Daha iyi tedarik zinciri kararları için İş Zekasını benimseyin

“İş zekası” ilk kez Richard Millar Devens tarafından 1865 yılında Cyclopædia of Commercial and Business Anecdotes adlı kitabında kullanılmıştır. Devens bu terimi, bir bankacı olan Sir Henry Furnese’in piyasa içgörülerine göre rakiplerinden önce hızlı hareket ederek nasıl kâr elde ettiğini anlatmak için kullanmıştır.

Furnese, Hollanda, Flanders, Fransa ve Almanya’da iş istihbaratı uzmanlarından oluşan bir ekiple Dokuz Yıl Savaşları sırasındaki muharebeler hakkında bilgi sahibi oldu. Namur’un düşmesi gibi önemli olayları ilk öğrenen kişi olduğu için bu ona avantaj sağladı. Bu özel istihbaratla donanmış olarak Londra borsasında bir profesyonel gibi oynadı, rakiplerini geride bıraktı ve yüklü kârları cebe indirdi.

Hem uzak 19. yüzyılda hem de günümüzde, işimize fayda sağlamak için elimizdeki tüm verileri kullanabilmek çok önemlidir.

İş Zekasından bahsederken Excel, SQL, Power BI, Tableau veya Python’dan bahsetmiyoruz.

İş Zekası bir araç değil, daha ziyade verilerdeki kalıpları tespit etme ve bunları eyleme dönüştürülebilir içgörülere dönüştürdükten sonra karar verme yeteneğinizdir.

 

İş Zekası Piramidi

İş zekası sürecini iş zekası piramidini kullanarak tanımlayabiliriz. Veri piramidin tabanıdır, bu nedenle veri yönetimi kritik öneme sahiptir.

Veri analizi yönetim stratejisi ile başlar: Verinin rolü ne olacak? Kim analiz edecek? Veri sahipliğinden kim sorumlu?

Veri analistlerinin, analiz için kullanılmadan önce zamanlarının yaklaşık %75’ini verileri işlemek için harcadıkları unutulmamalıdır.

Verilerin daha sonra bilgiye dönüştürülmesi gerekir. Örneğin, optimum stok seviyesini belirlemek için bir ürün kategorisine ait verileri analiz edebiliriz.

Bu veriler bize bilgi sağlayan enformasyona dönüştürülür. Bir müşterinin, tedarikçinin veya bir grup ürünün davranışını anladığımızda, performans iyileştirmeleri sağlamak için harekete geçebiliriz.
Örneğin, belirli bir tedarikçinin teslimat süreleri önemli ölçüde değişiyorsa, alternatif bir tedarikçi bulabiliriz.

Dolayısıyla, iş zekasını veri toplama ve analiz süreci ile performans iyileştirmesine yol açan müteakip süreçler olarak tanımlayabiliriz.

İş Zekasının Faydaları

İş Zekasının birçok faydası vardır:

Bütünsel bir bakış açısı elde edin

İş Zekası sayesinde hızlı bir şekilde birçok rapor oluşturabiliriz. Bu raporlar, tüm verileri gerçek zamanlı olarak analiz etmemize, şirketimizdeki olası sorunları belirlememize ve işle ilgili eğilimleri ve alışkanlıkları tespit etmemize olanak tanır.

Stratejik kararları bilgilendirin

İş Zekası, verilerle desteklenen bilinçli stratejik kararlar alınmasını sağlar. Bilgiyi daha iyi anlamamızı ve dolayısıyla daha iyi karar vermemizi sağlamak için içgörülerin görselleştirilmesini kolaylaştırır.

Hızlı ve doğru raporlama

BI-Survey’e göre, şirketlerin %64’ü iş zekasının rapor oluşturmalarına ve verileri daha çevik bir şekilde analiz etmelerine yardımcı olduğunu söylüyor. Şirketler iş zekasını benimseyerek verileri gerçek zamanlı olarak çizelgeler, tablolar ve grafikler halinde görselleştirebilir ve böylece daha hızlı hareket edebilirler.

