Servicenivå och dess påverkan på lagerhantering

Lagerslut och överlager är två sidor av samma mynt och båda situationerna är skadliga för ett företags slutresultat.

Skador på varorna leder till förlorade försäljningar och intäkter som företaget antingen går miste om eller realiserar vid ett senare tillfälle. Samtidigt riskerar överskottslager att bli föråldrat, vilket sänker värdet på lagret.

För att uppnå en balans som möjliggör ett optimalt lager utan brott eller överskott, är det viktigt att optimera det. Detta kan man göra på olika sätt, men en viktig parameter att ta hänsyn till är servicenivån.

Vad är servicenivå?

I teorin så handlar servicenivå inom leveranskedjehantering om sannolikheten att undvika att stå utan lager och därmed kunna betjäna kunderna. Om vår servicegrad är 95%, innebär detta alltså att vi kan tillgodose efterfrågan från 95 av 100 kunder.

Vilka kriterier bidrar till att fastställa servicenivån i ett företag?

Den servicenivå vi erbjuder våra kunder är ett resultat av företagets strategi. Att erbjuda en god servicenivå kostar pengar. Vi kan ha en strategi som går ut på att aldrig svika våra kunder, vilket innebär högre kostnader. Eller så kan vi ha en strategi där kostnaden är grunden vilket innebär att vi inte bryr oss så mycket om att inte fullfölja en order, för att hålla våra kostnader under kontroll.

Vilka mått kan vi använda för att mäta servicenivån?

Servicenivån kan mätas på två sätt. Det första är att mäta antalet gånger en kund ber om något och vi inte kan tillgodose deras efterfrågan. Det andra sättet att mäta servicenivån är att bedöma tillgängligheten, dvs hur många artiklar vi planerar att ha i lager jämfört med hur många som faktiskt finns tillgängliga när vi kontrollerar det.

Varför används dessa två olika sätt? Låt oss ge ett exempel. I en distributionsverksamhet, där vi tar emot beställningar från kunder, kan vi mäta hur många gånger vi inte kan tillgodose en beställning på grund av att vi saknar lager. Men i en butik öppen för allmänheten tar kunderna det som finns på hyllorna och gör inga förbeställningar. Därför kan vi inte veta om en kund skulle ha köpt en vara som inte fanns i lager.

I det första fallet skulle vi mäta lagernivån baserat på slutförsäljning (jag har inte det någon efterfrågar). Och i det andra fallet skulle vi mäta lagernivån baserat på tillgänglighet (jag har inte det jag skulle vilja ha).

Vilken påverkan har servicenivån på lagerhållningen?

Säkerhetslagret blir direkt påverkat av servicenivån. Det beror på att om vi strävar efter att ha en servicenivå på 99 % måste vi investera mycket resurser i artiklarnas tillgänglighet. Om dessa referenser har stora avvikelser i efterfrågan eller tillgång (leverantörspålitlighet), kommer det att resultera i ett mycket stort säkerhetslager som blir svårt för företaget att ha råd med.

Vad är förhållandet mellan servicenivå och säkerhetslager?

Att förstå sambandet mellan säkerhetslager och servicenivå är centralt för alla företag som vill öka lönsamheten i sin verksamhet. Företag som vill garantera försäljningen och samtidigt minimera riskerna måste ha rätt produkter, vid rätt tidpunkt, i rätt mängd och på rätt plats.

Teoretiskt sett är det inte svårt att köpa de enheter som behövs för att täcka den cykel som utgör ledtiden och inköpsfrekvensen. Men i praktiken har vi två stora osäkerhetsfaktorer: leverantörernas tillförlitlighet och efterfrågans variabilitet. Om vi inte tar hänsyn till dessa variabler på rätt sätt i vår leveranskalkyl är det oundvikligt att vi får slut i lager eller överlager. Säkerhetslager är en av de resurser som gör det möjligt för oss att förhindra lageravbrott.

Vad är formeln för beräkning av säkerhetslager?

Det finns olika formler för att beräkna säkerhetslager beroende på vilken servicenivå som eftersträvas. Formeln nedan är en förenklad version som används inom lagerstyrningsteorin:

Säkerhetslager = Z-faktor * √väntetid * efterfrågans standardavvikelse

Z-faktorn i ovanstående formel hämtas från en normalfördelningstabell med önskad service. Servicenivån är avgörande för Z-faktorn.

