6 råd för att nå framgång genom Vendor Managed Inventory

Vendor Managed Inventory (VMI) är inget nytt koncept utan har funnits i årtionden. Men det är en process som ni bör känna till ifall trenden med livsmedelsbutiker som ber sina leverantörer att vara mer proaktiva fortsätter.

Om ni väljer detta tillvägagångssätt finns det flera faktorer att ta hänsyn till. Först måste ni planera externa lager noggrant. Sedan kommer ni att behöva hantera höga krav på servicenivå, och slutligen måste er kostnadskontroll vara strikt. Det är en hel del att hantera. Men det är fullt möjligt med hjälp av de sex råd vi ger nedan.

Då VMI ökar i popularitet inom livsmedelsförsörjningskedjan, särskilt hos stormarknadskedjor, kan leverantörerna bättre hantera sina lagernivåer mer exakt och med gott om tid.

Det positiva med att ta sig an en metod som VMI är att ni får en närmare relation till era kunder och kanske också inser att det finns bättre kommersiella möjligheter. Men det finns också fallgropar.

Om rätt mängd lager inte levereras eller om tidpunkten är fel, kommer ni få problem ganska snabbt. Detta tvingar fram en reaktiv strategi. På samma sätt kommer ni hamna i en besvärlig situation om kostnaderna i leveranskedjan blir för höga eller om svinnet ökar.

VMI kan vara komplicerat då ni behöver den mest aktuella informationen till ert förfogande och det bästa stödet.

På Slimstock förstår vi kraften i VMI. Rätt hanterat kan det leda till mycket högre prestanda i er leveranskedja, särskilt inom livsmedelsindustrin. Vi har hjälpt många företag genom övergången och samtidigt som vi vet vad som kan inspirera framgång, vet vi också var processen kan gå fel.

Vad är Vendor Managed Inventory (VMI)?

Enkelt uttryckt är det när en leverantör hanterar lagret hos sin kund. Exempelvis en grossist eller tillverkare som hanterar lagret på plats i en stormarknads distributionscentral. Det handlar om att säkerställa en tillräcklig försörjning. Det är alltså ett proaktivt tillvägagångssätt som eliminerar risken för felsteg i den reaktiva försörjningen.

Som livsmedelsleverantör genererar man då sina egna påfyllningsorder baserat på aktuell data och tillhörande KPI:er, istället för att återförsäljaren skickar inköpsorder.

KPI:erna ska överenskommas med återförsäljaren och hanteras i ert servicenivåavtal (eller SLA). När de väl har definierats måste ni vara mycket uppmärksamma på dem och följa de villkor som anges. Varje artikel, lagerpunkt och produktkategori har en lägsta servicenivå och en förväntad hållbarhetstid innan de tas bort från försäljning. Om ni inte uppfyller kraven kommer ni sannolikt att få betala en straffavgift, eftersom återförsäljaren strävar efter att erbjuda slutkunden de färskaste produkterna med bästa möjliga tillgänglighet.

Avtalet bör innehålla bestämmelser om att de uppgifter som krävs, t.ex. lagernivåer, försäljningssiffror och förväntade konsumtionsmönster (prognoser), ska lämnas till er i tid och med exakthet. På så vis blir avtalet ett partnerskap som gynnar båda parter.

VMI:s många aspekter

VMI har flera aspekter och vilken form den valda processen tar, styr vilken strategi ni måste följa. Den juridiska äganderätten är en av de viktigaste frågorna att ställa. Vem äger artiklarna i lagret? Ni (leverantören) eller återförsäljaren? Vid vilken tidpunkt övergår detta från den ena till den andra? Om det sker när en produkt tas från lagret av återförsäljaren kallas det för konsignation.

En annan faktor att ta hänsyn till är hur ofta påfyllnadsleveranserna sker. Finns det fasta tidsintervaller, eller har ni större frihet?

Tänk också på att hur påfyllningen sker kan variera. Kommer ni behöva leverera direkt till distributionscentralens dörr? Eller kommer ni behöva leverera varorna till den lokala filialen eller till och med slutkunden? Ni kanske blir ansvariga för att ta lagret till hyllorna.

