Sonuç çaba gerektirdiğinde bir S&OP sürecinin başarısının ölçülmesi

Bir S&OP sürecini uygulamak zahmetsiz değildir. Enerji, disiplin ve azim gerektirir. Şirketin bunu başarıya ulaştırmak için kaynak ve insan ayırması gerekir. Şirketin tüm işlevsel alanlarından katılan ekipler, süreci tasarlamak, uygulamaya koymak ve elbette sürdürmek için saatlerini harcayacaklardır.

Çaba göstermeden ödül olmaz, tıpkı sonuç beklemeyen hiçbir şirket olmadığı gibi. Ancak bir şeylerin daha iyi yönde değiştiğini gerçekten gördüğümüzde sonuç elde ettiğimizi iddia edebiliriz.

Peki S&OP projemizin sonuç verip vermediğini nasıl anlayacağız?

Pratik bir örnek verelim. Eğer ayda bir gün 5 dakika koşuyorsanız, muhtemelen maraton koşmak için ideal bir aday değilsinizdir. Ancak haftada 3 kez bir saat koşuyorsanız, çok da uzak olmayan bir gelecekte maraton koşmayı düşünebilirsiniz. Ve eğer bir maratona katılır ve bitiş çizgisine ulaşırsanız, gerçekten bir sonuç elde ettiğinizi söyleyebilirsiniz.

Aynı şey bir S&OP sürecinin sonuçları için de geçerlidir. Aynı süreci aylık olarak tekrarlama, her ay uygulama ve geliştirme konusunda disiplinli olursanız, öngördüğünüz sonuçlara ulaşmanız daha kolay olacaktır.

Bir S&OP sürecinden ne gibi sonuçlar bekleyebiliriz?

İyi bir sonuç, müşterilerinize doğru ürün ve hizmetleri sağlayarak onlara değer sunma becerinizi gösterebilmeniz anlamına gelir. Ama aynı zamanda doğru ürünü doğru zamanda doğru miktarda sunduğunuzda, mutlu ve sadık müşteriler elde edersiniz.

Bir S&OP sürecinde iyi bir sonuç, neleri geliştirebileceğinizi ve nelerin değer kattığını belirleyebilmeniz anlamına gelir… ister somut ister soyut olsun.

Bir S&OP sürecinden ne gibi sonuçlar bekleyebiliriz?

İyi bir sonuç, müşterilerinize doğru ürün ve hizmetleri sağlayarak onlara değer sunma becerinizi gösterebilmeniz anlamına gelir. Ama aynı zamanda doğru ürünü doğru zamanda doğru miktarda sunduğunuzda, mutlu ve sadık müşteriler elde edersiniz.

Bir S&OP sürecinde iyi bir sonuç, neleri geliştirebileceğinizi ve nelerin değer kattığını belirleyebilmeniz anlamına gelir… ister somut ister soyut olsun.

Maddi olmayan sonuçlar

Maddi olmayan bir ‘iyi’ bir fayda sağlar, ancak kolayca ölçülebilir değildir. Depomuza koyabileceğimiz maddi bir ‘mal’ değildir. Kolayca avroya çevrilemez, hatta görülemez, dokunulamaz veya hissedilemez.

Tüm şirketlerin maddi olmayan varlıkları vardır. Bir marka, kuruluşun belirli bir konudaki derinlemesine bilgisi veya insanların ve ekiplerin yetenekleri, hepsi maddi olmayan varlıklardır.

Büyük şirketlerin marka gücünü – Coca Cola, Apple – ya da dünyayı COVID virüsünden kurtaran büyük ilaç şirketlerinin derin bilgisini – ya da büyük insan sermayesine sahip tüm şirketleri düşünün.

Bir S&OP sürecinde elde ettiğimiz sonuçlardan bazıları soyuttur. Örneğin, ekip çalışması ve iletişimin gelişmesi gibi. S&OP veri ve bilgiye erişimi mümkün kılar ve şirket içinde öğrenmeyi kolaylaştıran daha şeffaf iletişim kanallarına olanak tanır. Bu sayede daha iyi kararlar alınmakta ve her düzeyde liderlik teşvik edilerek desteklenmektedir.

Somut sonuçlar

Bir sonuç ölçülebilir olduğunda somuttur; örneğin ciroda yıllık net bir artış, belirli bir işlevsel alanda veya süreçte tasarruf yüzdesi, belirli bir defaya mahsus gelir kalemi veya şirketin kar hanesi üzerinde doğrudan bir etki.

Sonuçlar ölçülmelidir. Onları görünür kılmanın ve göstermenin yolu budur. Daha sonra, bunları gerçekten gösterdiğimizde, ekibin dikkatini çekeriz ve eğer sonuçlar iyi ya da çok iyiyse, S&OP projemize gerçek adanmışlar elde ederiz.