Eğilimlerin ve alışkanlıkların belirlenmesi

İş Zekasının önemli bir faydası, veriye dayalı kararlar alma yeteneğidir. Bunun nedeni, trendleri ve alışkanlıkları tespit etmek için araçlar sağlamasıdır. Böylece, kuruluşların işlerini ve faaliyet gösterdikleri ortamı daha iyi anlamalarını sağlar.

 

İş zekası oluşturmak için metodoloji

Şimdi İş Zekası oluşturma metodolojilerini keşfetmeye geçiyoruz. Burada, bu hedefe ulaşmak için sürecin çeşitli aşamalarını gözden geçireceğiz.

Veri çıkarma, dönüştürme ve yükleme

Bu adım veri ambarı ve ETL süreçlerini birleştirir: Ayıkla, Dönüştür ve Yükle. Bu, verilerin birden fazla kaynaktan toplanması, temizlenmesi ve analiz için uygun bir biçime dönüştürülmesi sürecidir.

Veri depolama

İş verilerinin erişim ve analiz için depolandığı merkezi bir havuz oluşturuyoruz.

Veri analizi

Bu noktada, analize devam ediyoruz ve artık verileri keşfetmek, görselleştirmek ve verilerden bilgi çıkarmak için Python, Power BI veya diğerleri gibi teknikler ve araçlar kullanabiliriz.

Raporların ve gösterge tablolarının oluşturulması

İş performansının izlenmesini kolaylaştırmak için verilerin ve temel performans göstergelerinin (KPI’lar) görsel bir sunumunu sağlıyoruz.

 

İş Zekasına başlamak için neye ihtiyacımız var?

Peki, iş zekası yolculuğumuza başlamak için neye ihtiyacımız var? Verileri bilgiye dönüştürmemiz gerekiyor.

Verileri keşfetmek, görselleştirmek ve verilerden bilgi çıkarmak için teknikler ve araçlar kullanacağız. Başka bir deyişle, BI piramidinin tamamını kullanacağız.

ETL sürecini kullanacağız ve Tableau ve Power BI gibi grafik araçları kullanarak raporları oluşturacağız. Bu, bir hikaye anlatan ve iş performansı izlemeyi kolaylaştırmak için verileri ve KPI’ları görselleştirmemize olanak tanıyan bir rapor oluşturacaktır.

Buradan hareketle bilgiye dayalı operasyonel, taktiksel ve stratejik kararlar alacağız.

Ancak başarılı olmak için tüm bu sürecin sağlam bir veri yönetişimi ile desteklenmesi gerekir.

İş Zekası oluşturmak için veri yönetimi

İngilizcede Garbage in, garbage out deyimini duymuş olabilirsiniz. Bu basitçe, sürece yanlış veriler koyarsanız yanlış sonuçlar alırsınız anlamına gelir.

Veri yönetimi gerçekleştirilirken göz önünde bulundurulması gereken üç unsur vardır.

Veri farkındalığı gereklidir. Yani, operasyonlarımızda verinin rolünü, planları kimin yürüteceğini, veriden kimin sorumlu olduğunu ve sahibinin kim olduğunu tanımlamalıyız.

Bu, verilerin doğru, eksiksiz, güvenilir ve tutarlı olması gerektiği anlamına gelir. Aynı zamanda veri kullanılabilirliği üzerinde çalışmak, veri tanımını ve veri güvenliğini yönetmek anlamına da gelir. Veriler çok değerlidir ve güvenli olmalıdır.

Veriler ve KPI’lar kuruluş genelinde tutarlı olmalıdır. Net ve birleşik bilgilere sahip olmazsak, şirketin farklı bölümleri farklı kavramları ve ölçüm birimlerini tartışacak ve her şey büyük bir karmaşaya dönüşecektir.