På grund av dessa variabler är informationsutbyte en av de viktigaste faktorerna för framgång i en VMI-modell. Ju mer informerade båda parter är, desto större är sannolikheten för framgång.

En viktig fråga i sammanhanget är om ni kan få insikter om lagret i realtid eller om ni måste förlita er på tillfälliga uppdateringar. Förlitar ni er på månatliga prognoser eller har ni tillgång till detaljerade POS-data (Point of Sale) för att skapa er en bild av den framtida efterfrågan?

Information är alltså kraftfullt i en VMI-modell, särskilt när det gäller era produkter och de konsumenter som köper dem.

Eliminering av säkerhetslager

Ur ett leveranskedjeperspektiv är VMI ett lysande koncept. Ni kan ta bort en länk från er leveranskedja och ytterligare eliminera osäkerheten.

Föreställ er att inte behöva hålla säkerhetslager, slippa oväntade beställningar som landar utanför dörren och fördelen med att själva beräkna beställningar och slippa bullwhip-effekten. Ni skulle kunna hantera era Supply chain-kostnader bättre och balansera kostnaderna för påfyllningsorder mot produktions- och transportkostnader.

Det finns också många fördelar med VMI för återförsäljarna. Planeringsarbetet kan minskas, färre chefer behövs i lagerplaneringsteamet, och med färre lagerbrister hanteras deras lager bättre.

Allt är dock inte positivt och VMI kan innebära nya utmaningar för er då den minskade planeringsbördan inte minskar er arbetsbörda. Det kan vara en utmaning att hantera lagren hos flera återförsäljare.

Det finns olika försäljningsnivåer att ta hänsyn till tillsammans med individuella kampanjer, effekterna av störningar på flera webbplatser och olika leverantörsegenskaper. Detta är den avvägning som måste göras. Har ni tekniken för att stödja övergången till en VMI-modell? Har ni kapaciteten internt?

Om ni kan tillämpa en VMI-modell gör fördelarna att det lönar sig. De ökade kommersiella möjligheterna finns där för att utnyttjas, men bara om ni kan hantera de tillkommande svårigheterna.

Effektiviteten i hanteringen av er leveranskedja kommer vara avgörande för beslutet att övergå till en VMI-modell för ert företag. Utmärkt lagerhantering innebär att man kombinerar processer, system och människor på ett effektivt sätt. Om det görs på rätt sätt kan ni sänka era kostnader och generera mycket högre intäkter. Men ni bör vara försiktiga.

Här är 6 råd som hjälper er mot en framgångsrik VMI-modell

Slimstock har haft stora framgångar inom livsmedelsindustrin. Råden nedan bygger på vår mer än 30-åriga erfarenhet av att hjälpa leverantörer genom denna förändringsresa.

Råd 1: Sätt upp realistiska mål

“On time, in full” är mottot för orderuppfyllnad, men VMI är mycket mer än så. Den återförsäljare ni arbetar med kommer att sätta upp KPI:er och regelbundet analysera era framgångar. Eftersom ni tagit på er ett ansvar måste ni kunna visa att ni har levererat.

Ingen gillar en partner som lovar för mycket men levererar för lite, vilket är viktigt att komma ihåg i en VMI-modell. Den viktigaste KPI:n är servicenivån. Ni måste visa hur ofta en produkt finns i lager vid rätt tidpunkt.

Återförsäljarna kan sätta denna procentsats så högt de bara kan. Men ni måste hålla ett öga på era kostnader. Vilken risk ligger i svinn? Och hur mycket lager måste ni hålla för att stödja avtalet?

Vi rekommenderar att ni analyserar alla era kostnader innan ni går med på något. Det är mycket bättre att ta god tid på sig när det gäller det första avtalet än att bryta mot en överenskommelse eller en KPI, eller helt stänga av VMI senare för att ni varit för ivriga.

Om ni inte kan uppnå era marginaler kommer det att påverka både er och återförsäljaren.

Råd 2: Säkerställ att ni har rätt data

I en VMI-modell är datan inte er. Den finns i ett system som hanteras av ett annat företag och som ni behöver åtkomst till. Hur kan ni få tillgång till denna data? Och hur ofta?