Inköpsteam kan använda flera olika formler för att beräkna säkerhetslager i ett kalkylblad. Att göra dessa manuella beräkningar är dock ineffektivt, eftersom det finns programvara för lageroptimering som inte bara beräknar denna procentandel på några sekunder, utan också använder statistiska modeller med olika variabler för att dra slutsatser enligt specifika mål.

Hur påverkar servicenivån sortimentet?

Differentiering genom servicenivå är en grundläggande process när vi försöker optimera utbudet. Att bestämma vilken servicenivå vi vill tillhandahålla för var och en av våra referenser, i var och en av de lagerpunkter som ska hanteras, är avgörande.

När vi presenterar differentiering efter servicenivå brukar vi alltid börja med att presentera följande diagram. På den horisontella axeln finns bredden på sortimentet, det vill säga hur omfattande produktportföljen är. Och på den vertikala axeln har vi, för enkelhetens skull, de pengar som det ger oss.

Den gröna linjen indikerar att få referenser ger mycket pengar. Sedan planar kurvan gradvis ut tills den når den punkt där det inte ger oss mer intäkter oavsett hur mycket vi ökar sortimentet.

Den röda linjen är kostnaden för att hantera detta sortiment. I takt med att vi ökar sortimentet ökar kostnaderna för att äga och hantera fler referenser.

Den mörkblå linjen är den faktiska lönsamheten för vårt sortiment. Det kommer en punkt då vårt sortiment inte längre är lönsamt. Men det betyder inte att alla varor ska tas bort från den streckade linjen. Vi vet alla att för att få våra kunder att köpa premiumprodukterna måste vi ofta visa dem ett brett utbud av produkter. Vad är det då som är viktigt med den här grafen? Jo, den har att göra med den servicenivå som vi ska ge våra referenser.

En premiumprodukt kommer inte att ha samma nivå av servicemål som en “long tail”-produkt, alltså en produkt som kan utgöra en betydande del av försäljningen när den säljs tillsammans med andra produkter. Som vi såg tidigare har detta en mycket stor inverkan på det säkerhetslager som vi kommer att ha av var och en av referenserna och därmed på det rörelsekapital som vi kommer att ha investerat i varje produkt.

Det finns olika sätt att närma sig denna policy, som alla är lika korrekta. Det första vi måste besluta om är vilka kriterier som ska avgöra vilken servicenivå vi ska tillämpa på varje grupp av referenser.

Det första beslutet är då att avgöra om dessa kriterier för att markera produktsegmenteringen ska vara ett eller flera. Vår rekommendation är att det inte ska vara mer än två. Om ni beslutar att börja med endast ett segmenteringskriterium, då ert företag håller på att införa begreppet servicenivå eller ni inte har de nödvändiga verktygen för att införa fler kriterier i beräkningarna, rekommenderar jag att detta är ABC-klassificeringen efter intäkter eller marginaler som tillhandahålls av varje referens.

Hur optimerar man servicenivåerna?

Avslutningsvis vill vi dela våra tankar kring att optimera servicenivåerna. Att optimera servicenivåerna är inte helt enkelt och oftast branschspecifikt. Analysen är ganska komplex och utmaningen ligger i den tidsperiod som beaktas.

Det är välkänt att kundernas känslighet för slutsålda varor och ledtider varierar mellan olika produkter, så den optimala servicenivån måste därför vara specifik för varje produkt. I allmänhet används dock approximationer för att minska komplexiteten i att göra en beräkning för varje SKU, om ert företag har hundratals.

Ju högre servicenivån är, desto nöjdare blir normalt sett kunderna. Det finns dock miljöer där kunden vet att den inte kan räkna med en hög servicenivå. I exempelvis en outletbutik är kunden medveten om att de inte kommer att kunna hitta alla storlekar av alla referenser. Detta beror på att det reducerade priset de betalar kompenserar för den dåliga servicenivån.

Men om vi handlar i en lyxbutik och betalar ett högt pris för en produkt förväntar vi oss att den ska finnas i alla storlekar och färger av den modell jag väljer. Och om butiken inte har den just då, är kundens förväntan att den kommer att finnas tillgänglig mycket snart efteråt.

På samma sätt förväntar sig kunden när han eller hon ska köpa hörlurar utan att ha en viss modell eller ett visst varumärke i åtanke, att lämna elektronikbutiken med den produkt som han eller hon letade efter.

När det gäller lanseringar av nya produkter som är mycket eftertraktade så sjunker servicenivån avsevärt. Till exempel vid lanseringar av nya iPhone-modeller eller specifika produkter med en ihållande hög efterfrågan över tid, som PlayStation 5. Dock är kunden mycket mer förstående för den låga servicenivån i dessa situationer.