S&OP i den digitala världen

I volatila och föränderliga miljöer hjälper S&OP företag att arbeta på ett mycket mer flexibelt sätt.

Om ert mål är att uppnå operativ excellens kan S&OP hjälpa företag att överbrygga klyftan mellan strategin och de dagliga operativa målen. Men för att S&OP ska fungera effektivt måste människor, processer och teknik vara sömlöst sammankopplade.

Med stöd av en expertkonsult och rätt utbildning kan du tycka att halva slaget är vunnet. Men den verkliga utmaningen ligger i att anpassa och samordna tvärfunktionella team för att möjliggöra ett effektivt samarbete.

Så hur kan tekniken integrera människor och processer i hela verksamheten? Och ännu viktigare, hur kan ett avancerat planeringsverktyg som Slim4 hjälpa dig att frigöra den fulla potentialen hos S&OP i ditt företag?

I den här artikeln fördjupar vi oss i grunderna för S&OP och de utmaningar som företag står inför när de ska implementera det. Vi kommer också att undersöka hur Slim4 kan stödja varje steg i processen för att hjälpa dig och ditt team att skörda frukterna av detta kraftfulla strategiska ramverk.

Strategi och taktik i S&OP-processen

I samband med Sales and Operations Planning (S&OP) är strategi och taktik sammanlänkade komponenter som spelar olika roller i den övergripande planeringsprocessen. Termerna Above the line och Bellow the line används ofta för att skilja mellan dessa viktiga perspektiv.

Strategisk S&OP: Över linjen

Above the line (även känt som top-down eller strategisk S&OP) avser planeringsprocessen på hög nivå som fokuserar på strategiska beslut relaterade till produktportfölj , efterfrågan och utbud . Det innebär diskussioner och beslut på ledningsnivå om långsiktiga försäljningsprognoser, affärsstrategier, marknadstrender och resursallokering. S&OP ovanför linjen täcker vanligtvis en längre planeringshorisont, ofta månader eller till och med år.

Taktisk S&OP: S&OP under linjen

Below the line S&OP (även känt som operativ S&OP eller taktisk S&OP) avser å andra sidan den detaljerade planeringsprocess som äger rum på mer operativa nivåer i organisationen.

Det handlar om att översätta strategiska beslut som fattas ovanför linjen till handlingskraftiga planer för specifika produkter, regioner eller tidsramar. Below the line S&OP fokuserar på kortare planeringshorisonter, vanligtvis veckor eller månader, och omfattar överväganden som produktionsplanering, lagerhantering, inköp och distributionsplanering.

Strategi kontra taktik

De viktigaste skillnaderna mellan S&OP Above the line och Below the line kan sammanfattas på följande sätt:

Strategiskt kontra taktiskt tillvägagångssätt

Above the line S&OP fokuserar på strategiskt beslutsfattande och långsiktig planering, medan Below the line S&OP fokuserar på taktisk och operativ planering.

Översikt vs. detaljerad vy

Above the line S&OP innebär diskussioner och beslut på hög nivå, medan Below the line S&OP innebär mer detaljerad planering och genomförande.

Kortsiktig kontra långsiktig planering

S&OP Above the line täcker vanligtvis en längre planeringshorisont, medan S&OP Below the line täcker kortare tidshorisonter.

S&OP både över och under linjen är viktiga komponenter i en effektiv S&OP-process, eftersom de hjälper till att anpassa strategiska mål till det operativa genomförandet och säkerställer att organisationen är väl förberedd för att möta kundernas krav och samtidigt optimera sina resurser.

S&OP:s svåra situation

Utmaningen för många företag är att den övergripande strategin ofta inte är kopplad till det taktiska och operativa genomförandet. Med olika verktyg och processer mellan olika team i organisationen är det dessutom alltid en uppförsbacke att uppnå en helt gemensam planering.

Under de senaste 30 åren har vi utvecklat vår Slim4-plattform för planering av försörjningskedjan så att den utgör kärnan i S&OP-processen. Genom att samla teamen kring en enda källa till sanning blir kommunikationen plötsligt sömlös och transparent. Men ännu viktigare är att förtroendet mellan teamen ökar när alla förstår vilken avgörande inverkan deras beslut och åtgärder har på de övergripande affärsmålen.

Slim4: En komplett plattform för framgångsrik S&OP

Med Slim4 kan du optimera de grundläggande stegen i en S&OP-process för att skapa synlighet och uppmuntra samarbete mellan team.

Det är lättare att vara konsekvent och engagerad när alla team vet vad de har att göra och vad som händer inom organisationen. Genom att sammanföra alla med en enhetlig planeringsplattform hjälper Slim4 företag att vidta strategiska, taktiska och operativa åtgärder med tillförsikt.