Har ni tillgång till all data ni behöver för att hantera verksamheten på ett framgångsrikt sätt? Kan ni sömlöst länka denna data till era egna IT-system och undvika flaskhalsar?

Med olika lagerplatser behöver ni snabbt kunna se aktuella lagernivåer, pipeline och fördelning mellan butik och kund.

Även mindre överväganden, som olika artikelkoder, kan ha en förödande inverkan på era möjligheter att lyckas. Kommunikation är nyckeln, precis som i de flesta andra delar av leveranskedjan. Med ett sömlöst datautbyte bör ni vara redo. Sättet att veta om det är möjligt är att testa det innan det officiellt startar.

Råd 3: Förbättra er förmåga att göra prognoser

Tillförlitliga prognoser är grunden för en framgångsrik leveranskedja. De är inte förhandlingsbara när det gäller att uppnå perfekt försörjning och optimala lagernivåer.

För att få en tillförlitlig prognos krävs en bra process och för detta behöver ni de bästa tillgängliga systemen. Programvarusystem med imponerande statistiska prognosmetoder och AI-tekniker finns nu tillgängliga för att hjälpa er att ta fram mer exakta prognoser.

När det gäller VMI kommer de uppgifter ni förlitar er på från återförsäljaren. Därför blir ovanstående tips ännu viktigare.

Råd 4: Automatisera er påfyllningsprocess

Automatisering kan vara en enorm differentieringsfaktor i VMI-modellen. Bra prognoser är till hjälp, men att förstå de optimala påfyllningsorderna för olika artiklar och lagerplatser är komplicerat. Er beslutsprocess kan avgöra vinst och förlust. Teknik kan hjälpa till, särskilt AI och automatisering.

Hur hanterar ni de små beslut som ni behöver fatta för varje återförsäljare i ett kalkylblad? Kan ni motivera det manuella arbete som krävs för att minimera kostnaderna för leveranslaster, leveranstider och hållbarhetstider?

AI kan fatta dessa beslut åt er baserat på kriterier som ni anger. Det handlar om att skapa ett dynamiskt planeringssystem för leveranskedjan som kan övervaka era nyckeltal och stödja er ledning, inte om att stjäla dess tid.

Råd 5: Förutse operativa begränsningar

Ju mer ni fyller på, desto högre blir era kostnader. Den perfekta lagernivån måste balansera resultatet och kostnaden för att uppnå det resultatet.

Det handlar inte bara om fri tillgång till era distributionscentraler. Ni måste tänka på att de är operativa företag; varje leverans stör sannolikt deras arbetsdag. Kommunikation om era planer är av största vikt eftersom de hanterar de tidsluckor som är öppna för er.

Det uppstår också ofta förseningar i bokningen eller lagringen av de varor som ni tillhandahåller. Er utmärkta tidshantering är en sak, men ni leder inte det operativa teamet hos er kund. Ett integrerat tillvägagångssätt för planering av leveranskedjan är avgörande för att hantera VMI.

Råd 6: Förvänta er inga mirakel och fortsätt utvecklas

Kontinuerlig förbättring bör alltid vara en ständig fråga i er leveranskedja. Det gäller även för VMI. Det är ett fantastiskt alternativ för många företag, särskilt inom livsmedelsindustrin, men det är inte en enkel lösning som löser alla problem.

Det finns även en inlärningskurva för VMI. Ert team kanske utför nya uppgifter som de aldrig gjort tidigare eller arbetar på ett nytt sätt, eller med ett nytt team.

Är prestationsmålen meningsfulla när ni håller koll på allt i er makt? Att hantera förväntningar är ett måste för ert företag och de företag ni levererar till.

Vi föreslår ofta att ni genomför ett pilotprojekt tillsammans med er kund för att stämma av förväntningarna inför det verkliga arbetet. Regelbundna möten hjälper er att rätta till avvikelser och hantera VMI-processen på ett smidigt sätt.

Det gör att era kunder ser er som en strategisk partner som de behöver ha kvar, snarare än en leverantör som testar nya strategier för egen vinning och på deras bekostnad.