Tedarikçi Tarafından Yönetilen Envanter (VMI) ile mükemmellik için 6 ipucu

Tedarikçi Tarafından Yönetilen Envanter (VMI – Vendor Managed Inventory) yeni bir kavram değildir. Onlarca yıldır kullanılıyor. Ancak gıda perakendecilerinin tedarikçilerinden daha proaktif olmalarını isteme eğilimi devam ederse aşina olmanız gereken bir süreçtir.

Bu yaklaşımı benimsiyorsanız, göz önünde bulundurmanız gereken birkaç husus vardır.

İlk olarak, harici envanterleri dikkatle planlamanız gerekecektir. İkinci olarak, yüksek hizmet seviyesi ihtiyaçlarıyla uğraşıyor olacaksınız ve son olarak, maliyet kontrolünüz sıkı olmalıdır.

Üstesinden gelinmesi gereken çok şey var. Ancak aşağıda verdiğimiz altı ipucu ile bunu başarmak mümkün.

Bu konsept gıda tedarik zincirinde, özellikle de süpermarket zincirlerinde popülerlik kazandıkça, tedarikçiler envanter seviyelerini daha doğru ve zaman açısından daha avantajlı bir şekilde yönetebilir.

VMI gibi bir yaklaşımı benimsemenin olumlu yönleri, müşterilerinizle daha yakın bir ilişki kuracak olmanız ve daha iyi ticari fırsatlar yakalayabilecek olmanızdır. Ancak bazı riskler de var.

Doğru miktarda envanter tedarik edilmezse veya zamanlama yanlışsa, kendinizi oldukça hızlı bir şekilde darboğazın içinde bulursunuz ve bir kez daha reaktif bir yaklaşıma zorlanırsınız.

Eğer tedarik zinciri maliyetleri şişer veya kayıplar artarsa, benzer şekilde zor bir durumla karşılaşırsınız.

VMI karmaşık olabilir. Elinizin altındaki en güncel bilgilere ve en iyi desteğe ihtiyacınız var.

Slimstock olarak VMI’ın gücünü anlıyoruz. Doğru yönetildiğinde, tedarik zincirinizde, özellikle de Gıda sektöründe çok daha yüksek performansın kilidini açabilir. Geçiş sürecinde birçok işletmeye yardımcı olduk. Bu nedenle, başarıya neyin ilham verebileceğini bildiğimiz gibi, sürecin nerede yanlış gidebileceğini de biliyoruz.

Tedarikçi Tarafından Yönetilen Envanter (VMI) nedir?

Basitçe, bir tedarikçinin müşterisinin bulunduğu yerdeki envanteri yönetmesidir. Örneğin, bir toptancı veya üretici, bir süpermarket dağıtım merkezindeki envanterini yönetir.

Yeterli tedarik sağlamak oyunun adıdır. Bu nedenle, reaktif tedarikte yanlış adımlar atma olasılığını ortadan kaldıran proaktif bir yaklaşımdır.

Bir gıda tedarikçisi olarak, perakendecinizin size satın alma siparişleri göndermesi yerine, güncel verilere ve ilgili KPI’lara dayalı olarak kendi ikmal siparişlerinizi oluşturacaksınız.

KPI’lar perakendeci ile kararlaştırılacak ve hizmet seviyesi sözleşmenizde (veya SLA) yönetilecektir. Bunlar tanımlandıktan sonra, bunlara çok dikkat etmeniz ve belirlenen koşullara uymanız gerekecektir.

Her ürün, envanter noktası ve ürün kategorisinin minimum bir hizmet seviyesi ve doğal olarak satıştan kaldırılmadan önce bir raf ömrü beklentisi olacaktır. Perakendeci, son müşteriye mümkün olan en iyi kullanılabilirlikle en taze ürünleri sunmaya çalıştığından, gereksinimleri karşılayamazsanız muhtemelen bir cezaya maruz kalacaksınız.