Sonuçlar nasıl ölçülür: S&OP sürecindeki ana KPI’lar

Sonuçları ölçmek istiyorsak, ilk adımımız KPI’larımızı tanımlamaktır.

KPI, bir iş sürecinde gerçekleştirdiğimiz eylemlerin etkili olup olmadığını ve beklenen sonuçları elde edip etmediğimizi ölçmemizi sağlayan bir performans ölçüsüdür.

Örneğin, hedefimiz hizmet seviyelerimizi artırmaksa, depo lojistik operasyonlarımızı iyileştirmek için zaman ve çaba harcayabiliriz, ancak doğru ürünlere yeterli miktarda ve ‘zamanında’ sahip değilsek, hizmetimizi iyileştirmemiz pek mümkün olmayacaktır. Bu nedenle, hedefimiz sadece bir siparişin depoda işlenme süresini değil, aynı zamanda belirli bir dönemdeki acil durum sayısını, tedarikçilerimizin zamanında teslimat performansını (OTIF) ve tahminlerimizin doğruluk düzeyini (Forecast accuracy) de ölçmelidir.

İdeal olarak, bir S&OP sürecinin uygulanması sırasında, gerçekleştirdiğimiz her faaliyetle bir performans göstergesini ilişkilendirmemizi sağlayacak ana KPI’larımızdan oluşan bir kontrol kulesi tasarlayacağız. Bunu yapmak için, tüm hedefler ve faaliyetler ölçülemeyeceğinden, makul ve mümkün olan KPI‘ları dikkatle seçeceğiz.

KPI’larımızı tanımlamak için nasıl bir strateji izlemeliyiz?

KPI kontrol kulemizi tanımlarken ana hedefimiz aşağıdaki faaliyetleri gerçekleştirmemizi sağlamaktır:

• Her zaman aynı ölçüm standardını takip ederek, gözlem ve veri toplama yoluyla KPI’nın gelişiminin izlenmesi.
• Hedeflerimizden sapıp sapmadığımızı kontrol etmek. Ardından nedenlerin neler olduğunu, nelere daha fazla dikkat edilmesi gerektiğini ve sürecin bizi tekrar planla uyumlu hale getirmek için hangi ayarlamalara ihtiyaç duyduğunu belirleyebiliriz.
• Kurumu ortak bir hedefe doğru yönlendirmek, kurumun parçası olan kişilerin liderliğini ve motivasyonunu kolaylaştırmak.

En iyi KPI’ların hangileri olduğuna karar vermek için farklı yaklaşımlar vardır, ancak genel olarak tanımlayabilmeli ve ölçebilmeliyiz:

1. Müşterilerimiz bizi nasıl görüyor?
2. En iyi olmamız gereken şey.
3. Nasıl değer yaratabiliriz?
4. Hissedar ortaklarımız bizi nasıl görüyor?

Bunu yapmanın iyi bir yolu, S&OP’nin her aşaması için faydayı ve beklenen sonucu ölçmeyi amaçlayan bir KPI ilişkilendirmektir.

Ürün kataloğu incelemesi için ana KPI’lar

Ürün portföyü gözden geçirme sürecimiz sırasında satışları artırmak ve eski ürün oranını azaltmak istediğimizi tespit edebiliriz. Bu nedenle, promosyonlarımızın başarısını, pazara sunma süresini ve ürünlerin yaşam döngüsü yönetimini iyileştirmeliyiz. Bu nedenle KPI’larımız Eski:

• Ürünlerin Azaltılması
• Planlanan Promosyon Hacmi – Gerçekleşen Promosyon Hacmi
• Planlanan Yeni Ürün Satışı – Gerçekleşen Yeni Ürün Satışı
• Toplam Envanterin Yaşam Döngüsüne Göre Yüzdesi olabilir

Talep incelemesi için temel KPI’lar

Talep gözden geçirme sürecimiz sırasında, satışları artırmak ve müşteriyi elde tutma oranını yükseltmek istediğimizi tespit edebiliriz. Bu nedenle, hizmet düzeyimizi iyileştirmeli, müşteri teslim sürelerimizi azaltmalı, kırılma sayısını azaltmalıyız. Dolayısıyla, KPI’larımız:

• Ortalama Müşteri Teslim Süresi,
• Geri Siparişler,
• Tekrar Satın Alma Sayısı
• Müşteri Olaylarının Sayısı olabilir

Envanter ve tedarik incelemesi için ana KPI’lar

Envanter ve tedarik inceleme sürecinde, envanter seviyelerimizi, kırılma sıklığımızı, OTIF’i (tedarikçilerimizin taahhütte bulunma kabiliyetini ölçen bir KPI) ve CVP’yi (tedarikçilerimizin uyumluluk yüzdesini ölçen bir KPI) bilmekle ilgileneceğiz.