Veri yönetişimi, ortak bir hedef olan veri kalitesi doğrultusunda hizalanması gereken stratejiler, insanlar ve süreçlerin birleşimidir.

Bunun sorumluluğu yönetim ve çalışanlara aittir. Genel olarak çok basittir: Bir çalışan veri üretiyor mu? Bu nedenle, bu verilere de sahip olmalıdırlar.

 

Tedarik zincirinde İş Zekası

Şimdi, İş Zekası ve tedarik zinciri arasındaki ilişkiyi daha ayrıntılı olarak ele alalım. Kendimize tedarik zincirinde neden İş Zekasına ihtiyacımız olduğunu sorarak başlayalım.

İlk olarak, tedarik zinciri tüm kuruluşlarda merkezi bir rol oynamaktadır ve tedarik zinciri yönetimi zordur. Envanter yönetimi de çok karmaşıktır. Tedarikçiler, iç ekiplerimiz ve müşterilerimiz gibi birbirine bağlı bir dizi aktörü içerir.

Bu yüzden stratejik bir öncelik olmalıdır. Eğer tedarik zinciri bu ilgiye sahip değilse, şirketimizin verimliliğini azaltmış oluruz. Bu yüzden tedarik zinciri bilgilerinin paylaşılması önemlidir. Dolayısıyla tedarik zinciri ve envanter yönetiminde iş zekası sürecinin önemi ortaya çıkıyor.

İş Zekası ile tedarik zinciri performansını ölçmenin yönleri

Tedarik zinciri ve envanterle ilgili KPI’lar için hedeflerin önceden belirlenmesi çok önemlidir.

Bunun için KPI’ların nasıl tanımlandığını bilmek önemlidir. Envanter planlamasındaki KPI’lar tek bir alana bağlanamaz. Envanter planlaması temel olarak birbirine bağlı 3 unsurdan oluşur:

• Müşteriye sağlanan hizmet seviyesi.
• Envanter gereksinimleri.
• İnsanların ve kaynakların kapasite kısıtları.

Bu üç husus her zaman birbiriyle bağlantılıdır ve üç göstergenin de aynı anda izlenmesi esastır. Sadece bir alana odaklanırsanız, kaçınılmaz olarak diğerlerinden birinde alt optimizasyon elde edersiniz.

Örneğin, amaç stokları azaltmak ve devir hızını artırmaksa siparişleri durdurmak yeterlidir. Ancak, stok ihtiyacını belirleyen hizmet seviyesini ölçmezseniz, bir hedefe ulaşabilir ancak diğer kritik hedeflerinizi kaçırabilirsiniz.

Bir başka örnek de, eğer amaç hizmeti iyileştirmekse, bunu stoklara yatırım yaparak başarabiliriz, ancak daha sonra stok seviyesi hızla yükselir.
Her şey birbiriyle bağlantılıdır ve bir denge bulunmalıdır.

İş hedefleri arasındaki bu ilişkiyi daha iyi anlamak için temel iş stratejilerini tartışmalıyız.

 

Tedarik zincirinde iş stratejileri

Ürün liderliği

Bu alanda liderliğe ulaşmak için en iyi ürüne sahip olmaya çalışmalısınız:

• Büyük bir teknolojik yenilik.
• Üstün bir marka imajı.
• Rekabetten daha iyi pazara sunma süresi.

Stratejimiz ürün liderliği ise, ürün yelpazesinin sürekli değiştiği ve elimizde kalan ürünlere göz kulak olmamız gereken hızlı ve çevik bir tedarik zincirine sahip olmalıyız. Dikkat edilmesi gereken ana unsur fazla stok olacaktır.

Hizmet Liderliği

İkinci olası iş stratejisi ise en iyi düzeyde hizmet verebilmektir. Yani, müşteri yakınlığı:

• Bu da yüksek müşteri memnuniyeti anlamına gelmektedir.
• Gerekli stok ile maksimum hizmet vermek ve hatta müşterinin sistemleri ile entegre etmek.