Sözleşmeniz, envanter seviyeleri, satış rakamları ve beklenen tüketim modelleri (tahminler) gibi gerekli verilerin size zamanında ve doğru olarak verilmesini şart koşmalıdır. Böylece anlaşma karşılıklı fayda sağlayan bir ortaklık haline gelir.

VMI’ın birçok yüzü

VMI’nin birden fazla yönü vardır. Seçtiğiniz sürecin aldığı biçim, izlemeniz gereken stratejiyi yönlendirecektir.

Yasal mülkiyet, sorulması gereken en önemli sorulardan biridir.

Peki, stoktaki ürünlerin sahibi kim? Siz (tedarikçi) mi yoksa perakendeci mi? Bu hangi noktada birinden diğerine geçer? Bir ürün perakendeci tarafından stoktan alındığında gerçekleşirse, buna konsinye denir.

Dikkate alınması gereken bir diğer faktör de ikmal teslimatlarının sıklığıdır. Sabit zaman aralıkları mı var, yoksa size daha fazla özgürlük mü tanınıyor?

İkmal şeklinin değişebileceğini de aklınızda bulundurun. Doğrudan dağıtım merkezinin kapısına kadar teslimat yapmanız gerekecek mi? Yoksa ürünleri yerel şubeye veya hatta son müşteriye mi teslim etmeniz gerekecek? Stokları raflara götürmekten sorumlu olabilirsiniz.

Bu değişkenler nedeniyle, bilgi alışverişi bir VMI modelinde başarıya katkıda bulunan en önemli unsurlardan biridir. Her iki taraf da ne kadar bilgili olursa, başarılı olma olasılığı da o kadar yüksek olur.

Bu konuda dikkat edilmesi gereken bir nokta, envanter hakkında gerçek zamanlı bilgiler elde edip edemeyeceğiniz veya ara sıra yapılan güncellemelere güvenip güvenemeyeceğinizdir. Aylık tahminlere mi güveniyorsunuz yoksa gelecekteki talep resminizi oluşturmak için ayrıntılı Satış Noktası (POS) verilerine erişebiliyor musunuz?

Bilgi, VMI modelinde, özellikle de ürünlerinizi ve onları satın alan tüketicileri göz önünde bulundurduğunda güçlüdür.

Güvenlik stokunun ortadan kaldırılması

Tedarik zinciri perspektifinden bakıldığında, VMI mükemmel bir konsepttir. Tedarik zincirinizden bir halkayı kaldırabilir ve belirsizliği daha da ortadan kaldırabilirsiniz.

Güvenlik stoğu tutmaya gerek olmadığını düşünün. Siparişleri kendi hesaplamanızın ve kamçı etkisini ortadan kaldırmanın faydası olarak kapınıza gelen beklenmedik siparişleri ortadan kaldırmayı düşünün.

Tedarik zinciri maliyetlerinizi daha iyi yönetebilecek ve ikmal siparişi maliyetlerini, üretim ve nakliye maliyetleriyle dengeleyebileceksiniz.

VMI’nin perakendeciler için de birçok faydası vardır. Planlamada iş yükü azaltılabilir, envanter planlama ekibinde daha az yöneticiye ihtiyaç duyulabilir ve daha az stok tükenmesi ile envanterleri daha iyi yönetilir.

Ancak her şey olumlu değildir VMI’ın planlama için ayırdığınız sürelerde azalma sağlamasına ragmen farklı zorlu iş süreçleri yaratabileceği içiniş yükünüze böyle bir etkide bulunmayabilir. Birden fazla perakendecinin birden fazla lokasyondaki envanterini takip etmek zorlayıcı olabilir.

Promosyon planlamaları, birden fazla lokasyonda meydana gelen satış kesintileri,farklı tedarikçilerin farklı özellikleri ile birlikte dikkate alınması gereken farklı satış seviyeleri vardır.

Bu dikkat edilmesi gereken muhtemel bir sonuçtur. VMI modeline geçişinizi destekleyecek teknolojiye sahip misiniz? Şirket içinde bu süreci yönetebilecek bilgi ve yeteneğe sahip misiniz?