Låt oss ta en närmare titt på några av de viktigaste S&OP-processerna och hur de stöds av Slim4:

Datainsamling och validering

För att S&OP ska fungera effektivt krävs korrekta och tillförlitliga data.

Tack och lov skapar företag enorma mängder data. Och med en kombination av data från kunder, leverantörer och andra partner i leveranskedjan finns det ingen brist på datapunkter att använda.

Men att fånga upp dessa viktiga insikter och validera dem är det som många kämpar med. Utan tillgång till de rätta insikterna kommer både synligheten och teamens förmåga att fatta beslut att hämmas avsevärt. Enkelt uttryckt är att köra S&OP-processen med våra robusta data som att köra i mörker utan lampor.

Slim4 samlar automatiskt in försäljnings- och lagerdata från ditt affärssystem. Genom att integrera externa data ger Slim4 dessutom företag möjlighet att skapa en heltäckande bild av hela verksamheten och samtidigt skapa en solid grund för effektivt beslutsfattande.

Process för granskning av produkthantering

Att hantera produktportfölj är ingen lätt uppgift. Att bestämma vilka artiklar som ska ingå i sortimentet och vilka som ska hanteras utanför tar tid och är ofta förenat med stora risker.

Om ni inte har ett system på plats som gör att ni kan fatta dessa beslut på ett smidigt och rationellt sätt, kan er verksamhet utsättas för fallgroparna med överskott och föråldrade lager.

Från sortimentsplanering, nya produktlanseringar, återkallelser, kampanjer och evenemangsplanering stöder Slim4 hela granskningsprocessen för produkthantering inom en enda enhetlig plattform.

Den stora fördelen med en S&OP-process är att den främjar samarbete och kommunikation. Att kommunicera förändringar i produktportföljen i rätt tid bidrar inte bara till förbättrad affärsnytta utan även till harmoni mellan tvärfunktionella team.

Genom att möjliggöra ett sömlöst utbyte av information och insikter mellan alla teammedlemmar drar Slim4 samman försäljning, marknadsföring och drift för att fatta anpassade portföljbeslut.

Genom att automatisera genomförandet av sortimentsprocesser och tillhandahålla dynamiska undantagsbaserade varningar hjälper Slim4 dessutom till att frigöra ditt teams tid samtidigt som dina beslutsfattare fortfarande sitter fast i förarsätet.

Låt oss gå lite djupare in på detta.

Introduktion av nya produkter

Oavsett om du överväger att lansera en ny produkt på marknaden, introducera ett nytt varumärke i katalogen eller bara utöka sortimentet i allmänhet, är detta exempel på strategiska beslut som ligger ovanför linjen. De har dock ofta en direkt inverkan på det operativa genomförandet, dvs. under linjen.

Om du till exempel har i uppdrag att lansera en ny produkt på en specifik marknad är detta ett strategiskt beslut. Men det finns också operativa åtgärder som måste vidtas, som att justera märkningen, bestämma transportlogistiken, uppfylla de lokala hälso- och säkerhetskraven och så vidare och så vidare.

För en produktchef är tiden till marknaden det viktigaste, och att kunna förbereda sig för marknadsinträde i förväg och med rätt initiativ är grundläggande. Du måste veta hur mycket du ska beställa från leverantören eller hur mycket du ska producera om du vill komma in på marknaden med en bra marginal och en kvalitetsprodukt.

I väntan på nya produktlanseringar ger Slim4 dig möjlighet att behålla ditt strategiska fokus samtidigt som du ger ditt team flexibiliteten att reagera på marknadsdynamiken. Genom att skapa synlighet över hela sortimentet och varna teamet för produktfamiljer som tappar försäljning eller marknadslanseringar som överpresterar, kan ni vidta proaktiva åtgärder för att minimera riskerna och maximera möjligheterna.

Planering för kampanjer, evenemang, produktintroduktioner och produktåterkallelser

Oavsett om det gäller initiativ på produkt-, kategori-, försäljningskanal- eller till och med marknadsnivå är planering av evenemang och kampanjer ett viktigt ansvar för varumärkes- och produktchefer.

Från planering av festkampanjer, engångsförsäljningsevenemang och Black Friday-erbjudanden, till kampanjer för nya produkter och till och med hantering av produktåterkallelser, hjälper Slim4 ditt team att snabbt förutse effekterna av sådan aktivitet. Genom att ta hänsyn till tidigare kampanjer och marknadsförhållandena hjälper Slim4 till att förutse upplyftningsfaktorn för att bestämma den potentiella ökningen av försäljningsvolymen.