Hizmette lider olmak için, ürün yelpazesinin farklı müşteri ihtiyaçlarını karşıladığı güvenilir ve çevik bir zincire sahip olmalıyız. Bu nedenle stok çıkışlarını ve müşteriye nasıl hizmet verdiğimizi izlememiz gerekir. Bu durumlarda, hizmet seviyesi tedarik zincirinin takibi için öncü göstergedir.

Maliyet Liderliği ve Operasyonel Mükemmellik

Üçüncü strateji ise operasyonel mükemmelliktir. Yani mümkün olan en düşük maliyetle çalışabilmek. Bunu başarmak için aşağıdakilere ihtiyacımız var:

• Yüksek derecede güvenilirlik
• Odaklanmış bir portföy
• Toplam Sahip Olma Maliyetine Odaklanın

Son olarak, eğer stratejimiz maliyet liderliği, yani operasyonel mükemmellik ise, ürün yelpazesinin verimli ve odaklı olduğu ve ciro seviyelerini izlememiz gereken yeterli bir tedarik zincirine sahip olmalıyız.

Bu stratejilerin her birine bir örnek vermek gerekirse, Apple’ı ürün liderliği, El Corte Inglés’i hizmet liderliği ve bazı indirimli perakende zincirlerini maliyet liderliği olarak düşünebiliriz; her bir ürün türü için çok az seçenek ve çok kontrollü maliyetler söz konusudur.

Net bir strateji belirlemek önemlidir çünkü strateji olmadan nereye odaklanacağınızı bilemezsiniz.

 

Hangi tedarik zinciri KPI’ları iş zekamızla ilgilidir?

İş Zekası sürecimizle hangi tedarik zinciri KPI’larını ölçmemiz gerektiğini görelim.

Tedarik zincirinin genel performansını ölçmek ve tüm kuruluş için daha yaygın ve anlaşılabilir göstergeler düşünmek istiyorsak, aşağıdakilere odaklanmalıyız:

• Bulunabilirlik
• Stok Gün Sayısı
• Stok Devir Hızı
• Stok değeri
• Hizmet seviyesi
• Fazla Stok
• Stokta yok

Daha önce de belirtildiği gibi, asla tek bir KPI’ya bakmayın. Tedarik zinciri yönetiminin dengesiz hale gelmemesi için birkaç tanesine bakmalısınız.

Kontrol edilmesi gereken ikinci unsur tahmindir. Bunu önlemek için tahmin doğruluğunu kullanacağız, kalıpları segment veya ürün kategorisine göre gruplandırılmış bir düzeyde analiz edeceğiz ve promosyonları veya özel etkinlikleri yöneteceğiz.
Üçüncü unsur, sipariş tavsiyesi ile verilen siparişler arasındaki sapmayı, kırılma uyarılarını ve fazla stokları, açık sipariş sayısını ve bunların karşılanma oranını izlediğimiz satın alma yönetimi olacaktır.

Tedarikçi performansını izlemek de çok önemlidir. Bunun için OTIF (zamanında ve tam teslim edilen siparişler) ve CVP’yi (Onaylanan hacmin yüzdesi) izliyoruz; bu, tedarikçinin performansını talebi yerine getirme yüzdesi olarak hesaplayan daha az bilinen ve daha az zorlu bir ölçümdür. Örneğin, 100 kutu sipariş edersek ve tedarikçi 90 kutu teslim ederse, bu OTIF ölçümü için 0, ancak CVP ölçümü için %90 olacaktır). Bu verilerle tedarikçiler arasında bir sıralama yapabiliriz.

İyi bir analiz yapmak için, KPI’ları ilgili boyutlara göre (kategorilere, depolara, planlamacılara vb. göre) görmek üzere raporları yapılandırmamız gerekir. Ayrıca odaklanmak istediğiniz KPI’ları seçmeli ve bunları iyileştirmek için ilgili eylemleri tanımlamalısınız.