Eğer bir VMI modelini takip edebiliyorsanız, faydaları bu sürece geçiş değerli olacaktır. Artan ticari fırsatlar ancak ve yalnızca ilave zorlukları yönetebilirseniz değerlendirilmelidir.

Tedarik zincirinizi yönetme verimliliğiniz, işletmeniz için bir VMI modeline geçme kararı almanızı sağlayacak ya da önleyecektir. Mükemmel envanter yönetimi, süreçleri, sistemleri ve insanları etkili bir şekilde birleştirmek anlamına gelir. İyi yapılırsa maliyetlerinizi düşürebilir ve çok daha yüksek gelir elde edebilirsiniz.

Ama dikkatli olmanız gerekiyor.

İşte size VMI başarısına giden yolda yardımcı olacak altı ipucu.

Slimstock, Gıda sektöründe büyük başarılara imza atmıştır. Aşağıdaki tavsiyeler, tedarikçilere bu dönüşüm yolculuğunda yardımcı olan 30 yılı aşkın deneyimimize dayanmaktadır.

İpucu 1: Gerçekçi hedefler belirleyin

“Zamanında, eksiksiz“, sipariş ikmalinin temelidir. Ancak VMI’da bundan çok daha fazlası vardır. Birlikte çalıştığınız perakendeci KPI’lar belirleyecek ve başarınızı düzenli olarak analiz edecektir. Sorumluluğu üstlendiğiniz için, anlaşmayı sağladığınızı göstermeniz gerekecektir.

Kimse fazla söz verip eksik teslimat yapan bir ortaktan hoşlanmaz ve bu kesinlikle bir VMI modeli için geçerlidir.

En önemli KPI hizmet seviyesidir.

Bir ürünün doğru zamanda ne sıklıkla stokta olduğunu göstermelisiniz.

Perakendeciler bu oranı belirleyebildikleri kadar yüksek belirleyebilirler. Ancak maliyetlerinizi yakından takip etmeniz gerekecektir. Çekme riski ne kadardır? Ve anlaşmayı kolaylaştırmak için ne kadar envanter tutmanız gerekecek?

Herhangi bir şeyi kabul etmeden önce tüm maliyetlerinizi analiz etmenizi öneririz. Bir anlaşmadan vazgeçmeden, bir KPI’yı ihlal etmeden veya çok tetikte olduğunuz için daha sonra VMI sürecini bırakmadan önce ilk anlaşma üzerine zaman ayırmak çok daha iyidir.

Marjlarınızı karşılayamamak sizi ve perakendeciyi etkileyecektir.

İpucu 2: Doğru verilere sahip olduğunuzdan emin olun

Bir VMI modelinde veriler size ait değildir. Başka bir işletme tarafından yönetilen ve erişmeniz gereken bir sistemdedir. Bu verileri nasıl elde edebilirsiniz? Ve ne sıklıkla?

Operasyonu başarılı bir şekilde yönetmek için ihtiyaç duyduğunuz her veri noktasına erişebiliyor musunuz? Bu verileri kendi BT sistemlerinize sorunsuz bir şekilde bağlayabilir ve darboğazlardan kaçınabilir misiniz?

Farklı envanter konumlarıyla, mevcut envanter seviyelerini, akışı ve mağaza/müşteri ilişkisini bir çırpıda görüntülemeniz gerekir.

Farklı ürün kodları gibi daha küçük hususlar bile başarılı olma yeteneğinize zarar verebilir. Tedarik zincirinin çoğu unsuru gibi iletişim de kilit öneme sahiptir. Sorunsuz bir veri alışverişi ile, hazır olmalısınız.

Bunun mümkün olup olmadığını anlamanın yolu, resmi olarak başlamadan önce test etmektir.

İpucu 3: Tahmin yeteneklerinizi yükseltin

Güvenilir tahminler başarılı bir tedarik zincirinin temelidir. Mükemmel tedarik ve optimum envanter seviyelerine ulaşmada tartışılmazdırlar.

Güvenilir bir tahmine sahip olmak için iyi bir sürece ihtiyacınız vardır.

