåra och utmana dåliga leverantörsprestationer.

Bara genom att öppna kommunikationskanalerna med dina partner i leveranskedjan kan du bygga starkare relationer. Och att bygga förtroende i hela leveranskedjan kan vara till stor hjälp när det gäller att ligga steget före störningar.

Uppdatera dina leverantörsuppgifter

Vi har redan talat om vikten av bra data. Men integriteten hos era leverantörsparametrar är lika viktig.

Om du inte har tittat på dina masterdata sedan 2019 kan du hamna i blåsväder nu. Om ledtiderna nu är dubbelt så långa eller om leverantörens MOQ har ändrats, hur kan du då vara säker på att du beställer korrekt?

Med aktuella leverantörsdata kan du beställa effektivt. Och detta kan i sin tur hjälpa dig att uppnå dina tillgänglighetsmål, samtidigt som du minimerar lagernivåerna och kostnaderna i leveranskedjan. Men någon måste “äga” dessa masterdata och göra det till sin uppgift att underhålla dem.

Skapa en mer lyhörd process

Det finns många anledningar till att företag hamnar i situationer med bristande lagerhantering.

Men låt oss ta itu med elefanten i rummet…

Många företagsledare saknar helt enkelt verktygen för att hantera lager både strategiskt och dynamiskt.

Visste du att 75 % av alla företag är beroende av ERP- eller kalkylbladsbaserade system för att hålla koll på verksamheten?

Men det finns så många rörliga delar att ta hänsyn till att även det mest avancerade kalkylarket i världen inte skulle räcka till. För att inte tala om att kalkylblad kräver ständig granskning.

Även de bästa affärssystemen saknar den flexibilitet som krävs för att hantera den snabba förändringstakt som de flesta företag står inför.

Därför är det inte konstigt att så många sitter på ett lagerberg utan att ha någonstans att förvara det.

Men det borde inte vara fallet för dig.

Slå till nu eller riskera att hamna på efterkälken…

Tidvattnet håller på att vända. Många börjar få upp ögonen för sin situation. Även om lageroptimering kan ha förbisetts på senare tid, av dig och dina konkurrenter, är företagen nu redo att agera.

Enligt rapporter planerar 64% av företagen att investera i lagerhanteringssystem under de kommande 2-3 åren.

Så om det statistiskt sett inte är du, så är det din konkurrent.

Ska du sitta och vänta på att de ska agera och hoppas på det bästa? Eller tar du tjuren vid hornen och ser vad som finns tillgängligt på marknaden för att hjälpa dig i din strävan?