Aylık yürütme toplantısı öncesindeki toplantı için ana KPI’lar

Aylık icra toplantısından önce, kilit ekip liderleri S&OP düzeyindeki planın herhangi bir sınırlaması, fırsatı veya riski olup olmadığını değerlendirmek üzere bir araya gelmelidir. Bu toplantının sonucu, en üst düzeyde kararların alınacağı aylık icra toplantısında tartışılacak her konuyu içeren bir gündem olmalıdır.

Bu ‘ön toplantı’, farklı senaryoları değerlendirebileceğimiz, hangi kararların yönetim toplantısına taşınması gerektiğini değerlendirebileceğimiz, yetersiz nakit akışı gibi finansal riskleri belirleyebileceğimiz ve temel KPI’ları teyit edebileceğimiz bir toplantıdır.

Bu noktada, süreç KPI’larının bütünsel bir görünümünü ele alır ve planımızın beklenen sonuçları sağlayıp sağlamadığını teyit etmek için bunları şirketin finansal hedefleriyle karşılaştırırız.

Ana KPI’lar aylık yönetici toplantısı

Aylık S&OP sürecinin sonunda, şirketin mevcut durumunu değerlendirmemizi sağlayan KPI’ları sunacağız. Bu oturumun ana hedefleri şirket düzeyinde kararlar almak ve S&OP planını onaylamaktır. Değerlendirilebilecek KPI’lardan bazıları pazar payı, coğrafi genişleme, şirket büyümesi ve kapasite kullanımıdır.

KPI’ların tanımlanmasında iyi uygulama

Son olarak, bazen doğru KPI’ları seçmenin biraz zor olabileceğini unutmayın. En kolay ve en hızlı çözümü tercih etmek iyi bir başlangıç noktasıdır. Sırf çok ölçüm yapıyorsunuz diye daha iyi sonuçlar elde edecek değilsiniz. S&OP sürecinizi nasıl yürüttüğünüze dair anlamlı bilgiler sağlamayan çok sayıda KPI yerine ilgili verileri sağlayan birkaç KPI’ya sahip olmak belki de daha iyidir.

İşte karar vermenize yardımcı olacak bazı fikirler:

1. Deneme yanılma yöntemine başvurmayın. KPI’ya karar verin ve mümkün olduğunca ona bağlı kalın.
2. Kolayca ölçebileceğiniz ve operasyonel süreçleri olumsuz etkilemeyecek KPI’lar tanımlayın.
3. KPI’ları etkili bir şekilde iletin. Ekibinizin neyin, neden ve hangi amaçla ölçüleceğini bilmesi gerekir.
4. KPI’yı pozitif motivasyona odaklayın. Kişisel teşvikler ile şirket teşviklerini uyumlu hale getirmeye çalışın.
5. KPI’larınızı şirket stratejinizle uyumlu hale getirin. Stratejiniz müşteri güveniyse, yüksek envanter seviyelerine ihtiyacınız olacaktır. Oysa stratejiniz operasyonel mükemmelliğe dayanıyorsa, maliyet verimliliği arayacaksınız.
6. S&OP sürecinize katılım, işbirliği ve ortak çalışma düzeyi gibi somut olmayan sonuçlarınızı ölçmek için KBI’ları, yani Temel Davranış Göstergelerini kullanın.

Sonuç: İş dünyasının geleceği dijital dönüşüm ve işbirliğinde

Günümüzün son derece yıkıcı ortamında, sürekli değişim bir normdur. Şirketler iklim değişikliği, yüksek enerji fiyatları, daha talepkar müşteriler ve yetenek kıtlığı gibi zorluklarla karşı karşıya.

Bu kalıcı iş hiper-uyanıklığı durumu, sürekli dönüşüm ve yeniden icat gerektirir.

Bir S&OP sürecinin uygulanması, amacı faydalar, iyileştirmeler ve sonuçlar elde etmek olması gereken bir projedir, ancak aynı zamanda bir değişim projesidir ve değişimi sürdürmeyi amaçlayan bir projedir. Şirketler gelişir, ancak çalışanlarınız da gelişmelidir.

Bir S&OP projesi bu dönüşüm sürecini kolaylaştırır ve teknoloji onun en büyük müttefikidir. Makinelerin yapabildiğini bırakın makineler yapsın. Ve ekiplerinizin zamanlarını ve çabalarını şirketi yaratmaya, iyileştirmeye ve büyütmeye adamalarına izin verin. Gerçek sonuçlar almanın tek yolu budur.