İyi bir süreç için mevcut en iyi sistemlere ihtiyacınız var. Etkileyici istatistiksel tahmin yöntemlerine ve yapay zeka tekniklerine sahip yazılım sistemleri artık daha doğru tahminlere ulaşmanıza yardımcı olmak için mevcut.

Açıkçası, VMI ile güvendiğiniz veriler perakendeciden gelmektedir. Dolayısıyla, yukarıdaki ipucu daha da kritik hale geliyor.

İpucu 4: Yenileme sürecinizi otomatikleştirin

Otomasyon, VMI modelinde büyük bir farklılaştırıcı olabilir. İyi tahminler de yardımcı olur. Ancak, farklı ürünler ve envanter konumları için en uygun ikmal siparişlerini anlamak karmaşıktır.

Karar verme süreciniz kâr ve zarar arasındaki farkı yaratabilir. Teknoloji, özellikle de yapay zeka ve otomasyon size yardımcı olabilir.

Her perakendeci için ihtiyaç duyacağınız küçük kararları bir elektronik tabloda nasıl yönetirsiniz? Teslimat yükleri, süreleri ve raf ömürleri için maliyetleri en aza indirmeye yönelik el emeğini haklı çıkarabilir misiniz?

Yapay zeka, belirlediğiniz kriterlere göre bu kararları sizin için alabilir. Bu, KPI’larınızı izleyebilen ve yönetiminizi destekleyebilen dinamik bir tedarik zinciri planlama sistemi kurmakla ilgilidir, zamanını tüketmekle değil.

İpucu 5: Operasyonel kısıtlamaları öngörün

Ne kadar çok ikmal yaparsanız, maliyetleriniz o kadar yüksek olur. Mükemmel envanter seviyeleri, sonuç ile bu sonuca ulaşmanın maliyetini dengelemelidir.

Bu sadece dağıtım merkezlerinize ücretsiz erişimle ilgili bir durum değildir. Onların operasyonel işletmeler olduğunu göz önünde bulundurmalısınız; her teslimat muhtemelen çalışma günlerini aksatır. Size açık olan zaman dilimlerini yönettikleri için planlarınızla ilgili iletişim çok önemlidir.

Ayrıca tedarik ettiğiniz malların rezervasyonunda veya depolanmasında da sık sık gecikmeler yaşanıyor. Mükemmel zaman yönetiminiz bir yana, müşterinizdeki operasyonel ekibi yönetmiyorsunuz.

Tedarik zinciri planlamasına entegre bir yaklaşım, VMI yönetimi için kritik öneme sahiptir.

İpucu 6 Mucize beklemeyin ve gelişmeye devam edin

Tedarik zincirinizde sürekli iyileştirme her zaman göz önünde bulundurulmalıdır. VMI için de durum farklı değil. Evet, özellikle Gıda sektöründeki birçok işletme için inanılmaz bir seçenek. Ancak tüm sorunlarınızı çözecek sihirli bir değnek değildir.

VMI’da bir öğrenme eğrisi vardır.

Ekibiniz daha önce hiç yapmadığı yeni görevleri yerine getiriyor veya yeni bir şekilde ya da yeni bir ekiple çalışıyor olabilir.

Elinizdeki her şeyi takip ederken performans hedefleri mantıklı geliyor mu? Beklentileri yönetmek, işletmeniz ve tedarik ettiğiniz işletmeler için bir zorunluluktur.

Sıklıkla bir pilot uygulama yapmanızı ve müşterinizle birlikte öğrenerek beklentileri gerçeğe uygun hale getirmenizi öneriyoruz. Düzenli toplantılar, tutarsızlıkları gidermenize ve VMI sürecini kısa ve öz bir şekilde yönetmenize yardımcı olacaktır.

Bu, müşterilerinizin sizi kendi çıkarları için ve masrafları kendilerine ait olmak üzere yeni stratejileri test eden bir tedarikçi olarak değil, yanlarında tutmaları gereken stratejik bir ortak olarak görmelerini sağlayacaktır.