 

İyi bir İş Zekası süreci için öneriler

Etkili bir iş zekası süreci oluşturmak için beş kritik adımla başlayalım.

1) 1) SMART hedeflerle İş Zekasının benimsenmesini hızlandırın

Kuruluşun hedefleri SMART (specific, measurable, achievable, realistic, and time-bound) olmalıdır: spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, gerçekçi ve zamana bağlı. SMART hedefine bir örnek şöyle olabilir: “Önümüzdeki 12 ay içinde yöneticilerin en az %80’inin iş zekası aracılığıyla karar almasını istiyoruz.” Bu spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, gerçekçi ve net bir zaman çerçevesine sahip bir hedeftir.

2) İş zekasını benimsemek için kritik bileşenleri analiz edin

Şirketin kritik unsurlarını göz önünde bulundurmalıyız: insanlar, süreçler ve teknolojik araçlar.

İnsanları göz önünde bulundururken, net proje sponsorları ve liderleri ile sahiplik ve hesap verebilirlik yaratmalıyız. Ayrıca, ekipler gerekli teknik becerilere ve eğitime sahip olmalıdır.

Veri yönetimi süreçleri, veri yönetişimi ve muhtemelen değişim yönetimi hakkında düşünebiliriz.

Son olarak, Power BI, Tableau, Python veya diğerleri gibi hangi araçları kullanacağımızı seçmemiz gerekir.

3) Rapor karmaşasından uzak durun

Raporların karmaşasından kaçınmalıyız. Aksi takdirde, ‘ağaçların arasında ormanı görememek’ gibi, aşırı analiz yapmaktan dolayı felç olabiliriz.

Her ihtiyaç için yeni bir rapor oluşturmak zorunda değiliz; var olanları yeniden kullanabiliriz. Bir raporu geliştirmeye başlamadan önce amacını iyi tanımlamak çok önemlidir.

Detaylara dikkat etmeli ve KISS hedefleri belirlemelisiniz. Başka bir deyişle, Basit ve Aptalca hedefler belirleyin… Her şeyi mümkün olduğunca basit tutmaya çalışalım.

Yeni bir rapor oluşturup oluşturmamayı düşünürken kendinize şu soruyu sorun: Bu gerekli mi? Değilse, yapmayın.

4) Farklı bilgi gereksinimlerini göz önünde bulundurun

Farklı bilgi ihtiyaçlarını göz önünde bulundurmalıyız. İşletmenin her bir bölümü farklı düzeyde bilgiye ihtiyaç duyar.

Her departmanın ihtiyaç duyduğu bilgiye hızlı bir şekilde ulaşabilmesi için her raporda çeşitli düzeylerde ayrıntı sağlayabiliriz. Şirket yöneticisinin aradığı şey, tedarik zinciri kontrolörünün veya tahmin ya da tedarik sürecini yöneten kişinin aradığı şeyle aynı değildir.

5) Yaygın iş zekası tuzaklarından kaçının

Son olarak, kaçınılmaz yaygın hatalardan kaçınmak çok önemlidir.

Bunlardan ilki, veri kalitesi için daha fazla hesap verebilirliğe duyulan ihtiyaçtır. Bu sorunun üstesinden gelmek için net bir RACI matrisi oluşturun.

İkincisi ise veri tanımlarına duyulan ihtiyaçtır. Düzeltici bir eylem olarak, tanımların tam bir listesini düzenleyeceğiz.

Üçüncü hata ise düşük veri kalitesine sahip olmaktır. Bu sorunu düzeltmek için farkındalık ve veri yönetişimi yaratmamız gerekir.

Dördüncü hata, verilerin sahip olması gereken değeri yalnızca bazı kişilerin paylaşmasıdır. Bu sorunu iletişim ve eğitimin yanı sıra iş zekasının faydalarını ve yetersiz verinin etkilerini kurum genelinde anlatarak çözebiliriz.