Alla dessa planer tjänar försäljnings- och marknadsföringsteamet som ett verktyg för att stimulera efterfrågan på produkter, stärka varumärkets image och behålla och vinna kunder. Slim4 fångar upp alla dessa planer och översätter dem till distributions-, produktions- och/eller inköpskrav. Som ett resultat är hela din uppströmsverksamhet inriktad på att säkerställa att inventeringen anländer till försäljningsstället och därmed maximerar den förväntade försäljningsmöjligheten för kampanjen.

Dessutom ger Slim4 en fullständig översikt över status och resultat för varje kampanj på en enda skärm. Genom att jämföra den realiserade försäljningen med planen kan ditt team utvärdera kampanjeffekter som halo, kannibalisering och mättnad för att optimera framtida kampanjer.

Process för granskning av efterfrågan

Ett av de grundläggande målen med S&OP är att få en samlad bild av den framtida efterfrågan som hela organisationen kan lita på. Om det bara finns en version av sanningen och den delas och förstås av alla, blir det ännu enklare att synkronisera strategier, taktik och planer mellan alla avdelningar.

Att uppnå denna enda siffra är lite mer komplicerat. För att underbygga beslut både över och under linjen måste du trots allt förstå den förväntade försäljningsnivån på lämplig och relevant aggregeringsnivå mot vilken vi kommer att jämföra våra förväntningar och ambitioner som företag eller budget.

Förstå förväntad efterfrågan på alla nivåer som är relevanta för företaget.

Eftersom varje team har kunskap och information inom sitt ansvarsområde måste “siffran” kunna skapas och jämföras på olika nivåer. En exportchef vill till exempel se hur försäljningsprognosen kommer att se ut på olika marknader eller i olika expansionsländer.

Omvänt kommer en regional försäljningschef att vilja se sin försäljningsprognos grupperad efter lokala försäljningsområden. En global verksamhetschef kanske till och med vill ha samma information, men grupperad i försäljning per region eller kontinent.

En kanalansvarig vill ha insyn i efterfrågan i olika kanaler som distributörer, verkstäder, stora snabbköpskedjor, återförsäljare, franchisetagare och online. Slutligen kommer varumärkeschefer, kategorichefer och produktchefer att vilja se aggregerad information per varumärke, kategori och familj.

Med Slim4 är det möjligt att skapa anpassade aggregeringar från en matris som korsar flera geografiska komponenter och flera sortimentskomponenter. dessutom erbjuder Slim4 möjligheten att ta hänsyn till eller avfärda kampanjefterfrågan från planen. Som ett resultat kan verksamheten skapa en robust bild av framtida efterfrågan på alla nivåer i verksamheten.

Definiera planeringshorisonten

Planeringshorisonten är också en viktig faktor. Ur ett planeringsperspektiv måste vi fråga oss själva: Vilka är riskerna? Är de hanterbara? Finns det en möjlighet på marknaden? Håller våra kunder på att ändra sitt beteende?

Från att förutse ledtider och störningar i leveranskedjan till att planera för förändringar i vår produktionskapacitet, nya maskiner eller till och med etablering av nya produktionsanläggningar, måste vi planera vid rätt horisont.

I Slim4 kan du bestämma den lämpligaste planeringshorisonten, t.ex. 12, 24 eller 36 månader, och inkludera säsongskomponenten i prognosplanen.

Översättning av måttenhet

Nästa steg är att översätta “siffran” till de olika språken, dvs. de olika måttenheterna. Medan säljteamet vill se efterfrågeplanen i euro, vill verksamheten se den i enheter, finansavdelningen vill se den i marginal och logistikavdelningen i pallar eller containrar.

Med Slim4 kan samma efterfrågeplan visas i upp till 11 olika måttenheter, inklusive priset på POS-försäljningsraden så att nettoomsättningen integreras i efterfrågeprognosplanen.

Organisk tillväxt och budgetskapande

Årliga prislisteförändringar och strukturella försäljningsökningar är en del av våra efterfrågeprognoser. Med Slim4 kan vi bedöma förväntad organisk tillväxt genom prisökningar och genom försäljningsvolymökningar på alla aggregeringsnivåer.

Eftersom det inte är lätt att skapa en årsbudget är den ofta en procentuell ökning av föregående års försäljning. Slim4 hjälper företag att skapa budgeten genom att beräkna det procentuella bidraget på tidigare försäljning eller framtida försäljning på alla nivåer inklusive den organiska tillväxtkomponenten.

Slim4 utvärderar och följer upp försäljning och prognoser på månadsbasis och rapporterar genom olika KPI:er. Genom att alltid mäta från en baslinje och jämföra med föregående år, kvartal eller månad är det möjligt att veta om vi har ökat försäljningen eller inte, och att upptäcka i tid hur nära eller hur långt vi är från vår budget.

