Så mäter ni framgången av er S&OP-process när resultatet kräver insatser

Att implementera en S&OP-process är inte en enkel uppgift utan kräver energi, disciplin och uthållighet. Företaget måste avsätta resurser och personal för att det ska bli lyckat. De team som är involverade från företagets alla funktionsområden kommer att behöva ägna timmar åt att utforma processen för att sedan införa och underhålla den.

Hårt arbete lönar sig, men vi kan bara hävda att vi har uppnått resultat när vi faktiskt ser att något har förändrats till det bättre. Hur ska vi veta om vårt S&OP-projekt ger resultat?

För att lyckas med något, i alla avseenden, krävs en regelbundenhet och disciplin där man inte ger upp i första taget. Detsamma gäller för resultaten av en S&OP-process. Om ni är disciplinerade och upprepar samma process varje månad samt tränar och optimerar den gång på gång, kommer ni lättare att uppnå de förväntade resultaten.

Vilka resultat kan vi förvänta oss av en S&OP-process?

Ett bra resultat innebär att ni kan visa er förmåga att leverera värde till era kunder genom att förse dem med rätt produkter och tjänster. Men när ni också levererar rätt produkt i rätt mängd och vid rätt tidpunkt, säkerställer ni att kunderna blir nöjda och lojala.

I en S&OP-process innebär ett bra resultat att ni kan identifiera vad ni kan förbättra och vad som ger mervärde, oavsett om det är materiellt eller immateriellt.

Immateriella resultat

Immateriella “varor” är fördelaktiga men inte lätta att kvantifiera då de inte är materiella “varor” som vi kan placera i vårt lager. De kan inte ses, vidröras eller kännas.

Alla företag har immateriella tillgångar. Ett varumärke, organisationens djupa kunskap om ett visst ämne eller talangen hos människor och team är alla immateriella tillgångar.

Företag med stora kraftfulla varumärken som besitter en stor mängd immateriella tillgångar är exempelvis Coca Cola och Apple. Men även de stora läkemedelsföretagen som räddade världen från covid-19-viruset med hjälp av sin djupa kunskap, eller alla företag som har ett enormt humankapital, besitter stora immateriella tillgångar.

I en S&OP-process är en del av de resultat vi uppnår immateriella, till exempel förbättrat teamarbete och kommunikation. S&OP ger tillgång till data och information och möjliggör mer transparenta kommunikationskanaler, vilket underlättar lärandet inom företaget. På så sätt kan bättre beslut fattas och ledarskap på alla nivåer främjas och uppmuntras.

Materiella resultat

Ett resultat är materiellt när det är kvantifierbart, t.ex. en årlig nettoökning av omsättningen, en procentuell besparing inom ett visst funktionsområde eller process, en specifik engångsintäkt eller en direkt påverkan på företagets resultat.

Resultat måste mätas för att kunna bli synliga och visualiseras. Genom att visualisera dem kan vi få teamets uppmärksamhet och om resultaten är positiva ökar vi chanserna att få anhängare till vårt S&OP-projekt.

Hur man mäter resultat: de viktigaste KPI:erna i S&OP-processen

När man vill mäta resultat är det första steget att definiera KPI:er. En KPI är ett prestationsmått som gör det möjligt för oss att kvantifiera om de åtgärder vi utför inom en affärsprocess är effektiva och om vi uppnår de förväntade resultaten.

Om vårt mål exempelvis är att öka våra servicenivåer kan vi lägga tid och energi på att förbättra vår lagerlogistik. Men om vi inte har rätt produkter i tillräckliga kvantiteter och “i tid” kommer vi knappast att kunna förbättra vår service. Därför bör vi inte bara mäta behandlingstiden för en order i lagret utan även antalet akutfall under en viss period, våra leverantörers leveranssäkerhet (OTIF) och hur exakta våra prognoser är (prognossäkerhet).

Under implementeringen av en S&OP-process ska vi helst utforma ett kontrolltorn för våra viktigaste KPI:er som gör att vi kan koppla en resultatindikator till varje aktivitet som vi utför. För att göra detta ska vi noggrant välja de nyckeltal som är rimliga och möjliga, då alla mål och aktiviteter inte kan mätas.

Vilken strategi ska vi följa för att definiera våra KPI:er?

Huvudsyftet med att definiera vårt KPI-kontrolltorn är att göra det möjligt för oss att utföra följande aktiviteter:

• Övervaka utvecklingen av nyckeltalet genom observation och datainsamling, alltid enligt samma mätstandard.
• Kontrollera om vi avviker från våra mål. Sedan kan vi identifiera vad orsakerna är, vad som behöver mer uppmärksamhet och vilka justeringar som krävs för att vi åter ska kunna följa planen.
• Leda organisationen mot ett gemensamt mål och underlätta ledarskap och motivation för de personer som ingår i den.

Det finns olika sätt att avgöra vilka som är de bästa KPI:erna, men i stort sett bör vi kunna identifiera och mäta:

1. Hur våra kunder ser på oss.
2. Vad vi måste vara bäst på.
3. Hur vi kan skapa värde.
4. Hur våra aktieägare ser på oss.

Ett bra sätt att göra detta är att koppla en KPI till varje fas i S&OP som syftar till att mäta nyttan och det förväntade resultatet.