Noggrannhet i prognoser

En S&OP-process är en lagsport och framgång eller misslyckande beror till stor del lika mycket på “siffror” som på människor. Därför kommer vi att behöva mäta hur bra vår S&OP-process är. Vi vill veta om vi delar tillräckligt med information med våra kunder, leverantörer och lagkamrater, och hur bra denna information är.

Slim4 mäter prognosprecision automatiskt på månadsbasis. Det innebär att vi jämför faktisk försäljning med förväntad försäljning och därmed kan bedöma om alla de externa faktorer som bara teamen känner till har inkluderats, till exempel marknadstrender och trender hos våra viktigaste kunder, kampanjer och evenemang.

Integrera direktiv, långsiktiga initiativ/ledarskap

Vår bedömning av marknadsförhållandena och våra konkurrenter kommer att forma våra strategiska beslut. Lättheten att ta sig in på en ny marknad kan få oss att ta ett nytt initiativ eller öppna ett nytt regionalt lager på en tillväxtmarknad.

Eller omvänt, kanske ankomsten av konkurrenter på en viss marknad kommer att driva oss mot initiativ som innebär lansering av nya produkter och produktionslinjer eller nya avtal med strategiska leverantörer.

Slim4 visar på en enda skärm företagets strategier eller direktiv och deras olika initiativ eller hävstänger. Genom att fokusera på olika swimlanes får vi en verklig bild av hur de överenskomna planerna fortskrider under S&OP-processen, vilket gör det möjligt att hantera ansvar och deadlines.

Slim4 gör det möjligt att snabbt skapa initiativ för varje aggregeringsnivå, vilket gör beslutsfattandet mer flexibelt. Slim4 översätter den förväntade effekten till prognosen i enlighet med det planerade körschemat. Detta ger synlighet för den årliga handlingsplanen för att nå budgetmålen.

Dessutom kan ni bestämma om ni vill flytta effekten av initiativet till SKU-nivån eller behålla den på aggregerad nivå, vilket underlättar kopplingen mellan de högre planeringsnivåerna och de mer detaljerade nivåerna (under linjen).

Process för översyn av lager och leveranser

När processen för att se över efterfrågan är klar är det nödvändigt att bedöma om vi har tillräcklig kapacitet för att uppfylla planen. I denna process ingår att bedöma våra leverantörer och vår produktionskapacitet. Slim4 hjälper dig att förstå dina leverantörer så att du kan bli mer konkurrenskraftig. När en leverantör inte kan leverera hela ordern på överenskommet datum kan vi mäta deras kapacitet för framtida åtaganden eller OTIF.

Det är också nödvändigt att mäta den faktiskt levererade kvantiteten i förhållande till den ursprungligen beställda kvantiteten. På så sätt vet vi hur stor andel av den förväntade volymen CVP (Confirmed Volume percentage) som har uppfyllts.

Med hjälp av dessa två indikatorer kan vi förutsäga våra leverantörers framtida beteende och utvärdera det förflutna och därmed agera: ska vi leta efter nya leverantörer, ska vi ändra den komponent i produkten som gör att vi kan minimera risken för lagerbrist, behöver vi öka inköpsbudgeten, om så är fallet, hur stor risk är vi beredda att ta? Om så är fallet, hur stor risk är vi villiga att ta?

Du kan också hantera din inköpsbudget för varje region, land, familj och underfamilj. På så sätt ligger inköpsbudgetarna i linje med den risk du vill ta.

Slutsatser om S&OP och hur Slim4 kan hjälpa dig

En framgångsrik supply chain är bara möjlig om människor, processer och teknik verkligen är sammankopplade. Genom att stödja varje steg i din S&OP är Slim4 utformat för att stödja både din strategiska och taktiska S&OP. Genom att samla processen i en enda plattform kan du eliminera olika processer och verktyg för att säkerställa att alla i verksamheten är på samma sida.

De viktigaste målen för en S&OP-process är att maximera möjligheter, minimera risker och fatta lämpliga beslut baserat på den verkliga förväntade nyttan för hela företaget. Det är just denna övergripande nytta som teamen bör fokusera på.

Men att implementera en S&OP-process är inte utan utmaningar. Att utbilda och motivera människor till det nya paradigmet, utforma en bra process, anpassa teamets mål, inte förstora de förväntningar som genereras och samtidigt uppnå snabba vinster… Det är ingen lätt uppgift.

Om du vill starta en S&OP-process, kom ihåg att det är en resa som aldrig tar slut och att du måste välja en bra reskamrat.