Huvudsakliga KPI:er för granskning av produktkataloger

Om vi under översynen av vår produktportfölj kommer fram till att vi vill öka försäljningen och minska antalet inaktuella artiklar, bör vi förbättra framgången för våra kampanjer, tiden till marknaden och hanteringen av artiklarnas livscykel. Våra nyckeltal skulle alltså kunna vara minskning av inaktuella artiklar, planerad kampanjvolym jämfört med faktisk kampanjvolym, planerad försäljning av nya artiklar jämfört med faktisk försäljning av nya artiklar, procentandel av det totala lagret enligt livscykeln.

Viktiga KPI:er för granskning av efterfrågan

Under vår process för att se över efterfrågan kanske vi kommer fram till att vi vill öka försäljningen och öka kundlojaliteten. Då bör vi förbättra vår servicenivå, minska våra ledtider för kunderna och minska antalet avbrott. Våra nyckeltal skulle alltså kunna vara genomsnittlig ledtid, restordrar, antal upprepade köp och antal kundincidenter.

Viktiga KPI:er för lager- och leveransgranskning

Under granskningen av lager och leveranser kommer vi att vara intresserade av att känna till våra lagernivåer, skadefrekvens, OTIF (ett nyckeltal som mäter våra leverantörers förmåga att uppfylla åtaganden) och CVP (ett nyckeltal som mäter våra leverantörers regelstyrning i procent).

Huvudsakliga KPI:er för mötet före det månatliga ledningsmötet

Före det månatliga ledningsmötet bör de viktigaste teamledarna träffas för att bedöma om planen på S&OP-nivå har några begränsningar, möjligheter eller risker. Efter detta möte bör ni ha en agenda som innehåller samtliga punkter som kommer att diskuteras under det månatliga ledningsmötet där beslut kommer att fattas på högsta nivå.

Vid detta möte kan vi utvärdera olika scenarier, bedöma vilka beslut som bör föras vidare till ledningsgruppen, identifiera finansiella risker (som otillräckligt kassaflöde) och bekräfta viktiga KPI:er. Det är här vi tar ett helhetsgrepp om processens KPI:er och jämför dem med företagets finansiella mål för att bekräfta om vår plan ger de förväntade resultaten.

Huvudsakliga KPI:er för det månatliga ledningsmötet

I slutet av den månatliga S&OP-processen kommer vi att presentera de nyckeltal som gör det möjligt för oss att utvärdera företagets nuvarande tillstånd. Huvudsyftet med detta möte är att fatta beslut på företagsnivå och att godkänna S&OP-planen. Några av de nyckeltal som kan utvärderas är marknadsandel, geografisk expansion, företagstillväxt och kapacitetsutnyttjande.

Så definierar ni KPI:er på bästa sätt

Slutligen är det viktigt att komma ihåg att det ibland kan vara lite knepigt att välja rätt KPI:er. Därför kan det vara en bra utgångspunkt att välja den enklaste och snabbaste lösningen för detta. Bara för att ni mäter mycket innebär inte att ni får bättre resultat. Möjligtvis är det bättre att ha några få KPI:er som ger relevant data, än många KPI:er som inte ger någon meningsfull information om hur ni genomför er S&OP-process.

Här är några idéer som kan hjälpa er att fatta ett beslut:

1. Undvik att prova er fram. Bestäm er istället för en KPI och håll er till den så länge som möjligt.
2. Definiera nyckeltal som ni enkelt kan mäta och som inte påverkar de operativa processerna negativt.
3. Kommunicera KPI:er på ett effektivt sätt. Ert team måste veta vad som kommer att mätas, varför och i vilket syfte.
4. Ha positiv motivation som fokus för nyckeltalet. Försök att koordinera personliga incitament med företagets incitament.
5. Anpassa era nyckeltal till er företagsstrategi. Om er strategi är kundförtroende behöver ni höga lagernivåer. Om er strategi istället bygger på verksamhetsoptimering (operational excellence) kommer ni att eftersträva kostnadseffektivitet.
6. Använd KBI, Key Behavioural Indicators, för att mäta immateriella resultat som engagemang i S&OP-processen, graden av samarbete och samverkan.

Slutsats: Digital utveckling och effektivt samarbete är framtiden för företag

I dagens dynamiska miljö är ständig förändring normen. Företag står inför utmaningar som klimatförändringar, höga energipriser, mer krävande kunder och brist på arbetskraft. Detta har skapat en situation där företag ständigt är på sin vakt, och kräver att företagen är anpassningsbara och kan hitta nya tillvägagångssätt.

Att implementera en S&OP-process är ett projekt vars mål måste vara att uppnå fördelar, förbättringar och resultat. Men samtidigt är det ett förändringsprojekt som syftar till att upprätthålla förändring och i takt med att ert företag utvecklas behöver era medarbetare också utvecklas. Ett S&OP-projekt underlättar denna utvecklingsprocess och tekniken är det bästa verktyget att ha till hands under processen. Det som kan automatiseras bör automatiseras så att era team kan ägna sin tid och energi åt att skapa, förbättra och utveckla företaget. Detta är det enda sättet ni kan uppnå verkliga resultat.